Comment mener une audience disciplinaire – y compris un modèle d’avertissement écrit gratuit
Si vous exploitez une petite entreprise et que vous avez un problème avec un membre de votre équipe, votre premier port d’escale devrait toujours être une conversation informelle. La plupart du temps, c’est tout ce qu’il faut pour aplanir un problème. Mais de temps en temps, vous devrez prendre des mesures plus formelles – c’est là qu’une procédure disciplinaire entre en jeu. Dans cet article, nous allons vous présenter un guide étape par étape sur le processus disciplinaire complet, ainsi que des modèles pratiques d' »avertissement écrit ».
Qu’est-ce qu’une audience disciplinaire?
Une audience disciplinaire fait partie du processus disciplinaire plus vaste que votre entreprise devrait suivre si jamais vous devez vous attaquer à un comportement inacceptable au travail.
Un » comportement inacceptable » peut signifier plusieurs choses dans ce contexte – soit la conduite d’un employé au travail, soit sa capacité dans son rôle.
» Comportement » signifierait un comportement inapproprié ou inacceptable.
La « capacité », en revanche, concerne davantage la performance au travail. Alors que certaines entreprises choisissent de traiter les problèmes de performance via une procédure disciplinaire, il est généralement beaucoup plus efficace (sans parler d’un plan d’amélioration de la performance plus juste et plus civilisé).
Rappelez-vous – lorsque les gens disent « une discipline », ils se réfèrent généralement à la réunion disciplinaire elle-même, mais à proprement parler, cette réunion n’est qu’une partie d’une procédure disciplinaire complète.
Décomposons ce que cela signifie.
La procédure disciplinaire
La procédure disciplinaire de votre entreprise doit être clairement énoncée soit dans vos contrats de travail, soit dans votre manuel d’entreprise.
Avoir une procédure disciplinaire bien définie est vraiment important pour toute petite entreprise. Si jamais vous avez besoin de laisser partir quelqu’un en raison d’un problème disciplinaire, mais que le processus a été mal géré ou mal communiqué, alors vous êtes laissé ouvert à un tribunal du travail où l’employé pourrait le faire pour licenciement abusif.
Définir une politique disciplinaire appropriée dans votre manuel d’entreprise (et ensuite s’y tenir) vous aide à rester sur le bon côté du droit du travail du Royaume-Uni.
Avant d’établir une procédure disciplinaire complète, il convient de noter que de nombreuses questions peuvent être réglées de manière informelle longtemps avant qu’une procédure disciplinaire complète ne soit nécessaire. Il suffit peut–être d’une conversation rapide pour résoudre une erreur de communication ou un malentendu – alors gardez cela à l’esprit avant de passer par un processus disciplinaire complet.
Un processus disciplinaire approprié devrait comporter quelques étapes clés:
- Une enquête disciplinaire
- Une lettre disciplinaire initiale qui expose les questions à discuter
- Une réunion pour discuter de la question (l’audience disciplinaire)
- Une décision disciplinaire
- Une possibilité de faire appel de la décision disciplinaire
Certaines de ces étapes semblent probablement assez simples, mais d’autres ont besoin d’un peu plus d’explications .
Jetons un coup d’œil.
Comment mener une enquête disciplinaire
Dans la mesure du possible, il est de bonne pratique de laisser l’enquête être menée par une personne qui n’est pas directement impliquée dans le problème – un autre responsable, par exemple, ou un membre du service des ressources humaines (si votre entreprise en a un). Cette personne va agir en tant qu ‘ »officier de discipline ».
Vous devez également informer l’employé que vous avez ouvert une enquête contre lui.
Une bonne enquête disciplinaire devrait permettre de réaliser certaines choses:
- Déterminez s’il y a une cause à laquelle répondre
- Suivez un processus équitable qui s’assure que la version des faits de chacun soit entendue
- Rassemblez les détails des allégations et des preuves pour le reste de la procédure disciplinaire
- Aidez l’employeur à décider s’il doit prendre d’autres mesures disciplinaires
Lors de la réalisation d’une enquête, il est important de recueillir autant d’informations que possible sur le problème comme vous le pouvez. Cela pourrait signifier un enregistrement des courriels pertinents ou des déclarations d’autres employés.
Si – une fois que l’agent de discipline a rassemblé toutes les preuves – il estime qu’il n’y a aucun mérite à poursuivre l’enquête, il peut la clore.
Mais s’ils croient qu’il y a une affaire disciplinaire à laquelle répondre, ils devraient passer à la programmation de l’audience disciplinaire. Vous devrez inviter l’employé à l’audience par lettre.
