Comment faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Online & Desktop?
Lorsque vous connectez votre carte de crédit et vos comptes bancaires, QuickBooks télécharge automatiquement les dernières transactions. Plus tard, il essaie de faire correspondre les données avec les transactions bancaires. Cependant, si vous ne pouvez pas faire correspondre les transactions, vous devrez créer les nouvelles transactions et les faire correspondre manuellement. Pour comprendre l’ensemble du concept, apprenez avec nous comment faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Online, QuickBooks Desktop Enterprise et QuickBooks Desktop pour Mac.
Que signifie Match dans QuickBooks Online?La correspondance
fait référence aux transactions bancaires que QuickBooks utilise pour faire correspondre les transactions que vous avez saisies dans votre logiciel de comptabilité. Si vous avez déjà configuré les règles bancaires pour les transactions, QuickBooks utilise automatiquement ces règles pour classer les transactions.
Si vous n’avez défini aucune règle de transaction, QuickBooks recommande des catégories pour chaque transaction (qui a été téléchargée) en fonction des transactions précédemment accordées ou vous invite à créer les nouvelles catégories. Si votre transaction bancaire est démarrée en dehors de la période de 90 jours, vous devrez faire correspondre les transactions manuellement. Pour en savoir plus sur la procédure de correspondance des transactions bancaires QuickBooks, continuez à lire les détails suivants.
Comment faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Online?
Pour faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Online, il faut télécharger les dernières transactions bancaires afin que vous puissiez les consulter. Plus tard, vous pourrez vérifier si les transactions sont appariées avec succès. Vous pouvez apporter des modifications si nécessaire. Les utilisateurs peuvent également diviser les transactions entre plusieurs comptes ou exclure la transaction en double pour que le compte reste exact. Pour connaître l’ensemble de la procédure, apprenez ici comment faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Online.
Étape 1: Téléchargez la carte de crédit et les dernières transactions bancaires
QuickBooks télécharge généralement les dernières transactions tous les soirs. Pour la plupart des banques, il choisit l’heure vers 22 heures PT. Alors que, pour certaines banques, cela peut prendre plus de temps. Cependant, les utilisateurs peuvent mettre à jour manuellement leurs comptes pour recevoir les dernières transactions à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez lire et effectuer les étapes suivantes:
- Cliquez sur le menu « Banque ».
- Ensuite, passez à l’option « Banque ».
- Appuyez sur le bouton « Mettre à jour ».
En effectuant ces étapes, vous pouvez mettre à jour toutes les cartes de crédit et tous les comptes bancaires. Si vous trouvez une invite d’authentification supplémentaire, vous pouvez continuer à suivre les invites à l’écran pour terminer la mise à jour.
Étape 2: Passez en revue les Transactions téléchargées
Une fois que vous avez mis à jour la carte de crédit et les comptes bancaires, vous pouvez consulter les détails et les classer par catégorie. Tout ce que vous avez à faire est de faire correspondre, d’ajouter et de voir les multiples correspondances. Consultez les détails suivants pour faire de même:
- Sélectionnez le menu « Banque ».
- Ensuite, cliquez sur la vignette de compte que vous souhaitez consulter.
- Après cela, cliquez sur l’onglet « Pour examen » pour lancer l’examen.
Comme QuickBooks envoie les transactions téléchargées à l’onglet Pour examen, vous pouvez les examiner une après une. Pour chaque transaction, vous aurez la possibilité d’ajouter une nouvelle transaction, de faire correspondre les transactions avec celle existante ou d’afficher plusieurs correspondances. Consultez les détails suivants pour mieux comprendre.
Associez la Transaction à la Transaction existante
Comme indiqué précédemment, QuickBooks associe les transactions téléchargées à la transaction que vous avez entrée. Cela les liera ensemble afin que vous ne trouviez aucun doublon. Pour vous assurer que la correspondance de transaction est correcte, vous devez suivre ces étapes:
- Tout d’abord, localisez la transaction téléchargée. Pour cela, vous pouvez aller dans la colonne « Action » et cliquer sur l’option « Match ».
- À ce stade, vous pouvez noter le « Bénéficiaire », la « Date », la « Description » et le montant que vous avez reçu ou dépensé.
- Maintenant, cliquez sur les transactions téléchargées pour agrandir la vue.
- Ici, vous pouvez commencer à examiner les « enregistrements correspondants trouvés » dans votre compte QuickBooks. Il s’agit de la transaction correspondante que vous avez déjà entrée dans QuickBooks.
- Ensuite, cliquez sur le lien situé à côté du match pour voir plus de détails.
