ASIC

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Si une entité satisfait à la définition de  » société étrangère  » à l’article 9 de la Loi de 2001 sur les sociétés (Loi sur les sociétés) – c’est–à-dire, en général, une société enregistrée en dehors de l’Australie – elle doit être enregistrée auprès de l’ASIC pour exercer ses activités en Australie.

Si vous n’êtes pas sûr que votre entité satisfasse à la définition d’une société étrangère exerçant des activités en Australie, nous vous recommandons d’obtenir vos propres conseils. Les sociétés seules, les autorités publiques exemptées et les organismes non constitués en personne morale qui ont été constitués en dehors de l’Australie et qui ne peuvent pas détenir de biens, ou poursuivre ou être poursuivis conformément à la loi de leur lieu de création, ne sont pas des sociétés étrangères.

Cette fiche d’information (INFO 32) traite:

• comment s’enregistrer en tant que société étrangère en Australie
• obligations continues d’une société étrangère enregistrée
• documents de dépôt en tant que société néo-zélandaise.

Comment s’enregistrer en tant que société étrangère en Australie

Étape 1 – Assurez-vous que le nom que vous souhaitez enregistrer est disponible

Vous ne pouvez utiliser qu’un nom qui n’est pas identique au nom d’une société ou d’une entreprise existante en Australie. Utilisez notre recherche de disponibilité de nom de contrôle pour voir si le nom que vous souhaitez est disponible.

Certains mots et expressions ne peuvent pas être utilisés sans l’approbation d’un ministre du gouvernement australien. Les exemples incluent:

• ‘ société de construction’
• ‘confiance’
• ‘université’
• ‘chambre de commerce’.

Vous ne pouvez pas utiliser de mots qui pourraient induire les gens en erreur sur les activités de l’entité. Cela inclut les noms qui suggèrent un lien avec le gouvernement australien, la famille royale britannique ou une organisation ex-service où un tel lien n’existe pas.

Nous pouvons également refuser un nom s’il est considéré comme offensant ou suggère une activité illégale. Pour plus d’informations sur les noms de sociétés et les mots restreints, consultez la fiche d’information 71 Disponibilité des noms de sociétés (INFO 71).

Même si nous enregistrons un nom pour vous, une entreprise portant un nom similaire peut intenter une action en justice contre vous. Il est de votre responsabilité d’être au courant de tout nom similaire pouvant affecter votre nom.

Vous devez également vous assurer que votre nom n’enfreint aucune marque existante. Visitez le site Web d’IP Australia pour rechercher des marques existantes.

Réservation d’un nom d’entreprise

Si vous n’êtes pas prêt à enregistrer votre entité en tant que société étrangère en Australie mais que vous souhaitez vous assurer qu’un nom est disponible, vous pouvez demander à le réserver en déposant le formulaire 410 Demande de réservation d’un nom.

Si nous approuvons votre demande, nous réserverons le nom pour deux mois. Si vous souhaitez prolonger cette période, vous devrez demander à réserver à nouveau le nom.

Nous ne réserverons pas de nom pendant une longue période car cela empêche d’autres personnes d’utiliser le nom de manière légitime.

Étape 2 – Remplir le formulaire 402

Pour enregistrer une entité en tant que société étrangère, remplir le formulaire 402 Demande d’enregistrement en tant que société étrangère. Vous devez fournir des informations générales sur la société proposée et sur la façon dont elle sera gérée. Il y a un guide détaillé à la fin du formulaire pour vous aider à le remplir.

Si votre nom proposé n’est pas disponible, nous rejetterons votre demande et vous pourrez demander le remboursement de vos frais de demande.

Étape 3 – Inclure les pièces justificatives

Une forte proportion des demandes d’enregistrement de sociétés étrangères sont retardées ou refusées parce qu’elles ne contiennent pas les documents corrects. Vous devez vous assurer que toutes vos pièces justificatives répondent aux exigences.

Si un document de dépôt n’est pas en anglais, vous devez fournir une traduction raisonnable en anglais.

Lorsque vous déposez le formulaire 402, vous devez également inclure:

• une copie certifiée conforme à jour du certificat de constitution ou d’enregistrement de l’entité
• une copie certifiée conforme à jour de la constitution de l’entité
• un mémorandum de nomination de l’agent local ou une procuration en faveur de l’agent local
• un mémorandum indiquant les pouvoirs de certains administrateurs.

