Comment organiser et suivre les prospects en 7 étapes

Comment organiser et suivre les prospects en 7 étapes

Le suivi des prospects est une étape du processus de gestion des prospects qui consiste à surveiller l’activité des prospects sur tous les canaux de marketing et à mener des actions pour conclure une vente. Cela comprend l’identification des sources de prospects, le choix des bons outils pour le suivi des prospects, la distribution des prospects aux membres de l’équipe et la promotion et la hiérarchisation des prospects. Pour réussir cette phase, suivez les sept étapes d’organisation et de suivi de vos prospects.

Freshsales est un exemple de logiciel de gestion de la relation client (CRM) qui offre un excellent système de gestion des prospects. Ses fonctionnalités incluent le suivi de l’activité, la capture des prospects, la distribution des prospects, la formation des prospects, la notation des prospects, la segmentation des prospects et le suivi des sources. Freshsales a un plan freemium, et ses options payantes commencent à 29 $ par utilisateur et par mois. Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 21 jours.

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Le suivi et l’organisation des prospects commerciaux constituent la deuxième étape de l’ensemble du processus de gestion des prospects.

Voici sept étapes que vous pouvez suivre pour organiser et suivre efficacement les prospects.

Déterminer & Définir Vos Sources de Leads

Dans la phase de suivi des prospects, les équipes commerciales surveillent d’où viennent les prospects pour maximiser le budget marketing. Ils déterminent quels canaux de marketing fonctionnent le mieux pour l’entreprise et lesquels ne le sont pas. Vous pouvez également raccourcir votre cycle de vente en réduisant à zéro les prospects prêts à effectuer un achat.

Freshsales est livré avec une notation des prospects alimentée par l’intelligence artificielle (IA) et des informations sur les transactions qui vous aident à identifier les meilleurs prospects avec lesquels vous pouvez vous connecter. (Source : Freshsales)

Pour mesurer correctement le nombre de prospects provenant d’une source et le nombre d’entre eux convertis en clients, vous avez besoin d’un outil de suivi des prospects. Ces outils sont souvent intégrés aux CRM, aux logiciels de marketing et aux logiciels de vente. Ils suivent les données de source de prospects en surveillant les ouvertures d’e-mails, l’engagement social, les visites de pages et les téléchargements de contenu de vos prospects.

Évaluez & Sélectionnez les options de suivi des prospects

Lorsque vous choisissez un outil de suivi des prospects, tenez compte de plusieurs facteurs, notamment de votre budget, du temps que votre équipe peut consacrer à la saisie manuelle des données et de la courbe d’apprentissage du logiciel. Vous devez également anticiper à quelle vitesse vous pouvez vous attendre à ce que vos activités de génération de prospects reprennent.

S’il y a un afflux de volumes importants de données clients, il peut être difficile de gérer si vous utilisez des feuilles de calcul pour suivre vos prospects en raison de sa capacité de stockage limitée. De plus, les feuilles de calcul ne vous fournissent pas un moyen de suivre la communication avec vos prospects, prospects et clients.

Voici quelques-unes des options de suivi des prospects parmi lesquelles vous pouvez choisir.

CRM de suivi des prospects

De nombreuses solutions CRM offrent des fonctionnalités de suivi des prospects et de gestion des transactions via le pipeline de vente. Ces programmes vont au-delà de la fonction de base de gestion des prospects en ajoutant la gestion du cycle de vie des clients, en gérant les prospects convertis, en fidélisant les clients et en tirant parti des opportunités de vente croisée et de vente incitative.

Voici quelques-unes des solutions CRM que vous pouvez utiliser pour le suivi des prospects:

Pour un examen approfondi des meilleures options logicielles de gestion des leads, consultez notre article sur les six meilleurs CRM de gestion des leads.

L’onglet Leads de Zoho CRM comporte une colonne qui affiche la source de chaque lead.

Agile CRM vous permet de suivre les sources de leads en ajoutant des balises et des notes à un contact. (Source : CRM Agile)

Le système de suivi des prospects de Freshsales attribue automatiquement les prospects pour aider les commerciaux à suivre les prospects dès qu’ils sont capturés. (Source : Freshsales)

Pipedrive stocke les leads pré-qualifiés dans une boîte de réception de Leads distincte avant qu’ils ne deviennent des transactions. (Source: Pipedrive)

Le tableau de bord des Leads Bitrix24 vous indique l’état et la source de vos leads. (Source : Bitrix24)

Feuilles de calcul

Utilisez Google Sheets pour suivre et organiser les prospects.

Les feuilles de calcul comme Microsoft Excel ou Google Sheets peuvent fournir aux petites entreprises une solution sans fioritures pour le suivi des leads et l’organisation des leads. Vous pouvez les utiliser temporairement avant d’implémenter un CRM. Cependant, ce ne sont pas les meilleures options pour suivre les prospects car elles impliquent une saisie manuelle des données, ce qui prend beaucoup de temps et d’efforts. Il existe également un risque plus élevé d’erreurs dans la saisie et la manipulation des données.

Notre guide sur l’utilisation de Google Sheets comme CRM vous guide à travers cette méthode et vous fournit un modèle gratuit.

Outils de campagne par e-mail

Si l’e-mail est une partie importante de votre processus de formation des prospects, vous pouvez choisir un logiciel de campagne par e-mail tel que Mailchimp pour vos besoins de suivi des prospects. Ces outils disposent généralement d’une base de données de contacts et de capacités de messagerie de masse, ainsi que d’un suivi des taux d’ouverture et de clics des e-mails. Cependant, ils ne suivent généralement pas les appels ou les visites de sites Web. Si votre outil de campagne par e-mail s’intègre bien à votre CRM existant, vous pouvez résoudre ce problème sans changer d’application.

