Comment enregistrer une entreprise au Kenya en ligne 2021 (lignes directrices)

Comment enregistrer une entreprise au Kenya en ligne 2021 (lignes directrices)

Le processus d’enregistrement d’une entreprise au Kenya peut être difficile si vous n’avez pas le bon guide. Récemment, le gouvernement est intervenu et la procédure a été simplifiée. Que vous soyez un Kenyan ou un étranger, vous pouvez maintenant enrôler votre entreprise et commencer à opérer légalement dans le pays en quelques étapes.

Outre un processus simplifié, le coût de l’enregistrement d’une entreprise au Kenya a également été considérablement réduit. Vous n’avez pas besoin de passer une journée entière dans de longues files d’attente car vous pouvez le faire vous-même dans le confort de votre siège. Vous trouverez ci-dessous tout ce que vous devez savoir sur la formule d’enregistrement de l’entreprise dans le pays, les coûts et bien plus encore.

Procédure d’enregistrement d’une entreprise au Kenya en ligne

Le registraire des entreprises du pays est chargé de tout ce qui concerne l’enrôlement des entreprises. Il ou elle contrôle l’ensemble du processus, y compris la délivrance de certificats de conformité et de constitution en société.

Pour obtenir une telle accréditation, vous avez besoin des documentations suivantes:

• Carte de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (NSSF)
• Certificat de l’Autorité fiscale du Kenya (KRA)
• Adhésion à la Caisse Nationale d’Assurance-hospitalisation (NHIF)
• Une pièce d’identité ou un passeport national

En plus de ce qui précède, voici les exigences supplémentaires pour enregistrer une entreprise au Kenya:

• Une adresse e-mail active
• Numéro de téléphone
• Une photo de format passeport au format copie électronique
• Ordinateur
• Connexion Internet active
• Navigateur
• Nom de l’entreprise
• Détails de l’entreprise tels que les frais d’inscription des administrateurs
• et un mode de paiement tel qu’une carte Visa.

Utilisez la procédure suivante si vous rêvez d’ouvrir une entreprise au Kenya:

Ouverture d’un compte citoyen

Rassemblez tous les documents indiqués et suivez les étapes ci-dessous:

1. Ouvrez votre navigateur : Connectez-vous à Internet, appuyez deux fois sur son icône pour le lancer.

2. Créer un compte.

3. Entrez votre numéro d’identification national: Vous devez utiliser un numéro valide. Sinon, vous ne passerez pas à l’étape suivante. Une entreprise peut avoir des administrateurs à l’étranger. Cependant, l’un d’eux doit être au Kenya pour soumettre la documentation requise.

4. Entrez votre prénom: Entrez tel qu’il apparaît sur votre carte d’identité.

5. Validation: Appuyez sur le bouton valider, qui est généralement en bleu.

6. Spécifiez vos coordonnées: Saisissez un e-mail valide, retapez-le à nouveau dans la zone de texte ci-dessous et donnez votre numéro de mobile.

7. Définir un mot de passe: Confirmez-le en saisissant une deuxième clé similaire à la première.

8. Accepter les conditions générales: Cochez la case juste en dessous de votre écran.

9. Cliquez sur le bouton « Continuer »: Il est de couleur verte et vous mènera à une nouvelle fenêtre.

10. Vérifiez le numéro de téléphone mobile: Lancez le code de vérification SMS en appuyant sur le bouton ci-dessous dès que vous confirmez que le numéro de téléphone est correct.

Une fois que vous avez reçu les chiffres du mot de passe à usage unique, entrez-les dans la zone de texte affichée et appuyez sur le bouton « Vérifier le code », puis passez à l’étape suivante.

Recherche de nom et réservation

Maintenant, vous avez ouvert un compte eCitizen avec succès, et il est temps d’entrer dans la phase réelle. Vous devez respecter les conditions suivantes:

1. Accédez à « Service d’enregistrement d’entreprise »: Appuyez sur le bouton « Get-Service » à côté de celui-ci. Cette option est visible sur la page d’accueil du portail.