1. Une copie certifiée conforme à jour du certificat de constitution ou d’enregistrement de l’entité

Le certificat (ou un document similaire) doit avoir été délivré par l’autorité dirigeante du lieu de constitution qui exerce des fonctions similaires à ASIC (« équivalent ASIC »). La copie doit:

• être certifié comme copie conforme par l’équivalent ASIC
• être daté au plus tard trois mois avant sa réception par nous, sauf si nous autorisons un délai plus long.

Si une copie certifiée conforme d’un certificat de constitution ou d’enregistrement ne peut être obtenue, nous accepterons également une copie certifiée conforme (conformément aux exigences ci-dessus) de:

• un certificat de bonne réputation
• un certificat de statut
• un certificat d’existence légale, ou
• un certificat de statut actuel.

2. Une copie certifiée conforme à jour de la constitution de l’entité

La copie de la constitution doit inclure tous les amendements qui ont affecté la constitution à la date à laquelle elle est reçue par l’ASIC. La copie doit être certifiée conforme au plus tard trois mois avant son dépôt auprès de l’ASIC par:

• l’équivalent ASIC
• un notaire public, ou
• un affidavit dûment témoigné qui est assermenté conformément aux exigences légales de la juridiction où il est fait. Si l’affidavit est assermenté en Australie, il doit être fait par un directeur ou un secrétaire de l’entité.

Si l’entité n’a pas de constitution ou est liée par d’autres moyens de gouvernance, vous devez fournir une déclaration écrite à cet effet et, si possible, décrire la législation qui régit l’administration de l’entité. Cette déclaration doit être signée par un titulaire du bureau de l’entité et avoir une signature originale.

3. Un acte de nomination de l’agent local ou une procuration en faveur de l’agent local

Le formulaire 418 Acte de nomination de l’agent local peut être utilisé à cette fin. Le mémorandum ou la procuration doit être signé par l’entité ou pour son compte. Il doit indiquer le nom, l’adresse et la date de rendez-vous de l’agent local qui est:

• une personne physique ou une société australienne
• résidant en Australie
• autorisée à accepter, au nom de la société étrangère, la signification et les notifications.

Si le mémoire ou la procuration, y compris le formulaire 418, est déposé par un tiers au nom de la société étrangère proposée, il doit également fournir une copie du document qui les autorise.

Pour vérifier le document d’autorisation, vous devez déposer le formulaire 403 Vérification de la copie du document d’autorisation pour le compte d’une société étrangère, exécution d’un document désignant un agent local.

4. Un mémorandum indiquant les pouvoirs de certains administrateurs

Si la liste des administrateurs figurant sur le formulaire 402 comprend des administrateurs résidant en Australie et des membres d’un conseil d’administration local, vous devez déposer un mémorandum décrivant leurs pouvoirs.

Étape 4 – Déposer le formulaire 402 avec les frais et les pièces justificatives

Le formulaire 402 doit être signé par un administrateur ou un secrétaire de la société étrangère proposée, ou l’agent local de la société étrangère proposée.

Le formulaire 402 doit être déposé avec la taxe applicable. Pour connaître le montant exact des taxes, voir la fiche d’information 30 Taxes pour les documents déposés couramment (INFO 30).

Envoyer le formulaire 402 rempli et les pièces justificatives à:

Australian Securities and Investments Commission
PO Box 4000
Gippsland Mail Centre VIC 3841

Une fois votre demande traitée et approuvée, nous vous enverrons un certificat d’enregistrement et votre numéro d’organisme enregistré australien (ARBN).

Obligations permanentes d’une société étrangère enregistrée

Une fois enregistrée, une société étrangère a des obligations permanentes.

Si votre société étrangère exploite un fonds de passeport étranger notifié, elle aura des obligations continues envers le fonds, y compris des responsabilités de déclaration à l’ASIC. Pour en savoir plus, consultez le Guide réglementaire 138 Fonds de passeport étranger (RG 138).

Maintenir un siège social

Vous devez maintenir un siège social en Australie qui est ouvert tous les jours ouvrables d’au moins 10 h à 12 h et de 14 h à 16 h. C’est à moins que vous n’informiez ASIC d’autres heures de siège social.

