7 Stratégies Pour améliorer l’efficacité de l’admission des patients
Il est typique que les fournisseurs de soins de santé connaissent des processus d’admission des patients lents — il peut y avoir des quantités infinies de paperasse et de longs temps d’attente, ainsi que des procédures de dépôt obligatoires, ce qui peut retarder la rapidité avec laquelle vos patients reçoivent des soins.
Cependant, en tant que fournisseur de soins de santé, il est crucial d’améliorer l’efficacité de l’admission des patients, car les inefficacités peuvent détourner des ressources et refuser un traitement médical à ceux qui en ont le plus besoin. Pour éviter de mauvais résultats, il est important de comprendre non seulement comment assurer la conformité HIPAA pour vos coordonnateurs de patients admis, mais aussi comment dépanner les solutions possibles qui amélioreront davantage vos traitements de santé et vos opérations quotidiennes.
Dans ce guide, nous décrirons sept stratégies clés pour améliorer l’efficacité de l’admission des patients afin d’améliorer la qualité de vos soins, ainsi que les nombreux avantages d’une efficacité accrue. De la compréhension du processus d’admission des patients à l’apprentissage de différentes façons de résoudre les inefficacités, nous avons ce qu’il vous faut!
Comprendre les processus d’admission des patients
Tout d’abord, examinons exactement ce qu’est le processus d’admission des patients, comme vous vous demandez peut-être: « que fait un coordonnateur des soins aux patients? »
La prise en charge des patients est le processus dans lequel un fournisseur de soins de santé recueille des données sur les patients pour avoir un regard complet et holistique sur chaque patient avant de lui prodiguer des soins. En règle générale, une infirmière, une réceptionniste ou un service de répondeur médical recueillera:
- Informations d’assurance
- Identification
- Informations de paiement
- Antécédents médicaux
Ces informations sont ensuite classées à l’aide d’un système de classement papier ou d’archives à l’ancienne, selon la technologie utilisée au sein du bureau. À partir de là, le fournisseur de soins de santé peut accéder aux documents lors des rendez-vous ou les transférer à d’autres fournisseurs de soins de santé ou spécialistes, si nécessaire.
Heureusement, avec les avancées technologiques mondiales, la marge d’amélioration de l’efficacité de l’admission des patients est vaste. L’amélioration des stratégies d’admission des patients peut libérer du temps pour les patients et les fournisseurs de soins de santé, ce qui permet aux fournisseurs de passer leur temps à faire ce qui compte: diagnostiquer et traiter leurs patients.
Donc, si vous vous demandez comment améliorer l’efficacité de l’admission des patients, nous sommes là pour vous. Creusons.
#1: Passez sans papier avec une base de données numérique
La transition des formulaires papier aux formulaires en ligne peut aider votre établissement de santé à fonctionner plus facilement et peut accroître l’accessibilité pour les patients qui ne peuvent pas se rendre au bureau.
Il est optimal de fournir à chacun de vos employés et patients une base de données en ligne pour accéder aux antécédents médicaux et aux formulaires en ligne qui peuvent être nécessaires pour une procédure ou un rendez-vous particulier. Voici pourquoi:
- Augmentez la sécurité – Lorsque vous numérisez vos documents, il est beaucoup plus difficile pour les documents d’être perdus, volés ou détruits par une inondation ou un incendie. Il garde également tout en un seul endroit, facilement accessible par les fournisseurs et les patients.
- Plus de facilité – Lorsque vos documents sont numériques, il est beaucoup plus facile pour vos employés de les localiser rapidement. Il est également plus facile de compiler plusieurs formulaires et de garder une trace des fichiers, ainsi que de les ajouter au fil du temps.
- Économisez de l’argent – Aller sans papier vous fera économiser de l’argent car vous n’aurez pas à acheter presque autant de papier pour votre bureau et vous pourrez économiser sur l’encre d’imprimante coûteuse. Cela peut également aider votre bureau à réduire les déchets.
- Détecter les erreurs ou les informations manquantes – S’il y a des erreurs ou des éléments manquants sur les formulaires d’un patient, l’ordinateur peut les détecter. Il se prête également à être vérifié par plusieurs yeux, ce qui signifie que si quelque chose ne va pas, il y a de fortes chances qu’il soit attrapé.
