Comment évaluer les besoins de votre entreprise Avant de choisir un Nouveau logiciel
Il est essentiel de choisir le bon outil logiciel pour vous et votre entreprise. Tu le sais. Je le sais. Votre patron de vache à lait le sait.
Il y a littéralement des centaines d’options dans chaque catégorie de produits.
Pour ceux qui nous rejoignent depuis les moteurs de recherche, cet article fait partie d’une série de huit segments destinés aux entreprises de services professionnels. Cependant, ce chapitre a été écrit pour être applicable à toutes les entreprises, car, eh bien, choisir un logiciel est une merde sérieuse.
Alors détendez-vous et asseyez-vous. Tu es arrivé tard, donc il n’y a plus de rafraîchissements, mais nous avons des bombes de connaissances qui arrivent.
Précédemment, nous l’avons déjà mentionné, mais il est impératif que l’outil que vous sélectionnez pour le problème que vous avez décrit dans votre entreprise corresponde à la résolution de ces problèmes de base.
Vous voulez savoir quels sont vos problèmes et être certain que cet outil les résoudra. Rien de plus. Rien de moins.
Acheter des logiciels plus gros pour les scénarios « juste au cas où » est la façon dont vous gaspillez des ressources et obtenez des outils trop volumineux.
Une citation pour souligner notre point
L’auteur Rudolf Melik élabore;
« La véritable mesure de l’efficacité de votre outil doit être de noter s’il réduit ou non les coûts ou si vos revenus de services augmentent par projet. Pour tirer pleinement parti de l’installation, il est probable qu’un OSP devra évaluer ses processus internes. »
Ce que dit cette citation, c’est que, d’une manière ou d’une autre, l’indice de référence ultime pour le succès de votre nouvel outil devrait être une mesure de son efficacité pour accroître la rentabilité ou réduire les coûts. C’est tout. Pas de bêtises de riff raff pour et si des situations.
La meilleure façon de déterminer si votre entreprise peut s’améliorer avec l’un ou l’autre de ces deux critères est d’évaluer vos processus et d’identifier les maillons faibles.
Voici comment.
Comment évaluer vos processus opérationnels internes
La meilleure façon de commencer est de cartographier la structure de communication de votre organisation et d’interroger les membres clés de votre équipe.
Les grandes entreprises devraient absolument le faire.
Si vous êtes une petite entreprise de moins de 10 employés, la cartographie n’est généralement pas trop compliquée, mais cela en vaut la peine.
Pour les entreprises en solo, il y a encore de la valeur à gagner des questions de cette section que vous pouvez vous poser. Donc, vous devriez aussi le faire.
Gardez cela à l’esprit lors de la cartographie de votre équipe
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Commencez avec un esprit ouvert
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En commençant une évaluation avec une hypothèse biaisée de l’endroit où vous pensez que les problèmes, vous vous fixez à percevoir les éléments comme des problèmes qui ne sont pas des problèmes. Gardez l’esprit ouvert, écoutez les employés et écoutez-vous. Parfois, le problème est quelque chose que vous n’avez même jamais imaginé.
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Commencez par interviewer votre équipe (ou vous-même si vous êtes en solo)
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Utilisez les entretiens avec les employés pour déterminer dans quelle mesure les personnes sont formées pour leur emploi. C’est la clé pour découvrir que peut-être les inefficacités ne sont pas dans vos outils, peut-être que ce sont les gens. Peut-être que c’est les deux. Les deux doivent être résolus. Les entretiens peuvent également éclairer davantage sur la façon dont vous éduquez vos employés. En tant qu’employeur, les capacités des employés sont toujours une voie à double sens.
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Questions à poser à vos employés (ou à vous-même)
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Quel est, selon vous, l’objectif numéro un de notre entreprise ?
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Quel rôle jouez-vous pour y parvenir?
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Pensez-vous être bien préparé pour cela?
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De quelles ressources avez-vous besoin de plus?
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Qu’est-ce qui vous empêche de faire votre travail?
