24 Questions À Poser Lors De La Planification D’Un Programme De Sensibilisation Communautaire – #24 Peut Être Le Plus Important!
Les Églises sont appelées à atteindre les perdus et à aider ceux qui sont dans le besoin. Souvent, cela se fait par le biais d’un programme de sensibilisation communautaire. Pour créer un programme de sensibilisation communautaire, votre église devra suivre une planification initiale.
Pour réussir un événement religieux – qu’il s’agisse de sensibilisation communautaire, d’une école biblique de vacances ou d’une réunion d’affaires de l’église, l’organisation et la planification sont essentielles!
Rassemblez une équipe et commencez le processus de planification. Pour ce faire, prenez ces 21 questions et répondez-y. Documentez vos réponses et commencez à créer un manuel pour votre sensibilisation.
24 Questions À Poser Lors De la Création D’Un Programme De Sensibilisation communautaire
Qui fait partie de l’équipe de planification?
Identifiez les personnes qui peuvent vous aider à planifier un événement de sensibilisation à la réussite. Sollicitez l’aide de personnes qui ont une passion et un intérêt pour la sensibilisation.
Essayez de trouver 6-8 personnes qui peuvent vous aider et s’engager à planifier le détail de l’événement. Travailler pour solliciter l’aide de personnes douées dans l’organisation, le marketing, la surveillance des bénévoles ainsi que le ministère auprès des personnes atteintes.
Qui essayons-nous d’atteindre?
Vous devez vous concentrer sur un groupe spécifique. Déterminez le groupe démographique que vous souhaitez atteindre, car cela dictera la plupart des autres éléments de planification de la sensibilisation.
Par exemple, vous sentez-vous appelé à rejoindre les jeunes enfants, les adolescents, les jeunes familles, les nicheurs vides ou les personnes âgées?
Ou voulez-vous rejoindre les sans-abri, les personnes dans la pauvreté, les incarcérés ou les malades? Si vous souhaitez cibler plus d’un groupe, priorisez le groupe par lequel vous commencerez.
Pourquoi essayons-nous d’atteindre ce groupe?
Une fois que vous avez déterminé le groupe que vous souhaitez cibler, assurez–vous de pouvoir répondre à la question – pourquoi ciblons-nous ce groupe?
Il se peut que votre communauté ait une grande population de sans-abri où vous voulez répandre l’évangile.
Ou peut-être voulez-vous semer dans la vie des enfants avec l’espoir que cela changera leur avenir.
Le pourquoi est aussi important que le qui, alors assurez-vous de pouvoir répondre à cette question.
Quels sont les besoins de ceux que nous essayons d’atteindre?
Assurez-vous de connaître les besoins de votre communauté reach. Ne faites pas d’hypothèses découvrez quels sont les besoins réels.
Par exemple, j’ai travaillé avec une organisation qui supposait qu’une population avait besoin de soins de santé de base; cependant, lorsqu’on lui a demandé, les enfants avaient simplement besoin de chaussures!
Comment pouvons-nous répondre logistiquement à ces besoins?
Ok disons que vous avez déterminé que vous vouliez commencer un programme de repas pour les pauvres. Vous devez penser à des choses comme:
- où pouvons-nous distribuer la nourriture
- où pouvons-nous préparer la nourriture
- quelles fournitures et matériels sont nécessaires pour la distribution
- combien de bénévoles avons-nous besoin pour gérer la distribution
- comment pouvons-nous transporter la nourriture et les fournitures
- quelles normes sanitaires devons-nous respecter
Quel est le meilleur moment pour planifier cette sensibilisation?
Le timing est essentiel, alors assurez-vous de planifier votre sensibilisation à un moment qui fonctionne bien avec votre public cible.
Vérifiez auprès des événements communautaires locaux pour vous assurer que l’événement que vous organisez n’entre pas en conflit avec un événement communautaire annuel qui pourrait détourner votre public.
Comment pouvons-nous commercialiser la sensibilisation?
Déterminez la meilleure façon de commercialiser l’événement. Par exemple, si vous atteignez une population âgée, utilisez les services qu’elle utilise pour vous aider à faire passer le mot.
Cela peut se faire par le biais de cabinets de médecins, de clubs sociaux pour personnes âgées ou de garderies pour personnes âgées.
Créez des supports marketing spécifiques au public. Par exemple, les outils que vous utilisez pour commercialiser des adolescents sont très différents de ceux que vous utiliseriez pour commercialiser une population âgée.
Découvrez la méthode de communication préférée et créez des documents qui attireront probablement leur attention.
Quelles activités allons-nous faire pendant la sensibilisation?
Déterminez les activités pour l’événement. Par exemple, si votre sensibilisation vise à atteindre les familles locales, créez des événements auxquels les enfants aiment assister.