Lorsque les patients ont la possibilité de faire leurs documents numériquement, cela peut améliorer l’efficacité de l’admission d’un hôpital de manière exponentielle. Les informations sont envoyées et stockées directement dans le système ou la base de données du bureau, ce qui permet aux fournisseurs de soins de santé d’examiner et de suivre facilement les informations.
#2: Fournir les documents à l’avance
Le passage au numérique offre également l’avantage supplémentaire de pouvoir fournir les documents à vos patients avant leur rendez-vous prévu avec des formulaires électroniques et des signatures électroniques. C’est un moyen crucial de réduire le temps d’attente des patients et de rendre l’ensemble du processus plus fluide et efficace:
- Réduisez le temps passé dans la salle d’attente – Au lieu d’avoir des patients assis dans la salle d’attente pour remplir une pile de formulaires, les travailleurs de la santé peuvent fournir les formulaires à l’avance afin que les patients puissent remplir les formulaires à leur temps, dans le confort de leur domicile. Lorsque les patients arrivent au bureau, ils peuvent rapidement s’enregistrer et commencer leur rendez-vous sans les tracas supplémentaires de remplir des formulaires.
- Vérifiez les informations manquantes – Si les patients manquent de formulaires ou oublient d’ajouter leur carte d’assurance ou de fournir leur pièce d’identité, ils peuvent simplement ajouter les informations numériquement lorsque cela leur convient, plutôt que de se présenter à un rendez-vous sans les informations requises et de devoir reporter le rendez-vous.
La plupart des gens n’aiment pas remplir de paperasse, surtout s’ils sont soumis à un stress ou à une contrainte de temps. Donner à vos patients la paperasse avant le rendez-vous, avec suffisamment de temps pour le compléter, peut augmenter considérablement leur satisfaction et améliorer également votre processus d’admission en cabinet.
#3: Rendre votre système convivial
Le passage au numérique n’est bénéfique que si vous utilisez un système facile à naviguer et convivial.
Lorsque vous décidez d’un système numérique, une bonne règle empirique consiste à réfléchir à la façon dont vos patients les plus âgés réagiront au nouveau système. Recherchez une base de données avec de grandes polices et des onglets et des boutons clairement placés pour éviter toute confusion.
Bien sûr, vous devriez toujours avoir un professionnel sur place pour répondre à toutes les questions que les patients peuvent avoir sur la navigation dans le système.
Voici quelques choses à vous poser lorsque vous essayez de déterminer si vos systèmes sont conviviaux:
- Est-ce un système qui fonctionnera sur la plupart des téléphones, tablettes et ordinateurs?
- Est-il facile d’accès? Ou oblige-t-il les utilisateurs à télécharger des applications et des logiciels supplémentaires?
- Y a-t-il des problèmes notables qui peuvent dérouter ou préoccuper les patients?
Heureusement, le passage au numérique signifie que vos systèmes peuvent être mis à jour et améliorés si vous disposez de la bonne technologie. Cela signifie que si quelque chose ne fonctionne pas parfaitement, vous pouvez pivoter, réajuster et réinitialiser le système pour réussir.
#4: Gardez les formulaires Aussi Concis que Possible
Lorsque vous opérez dans le secteur de la santé, il est important que les informations de vos patients soient inclusives, pertinentes et précises pour offrir à vos patients les meilleurs soins possibles. En tant que tel, les formulaires désordonnés ou longs peuvent dérouter les patients ou les empêcher de les remplir avec précision.
Pour atténuer les inexactitudes et fournir des soins complets, assurez-vous que vos formulaires sont concis avec les éléments suivants:
- Évitez de poser les mêmes questions deux fois
- Utilisez la même police et la même taille uniformément dans tout le document
- Veillez à utiliser un langage simple et facile à lire
#5: Automatisez les tâches fastidieuses Mais nécessaires
Si vous avez des procédures spécifiques que votre personnel doit suivre, comme remplir une liste de contrôle pour le nettoyage des salles d’examen, vous pouvez donner plus de temps à vos infirmières pour faire leur travail en créant une liste de contrôle numérique et automatisée qui peut facilement être remplie sur un ordinateur ou une tablette après chaque rendez-vous.