2. Démarrez l’application: Appuyez sur le bouton « Créer une application ».

3. Choisissez votre type d’entreprise: Il existe six types d’entités au Kenya, à savoir:

• Société anonyme (LTD): Une société à responsabilité limitée par actions.
• Société anonyme (PLC): Les Membres peuvent transférer des actions à leur guise.
• Société à responsabilité limitée par Garantie (LTD) : La responsabilité est limitée par les cotisations des membres en cas de liquidation.
• Société à responsabilité limitée (S.e.n.C.R.L.) : Combine des éléments d’une société à ceux d’une société de personnes.
• Société étrangère : Société existante enregistrée dans un autre État que son pays d’origine.
• Entreprise individuelle : Une entreprise détenue par une personne physique.

4. Enregistrement du nom de l’entreprise: Ensuite, vous devez demander la Recherche de nom et la réservation. Tous les demandeurs sont tenus d’entreprendre cette procédure, qui prend une journée pour le traitement. Avant de l’initier, il est essentiel de savoir que:

• Les entreprises avec une « Entreprise » à la fin ne peuvent pas utiliser des initiales telles que J.K, Kevo, Jonte ou même Brian.
• Les noms avec le suffixe « Fondation » doivent être enregistrés comme limités par Garantie.
• Les noms avec  » Projets « ,  » Groupes « ,  » Fonds  » et  » Universités  » devraient être limités.
• Les mots simples sont rejetés. Par exemple, vous ne pouvez pas nommer votre organisation,  » Soko. »
• Les mots offensants sont inacceptables, qu’ils soient dans votre langue maternelle ou vernaculaire.
• Les noms politiques tels que « Ukambani Youth Alliance » sont interdits.
• Les numéros du nom ne sont pas acceptés sauf s’il s’agit de l’année en cours. Par exemple, « Anti-Criquets limited, 2021. »
• Les noms avec le préfixe « Kenya » ne sont utilisés que par les agences gouvernementales.
• L’église, le ministère ou les ministères sont inacceptables.
• Le suffixe de fondation de confiance n’est jamais autorisé.
• Le registraire ne traite que des entreprises et non des clubs ou des sociétés.
• Les noms de bien-être, d’organisation ou d’association ne sont jamais acceptés.
• Vous ne pouvez pas modifier une entreprise existante. Par exemple, changer les médias Tuko en Tuko Kenya.

5. Spécifiez toute instruction spéciale: Si l’entreprise est affiliée ou une extension d’un nom réservé, vous devez l’indiquer ici.

6. Décrivez le nom choisi: Incluez un bref compte rendu de votre entreprise, qui doit comporter moins de 185 caractères.

7. Appuyez sur le bouton « Continuer » : Il s’agit d’un bouton gris situé en bas à droite de l’écran de votre PC.

8. Confirmez les informations fournies: Un bref examen de votre demande sera affiché. Parcourez-le pour vérifier s’il est correct. Cochez la case juste en dessous de la section et cliquez sur l’option « Terminer ».

9. Payer les frais d’application: Frais de recherche de nom de Ksh. 100 et Frais de commodité de Ksh. 50 est payable. Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour recharger:

• M-Pesa
• Carte de débit / Crédit / Prépayée
• Airtel Money
• EazzyPay
• E-Agent
• KCB Cash
• Equity Cash
• Pesalink

Chacune des méthodes mentionnées aura un ensemble d’instructions comprenant le compte sur lequel vous devez entrer / déposer de l’argent et payer les numéros de facture. Il vous suffit de le spécifier pour qu’ils puissent apparaître.

Les paiements par carte entraîneront des frais de traitement supplémentaires de Ksh. 4.5.

Remplir les formulaires d’enregistrement de société au Kenya

Après l’approbation, vous devez maintenant passer à l’étape suivante, qui consiste à remplir la documentation indiquée.

1. Remplissez les coordonnées de l’entreprise sur le formulaire CR1: Commencez par spécifier le nom, l’emplacement, le type de votre entreprise, etc. Indiquez si vous avez des statuts ou non. Spécifiez la date de début de l’entreprise, le nombre d’employés et la période comptable.

Le champ adresse de contact est obligatoire et doit être rempli correctement. Entrez les coordonnées de tous les administrateurs et joignez leurs certificats PIN KRA, des photos de format Passeport et une carte d’identité. Vous devez également vous assurer que la structure de l’entreprise est bien indiquée dans le document ainsi que le capital versé.