Comment rédiger une lettre disciplinaire (y compris un modèle de lettre disciplinaire)
Une fois l’enquête disciplinaire terminée, il est temps d’envoyer la lettre disciplinaire à l’employé. Cette lettre vise à les informer des questions dont vous souhaitez discuter lors de l’audience disciplinaire, à les aider à comprendre ce qui va se passer lors de cette réunion et à leur donner un temps raisonnable pour se préparer. Nous recommandons de donner à l’employé un préavis d’au moins quelques jours ouvrables.
Il devrait également indiquer quand et où il aura lieu, qui d’autre sera présent et quels pourraient être les résultats possibles de cette réunion.
Le salarié a le droit d’amener un compagnon avec lui à sa réunion disciplinaire – qui pourrait être un collègue ou un représentant syndical. Cette lettre est un bon moment pour les informer afin qu’ils puissent l’organiser.
Lorsque vous êtes à l’audience disciplinaire, cependant, il convient de rappeler que leur compagnon ne peut pas répondre aux questions au nom de l’employé. Ils peuvent les soutenir et discuter avec eux, mais ne peuvent pas répondre aux questions pour eux.
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Comment tenir une audience disciplinaire
Tout d’abord – si vous allez tenir une audience disciplinaire, essayez de le faire dans un endroit privé et hors de portée du reste de l’entreprise. Si possible, il pourrait même être une idée de le faire en dehors des heures normales de bureau pour un peu plus d’intimité.
Il ne s’agit pas de garder la procédure disciplinaire secrète, mais de s’assurer que ce n’est pas une expérience inutilement stressante ou embarrassante pour l’employé. Rappelez–vous – le meilleur scénario est que vous pouvez tous les deux continuer à travailler ensemble une fois que cela est terminé.
Pendant l’audience disciplinaire, vous devez ::
- Expliquez la plainte que vous avez au sujet du comportement de l’employé
- Passez en revue les preuves que vous avez recueillies au sujet de ce comportement
- Donnez–leur une chance de raconter leur version des faits
- Décidez des prochaines étapes et des mesures disciplinaires que vous allez prendre ensuite.
Cette mesure disciplinaire pourrait signifier l’une des actions suivantes:
- Aucune action
- Avertissement écrit
- Avertissement final
- Rétrogradation ou licenciement
Dans la prochaine partie de cet article, nous examinerons ces options et décrirons exactement ce qu’elles signifient. Nous vous donnerons également accès à des modèles d’avertissement écrits gratuits pour vous aider à maintenir votre processus disciplinaire sur des bases solides dès le début.
Lorsque vous êtes en train de décider des mesures à prendre, vous devez également tenir compte des circonstances atténuantes que l’employé présente.
Aucune mesure
Si vous êtes satisfait de l’explication que votre employé vous donne à l’audience disciplinaire, vous pourriez bien décider que vous n’avez pas besoin de prendre d’autres mesures. Dans ce cas, informez simplement l’employé qu’il n’a plus rien à craindre.
Avertissement écrit (y compris le modèle d’avertissement écrit)
Un avertissement écrit sert de notification officielle à l’employé que son comportement doit changer. Un avertissement écrit doit inclure les éléments suivants:
- Les détails de la conduite jugée inacceptable
- Quels changements sont nécessaires, avec un calendrier pour les améliorations
- Que pourrait-il se passer si ces changements ne sont pas effectués
Si vous avez besoin d’aide pour rédiger votre propre avertissement écrit, vous trouverez notre modèle d’avertissement écrit gratuit ci-dessous.
Avertissement final (y compris le modèle d’avertissement final)
Si vous avez déjà donné un avertissement écrit à un employé et que son comportement ne s’est pas amélioré, c’est ainsi que vous intensifiez le processus disciplinaire. Il permet à l’employé de savoir que son comportement doit changer ou que des mesures plus sérieuses vont être prises.
Si vous avez besoin d’accéder à un modèle d’avertissement final gratuit, vous pouvez en trouver un ici.
Rétrogradation ou licenciement
S’il est constaté que l’employé a commis une faute grave ou que sa conduite ne s’est pas améliorée après les avertissements écrits et finaux, son employeur est en droit de mettre fin au contrat de l’employé.
Droit d’appel de l’employé
Tout employé a le droit de faire appel de la décision de son audience disciplinaire s’il estime que la décision est injuste ou que le résultat est trop sévère.
S’ils choisissent de faire appel de la décision, vous devrez mener une autre enquête et examiner l’affaire une deuxième fois – de préférence avec une autre personne agissant en tant qu ‘ »agent de discipline ».
Vous avez besoin d’un processus disciplinaire et vous ne savez pas par où commencer? Notre service de conseil RH peut vous aider.
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