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Comment savez-vous quand votre travail est terminé?
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Pouvez-vous décrire la dernière analyse de votre processus métier principal ?
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Qu’avez-vous fait par vous-même pour améliorer vos fonctions professionnelles normales?
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Quelles sont les exigences du client pour une commande qui passe par votre système de processus?
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Quelle est la difficulté la plus fréquente à laquelle vous faites face avec les clients?
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Quelle partie du travail souhaiteriez-vous pouvoir être effectuée par quelqu’un d’autre?
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Avec qui communiquez-vous le plus?
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Comment se passe la communication entre vous et les clients ?
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Quels sont les 20% des activités quotidiennes que vous faites qui vous stressent le plus?
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Quels sont les 20% de vos activités qui rapportent le plus ?
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Étudier Les Processus Critiques
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Sur la base de ces questions, vous trouverez probablement quelques éléments qui ressortiront. Cela vous donnera quelque chose de étroit. Ensuite, nous vous recommandons de regarder de loin et d’essayer de confirmer les problèmes que vous avez peut-être repérés.
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Pour ce faire, commencez par déterminer une étude.
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Identifiez les processus opérationnels critiques qui doivent être examinés en ventilant et en évaluant le risque perçu dans chaque problème. Évaluez-les de 1 à 5. Surveillez ceux qui courent le plus de risques.
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Déterminer la disponibilité de données continues pour ces zones à risque.
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Demandez-vous comment mesurerez-vous quelque chose d’inefficace ou non.
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Demandez-vous comment allez-vous l’observer sans introduire de biais dans le scénario.
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Y a-t-il des règles ou des paramètres spéciaux nécessaires pour examiner cela?
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Organisez une réunion d’équipe pour discuter de vos conclusions
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Que vous achetiez ou non une nouvelle solution, vous découvrirez de nombreuses informations précieuses en étudiant vos processus. Laissez mariner vos découvertes.
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Parlez avec votre équipe et discutez de ce que vous avez trouvé.
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Quels sont les problèmes?
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Comment peuvent-ils être résolus?
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Une fois que vous avez examiné vos processus, si un nouveau logiciel vous semble approprié, il est temps d’évaluer les outils disponibles.
Pour nos services professionnels, si vous souffrez comme ceux énumérés ci-dessous, un PSA pourrait être pour vous.
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Pénurie de ressources qualifiées et d’innovations technologiques
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Trop de pression pour maximiser les revenus
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Coûts élevés du projet
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Difficulté à produire des résultats plus mesurables
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Faible productivité
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augmenter la satisfaction de la clientèle
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nombre croissant de tâches administratives
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Problèmes technologiques croissants
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Trop – charges de travail non gérées
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manque de prise de décision informations
Assurez-vous de considérer les éléments non importants
L’évaluation d’une nouvelle solution logicielle ne doit pas se concentrer uniquement sur les fonctionnalités et les fonctionnalités. Cela ne donnera pas la solution la plus efficace pour une organisation; ni ne choisira uniquement sur la base du prix ou du ROI.
La solution la plus efficace dépendra de divers facteurs. Ainsi, fonder une décision sur un ou deux facteurs conduira à un résultat moins qu’optimal.
Ce qu’il faut considérer:
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Fonctionnalité: Les fonctionnalités correspondent-elles à vos plus grands besoins?
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Cohérence & intégration : L’automatisation des processus métier ne suffit pas ; tous les modules d’une nouvelle solution doivent être réglés et intégrés pour répondre aux besoins de l’organisation utilisant l’application. Méfiez-vous des outils développés par acquisition car leur solution peut être modularisée et s’intégrer mal.
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Abordabilité: Le coût est toujours une considération. Une recherche appropriée de l’industrie permettra de découvrir des considérations de coût, y compris les frais de licence, le support, le matériel, le conseil et les coûts de personnalisation.