- Assurez-vous que c’est votre correspondance correcte. Vous pouvez également consulter les champs « Mode de paiement », « Dépôt vers » et « Compte Bancaire » (Modifier le Compte Bancaire de dépôt direct dans QuickBooks) du formulaire pour vos transactions QuickBooks existantes.
- Si vous trouvez la correspondance correcte, vous pouvez fermer vos transactions ouvertes.
- Ensuite, appuyez sur le bouton « Match ».
Après cela, QuickBooks saura que la transaction téléchargée est la même que celle que vous avez entrée auparavant. Il connecte automatiquement les deux transactions et aucun doublon ne vous dérangera.
Ajouter la nouvelle transaction
Si vous ne trouvez pas la transaction correspondante existante, vous pouvez ajouter la nouvelle transaction pour utiliser les informations de votre carte de crédit ou de votre compte bancaire. Continuez à lire les étapes suivantes pour ajouter la toute nouvelle entrée de transaction:
- Allez dans la colonne « Action ».
- Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour localiser la transaction téléchargée.
- Maintenant, vous pouvez choisir la transaction et cliquer dessus pour agrandir la vue.
- Après cela, vous pouvez consulter la « Catégorie ». Il s’agit essentiellement du compte que QuickBooks utilise pour catégoriser votre transaction. Si nécessaire, vous pouvez modifier la catégorie et placer les détails dans un autre compte.
- Ici, vous pouvez changer de client ou de fournisseur. Si vous avez déjà ajouté cette transaction dans QuickBooks, cliquez sur le bouton « Rechercher une correspondance ». Ensuite, passez en revue les correspondances et choisissez celle que vous trouvez.
- Ensuite, vous pouvez appuyer sur le bouton « Ajouter ».
QuickBooks utilisera désormais ces informations pour créer et saisir la nouvelle transaction dans le compte. Veuillez noter que QuickBooks peut classer la transaction dans des comptes temporaires tels que des comptes de dépenses non classés ou des comptes de revenus non classés. Nous vous suggérons de classer les transactions directement dans votre compte de dépenses ou de revenus.
Ouvrez et examinez les correspondances multiples
Lorsque QuickBooks trouve plus d’une correspondance, vous êtes censé choisir la bonne. Par conséquent, il est important de revoir les correspondances multiples. Pour cela, vous pouvez faire ce qui suit:
- Cliquez sur la colonne « Action ».
- Ensuite, sélectionnez le bouton « Afficher » pour localiser la transaction téléchargée.
- Cliquez sur l’option « Afficher ».
- Ici, vous pouvez consulter les « Fonds d’enregistrements correspondants ». Ce sont essentiellement les transactions correspondantes que vous avez entrées dans votre compte QuickBooks.
- Ensuite, cliquez sur le lien situé à côté du match pour voir plus de détails.
- Assurez-vous que c’est votre correspondance correcte. Vous pouvez également consulter les champs « Méthode de paiement », « Dépôt sur » et « Compte bancaire » du formulaire pour vos transactions QuickBooks existantes.
- Si vous trouvez la correspondance correcte, vous pouvez fermer vos transactions ouvertes.
- Ensuite, cliquez sur le bouton « Match ».
Voici comment vous pouvez vérifier les transactions dans QuickBooks. Tout ce que vous avez à faire est de faire correspondre les transactions avec celles existantes. Si vous ne parvenez pas à le trouver, créez-en un nouveau, puis examinez-le pour vous assurer qu’il n’y a pas de transactions en double.
Étape 3: Examen des transactions ajoutées ou appariées
Lorsque vous avez terminé d’ajouter ou de faire correspondre les transactions téléchargées, elles seront automatiquement enregistrées dans QuickBooks. La dernière étape consiste à examiner les entrées pour être sûr que tout va bien avec vos transactions QuickBooks. Voici les étapes pour la même chose:
- Accédez au menu « Banque ».
- Ensuite, choisissez la tuile de compte que vous souhaitez examiner.
- Passez à l’onglet « Dans QuickBooks ».
- Cliquez sur le lien dans la colonne « Apparié » ou « Ajouté » et passez en revue les détails.
Si vous souhaitez transférer votre transaction vers un autre compte, vous pouvez annuler la correspondance et appliquer les modifications requises. Assurez-vous d’appliquer ces modifications avant le rapprochement mensuel.
Étape 4: Transaction fractionnée Entre plusieurs comptes
Les transactions telles que les frais de voyage d’affaires importants peuvent être divisées entre plusieurs comptes. Cela vous aide à mieux suivre. Consultez les étapes suivantes pour savoir correctement:
- Sélectionnez l’onglet « Pour examen ».
