8 Éléments Clés d’une Planification réussie d’un Salon Professionnel

Mai 9, 2017

Un objectif sans plan n’est qu’un souhait. ~ Écrivain français, Antoine de Saint-Exupéry

Les salons sont une belle chose. Où d’autre les exposants peuvent-ils rencontrer des centaines de prospects désireux de trouver des solutions sous un même toit en quelques jours seulement?! Peu d’endroits, c’est pourquoi les salons professionnels continuent d’être une partie importante du mix marketing d’une entreprise. Des recherches ont montré que 63% des exposants ont indiqué que leurs organisations jugeaient les salons professionnels « extrêmement » ou « très précieux ». Et pas étonnant – les salons commerciaux stimulent les achats! En supposant que le produit ou le service promu intéressait les participants, 98% sont plus susceptibles d’acheter après avoir assisté à un événement en face à face. (Source: GES Events) Sans une attention et une planification minutieuses, votre participation au salon pourrait être un gros hamburger. Pour que vos rêves de salon deviennent plus que de simples souhaits, rien ne remplace la planification.

1. Déterminez vos buts et objectifs.

Les buts et objectifs sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ce n’est pas la même chose. Les deux sont un moyen d’aller de l’avant, mais un objectif pourrait être décrit comme la Vue d’ensemble, tandis que les objectifs sont un Plan d’attaque. Les 3 principaux objectifs des exposants lors des salons professionnels sont la notoriété de la marque, la génération de leads et l’établissement de relations. (Source: Skyline expose des études de marché.) Peut-être que vos objectifs englobent les trois. Mais quels que soient vos objectifs d’exposition, une fois que vous les avez déterminés, vous pouvez vous fixer des objectifs pour les atteindre au mieux. Cela s’avérera important car vous voudrez construire la conception de votre exposition et le marketing de vos événements autour de ces buts et objectifs.

2. Choisissez le bon spectacle.

Il y a des milliers de salons professionnels organisés chaque année aux États-Unis seulement, donc la tâche de choisir ceux qui vous rapporteront le mieux peut être intimidante. Commencez par faire des recherches sur tous les grands spectacles de votre industrie, mais n’oubliez pas les plus petits spectacles ciblés, qui peuvent offrir le plus grand avantage pour votre investissement en temps et en argent. Déterminez quels spectacles vos meilleurs clients assistent ou où vos concurrents exposent. Les ressources de l’industrie telles que le Trade Show News Network (TSNN) ont des listes annuelles, telles que les 250 meilleurs salons professionnels américains. Inscrivez-vous tôt pour économiser de l’argent et obtenir le meilleur emplacement de stand avec le trafic attendu le plus élevé.

3. Créez un budget.

Une fois que vous savez à quel spectacle vous allez et quels sont vos objectifs, établissez un budget. Sans budget, les coûts peuvent rapidement devenir incontrôlables et défaire vos meilleurs plans. Quel est le coût de la location de votre espace, de l’affichage de votre salon, de l’expédition, de tous les aspects de la dotation en personnel, des dépenses promotionnelles, de la récupération et du suivi des prospects et des services au salon? De nombreux exposants débutants et même des pros chevronnés font l’erreur de ne pas planifier tous les petits détails et variables d’un salon professionnel.

 Budget du salon

Ventilation typique du budget du salon.

4. Concevez votre exposition en fonction de vos objectifs.

Votre stand doit refléter vos buts et objectifs. Par exemple, si l’un de vos principaux objectifs d’exposition est d’accroître la notoriété de la marque, votre objectif peut être de transmettre votre message aux masses en créant une présentation en cabine. Par conséquent, votre stand doit accueillir la présentation avec une scène et de nombreux sièges. Ou peut-être voulez-vous plusieurs petites zones pour démontrer vos produits ou technologies. Nous avons vu des exposants oublier d’intégrer de l’espace pour une présentation ou des démonstrations et se démener pour ajouter quelque chose plus tard qui ne circule pas ou ne s’intègre pas correctement dans l’exposition. Si votre objectif est d’augmenter les prospects, vous aurez peut-être besoin de stations ou de kiosques de prospects. La relation est-elle votre objectif de choix? La conception de votre stand pourrait inclure un salon confortable et une zone de rafraîchissement et de nombreux espaces de réunion. Un bon consultant et une maison d’exposition s’assureront que la conception de votre stand facilite vos objectifs.

