Cinq Façons Faciles de Gérer Virtuellement les Finances de votre Église
Par Tim Vaughn
La pandémie de COVID-19 crée de nombreuses couches d’incertitude dans nos vies. Pour les pasteurs et les dirigeants laïcs, une partie de cette incertitude existe dans la conduite des opérations commerciales normales de la vie de l’Église. Les ordres de séjour à domicile avec annulations de réunions de culte et de réunions administratives nous laissent physiquement déconnectés de ceux qui aident normalement à faire fonctionner les finances de notre église comme sur des roulettes. La durée de la distanciation physique étant inconnue, une technologie facilement réalisable peut être utilisée pour gérer virtuellement les finances de votre église. J’ai cinq conseils qui allégeront ce fardeau. En prime, ces changements vous feront gagner du temps et vous laisseront avec des processus financiers plus efficaces dans toutes les situations, pas seulement en cas de crise.
1) Utilisez un logiciel de comptabilité en ligne
Si vos livres se trouvent sur un ordinateur du bureau de l’église, vous devez effectuer un voyage spécial pour entrer de nouvelles transactions ou accéder aux enregistrements. Et si, par exemple, la directrice du ministère de l’enfance a besoin de savoir combien il reste dans son budget? Ou, que se passe-t-il si un autre leader doit faire une distribution rapide du fonds de bienfaisance? En hébergeant vos livres dans le cloud, vous pouvez accéder à vos dossiers depuis n’importe quel endroit et donner des réponses rapides et en temps réel. La plupart des éditeurs de logiciels de comptabilité en ligne disposent d’outils que vous pouvez utiliser pour transférer certaines de vos données historiques dans la nouvelle application.
Outils recommandés: Quickbooks Online, Xero ou Aplos
2) Utilisez une application de gestion des dépenses et des remboursements par carte de crédit
En tant que pasteur administratif, je me souviens du processus fastidieux de collecte des reçus pour les transactions sur la facture mensuelle de carte de crédit de notre église. J’avais besoin du code de compte pour chaque dépense et du reçu pour une trace papier. Il existe maintenant une technologie qui élimine complètement ce processus. Les titulaires de carte téléchargent le reçu sur l’application, le font correspondre à la transaction téléchargée auprès de la société émettrice de la carte de crédit et le soumettent avec d’autres transactions sur un rapport. Le rapport est ensuite synchronisé avec votre logiciel de comptabilité. La même application peut être utilisée pour collecter les documents nécessaires aux remboursements.
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3) Passez sans papier avec Vos dossiers financiers
En éliminant simplement la trace papier des dossiers financiers, vous pourriez économiser énormément de temps et d’énergie. Si vous avez des piles de papiers sur votre bureau, poussées dans des tiroirs ou même dans une sorte de classeur, il y a de fortes chances que vous vous démeniez encore pour localiser les objets lorsque vous en avez besoin. Le téléchargement de tous vos dossiers financiers sur votre ordinateur vous permet d’accéder rapidement à des informations importantes et de les partager si nécessaire. Si le passage au numérique semble accablant, commencez par numériser un petit nombre d’éléments jusqu’à ce que vous vous sentiez plus à l’aise.
Recommandé: Application Adobe Scanner ou scanner Fujitsu
4) Gérez efficacement la paie et les ressources humaines
Chaque entreprise a besoin d’un service des ressources humaines, mais la plupart des petites organisations n’ont pas la bande passante nécessaire pour en héberger un en interne. Avec de puissants outils en ligne, vous pouvez faire tout ce qu’un département RH réel ferait. Payer votre équipe à temps avec le dépôt direct, l’intégration de nouveaux employés, la fourniture de formulaires d’impôt sur le revenu et tout le reste nécessaire pour soutenir vos employés peuvent être effectués sans effort en ligne.
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5) Rendre le processus d’approbation des vérifications moins lourd
Si vous insistez sur les paiements de factures — recevoir des paiements ou les faire — ne vous inquiétez plus. Avec le bon logiciel en ligne, vous pouvez gérer rapidement et facilement le processus d’approbation et envoyer des paiements par voie électronique. Gérez efficacement vos comptes débiteurs et payables en un seul endroit tout en l’intégrant au logiciel de comptabilité de votre choix.
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À propos de l’auteur Tim Vaughn est le propriétaire de BeMissional Finance LLC — un cabinet comptable virtuel dédié à aider les églises à répondre à leurs besoins en matière de comptabilité et de paie. Il vit à Durham, en Caroline du Nord, avec sa femme et ses trois enfants.Les liens
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Photo de bongkarn thanyakij