2. Indiquez les administrateurs de votre entreprise : Cela doit être indiqué sur le formulaire CR8. C’est une exigence du gouvernement kenyan, et chacune des informations de résidence des administrateurs doit être incluse. Incluez leurs noms légaux, adresses domiciliaires, signatures et dates.

3. Précisez le capital nominal de votre entreprise : C’est généralement sur le questionnaire BN6. La KRA exige que toutes les nouvelles sociétés déclarent leurs avoirs en capital. Sur ce document, indiquez le nom de votre entreprise approuvée et votre nom.

Sous les zones de texte correspondantes, indiquez combien de capital vous avez en shillings kenyans. Dans le cas d’une société anonyme, précisez le nombre d’actions.

4. Paiement des droits de timbre: Vous devez obtenir le formulaire ci-dessus scellé par l’Autorité fiscale du Kenya. Vous recevrez des instructions sur la façon de payer le droit de timbre dès que vous produirez les numéros d’identification kenyans valides de tous vos actionnaires et employés.

Le montant versé équivaut à 1% de votre capital nominal. Le minimum est Ksh. 2,140. Vous débourserez également Ksh. 100 pour chaque document t qui nécessite une vérification.

5. Rédiger le Mémorandum et les statuts : Les deux décrivent les objectifs, les règles, la part de capital autorisée et les souscripteurs de votre entreprise. Avant de remplir vos documents finaux, assurez-vous que ces documents sont bien rédigés par un avocat ou un assistant administratif.

• Le protocole d’association (PE) détaille le nom de l’entreprise, le nombre d’actionnaires que vous avez et la valeur de chaque action.
• L’article d’association comporte des règles et règlements. Il contient également la responsabilité des membres, les pouvoirs des administrateurs, les droits des actionnaires et précise comment les administrateurs sont nommés et révoqués.

6. Déposer les formulaires complets et payer les frais d’inscription: Les formulaires CR1, CR8 et BN6, ainsi que le Protocole d’entente et l’article d’association, doivent être rassemblés ensemble. Des copies pertinentes des documents nécessaires doivent être jointes.

Scellez tout cela dans une grande enveloppe et adressez-les au registraire des sociétés. Les résidents de Nairobi doivent le remettre manuellement au service d’enregistrement des entreprises pour un traitement plus rapide. Pour terminer la phase d’inscription, vous devez payer Ksh. 10 650 via le portail eCitizen. Vous pouvez également utiliser une carte de crédit au bureau du registraire. L’enveloppe doit être adressée à:

Le Greffier en chef de la Magistrature,

Édifice de la Cour suprême,

Case postale 30041 – 00100,

Nairobi, Kenya.

7. Téléchargez votre certificat d’enregistrement d’entreprise: Enfin, connectez-vous à votre compte eCitizen, suivez les instructions pour enregistrer votre certificat sur votre disque local. Vous devez noter qu’il faut environ 1 semaine à KRA pour parcourir tous vos documents et accepter votre candidature. Parfois, cela peut même prendre près de 21 jours.

Service d’enregistrement d’entreprise contacts du service clientèle

Si vous avez des questions, des incertitudes ou des difficultés techniques, utilisez les contacts ci-dessous pour contacter:

• Numéro de téléphone 1: +254 020 222 7461
• Numéro de téléphone 2: +254 020 225 1355
• Numéro de téléphone: 0900 620 206
• Courriel : [email protected]

La procédure d’enregistrement en ligne d’une entreprise au Kenya est aussi simple que cela. Il vous suffit de créer un compte chez ecitizen.aller.ke, puis recherchez un nom unique, remplissez les informations requises et payez enfin les frais d’inscription.

AVERTISSEMENT: Cet article est destiné à des fins d’information générale uniquement et ne traite pas des circonstances individuelles. Il ne se substitue pas aux conseils ou à l’aide professionnels et ne doit pas être invoqué pour prendre des décisions d’aucune sorte. Toute action que vous entreprenez sur les informations présentées dans cet article est strictement à vos propres risques et responsabilités!