Faites une liste d’activités telles que la peinture faciale, le parcours d’obstacles ou la maison de rebond.
Quels sont les domaines à organiser ?
Remue-méninges dans des domaines opérationnels tels que:
- Installation/démontage
- Équipement et fournitures
- Marketing
- Supervision et formation des bénévoles
- Budget
- Activités
Quelle est la structure organisationnelle de la sensibilisation?
Créez un organigramme pour la sensibilisation. Identifiez chaque domaine de la sensibilisation. Affectez ensuite une personne de surveillance, des chefs d’équipe et des chefs adjoints pour chaque domaine.
Déterminez maintenant le nombre de bénévoles nécessaires pour gérer l’aspect logistique de la sensibilisation.
Quel est le budget pour la sensibilisation?
Vous avez maintenant une assez bonne idée de qui vous voulez atteindre et comment vous voulez les atteindre. Vous devez maintenant créer un budget pour cette sensibilisation. Pour ce faire :
Faites une meilleure estimation du nombre de personnes que vous atteindrez. Utilisez vos contacts dans la communauté pour vous aider à trouver un numéro.
Ensuite, déterminez le coût par personne – par exemple, si vous créez un programme de repas, quel est votre coût pour chaque déjeuner (y compris les fournitures) pour chaque personne que vous espérez atteindre
Ajoutez 10% pour les dépenses imprévues et obtenez un montant en dollars.
D’où vient le financement?
Que vous soyez une église ou une organisation à but non lucratif, le budget des événements de sensibilisation doit être financé. Le financement proviendra-t-il du budget annuel de l’Église ou solliciterez-vous du financement de sources extérieures?
Par exemple, travaillerez-vous en partenariat avec des entreprises locales pour aider à compenser le coût des fournitures et des matériaux?
Si oui, quelle part du budget peut être absorbée par ces économies de coûts? Votre organisation peut-elle soutenir le reste du financement et sinon d’où viendra-t-elle?
Vous ne voulez pas mettre d’autres programmes en danger parce que vous n’avez pas pris le temps de calculer le coût réel de l’organisation d’une activité de sensibilisation – alors consacrez le temps nécessaire à cela.
Quelles sont les descriptions de travail des bénévoles pour faciliter la sensibilisation?
Faites une liste de tous les travaux à effectuer. Soyez précis et limitez-le aux petites tâches. Faites une liste de chacun de ces emplois et créez une description de poste pour chaque emploi.
Cela peut sembler une tâche fastidieuse, mais plus vous pouvez obtenir sur papier, moins vous répondrez aux questions pendant la sensibilisation. Inclure dans les descriptions de poste des informations de base telles que:
- Quoi porter
- Heure de début et de fin du quart de travail
- Où trouver les fournitures nécessaires
- À qui se rendre avec des questions
- Réponses aux questions anticipées du groupe de sensibilisation
- Tâches spécifiques du travail
- Instructions de configuration de la zone ainsi que les instructions de nettoyage après l’événement
Quelle formation les bénévoles doivent-ils suivre?
Des activités de sensibilisation réussies nécessitent une formation de bénévoles. Pour cette formation, incluez des informations telles que:
- Objectif de l’événement
- À faire et à ne pas faire
- Attentes de comportement
- Normes de service – ie: se présenter à l’heure, répondre rapidement aux demandes, etc….
Quelles fournitures sont nécessaires?
Prenez le temps de réfléchir aux fournitures qui seront nécessaires. La plupart des fournitures seront faciles à penser, mais essayez de penser à ces choses dont vous pourriez avoir besoin qui pourraient ne pas être évidentes.
Des choses comme des trombones, des stylos, du papier, des marqueurs ou tout ce qui facilitera la sensibilisation des bénévoles.
Qui commandera les fournitures ?
Maintenant que vous savez quelles fournitures seront nécessaires, identifiez quelqu’un qui commandera ou achètera ces fournitures.
Assurez-vous que cette personne a accès à une carte de crédit ou à de l’argent comptant pour effectuer les achats. Si on demande à un bénévole d’utiliser sa carte de crédit personnelle pour effectuer des achats, assurez-vous de lui fournir un rapport de dépenses qui pourra être utilisé pour se faire rembourser.
Où sont stockées les fournitures d’événements ?
Avoir un emplacement prédéterminé pour stocker les fournitures pendant leur livraison. Utilisez des bénévoles pour décharger les boîtes et obtenir les fournitures organisées par catégorie.
Par exemple, étiquetez et rangez toutes les fournitures de cuisine séparément des fournitures de configuration et de démontage.