La plupart des fournisseurs de soins de santé fournissent des comprimés à leur personnel qu’ils peuvent transporter dans chaque chambre et cocher chaque article au fur et à mesure qu’il est terminé. Lorsque la liste de contrôle est mise à jour, le système indique que la pièce a été nettoyée et qu’elle est prête pour le prochain patient, ce qui réduit les temps d’attente des patients et améliore la communication interne au bureau.
Des listes de contrôle ou des formulaires automatisés peuvent également être utilisés pour toute procédure interne d’ouverture, de fermeture ou de planification que votre bureau peut mettre en œuvre. Plus vos processus sont rationalisés, plus vous pouvez parler rapidement aux patients et administrer des soins de haute qualité.
#6: Envoyez des appels automatisés, des Courriels et des Rappels textuels à vos patients
Il est courant pour les fournisseurs de soins de santé d’appeler les patients pour confirmer les rendez-vous. Bien que les appels téléphoniques en personne puissent être utiles pour répondre aux questions des patients, cela prend également du temps pour le personnel hospitalier et les éloigne des soins aux patients.
Heureusement, les rappels de rendez-vous peuvent désormais être automatisés par téléphone, SMS ou e-mail, offrant de nombreux avantages, tels que:
- Libérez votre personnel – L’élimination de tâches chronophages comme celles-ci donnera à votre personnel plus de temps pour se concentrer sur des tâches cruciales et urgentes auxquelles il doit s’occuper, telles que les soins aux patients.
- Moins de non-présentation – Bien que cela n’ait pas besoin d’être fait en personne, il est toujours une bonne pratique de rappeler aux patients leurs rendez-vous en utilisant des services de courrier électronique, d’appel ou de textos pour éviter les rendez-vous manqués ou en retard. Certains rappels automatisés donnent également aux patients la possibilité d’ajouter le rendez-vous à leur calendrier, afin qu’ils soient sûrs de se présenter à temps.
#7: Formez Efficacement Votre Personnel À La Technologie (et Rendez-Le Heureux !)
Un système d’exploitation ne sera aussi bon que la personne qui l’exploite. Si vous passez par le processus de numérisation de chacun de vos processus de bureau, prenez également le temps de former correctement votre personnel sur le fonctionnement exact de chacun des nouveaux systèmes et sur la façon dont vous souhaitez que certaines tâches soient effectuées.
Plus votre personnel sait comment résoudre les problèmes, moins il rencontrera de problèmes avec les communications et les opérations internes au personnel et aux patients. En tant que tel, votre personnel devrait être extrêmement compétent pour aider les patients à comprendre comment travailler les systèmes et à remplir les documents en suspens en temps opportun.
En plus de former votre personnel, vous pouvez également organiser des réunions mensuelles au cours desquelles vous évaluez le niveau de satisfaction de votre personnel concernant les opérations actuelles de votre bureau. Un personnel heureux est un personnel efficace, et leur montrer que vous vous souciez de leur bien-être peut améliorer la qualité et l’efficacité opérationnelle de votre lieu de travail.
Comment Nexa peut vous aider à améliorer l’efficacité de l’admission des patients
La numérisation de votre lieu de travail est le moyen le plus efficace d’améliorer l’efficacité de l’admission des patients dans votre système.
C’est là que Nexa intervient. Les experts de Nexa peuvent aider à améliorer le processus d’admission des patients et à maximiser chaque opportunité commerciale. Plus précisément, Nexa est votre réceptionniste virtuelle — nos services peuvent gérer vos appels, SMS, e-mails, ventes et besoins de planification.
Laissez-nous toutes vos opérations administratives et libérez votre personnel, afin qu’il puisse faire ce qu’il fait de mieux : prendre soin des besoins de votre patient. De plus, nous offrons un service 24/7 afin que vos patients aient accès à vous 24 heures sur 24.
Sources:
Phréésie. Qu’Est-Ce Que L’Admission Des Patients? https://www.phreesia.com/2019/11/04/blog-what-is-patient-intake/
Intakeq. 4 Étapes pour Rationaliser Tout processus de Soins de Santé. https://blog.intakeq.com/4-steps-to-streamline-any-healthcare-process/
Accessfm. Processus d’admission des Patients: 4 Façons d’améliorer la satisfaction des patients. https://www.accessefm.com/blog/patient-intake-process-4-ways-to-improve-patient-satisfaction