La fonction de marquage et les étiquettes personnalisées de Mailchimp vous aident à organiser vos contacts et vos prospects. (Source: Mailchimp)

Configurez Votre Système & Testez-Le

Après avoir choisi un logiciel pour le suivi et l’organisation des prospects, les prochaines étapes consistent à créer une stratégie CRM et à la tester. La plupart de ces outils sont livrés avec des tutoriels, des vidéos de présentation ou d’autres ressources en ligne qui vous guident sur la façon de commencer. Certains fournisseurs offrent une formation et une assistance en direct par téléphone, e-mail et chat en direct. Les équipes de vente organisent généralement des sessions d’intégration CRM, aidant l’équipe à comprendre comment elle prévoit d’organiser et de suivre les prospects à l’aide de la plate-forme.

Une fois votre stratégie CRM terminée, testez votre système de suivi des prospects avant de l’acheter ou de laisser toute votre équipe l’utiliser. Profitez des essais gratuits et explorez l’interface, la facilité d’utilisation et les fonctionnalités de l’outil pour savoir s’il convient à votre entreprise.

S’il y a quelque chose que vous pensez ne fonctionne pas pour vos processus actuels, n’ayez pas peur d’apporter des modifications à votre stratégie ou configuration CRM. Vous pouvez également opter pour des fonctionnalités complémentaires telles qu’un numéroteur intégré ou des flux de travail selon les besoins.

Déployez Votre Système De Suivi Des Prospects

Une fois que vous avez testé votre nouveau système de suivi des prospects, vous êtes prêt à le déployer auprès du reste de votre équipe. Commencez par vous engager sur un forfait gratuit ou payant si vous vous êtes inscrit à l’essai gratuit.

Demandez à votre équipe de vente de s’approprier le système en lui montrant comment il peut faciliter son travail. Organisez des sessions de formation sur l’utilisation de ses fonctionnalités de suivi des prospects et d’organisation. Le rendre obligatoire et fournir des incitations à l’adoption rapide du nouvel outil sont également utiles pour déployer le système de suivi des prospects avec succès.

Entrée & Attribution de Leads

Vous pouvez entrer des données dans votre système de suivi des leads manuellement ou en les important à partir d’un autre outil, tel qu’une feuille de calcul ou un CRM existant. Une fois les prospects entrés, attribuez-les aux membres de l’équipe de vente appropriés qui peuvent les entretenir et conclure des transactions.

Si vous utilisez un système de suivi des prospects ou un CRM, vous pouvez créer des campagnes par e-mail ciblées en fonction des caractéristiques des prospects. Contrairement aux feuilles de calcul, les CRM peuvent suivre ces campagnes pour vous indiquer quels prospects sont les plus susceptibles de répondre positivement.

Création d’une règle d’attribution de leads dans le panneau de configuration de l’automatisation de Zoho CRM. (Source: Zoho CRM)

Nourrir vos prospects & Suivre les activités

Le Lead nurturing est le processus d’établissement de relations avec vos prospects à chaque étape de l’entonnoir de vente. Il englobe des activités, telles que le suivi des prospects en fonction de la taille de la transaction et l’enregistrement des appels et des conversations pour aider votre équipe à suivre les prospects. Les objectifs du lead nurturing comprennent la transformation des prospects en clients et la fidélisation de la marque.

Les CRM offrent des fonctionnalités telles que l’enregistrement des appels, le suivi des e-mails et l’engagement sur le site Web pour vous aider à suivre vos activités de prospection. Si vous utilisez des feuilles de calcul, formatez vos colonnes pour avoir des options déroulantes, ce qui facilite la saisie de l’état du suivi des prospects.

Menu déroulant Lead nurturing dans Google Sheets.

Priorisez vos prospects

La priorisation des prospects est le processus qui consiste à séparer les prospects de qualité de ceux qui sont moins susceptibles d’acheter afin que votre équipe puisse concentrer ses efforts sur ceux qui sont les plus susceptibles d’acheter en premier. Cela se fait grâce au lead scoring, un système basé sur des points pour classer les prospects en fonction de divers facteurs tels que leurs caractéristiques, leur comportement, leur emplacement et leur engagement avec votre entreprise.

Système de lead scoring de Freshsales (Source : Freshsales)

Il existe des outils de notation des prospects autonomes, mais certains CRM disposent d’un système intégré basé sur l’IA qui classe automatiquement vos prospects en fonction des données de prospects disponibles. L’assistant alimenté par l’IA de Freshsales, Freddy AI, vous permet de personnaliser votre système de notation des prospects pour répondre aux besoins de votre entreprise. Il vous fournit également des informations sur le niveau d’intérêt de vos prospects et les facteurs qui ont contribué à leurs scores.

Freddy AI de Freshsales vous fournit les meilleures recommandations d’action, des informations exploitables et des conversations automatisées. (Source : Freshsales)

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Résultat net

Quelle que soit la taille de votre entreprise, un système robuste de suivi et d’organisation des prospects est essentiel pour gérer de longs cycles de vente et suivre vos concurrents. Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul pour suivre vos prospects, mais tirer parti de la puissance d’automatisation du logiciel CRM est plus efficace. Le logiciel de suivi des prospects ou les CRM vous fournissent des informations qui vous indiquent quelles activités de prospects et de vente valent la peine d’être poursuivies afin que vous deveniez plus efficace et rentable.