Comment Diriger une Conférence Téléphonique | 16 Conseils pour Conquérir votre Prochaine Réunion
» Allô ? M’entends-tu? »
« Oh, désolé, tu vas d’abord. »
» Non, tu vas d’abord! »
» Désolé, qui parle maintenant? »
Les conférences téléphoniques sont un défi. Lorsque plusieurs personnes se fient entièrement à l’audio, vous manquez les riches indices visuels qui peuvent aider une réunion à se dérouler sans heurts.
Bien que la vidéoconférence dépasse rapidement l’audio, il y a encore des occasions où le bon vieux appel téléphonique est une meilleure option, comme:
- Lorsque vous travaillez à la maison ou dans un autre endroit où vous ne voulez pas que tout le monde voie votre vie privée
- Pour des réunions plus courtes
- Pour des réunions avec moins de personnes
- Pour des réunions « en déplacement », comme lors de vos déplacements
- Lorsque la connexion Internet / la bande passante est un problème et que la connexion des participants ne peut pas bien prendre en charge la vidéo
Bien sûr, la conférence téléphonique audio comporte des défis uniques, tels que:
- C’est difficile de déchiffrer qui parle.
- Il est difficile de savoir quand parler.
- Vous pourriez être limité sur les aides visuelles que vous pouvez utiliser pour une présentation.
En raison des défis uniques de la conférence téléphonique, il est d’autant plus important de se préparer. Voici quelques conseils sur la façon de mener une conférence téléphonique sans les maux de tête.
Avant la conférence Téléphonique
Choisissez la bonne application de conférence Web.
Bien que vous puissiez certainement mener une conférence téléphonique purement audio, il peut être utile et plus engageant de compléter l’appel avec un partage d’écran. Il existe de nombreuses applications de conférence Web qui vous permettent de le faire.
Par exemple, vous pouvez héberger un appel de zoom audio uniquement tout en pouvant partager votre écran. Voici comment:
- Lorsque vous planifiez votre réunion Zoom, assurez-vous que la vidéo de l’hôte et celle des participants sont désactivées. » Sous « Paramètres avancés « , assurez-vous que « Activer la salle d’attente » est coché.
- À l’arrivée des participants, ils seront détenus dans la salle d’attente. Cela signifie que vous pouvez choisir quand les admettre à la réunion réelle (ils ne peuvent pas se joindre automatiquement). Cela garantira qu’il n’y a rien de cette maladresse des gens qui entrent à divers moments et se présentent, coupant d’autres personnes. Vous pouvez admettre tout le monde à la réunion lorsque vous êtes prêt, puis vous présenter vous-même et les participants en même temps.
- Une fois que tout le monde est admis et que les présentations sont terminées, vous pouvez utiliser la fonction tableau blanc ou partager ce qui s’affiche sur votre écran.
Éliminer la liste des participants.
Avec des conférences téléphoniques, moins il y a de participants, mieux c’est. Avec trop de personnes sur un appel audio, cela peut devenir déroutant car vous devez faire la distinction entre tant de voix. Qui que vous choisissiez d’inviter, assurez-vous qu’ils ont vraiment besoin d’être là. Pour le reste, vous pouvez simplement leur envoyer des notes de la réunion.
Attribuez un notetaker.
En tant que leader, vous aurez les mains pleines pour gérer les orateurs et vous assurer du bon déroulement de la réunion. Demandez à quelqu’un d’autre de prendre des notes afin que vous puissiez envoyer ces minutes de réunion à tout le monde après l’appel.
Fixer une limite de temps de réunion.
Personne n’aime une réunion qui se déroule inutilement, mais c’est encore pire lorsque la réunion se fait via audio car, sans la stimulation de la vue des visages, ceux-ci ont tendance à s’ennuyer rapidement.
Si vous organisez une conférence téléphonique audio uniquement, essayez de la maintenir à 30 minutes et pas plus d’une heure.
Créez l’ordre du jour.
Décrivez qui parlera, de quoi ils vont parler et dans quel ordre. Avec les défis inhérents aux appels audio, il est essentiel d’apprivoiser le chaos en déterminant qui présentera et quand.
En ce qui concerne le format, il est préférable que chacun donne d’abord l’intégralité de sa présentation, puis ouvre la parole aux questions. Cela réduira la confusion et réduira le nombre de fois où les gens se parlent les uns les autres.
Partagez l’ordre du jour et les détails de la réunion avec tout le monde par e-mail.
Maintenant que vous avez confirmé la liste des participants et créé l’ordre du jour, assurez-vous de la partager avec toutes les personnes présentes bien avant la réunion. Cela donnera aux participants le temps de se préparer s’ils présentent et de se familiariser avec l’ordre des présentateurs.
Fournissez toutes les informations dont ils auront besoin pour rejoindre l’appel. Cela inclut le lien, le code d’accès et le code d’accès. Assurez-vous de le leur envoyer bien à l’avance, et peut-être de le renvoyer 30 minutes avant la réunion.
En plus de l’ordre du jour et des détails d’accès aux réunions, partagez certains conseils de réunion qu’ils devraient suivre, tels que:
- Avant de vous connecter, assurez-vous d’être dans un environnement calme. Le bruit de fond provenant de plusieurs lignes peut rendre l’audition très difficile pour tout le monde. Pour garantir la meilleure qualité audio, demandez aux participants d’installer au préalable une application anti-bruit, telle que Krisp, pour éliminer le bruit qu’ils ne peuvent éviter dans leur espace.
