4 Façons d’Aider Les Autres à Être Plus Concis
C’est encore arrivé. Malgré tous vos efforts pour l’éviter, vous êtes bloqué sur une réunion en ligne, écoutant le gars qui prend 15 minutes pour expliquer quoi que ce soit.
Quand quelqu’un reçoit enfin un mot, il écoute un peu, mais s’interrompt soudainement lorsqu’il se rend compte qu’il a oublié, » Un autre détail. »Cinq minutes plus tard, il parle toujours et vous pensez à toutes les meilleures choses que vous pourriez faire.
Lorsque nous rencontrons cela, la réponse par défaut pour beaucoup d’entre nous est de se plaindre de la personne ou d’élaborer une stratégie sur la façon de les résoudre. La question qu’on me pose souvent est:
Comment puis-je amener ce gars à être plus concis?
La mauvaise nouvelle? Pas grand-chose, à moins que:
- Ils sont pleinement conscients du problème.
- Ils veulent vraiment aller mieux.
Ces deux choses sont rarement vraies. J’ai vu beaucoup de dirigeants perdre du temps et des ressources à essayer de « réparer » les gens.
Voici la meilleure nouvelle: vous posez la mauvaise question.
Vous êtes plus susceptible de déplacer l’aiguille avec des individus si l’organisation dans son ensemble valorise la communication concise. Lorsque ce sera le cas, plus de gens prendront des mesures pour le soutenir. Voici quatre façons de diriger votre équipe dans une communication concise:
Centrez les gens Sur le public
La plupart des gens, lors de la préparation d’une présentation, d’un rapport ou d’un briefing, ouvrent un PowerPoint vierge et se demandent: « Que dois-je mettre dans cette présentation? »Ils poseront également cette question à vos collègues et à vous.
C’est la mauvaise question. Lorsque vous l’entendez, c’est une opportunité immédiate de coaching, même si vous êtes un pair ou un subordonné à la personne qui vous demande.
Une bien meilleure question est: « Qu’est-ce que votre public a besoin d’entendre? »Une fois que la stratégie est centrée sur les besoins du public, cela fournit le cadre de ce qui doit être dit. S’il ne répond pas à un besoin du public, c’est étranger.
Lorsque la réponse à cette question n’est pas claire, les meilleurs leaders habilitent les gens à trouver une réponse à cette question, avant de faire autre chose.
Appelez les porcs de réunion
Vous ne pouvez pas (et ne devriez pas) intervenir dans chaque interaction, mais si vous organisez une réunion, vous donnez le ton. Quand quelqu’un commence à continuer encore et encore, coachez en disant:
Cela ne ressemble pas à des détails dont tout le monde a besoin. Pour que nous puissions respecter notre ordre du jour, quelle est la ligne de fond que nous devons tous savoir?
Soyez gentil, mais ferme. Après avoir entendu cela lors de quelques réunions, la plupart des gens se présenteront avec des messages plus concis.
Bien sûr, cela suppose que vous avez un agenda. Sinon, commencez ici: quatre pratiques pour diriger une réunion efficace.
Terminer les réunions au début
À première vue, cela peut sembler sans rapport avec la concision, mais cela en dit long sur la culture d’équipe. Les leaders qui remplissent chaque moment de chaque réunion permanente manquent une occasion de démontrer qu’ils organisent ce qui est le plus important.
Bien sûr, les équipes doivent se réunir pour produire le meilleur travail, et ce temps doit être bien utilisé. Lorsque vous terminez parfois une réunion tôt ou que vous la sautez tous ensemble, vous démontrez à tout le monde que vous appréciez également une communication concise.
Utiliser des normes de style
Pratiquement toutes les marques commerciales mondiales ont des normes pour l’utilisation des logos, des couleurs, des polices et des graphiques dans les communications. Chaque établissement universitaire de renom utilise un guide de style populaire pour la mise en forme des documents afin d’assurer une mise en forme cohérente et une facilité pour les lecteurs.
Vous pouvez également définir l’attente avec votre équipe sur une communication concise. Les normes clés pour les activités de haut niveau peuvent être articulées, telles que:
- Les rapports clients peuvent être publiés jusqu’à cinq pages.
- Les courriels à nos fournisseurs sont de 500 mots ou moins.
- Nous abordons tous les points prévus à l’ordre du jour de la réunion.
Notez que ces normes décrivent ce qu’il faut viser et non ce qu’il faut éviter. Bien sûr, il y aura des exceptions, mais vous donnez le ton pour que la norme soit respectée dans la plupart des situations.
Lorsque Tout le reste Échoue, Essayez Ceci
Même la culture de communication la plus saine n’influencera pas toujours les pires délinquants. Si vous avez essayé ce qui précède et que vous rencontrez toujours des problèmes, voici 6 habitudes pour empêcher les gens de perdre votre temps.