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Facilité d’utilisation : Un système n’est aussi bon que sa facilité d’utilisation. Les utilisateurs, les gestionnaires et les cadres adopteront des applications simples et intuitives à utiliser. Les outils qui nécessitent peu ou pas de formation pour l’utilisateur moyen ont un avantage. Les solutions les plus rapides et les plus puissantes ne seront pas efficaces si elles sont trop lourdes à utiliser.
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Viabilité des fournisseurs: évaluez si les fournisseurs seront présents dans les années à venir pour s’assurer qu’ils soutiennent et développent toujours leur solution.
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Autres choses importantes à surveiller:
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Tenez compte des exigences de support informatique
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Assurez-vous que les clauses du contrat répondent à vos besoins et pas seulement aux besoins du fournisseur de logiciels
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Considérez quelles stratégies de sortie vous avez
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Sachez exactement ce que vous allez payer
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Évaluez l’entreprise qui fabrique votre outil
Considérez non seulement le produit que vous allez acheter, mais aussi les personnes avec lesquelles vous travaillerez, celles qui répondront à vos appels d’assistance et vous aideront à résoudre les problèmes de facturation.
Ceci n’est pas à oublier car les problèmes sont inévitables dans toute entreprise.
Posez des questions comme celle-ci:
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Qui est votre client normal?
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Quelles sont leurs critiques?
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À quel moment votre entreprise n’a-t-elle pas tenu ses promesses ? (cela arrive à tout le monde, ils sont bons s’ils peuvent commettre des erreurs)
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Qu’est-ce qui rend votre outil différent ?
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Dois-je acheter cet outil?
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Qui d’autre devrais-je regarder? (les bonnes entreprises sont suffisamment confiantes pour vous montrer qui d’autre est là-bas)
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Les intégrations et les personnalisations sont-elles efficaces et rentables ?
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L’entreprise fournit-elle un SDK/API ? (kit de développement logiciel / interface de programmation d’application)
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Quelles bases de données le fournisseur prend-il en charge ?
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À quels niveaux de soutien de cette équipe peut-on s’attendre?
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Avez-vous un personnel informatique interne?
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Quel est le délai moyen pour que les bogues signalés reçoivent des correctifs ou des solutions de contournement ?
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Êtes-vous sur le cloud et qui est votre fournisseur ?
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Que se passe-t-il si vos serveurs tombent en panne ? (ils diront que c’est rare, ce n’est pas une réponse à votre question)
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Quel type de sécurité est intégré au système ?
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Mes données seront-elles en sécurité ?
Chaque outil a ses propres forces et faiblesses. Il s’agit d’évaluer ce qui est le plus important pour vous lors de la mesure des coûts, des avantages, des risques, etc.
Une évaluation minutieuse de la technologie doit être effectuée avant tout investissement dans de telles applications. De nombreuses entreprises affirment que leur technologie répondra à leurs besoins à long terme; cependant, il n’y a pas de solution miracle.
Si vous avez des difficultés avec cela, tendez certainement la main, sinon passons au dernier segment de notre série.
Comment implémenter votre nouveau logiciel dans votre entreprise.
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Ceci fait partie de notre série de huit chapitres sur l’automatisation des services professionnels.
Voir la suite ci-dessous.
- Chapitre 1: Qu’est-ce que le logiciel d’automatisation des Services professionnels?
- Chapitre 2 : D’où vient le Logiciel d’automatisation des services professionnels ?
- Chapitre 3: Comment Fonctionne Le Logiciel D’Automatisation Des Services Professionnels ?
- Chapitre 4: La Liste de contrôle du Guide de l’Acheteur pour Déterminer si Vous avez Besoin du Logiciel PSA
- Chapitre 5: Comment le Logiciel d’Automatisation des Services Professionnels Changera Votre Entreprise
- Chapitre 6: Les Risques et les Avantages de l’Utilisation du Logiciel d’Automatisation des Services Professionnels
- Chapitre 7: Comment Évaluer Les Besoins de Votre Entreprise Avant De Sélectionner un Nouveau Logiciel
- Chapitre 8 : Comment Implémenter un Nouveau Logiciel Dans Votre Entreprise