Un représentant de votre société doit être présent au siège social chaque fois qu’il est ouvert.

Afficher le nom de votre société

Vous devez afficher le nom de la société à l’extérieur de chaque bureau et de chaque établissement ouvert au public.

Sauf si votre entreprise est une banque ou un autre établissement de dépôt agréé, elle doit également afficher:

• lieu d’origine
• à son siège social, la mention « siège social »
• notification de la responsabilité limitée de ses membres (si le nom de la société ne se termine pas par « Limited » ou « Ltd »).

Affichez correctement votre ARBN

Vous devez afficher le nom et l’ARBN de votre entreprise sur tous les documents publics. Cela inclut les instruments négociables publiés ou signés dans la juridiction.

Si votre société est un opérateur de fonds de passeport étranger notifié, vous devez également inclure le Numéro d’enregistrement du Fonds de passeport étranger notifié (NFPFRN) pour le fonds et tout autre numéro unique attribué au fonds par l’ASIC.

Si vous déposez un formulaire papier et des pièces jointes, vous devez également satisfaire aux exigences relatives au format et à la qualité du papier, à la couleur du texte et aux marges. En savoir plus sur les formulaires papier d’hébergement.

À moins que la société ne soit une banque ou un autre établissement de dépôt, tout document et instrument public doit également comprendre ::

• son lieu d’origine
• avis de la responsabilité limitée de ses membres le cas échéant (si le nom de la société ne se termine pas par « Limited  » ou  » Ltd »).

Certaines abréviations sont autorisées. Ceux-ci incluent:

• pour l’Australien – ‘Aust.’
• pour enregistré -‘Regd.’
• pour le nombre – ‘Non.’
• pour le Numéro d’Organisme Enregistré en Australie – ‘ARBN’ ou ‘A.R.B.N.’
• pour le Numéro d’Enregistrement du Fonds de Passeport Étranger Notifié – ‘NFPFRN’ ou ‘N.F.P.F.R.N.’

Utiliser un agent local

Une société étrangère enregistrée doit toujours avoir un agent local. L’agent local d’une société étrangère enregistrée:

• est responsable de toutes les obligations que la société doit respecter
• peut être responsable de toute violation ou pénalité.

Si votre agent local cesse d’agir en tant qu’agent, vous devez en nommer un autre. Un agent local peut être désigné par:

• un mémorandum de nomination (le formulaire 418 peut être utilisé à cette fin) ou une procuration dûment signée par ou pour le compte de la société étrangère
• Formulaire 404 Notification de changement de mandataire d’une société étrangère pour nommer le nouveau mandataire.

Si le formulaire 418 est signé par un tiers pour le compte de la société étrangère, vous devez également déposer le formulaire 403, accompagné d’une copie du document qui autorise le tiers. Une entreprise étrangère peut avoir plusieurs agents locaux en même temps.

Établir un registre des succursales des membres

Une société étrangère enregistrée au capital social peut avoir besoin d’établir un registre des succursales des membres en Australie.

Si un membre résident australien vous demande d’inscrire ses actions dans un registre de succursale, vous devez les enregistrer ou établir un registre de succursale dans le mois suivant la demande. Vous ne pouvez pas interrompre le registre de la succursale sans le consentement du membre.

Si un membre vous demande par écrit d’inscrire ses actions dans un autre registre, vous devez retirer ses actions du registre de la succursale et les inscrire au registre demandé par le membre.

Déposer des documents auprès de l’ASIC

Rapport annuel

Une société étrangère enregistrée doit déposer un rapport annuel au moins une fois par année civile et dans le mois suivant la date de l’assemblée générale annuelle (AGA). Si le lieu de constitution de la société ne l’oblige pas à tenir une AGA, nous vous suggérons de déposer le rapport annuel au même moment chaque année civile.

Vous devez utiliser le formulaire 406 Rapport annuel d’une société étrangère pour déposer le rapport annuel de votre société. Le formulaire doit être accompagné des frais requis: voir INFO 30.

États financiers

Les sociétés étrangères enregistrées doivent déposer des états financiers auprès de l’ASIC au moins une fois par année civile. Le délai entre les états financiers ne peut pas dépasser 15 mois.

Les états financiers sont constitués de:

• une copie du bilan, du compte de résultat et du tableau des flux de trésorerie de la société (tous jusqu’à la fin du dernier exercice)
• Formulaire 405 pour vérifier les états financiers d’une société étrangère
• tout autre document requis par la loi sur le lieu de constitution de la société.

