5 Conseils importants Pour Planifier un Événement en plein air
Avec l’été qui approche à grands pas, de plus en plus d’événements en plein air sont organisés en plein air. Et pourquoi ne le feriez-vous pas? Surtout si vous vivez dans des régions froides ou au Canada, le beau temps chaud n’arrive que quelques mois par an. Autant en profiter tant qu’il est là!
Le plein air peut créer des opportunités uniques et les grands parcs ou salles de conférence offrent souvent un espace pour les grillades et les sports organisés. Mieux encore, le beau temps dynamise les gens. Cela dit, les événements en plein air présentent un tout nouvel ensemble de défis, de complications et de problèmes logistiques.
Voici quelques facteurs importants à prendre en compte si vous organisez un événement extérieur :
1. Assurez-vous que votre événement fonctionnera dans un cadre extérieur
Tous les événements ne fonctionneront pas à l’extérieur. Si vous organisez une conférence sur la technologie ou l’ingénierie, par exemple, vous feriez probablement mieux de réserver un centre de congrès. Avant de vous engager à organiser un événement à l’extérieur, considérez la fonction de base et les principaux objectifs de votre événement. Si même un ou deux de vos objectifs ne peuvent pas être atteints, ne sortez pas.
2. Assurez-vous qu’il y a un lieu approprié (et obtenez les permis appropriés)
Une fois que vous êtes certain que votre événement peut réellement être organisé à l’extérieur, vous voudrez ensuite trouver un lieu approprié. Il devrait y avoir beaucoup de parcs et de salles de concert en plein air dans votre ville que vous pouvez utiliser. Exactement comme vous le feriez avec une installation intérieure, travaillez avec la gestion du site et comprenez la capacité, les équipements et les activités que chaque installation extérieure peut gérer correctement.
Une fois que vous avez choisi votre lieu, partez pour acquérir les permis appropriés. Ne pas le faire est un moyen infaillible de fermer votre événement.
3. Faites attention à la météo – et ayez un plan de sauvegarde
Puisque votre événement se déroule à l’extérieur, il est absolument essentiel de planifier les intempéries et de surveiller les bulletins météorologiques à l’approche du jour de l’événement.
Déterminez bien à l’avance votre stratégie « jour de pluie »: pouvez-vous facilement déplacer votre événement à l’intérieur, les pavillons portables fourniront-ils une couverture suffisante, installerez-vous des tentes sous la pluie ou le beau temps, reporterez-vous ou annulerez-vous votre événement? Les réponses à ces questions guideront de nombreuses autres décisions de planification.
Connaître vos engagements en matière de coûts, vos options d’assurance et les détails de votre contrat dans le cas où les intempéries entraîneraient une annulation ou des dommages; cela concerne la location d’équipements et de lieux, les services de restauration, la sécurité, etc.
4. N’oubliez pas votre équipement
Ce n’est pas parce que vous courez à l’extérieur que vous n’aurez pas nécessairement besoin d’équipement. Courir à l’extérieur rend les choses un peu plus compliquées, mais il est probable que vous ayez toujours besoin d’éclairage, de systèmes audio, d’autres appareils électroniques et peut-être même d’un accès Wi-Fi. Votre site peut avoir un générateur portable ou vous pouvez investir dans un.
Astuce: les rallonges, le ruban canard et les cordons synchrones sont les meilleurs amis des planificateurs d’événements en plein air; gardez les chemins à l’esprit lors de la pose des fils et faites attention aux centrales électriques.
5. Gardez vos invités à l’aise
Parfois, vous pouvez organiser un événement en plein air dans un établissement spécialement conçu pour une telle occasion. Si oui, c’est génial! L’une des parties les plus difficiles de votre travail est prise en charge! Sinon, eh bien you vous avez un peu de travail devant vous.
Vous devez veiller aux commodités telles que les sièges et les tables, l’éclairage (si un événement en soirée) et, surtout, les dépendances et les installations sanitaires. Considérez si l’ombre naturelle disponible, ou les ventilateurs électriques sont une autre idée. Vous allez également vouloir garder un approvisionnement régulier en eau potable et en nourriture. Cette friandise pourrait ne pas vous traverser l’esprit, mais il vaut la peine de vérifier l’état de lutte antiparasitaire de la zone. Un mariage sur la plage avec des taons n’est pas amusant!
Un autre indice: des lingettes pour les mains et un désinfectant, un écran solaire et un spray anti-insectes, des couvertures légères et une trousse de premiers soins peuvent être utiles.
L’été est arrivé et le barbecue, les mariages en plein air et les excursions au bureau sont au coin de la rue. Profitez du beau temps et planifiez une aventure en plein air, mais couvrez vos bases et profitez de ce que Mère Nature vous réserve!
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