Comment disposer des Anciens Dossiers d’affaires en toute sécurité
Votre entreprise accumulera rapidement de la paperasse. Les informations sur les employés, les documents fiscaux, les états financiers, les dossiers commerciaux et bien plus encore rempliront rapidement votre système de classement. De nos jours, de nombreuses entreprises ont choisi de scanner certains documents, mais même les informations électroniques s’accumuleront. Pour sécuriser vos données, il est important de savoir à la fois combien de temps conserver les dossiers professionnels et comment les éliminer lorsque vous en avez besoin.
Problèmes de protection des données avec les anciens dossiers commerciaux
Chaque fois que vous avez des informations sensibles, il y a des problèmes de protection des données. Si vous avez des données financières ou d’autres données commerciales dans un classeur ou sur votre disque dur, il y a un risque qu’elles soient compromises. Les disques durs peuvent tomber en panne, les copies papier peuvent être victimes d’un incendie ou d’un dégât des eaux, et il y a toujours un risque de vol. Parce que le stockage des anciens enregistrements pose des problèmes de protection des données, il est important de ne conserver que ce dont vous avez besoin.
Combien de temps faut-il pour conserver les anciens dossiers d’entreprise
Que vos dossiers d’entreprise soient des copies papier ou des fichiers électroniques, vous devez considérer combien de temps vous devez conserver ces dossiers. Consulter votre avocat ou votre fiscaliste est un bon moyen de savoir ce que vous devez conserver et ce dont vous pouvez disposer.
Déclarations de revenus des entreprises et Pièces justificatives
De manière générale, l’IRS vous recommande de conserver ces documents pendant 7 ans. En effet, il existe une « période de limitations » pendant laquelle une déclaration de revenus peut être modifiée par vous ou contestée par l’IRS, et cette période est généralement de six ans à compter de la production. Cependant, même si vous pouvez être en mesure de disposer des pièces justificatives après 7 ans, il peut être judicieux de conserver une copie finale de vos déclarations de revenus d’entreprise et de votre correspondance avec l’IRS pour vous aider à préparer les déclarations futures.
Dossiers d’impôt sur l’emploi
L’IRS suggère que vous conserviez tous les dossiers relatifs aux impôts des employés pendant au moins 4 ans après la date à laquelle ces impôts étaient dus ou payés. Il s’agit notamment de vos EIN, salaires, paiements de pension, des informations personnelles de vos employés et de tout ce qui concerne les impôts sur l’emploi.
Propriété de l’entreprise
Si vous n’êtes plus propriétaire de l’actif, vous devez conserver les registres jusqu’à la fin de la période de limitation. Tous les actes et titres doivent être conservés jusqu’à ce que vous vendiez ou disposiez de la propriété.
Livres d’affaires
Votre CPA vous conseillera sur la durée de conservation des états de profits et pertes, des états financiers, des registres de contrôle, des rapports annuels, des informations sur le Conseil d’administration, des procès-verbaux des assemblées annuelles, des documents de création d’entreprise, des factures et des notes de frais et des règlements administratifs de l’entreprise. Un minimum de 7 ans est la recommandation conservatrice.
Informations bancaires
Si les enregistrements sont utilisés à des fins fiscales, la recommandation de 7 ans est logique. Mais si les relevés n’ont aucune incidence fiscale, les relevés bancaires mensuels peuvent être éliminés après un an.
Comment disposer des anciens documents commerciaux
Lorsqu’il est temps de disposer des anciens documents commerciaux, vous devez vous assurer qu’ils sont détruits et qu’ils ne peuvent pas être récupérés et volés. Il existe des entreprises réputées qui peuvent aider au déchiquetage des copies papier beaucoup plus efficacement et en toute sécurité que votre déchiqueteuse de bureau, et certaines sont également capables de détruire le matériel lui-même lorsque vous devez vous débarrasser des données électroniques.
Vous ne voulez pas prendre de risque lorsqu’il s’agit d’informations cruciales sur votre entreprise. Parler avec des experts financiers et juridiques peut vous aider à décider ce qu’il faut conserver et ce qu’il faut détruire, et les entreprises de déchiquetage, comme Accuhred, peuvent s’assurer que lorsque vous êtes prêt à éliminer les anciens documents au nom de la protection des données, le travail est bien fait. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus.