4 Façons d’améliorer la Qualité et les Processus de l’Information financière
Dire que les réglementations en matière d’information financière ont changé au cours des 20 dernières années serait un euphémisme.
Nous avons vu des recommandations importantes formulées par la Securities and Exchange Commission (SEC), l’introduction de la Norme internationale d’information financière (IFRS) et des mises à jour importantes de la norme qui ont une incidence sur les entités à but non lucratif, la comptabilisation des produits, les contrats de location et les pertes de crédit.
Suivre ces changements peut ressembler à un marathon qui ne finit jamais. Mais, il y a des changements internes que vous pouvez apporter pour rester en avance sur les pressions externes auxquelles vous faites face.
Réduisez votre dépendance à Excel
Excel sera toujours un élément précieux de la boîte à outils de tout comptable. Pour de nombreuses tâches, c’est rapide, efficace et fiable. Cependant, l’excès de confiance dans Excel crée des risques.
Les limites d’Excel sont étendues: une seule personne peut apporter une modification à la fois, il n’y a aucun moyen de suivre les modifications, la création de feuilles de calcul prend du temps… la liste peut s’allonger encore et encore. De plus, il y a des fonctions qu’Excel ne fait pas, comme le stockage de fichiers liés à vos finances, que vous devez gérer avec vos propres processus.
Pour la plupart de vos projets critiques, Excel ne suffit tout simplement pas. Investissez dans des outils qui simplifient la collaboration, sont conçus pour répondre aux exigences réglementaires et garantissent la cohérence à l’échelle de l’entreprise.
Implémentez un logiciel de gestion de clôture financière pour améliorer la rapidité et la précision
En accélérant le processus de clôture financière, le logiciel de gestion de clôture peut aider les entreprises à générer des rapports financiers plus rapidement et plus précisément. Souvent entachées par un manque de communication et des ensembles de procédures inefficaces, les équipes comptables et financières doivent régulièrement se réunir pour établir le statut actuel de chaque membre de l’équipe.
La mise en œuvre d’une solution logicielle pour faciliter le processus de clôture mensuelle permet aux contrôleurs de voir où en sont leurs comptables à partir d’un tableau de bord centralisé tout en s’assurant que tous les comptes sont liés et que les rapprochements correspondent aux montants de la balance de vérification.
Le logiciel de gestion de clôture financière fournit une source unique de vérité pour le statut de chaque membre de l’équipe, ce qui minimise les erreurs de communication et libère du temps qui serait normalement consacré aux mises à jour de statut.
Améliorer la communication interministérielle
Lorsque nous discutons avec nos clients, un thème commun que nous entendons est que la transition de la comptabilité des baux a amélioré la communication avec leurs collègues des autres départements. Une collaboration accrue n’a pas besoin d’être stimulée par les mises à jour des normes comptables.
Nous acceptons souvent une mauvaise collaboration interministérielle comme statu quo sans considérer que nous pouvons travailler de manière proactive pour l’améliorer. Voici une nouvelle façon de voir les choses : considérez vos états financiers comme le produit final d’une chaîne de montage.
Sur une chaîne de montage, chaque travailleur joue un rôle essentiel dans la création du produit final. En ce qui concerne les états financiers, les services Marketing, informatiques et immobiliers apportent des composants précieux (ou des données financières), tandis que le service comptable rassemble tout cela pour créer un produit final entièrement fonctionnel.
Même si tout le monde sur la chaîne de montage est concentré sur un aspect du produit final, la qualité de leur contribution est essentielle. Tout le monde devrait avoir une bonne compréhension de ce qu’on attend d’eux et avoir accès aux ressources dont ils ont besoin pour remplir leurs obligations.
C’est à vous, en tant que responsable du produit final, de définir ces attentes, de communiquer lorsqu’elles ne sont pas satisfaites et d’aider les chefs de service à identifier les ressources dont leurs équipes ont besoin pour faire leur part efficacement.
Investir dans un logiciel de comptabilité des contrats de location
Dans une enquête menée en octobre 2018 auprès des comptables, plus de 90 % des répondants ont déclaré qu’ils trouvaient la mise en œuvre des nouvelles normes de comptabilité des contrats de location au moins quelque peu difficile.
Alors que les sociétés ouvertes d’une année civile s’attaquent aux processus, aux données et aux contrôles dont elles ont besoin pour se conformer, beaucoup constatent que la mise en œuvre des nouvelles normes comptables sur les contrats de location est plus laborieuse que ce qu’elles avaient initialement prévu.
Ceux qui ont attendu jusqu’à la dernière minute se retrouvent confrontés à des délais de mise en œuvre serrés, à se démener pour corriger les erreurs et à douter de leurs interprétations des normes quand ils devraient les appliquer.
Tous ces problèmes de crise du temps peuvent affecter la qualité de vos états financiers. Le choix et l’achat d’une solution logicielle de comptabilité des contrats de location bien avant la date limite de conformité vous permettront d’identifier et de résoudre ces problèmes afin que vous puissiez être sûr que vos premières écritures de journal et rapports post-transition sont exacts et complets.
La tendance à une meilleure transparence de l’information financière ne fera que se poursuivre. Accepter que les changements sont là pour rester et mettre en œuvre les bons outils et processus est essentiel pour rester en avance sur eux.