- Annoncez-vous lorsque vous rejoignez la réunion (tant que vous n’êtes pas en retard). Cette suggestion dépend fortement du type d’application de conférence Web que vous utilisez. Certains, comme GoToMeeting, sonneront une cloche quand quelqu’un entre. D’autres, comme WebEx, ont une option dans laquelle l’application annonce automatiquement le nom du participant lorsqu’il rejoint l’appel. Et d’autres encore, comme Zoom, vous permettront en tant qu’hôte de tenir les participants dans une salle d’attente, et il affichera une liste des participants présents, de sorte que l’annonce de soi n’est peut-être pas nécessaire.
Effectuez une exécution sèche avec l’application de conférence de votre choix.
Les nouvelles technologies ont de quoi nous surprendre. Vous voulez limiter autant que possible les surprises. Une fois que vous avez sélectionné une application de conférence pour votre conférence téléphonique, testez ses fonctionnalités. Invitez quelques collègues de confiance à participer à une conférence téléphonique de test afin de vous familiariser avec le format et les fonctionnalités.
Testez le lien et les codes d’accès à l’avance. Rien ne ruine une réunion tout à fait comme si les participants ne pouvaient pas y accéder.
Pendant l’appel
Rappelez-vous vos responsabilités en tant que leader.
En tant que responsable de la conférence téléphonique, c’est votre travail de présenter tout le monde, de les déplacer d’un sujet à l’autre, et ainsi de suite.
Lorsque les gens entrent, assurez-vous qu’ils sont dans une salle d’attente (comme Zoom l’a fait), ou assurez-vous de les reconnaître publiquement en disant quelque chose comme: « On dirait que Janet a rejoint. Comment vas-tu, Janet ? »
S’il n’y a pas de salle d’attente, vous serez probablement assis à l’appel avec certaines personnes pendant quelques minutes en attendant l’arrivée de tout le monde. Pour que les gens ne pensent pas avoir perdu la connexion, assurez-vous de dire quelque chose comme: « Nous attendons encore quelques personnes de plus. Nous allons attendre une minute de plus pour leur donner le temps de se joindre. »
Aussi, n’ayez pas peur d’entamer une conversation amicale avant de plonger dans la viande de la réunion (tant que vous avez du temps supplémentaire !).
Une fois que tout le monde s’est joint, lancez la réunion en annonçant qui vous êtes, qui d’autre est à l’appel et quel est le but de la réunion. Vous pouvez également passer en revue certaines règles de base, telles que:
- » Après chaque présentation, j’interviens et j’ouvre la parole aux questions. Veuillez attendre la fin de la présentation et j’ai annoncé que c’est le moment de dire quoi que ce soit. C’est pour que personne ne coupe involontairement quelqu’un. »
- » Je demande à tout le monde de se taire si vous ne parlez pas actuellement. Vous pouvez trouver le bouton muet … »
- Si l’application est nouvelle pour les participants, donnez-leur un bref aperçu du logiciel, en leur montrant où ils peuvent trouver certaines fonctionnalités.
Tenez compte de l’ordre du jour.
Gardez l’ordre du jour devant vous en tout temps afin d’avoir une meilleure idée de qui parle ensuite et du moment où conclure les sessions Q &A. Vous devrez également vous y référer pour effectuer une transition plus fluide. Par exemple, « D’accord, tout le monde, cela conclut les questions sur nos finances du 1er trimestre. Passons maintenant aux plans marketing pour notre prochain lancement de produit. »
Mettez-vous en sourdine si nécessaire.
Restez silencieux lorsque vous ne parlez pas et demandez aux autres de faire de même. En fonction de votre application de conférence, vous pouvez, en tant qu’hôte, mettre les personnes en sourdine comme bon vous semble.
Savoir quand entrer.
- Si vous avez une question ou un commentaire pour quelqu’un en particulier, adressez-lui toujours d’abord son nom pour qu’il sache que vous lui parlez.
- Si une idée ou une question vous vient pendant que quelqu’un présente, prenez des notes et attendez que l’orateur termine avant de retentir.
- Si les gens dépassent leur temps de parole, n’hésitez pas à interrompre lorsque leur temps est écoulé pour faire avancer la réunion.
- Chaque fois qu’un présentateur a fini de parler, remerciez-le, résumez ce qui a été dit et demandez s’il y a des questions ou des commentaires.
Donnez à chacun une chance de parler.
Certaines personnes ne se sentent pas à l’aise de parler pendant une conférence téléphonique par rapport à une réunion en personne, alors essayez d’encourager ces personnes. En même temps, vous ne voulez pas les mettre sur place ou les embarrasser.
Une fois que la conversation s’éteint à la fin d’un sujet, si vous remarquez que quelqu’un n’a pas dit un mot, vous pouvez demander: « , y a-t-il quelque chose que vous aimeriez ajouter? »S’ils disent non, passez rapidement à autre chose.
Fin de l’appel
- Tout au long de la réunion, sonnez pour donner un compte à rebours de la réunion, par exemple: « Nous avons cinq minutes pour terminer ici. »Cela garantit que les choses se déroulent selon le calendrier et que la réunion ne se déroule pas dans le temps.
- S’il reste du temps, vous pouvez ouvrir la parole pour toute remarque finale ou question.
- Avant de licencier tout le monde, résumez ce qui a été décidé et décrivez les prochaines étapes. Assurez-vous de remercier tout le monde d’être présent.
- Une fois l’appel terminé, envoyez par e-mail le procès-verbal de la réunion et les étapes à suivre aux participants.
Traitez vos problèmes de téléconférence
Oui, les téléconférences sont un défi— mais ce ne sont rien que vous ne puissiez gérer. Avec ces conseils sur la façon de diriger une conférence téléphonique, vous conquérerez facilement votre prochaine réunion.