Une société étrangère qui exploite un fonds de passeport étranger notifié doit déposer une copie du rapport financier de ce fonds pour l’année, préparé conformément aux exigences en matière d’information financière de l’économie d’origine, ainsi qu’une copie du rapport de chaque vérificateur qui se rapporte au rapport financier.

Une société étrangère qui détient une licence de services financiers australiens (AFS) et qui s’appuie sur l’instrument 2016/186 des sociétés ASIC (Licenciés étrangers et ADIS) est exemptée de l’obligation de déposer le formulaire FS70 Compte de résultat et bilan du titulaire de licence de services financiers australiens et le formulaire FS71 Rapport de l’auditeur pour le titulaire de licence AFS tant que la société étrangère titulaire de licence AFS dépose le formulaire 405 avec ses états financiers et un rapport de l’auditeur.

Une société étrangère qui se fie à un allégement fourni en vertu du Règlement sur les sociétés sous contrôle étranger (Rapports sur les sociétés sous contrôle étranger) 2017/204 n’a pas à déposer d’états financiers auprès de l’ASIC. Au lieu de cela, l’entreprise doit déposer le formulaire 406.

Des frais de retard s’appliquent si les documents sont déposés en dehors de la période de dépôt.

Mise à jour de vos coordonnées

Si des informations concernant votre entreprise, ses administrateurs ou l’agent local changent, vous devez nous en informer.

Le tableau 1 énumère les modifications que vous pouvez apporter et les documents que vous devez déposer. À l’exception des notifications concernant un changement d’agent local ou d’heures de siège social, vous pouvez également nous informer de ces changements en utilisant le formulaire 406.

Tableau 1: Formulaires à utiliser pour notifier les changements à l’ASIC

Changement	Formulaire
L’entreprise nomme un agent local	Formulaire 403, Formulaire 404 et Formulaire 418
La société change de nom, de constitution ou de pouvoirs d’administrateurs australiens résidents	Formulaire 409 Notification de modification des coordonnées d’une société étrangère ou d’un organisme australien enregistré
La société change ses heures de siège social (en Australie) ou adresse (en Australie ou lieu de constitution)	Formulaire 489 Notification de changement de siège ou d’heures de bureau d’un organisme enregistré
Modification des détails des administrateurs, y compris les nominations	Formulaire 490 Avis de changement aux administrateurs d’un organisme enregistré
Modification de l’agent local ou de ses coordonnées	Formulaire 404
La société établit un registre de succursale en Australie, modifie l’emplacement de ce registre ou cesse le registre	Formulaire 408 Notification relative au registre d’une société étrangère enregistrée en vertu de la section 601CM
La société cesse ses activités en Australie, est liquidée ou radiée	Formulaire 407 Notification de cessation, de liquidation ou de dissolution d’une société étrangère ou d’un organisme australien enregistré

Documents de dépôt en tant que société néo-zélandaise

Les sociétés néo-zélandaises enregistrées en tant que sociétés étrangères en Australie n’ont pas à déposer certaines document.

Pour plus d’informations, voir lodging documents en tant que société néo-zélandaise.

Où puis-je obtenir plus d’informations ?

• RG 138 Fonds de passeport étranger
• Contactez-nous en ligne ou appelez le 1300 300 630 (en Australie) ou +61 3 5177 5407 (en dehors de l’Australie).

Avis important

Veuillez noter que cette fiche d’information est un résumé vous donnant des informations de base sur un sujet particulier. Il ne couvre pas l’ensemble de la loi pertinente sur ce sujet et ne se substitue pas à des conseils professionnels.

Il convient également de noter que, cette fiche d’information évitant le langage juridique dans la mesure du possible, elle peut inclure quelques généralisations sur l’application de la loi. Certaines dispositions de la loi mentionnées comportent des exceptions ou des qualifications importantes. Dans la plupart des cas, votre situation particulière doit être prise en compte pour déterminer comment la loi s’applique à vous.

Il s’agit de la fiche d’information 32 (INFO 32), publiée en juillet 2018. Les fiches d’information fournissent des conseils concis sur un processus spécifique ou un problème de conformité ou un aperçu des conseils détaillés.