Stand construit autour de la présentation principale.

5. Choisissez le bon personnel et formez-le bien.

Malgré la conception du stand, les graphismes sophistiqués et la technologie numérique, les qualités personnelles et le comportement du personnel de votre exposition influencent les visiteurs plus que tout autre facteur. Surtout, choisissez du personnel d’exposition qui veut être là et qui reconnaît les opportunités uniques aux salons professionnels. Quelle image durable les visiteurs retiendront-ils de votre entreprise? Le personnel était-il attentionné, amical, serviable et compétent? Ils ont écouté? La formation en cabine est souvent négligée. Créez un document de dotation avant le salon et réservez du temps pour former votre personnel sur les buts et objectifs, les stratégies et les activités du stand, l’étiquette et les attentes du stand, les méthodes de récupération des leads et les points de discussion ciblés. Votre personnel de salon est le visage de l’entreprise. Les gens remarquent et c’est important.

Formation du personnel au Salon International des Constructeurs

6. Favorisez votre présence.

À quoi servent vos plans de grand salon commercial si personne ne sait que vous êtes là? Le Center for Exhibition Research (CEIR) estime que 75% des participants au salon connaissent déjà les stands qu’ils souhaitent visiter avant d’y arriver. Diffusez votre message sur les réseaux sociaux, créez une page de destination, envisagez une campagne par e-mail, travaillez au téléphone ou organisez une conférence de presse pour anticiper la présence de votre exposition.

 Promotion du salon. Planification de salons professionnels.

Conférence de presse Ford la veille de la NTEA.

7. Attirer et engager.

Après toute votre planification, votre temps et votre argent dépensés, la dernière chose que vous voulez est un stand vide. Vous n’avez que quelques secondes pour attirer l’attention des participants. Offrez une expérience immersive ou attirez leur attention par le mouvement et l’action, tels que:

  • Médias interactifs
  • Une présentation en kiosque
  • Démos de produits
  • Un jeu ou un concours
  • Une roue de prix
  • Visites guidées des stands
  • Infotainers (c’est-à-dire des magiciens)
  • Stations de recharge
  • Un salon de rafraîchissement

Voici le gain, après avoir donné aux gens une raison d’entrer dans votre stand, vous avez maintenant une exposition pleine d’acheteurs potentiels. Assurez-vous que votre personnel est formé et prêt à capturer des prospects et à profiter de l’opportunité.

Des activités ludiques pour attirer les visiteurs de stand

8. Suivi

Il existe plusieurs façons de capturer des prospects sur le salon. Votre stratégie de suivi doit être planifiée bien avant le début du salon afin que vous soyez prêt à atteindre des prospects pendant que le salon est encore frais dans leur esprit. Encore plus important, 30 à 50% des ventes réalisées à partir de salons professionnels vont au fournisseur qui répond en premier! (Source: InsideSales.com via le magazine Exposant) Rappelez-vous, les prospects sont sensibles au temps! La conversion des prospects en ventes est l’un des déterminants du retour sur investissement. Plus ils sont assis longtemps, plus ils deviennent stalers. Une bonne règle de base est de suivre avec des pistes chaudes entre 24 et 48 du spectacle. Envoyez à tous les autres un rappel par e-mail de suivi et remerciez-les d’avoir visité votre stand.

Conclusion

Exposer à un salon est une excellente opportunité pour les entreprises de rencontrer de nouveaux prospects, de renforcer les relations avec les clients existants, de lancer de nouveaux produits, d’accroître la notoriété de la marque et de capturer et qualifier des prospects. Le succès de votre exposition sera directement lié à la planification et à la préparation du salon.

Si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d’échouer. ~ Jean-François

C.C. Carr, Directeur du salon commercial sur place

Nous aimerions vous consulter sur tous les aspects de vos rêves d’exposition ou de vos projets d’événement virtuel pour créer une expérience mémorable pour les participants qui mène à une plus grande notoriété de la marque et à des ventes. Nous sommes impatients de vous entendre!

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