Comment Organiser efficacement un Voyage d’affaires pour Votre Patron (7 Conseils)
Combien de patrons organisent leur propre voyage? C’est vrai: ce sont leurs assistants de direction qui assument cette tâche.
Et c’est une grande responsabilité. Un événement réussi à l’extérieur de la ville nécessite de la prévoyance et une planification minutieuse, de la réservation d’une limousine d’aéroport à la création de leur itinéraire. Et bien que difficile, vous pouvez prendre des mesures pour réduire votre stress et les garder heureux pendant que vous prenez leurs dispositions. Après tout, c’est l’occasion idéale de mettre en valeur vos compétences et vos capacités tout en gagnant la confiance de votre patron.
Voici quelques conseils pour vous aider à organiser efficacement les voyages d’affaires de votre employeur.
7 Conseils pour planifier un voyage d’affaires pour votre patron
Voici une liste d’éléments à vérifier pour que votre patron réussisse un voyage d’affaires.
1) Discutez de leurs préférences de voyage
Avant de commencer à planifier leur voyage, apprenez comment ils aiment voyager.
- Quel siège d’avion préfèrent-ils? Allée? Fenêtre? Devant l’avion? Au milieu ?
- Cherchent-ils à prioriser leur propre commodité et confort ou à économiser de l’argent pour l’entreprise?
- Préfèrent-ils leur itinéraire imprimé ou sous forme de fichier numérique?
- Ont-ils des plans avant ou après leur réunion/conférence?
Répondre à ces questions facilite la planification d’un itinéraire efficace, car vous et votre patron serez sur la même longueur d’onde.
2) Renseignez-vous Sur les détails
Créer l’itinéraire de votre employeur signifie savoir exactement où la personne doit être et quand. Réfléchissez bien à la façon dont votre patron le fera:
- Arrivée à la ville de destination.
- Rejoindre l’hôtel.
- Voyage de l’hôtel à leur destination.
- Rencontrer leur contact.
- Voyage de l’hôtel à l’aéroport.
- Atteindre la maison.
Une fois que vous connaissez les détails du voyage, vous pouvez préparer une liste de tout ce que vous devez faire. Demandez également à votre patron s’il y a des sorties imprévues ou des arrangements spéciaux que vous devez faire qui ne font pas déjà partie de l’horaire.
3) Prenez les dispositions
Une fois que vous avez discuté de leurs préférences de voyage et déterminé leur itinéraire, vous devez commencer à effectuer les réservations. Cela peut impliquer de voyager par avion, train, voiture ou bateau, selon l’endroit où ils vont et ce qu’ils vont faire.
Il est donc important de penser au trajet de porte en porte et d’équilibrer le temps de trajet par rapport à la commodité et au coût global. Imaginez les étapes qu’ils prendront du point A au point B et considérez la durée du voyage. Considérez également le temps dont ils auront besoin pour remplir des documents à différents moments. Comparez les prix pour vous assurer d’obtenir la meilleure offre pour le voyage du début à la fin.
N’oubliez pas de faire attention aux petits détails. Auront-ils besoin de bagages entreposés? Est-il préférable d’arriver un jour plus tôt pour que votre patron soit mieux préparé et bien reposé pour sa première réunion? Y a-t-il une connexion Wi-Fi sur le vol pour que votre patron puisse travailler en vol? Rappelez-vous, plus vous planifiez avec soin, plus vous serez détendu et confiant tous les deux.
4) Travaillez Dans les limites de votre budget
C’est peut-être une suggestion évidente, mais il convient de le mentionner car les voyages d’affaires peuvent facilement dépasser le budget alloué. Une excellente façon de gérer cela est de diviser le budget en petits montants. Vous pouvez apporter des modifications en fonction du coût et de l’importance de chaque facteur, comme les voyages, la nourriture et l’hébergement.
5) Pré-Réserver le transport terrestre
Les voyages d’affaires ont tendance à être physiquement exigeants s’ils incluent plusieurs destinations. Si votre patron part pour un tel voyage, vous devrez organiser son transport terrestre à l’avance pour le rendre plus facile à gérer. La réservation d’une limousine à l’aéroport ou d’un service de voiture avec chauffeur signifie que votre patron a un chauffeur dédié qui les emmène de l’aéroport à leur hôtel et à leurs réunions. Cela garantit qu’ils ne seront pas dérangés par le fait de héler un taxi et donc pressés par le temps.
6) Achetez des billets remboursables
Nous savons tous à quelle vitesse les choses changent dans les affaires. Les réunions sont annulées et doivent être reprogrammées rapidement. Il est donc préférable d’acheter des billets remboursables lorsque cela est possible pour éviter les dépenses inutiles. Cela vous marque comme un penseur avant-gardiste aux yeux de votre patron.
7) Vérifiez la météo
La météo est quelque chose qui ne peut pas être changé selon notre commodité. Il est donc préférable de vérifier les prévisions dans chaque ville vers laquelle votre patron se rend. Par exemple, s’ils s’envolent pour New York en janvier, ils porteront probablement déjà un manteau d’hiver. Mais s’ils voyagent dans un pays chaud, assurez-vous qu’ils portent des vêtements légers, frais et professionnels. Un parapluie est toujours une bonne idée aussi.
Vous savez maintenant quelles mesures prendre lors de la planification d’un voyage d’affaires pour votre patron. Ils vous aideront à préparer leur voyage tout en gardant à l’esprit leur itinéraire et leur confort. Faites un point pour communiquer avec votre patron afin que vous puissiez prendre des dispositions en conséquence.