5 Choses à faire Avant le Début de la Réunion
Nous nous sommes tous présentés à cette réunion.
Celui qui n’a aucun but. Celui sans préavis ni détails. Et celui où personne ne pouvait même trouver où se tenait la réunion.
Cela finit par être une perte de temps pour tout le monde.
Pour que votre réunion soit un succès, vous devez vous préparer à l’avance.
Soyez prêt Avant votre réunion
Ce que vous et votre équipe retirez d’une réunion dépend de ce que vous mettez dans la réunion en préparation.
» Ce n’est pas une réunion si vous ne vous préparez pas à l’avance. » (Tweet cette citation)
Pour éviter une réunion gâchée, vous devez être prêt pour votre réunion avant qu’elle ne commence.
Voici 5 Choses À Faire Avant le Début De la Réunion:
- Envoyer des invitations à l’avance – Les réunions ne doivent pas être des affaires de dernière minute. Personne n’aime recevoir une invitation à une réunion le jour même. Pour une réunion officielle, les invitations doivent avoir lieu au moins 2 à 3 jours à l’avance.
- Distribuez un ordre du jour – Une réunion sans ordre du jour n’est qu’une réunion gratuite pour tous. Faites un ordre du jour et distribuez-le aux participants afin qu’ils puissent être prêts à discuter des sujets.
- Fournir des documents d’examen – S’il y a des documents avancés qui doivent être examinés, assurez-vous de les fournir suffisamment tôt pour que les participants puissent les lire. Sinon, votre réunion deviendra une « séance de lecture. »Ce n’est pas une utilisation productive du temps de quiconque.
- Réserver un espace de réunion – Nous avons tous eu l’expérience d’essayer d’aller à une réunion pour découvrir au dernier moment qu’il n’y a pas de lieu de réunion attaché à l’invitation. Assurez-vous de réserver un espace de réunion adéquat en fonction du nombre de participants et du travail à accomplir.
- Définissez les attentes de la réunion – La chose la plus importante que vous puissiez faire avant la réunion est peut-être de définir les attentes de: « Quel est le but de la réunion? » Les gens aiment savoir à l’avance pourquoi ils participent. Il définit la réunion avec un but. Soyez descriptif avec le sujet de votre réunion. Le « rattrapage » n’est pas un bon sujet de réunion. « Briefing sur l’état du projet XYZ » est bien meilleur et mènera à une réunion plus ciblée.
Ce n’est pas une réunion Si Vous Ne vous préparez pas à l’avance
La plupart des réunions sont un échec avant même qu’elles ne commencent.
Dans de nombreuses entreprises, les réunions sont si dysfonctionnelles qu’elles représentent le plus grand gaspillage de temps sur le lieu de travail.
Préparez vos réunions à l’avance, et elles seront une utilisation plus efficace du temps de chacun.