- Ensuite, choisissez la transaction téléchargée pour l’ouvrir et développez la vue.
- Allez dans la colonne « Action ». S’il affiche le statut « Correspondance », vous pouvez modifier « Rechercher une correspondance » en « Catégoriser ».
- Cliquez sur le bouton « Diviser » situé à côté de l’option « Ajouter ».
- Lorsque la fenêtre « Fractionner la transaction » s’ouvre, vous pouvez cliquer sur les « Catégories » dans lesquelles vous souhaitez fractionner vos transactions.
- Ensuite, ajoutez le montant pour chaque division.
- Après cela, cliquez sur l’option « Client » pour chaque scission.
- Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Appliquer et accepter ».
De cette façon, vous pouvez trouver la transaction téléchargée et la diviser pour votre client particulier. Assurez-vous d’entrer les détails correctement.
Étape 5: Exclure les transactions en double ou personnelles
Pour que les comptes restent exacts, les utilisateurs peuvent également supprimer les transactions en double ou personnelles. Vous pouvez consulter les détails suivants pour exclure les transactions:
- Cliquez sur l’onglet « Pour examen ».
- Ensuite, cochez chaque transaction que vous souhaitez exclure.
- Cliquez sur le bouton « Exclure ».
Lorsque les transactions sont exclues, elles passent à l’onglet Exclues. Maintenant, il ne sera pas téléchargé ou ajouté aux QuickBooks. Maintenant, vous terminez la procédure des transactions de correspondance bancaires en ligne QuickBooks.
Comment faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Desktop Enterprise?
La procédure des transactions de correspondance bancaires de bureau QuickBooks est assez similaire à QuickBooks Online. Tout ce que vous devez trouver est les transactions téléchargées et correspondre aux détails. Dans le cas où les transactions ne correspondent pas, vous pouvez trouver la raison pour laquelle cela se produit, puis appliquer les modifications requises. Vous pouvez même faire correspondre les transactions manuellement. Pour connaître l’ensemble de la procédure avec des étapes détaillées, vous pouvez passer par les informations suivantes.
Étape 1: Obtenez les Transactions téléchargées
Pour commencer, vous devrez trouver les transactions téléchargées (Trouver les Transactions supprimées dans QuickBooks). Cela peut être fait via le Centre de flux bancaires. Vous pouvez effectuer les étapes suivantes pour télécharger la déclaration électronique dans QuickBooks:
- Cliquez sur le menu « Banque ».
- Ensuite, choisissez l’option « Flux bancaires ».
- Cliquez sur l’option « Centre de flux bancaires ».
- Ici, vous pouvez utiliser le menu déroulant « Institution financière » pour lancer la fenêtre « Faire correspondre les transactions ». Assurez-vous que le compte correct affiche les éléments suivants :
- Cliquez sur « Relevé de révision ».
- Téléchargez et consultez la déclaration électronique.
- Accédez à la fenêtre « Match Transaction » et assurez-vous d’avoir coché la case « Afficher les transactions QuickBooks ».
- Une fois que QuickBooks a terminé de faire correspondre la transaction, vous verrez les résultats. Ensuite, cliquez sur le bouton « OK » pour terminer le processus.
Après cela, vous pouvez vérifier le statut que QuickBooks a attribué à chacune des instructions. Par la suite, vous pouvez décider de ce que vous pouvez faire ensuite.
Étape 2: Passez en revue les transactions de téléchargement
L’étape suivante consiste à faire correspondre les transactions téléchargées avec celles que vous avez déjà entrées dans QuickBooks. Si le match est correct, vous n’avez rien à faire. Mais, si vous ne trouvez pas la correspondance de transaction, vous devez dissocier les transactions.
Si vous vous demandez pourquoi QuickBooks ne correspond pas aux transactions bancaires avec les relevés électroniques, vous devez être conscient de ses principaux facteurs. Ici, nous énumérons les raisons suivantes:
- Les transactions n’ont pas été ajoutées à QuickBooks. Par conséquent, vous devez le saisir dans QuickBooks.
- Il y a des erreurs de frappe dans la transaction que vous avez ajoutée dans QuickBooks ou la transaction est ajoutée au compte incorrect. Si tel est le cas, vous pouvez corriger la transaction afin qu’elle puisse correspondre au relevé électronique.
- Les transactions peuvent ne pas correspondre en raison du nom incorrect du bénéficiaire dans le relevé électronique.
- Votre institution financière doit avoir commis une erreur dans les transactions en raison de laquelle vous ne parvenez pas à la faire correspondre.