Si vous avez déjà reçu des dons après une urgence ou une catastrophe naturelle, vous savez que le stockage des matériaux peut être difficile.
Identifiez les casiers de stockage locaux, les remorques de tracteur vacantes ou les entrepôts vides. Vous pouvez souvent obtenir l’espace donné. Gardez une courte liste de personnes, d’entreprises ou d’organisations sur lesquelles vous pouvez faire appel pour répondre aux besoins de stockage temporaire.
Assignez quelqu’un pour superviser le stockage de l’entrepôt et comptabiliser les matériaux entrant et sortant. Vous souhaitez conserver un inventaire précis de ce qui est donné et de ce qui est distribué pour les rapports post-événement.
Ne vous faites pas prendre sans la réponse à des questions comme: Alors combien de personnes avez-vous pu servir ou combien de bouteilles d’eau avez-vous distribuées?
Comment allons-nous transporter les fournitures?
Déplacer des fournitures d’un endroit à un autre peut représenter un défi logistique. Déterminez le volume de vos fournitures et identifiez un processus de transport approprié.
Par exemple, si vous avez un groupe de gars qui sont prêts et capables d’utiliser leurs camions ou camionnettes privés, programmez-les. Sinon, vous devrez peut-être trouver un accès à une remorque de tracteur et quelqu’un pour la livrer à votre site de sensibilisation.
Où allons-nous organiser les approvisionnements ?
Fournitures et événements vont de pair – quel que soit le type de sensibilisation de votre église. Créez une carte du site de sensibilisation et désignez certaines zones pour mettre en scène les fournitures pour la distribution.
Par exemple, si vous faites une sensibilisation à l’alimentation, déterminez quelles fournitures doivent être dans la cuisine et lesquelles doivent être aux tables de service afin que les bénévoles aient facilement accès à ce dont ils ont besoin.
Quel est le processus mis en place pour la sensibilisation?
Maintenant que vous avez les fournitures livrées à votre site de sensibilisation, créez un processus pour les configurer. Utilisez votre carte pour montrer où les fournitures seront mises en place et ajoutez des instructions de configuration aux descriptions de travail des bénévoles.
L’objectif serait que les bénévoles montrent, trouvent leurs fournitures et les préparent pour la sensibilisation – sans poser de questions.
Qui supervisera les bénévoles?
Le fait que quelqu’un se promène pendant l’événement permettra de résoudre rapidement les problèmes inattendus.
Identifiez un bénévole principal pour être un superviseur itinérant de tous les bénévoles. Demandez à cette personne d’aller chercher des fournitures supplémentaires, de résoudre des problèmes techniques ou de donner des instructions et de répondre aux questions des bénévoles.
Quel est le processus de démontage et de nettoyage après l’événement?
Tout le monde est prêt à rentrer chez lui après une sensibilisation réussie. Cependant, il doit y avoir un peu de nettoyage une fois que tous les bénéficiaires de la sensibilisation ont disparu.
Créez un processus de démontage avec une carte qui montre aux volontaires comment emballer les restes de fournitures, où les placer et comment les ramener dans une zone de stockage commune. Identifier un bénévole principal qui peut répondre à toutes les questions et s’assurer que toutes les fournitures et le matériel sont rangés dans un endroit prédéterminé.
Quel est le processus de nettoyage des fournitures?
Certaines fournitures pour les sorties peuvent être réutilisées. Créez un inventaire de ces types de fournitures et un processus pour les nettoyer après chaque événement.
Par exemple, les tentes, les tables, les chaises et les glacières ne sont qu’un exemple de fournitures et de matériaux qui peuvent devoir être nettoyés, essuyés ou séchés à la suite d’un événement de sensibilisation.
Qu’avons-nous appris ?
Prenez le temps de débriefer après une sensibilisation réussie et de documenter les leçons apprises. Utilisez ces informations précieuses pour améliorer votre prochaine sensibilisation.
Par exemple, s’il vous manquait des fournitures qui auraient pu faciliter l’événement, notez-le et ajoutez-le à une liste de fournitures permanente. Ou si une équipe de bénévoles a exprimé sa frustration à l’égard d’un processus pour faire son travail, discutez de la façon de l’améliorer la prochaine fois. Gardez des notes détaillées et passez-les en revue lorsque vous commencez le processus de planification de la prochaine sensibilisation.
Les Églises consacrent du temps et des ressources à la sensibilisation communautaire parce qu’elles comprennent l’importance de faire une différence. Les petits gestes qui peuvent aider une communauté blessée peuvent se traduire par une exposition à l’amour du Christ et conduisent souvent à un changement de vie dramatique. Et n’est-ce pas ce que l’Église est appelée à faire ?
À quels types de campagnes communautaires votre église participe-t-elle ?