Ce peuvent être les raisons pour lesquelles vous ne parvenez pas à faire correspondre les transactions. Après avoir apporté les modifications requises aux transactions, une fois que vous avez réussi à faire correspondre les transactions, le relevé est supprimé de la section Éléments reçus du Centre des flux bancaires.
Étape 3: Faites correspondre manuellement les transactions
Dans certains cas, QuickBooks peut ne pas être en mesure de faire correspondre les transactions bancaires avec celles que vous avez ajoutées à votre logiciel de comptabilité. Dans de tels cas, tout ce que vous pouvez faire est d’entrer la transaction et de la faire correspondre manuellement. Pour effectuer cette méthode, vous pouvez suivre les étapes suivantes:
- Sélectionnez le menu « Banque ».
- Ensuite, cliquez sur l’option « Flux bancaires ».
- Sélectionnez l’option « Centre de flux bancaires ».
- Ici, vous pouvez sélectionner le menu déroulant « Institution financière » pour lancer la fenêtre « Faire correspondre les transactions ». Assurez-vous que le compte correct affiche les éléments suivants :
- Cliquez sur « Relevé de révision ».
- Téléchargez et consultez la déclaration électronique.
- Accédez à la fenêtre « Match Transaction » et assurez-vous d’avoir coché la case « Afficher les transactions QuickBooks ».
- Choisissez la transaction dans l’instruction que vous souhaitez associer à la transaction des transactions QuickBooks.
- Maintenant, choisissez les transactions de la transaction QuickBooks pour correspondre aux montants.
- Une fois que QuickBooks a terminé de faire correspondre la transaction, vous pouvez cliquer sur le bouton « Faire correspondre ».
Voici comment vous pouvez faire correspondre le relevé électronique aux transactions que vous avez entrées dans QuickBooks Desktop. Si vous trouvez des erreurs, assurez-vous d’entrer correctement chaque détail.
Comment faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Desktop pour Mac?
Lorsque vous téléchargez les transactions depuis la banque, certaines d’entre elles peuvent déjà apparaître dans le registre. QuickBooks vous permet de localiser facilement les transactions existantes ou nouvelles avant de les ajouter au registre. Lorsque QuickBooks correspond aux transactions du registre, il le marque comme correspondant. S’il apparaît inégalé, vous devrez vous assurer que les transactions téléchargées sont correctement ajoutées dans votre registre.
Pour faire correspondre correctement les transactions, vous devez vous assurer que le montant, la date, le numéro de chèque et le nom du bénéficiaire correspondent correctement aux transactions disponibles dans QuickBooks. Vous pouvez suivre les étapes suivantes dans QuickBooks Desktop pour Mac pour faire correspondre les transactions:
- Cliquez sur l’option « Banque ».
- Ensuite, choisissez l’option « Transactions téléchargées ».
- Si vous avez plusieurs comptes, vous pouvez choisir le compte disponible sur la page « Compte QuickBooks ».
- Ici, vous pouvez choisir les transactions non appariées ainsi que les transactions de votre registre que vous souhaitez faire correspondre. Veuillez noter que les transactions appariées ont le cercle orange situé à côté d’elles.
- Maintenant, appuyez sur le bouton « Match ».
- À ce stade, vous devez ajouter une nouvelle transaction. Pour cela, vous pouvez cliquer sur « Ajouter un » pour ajouter une seule transaction ou sur l’option « Ajouter plusieurs » pour ajouter plusieurs transactions.
- Vous aurez la possibilité d’ajouter les règles de changement de nom du bénéficiaire. Vous pouvez le faire car cela facilite la procédure de transaction correspondante.
- Après cela, vous pouvez ajouter les détails requis et appuyer sur le bouton « Enregistrer ».
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement ajouter et faire correspondre les transactions téléchargées avec celles entrées dans le registre.
Pour conclure
QuickBooks analyse les transactions bancaires par rapport aux données afin de faire correspondre les transactions. Si aucune transaction n’est appariée, vous pouvez la faire correspondre manuellement. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger les dernières transactions bancaires, de les faire correspondre à celles existantes et d’examiner les détails. Ici, nous avons déjà expliqué comment faire correspondre les transactions bancaires dans QuickBooks Online et QuickBooks Desktop Enterprise, et Desktop pour Mac.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les QuickBooks, tels que la gestion des stocks ou l’activation du compte inactif, lisez les guides suivants pour obtenir de l’aide:
- Commencez avec QuickBooks Online Inventory Management
- Comment activer un compte Inactif dans QuickBooks Online?