Étapes du processus de bon de commande

Étapes du processus de bon de commande

Les bons de commande (POs) sont au cœur du processus d’achat et jouent un rôle important dans le contrôle des achats commerciaux. Dans cet article, nous définirons ce qu’est un bon de commande, décrirons les informations qu’il contient, soulignerons les avantages clés de l’utilisation du PDv et expliquerons les étapes clés du processus de bon de commande. Mais d’abord, répondre à la question « qu’est-ce qu’un bon de commande? »ce serait un bon point de départ.

Qu’est-ce qu’un bon de commande?

Un bon de commande est la confirmation officielle d’une commande envoyée d’un acheteur à un vendeur de biens ou de services. Il s’agit d’un document envoyé par un acheteur à un vendeur qui autorise un achat.

Quelles informations contient un bon de commande?

Bien que certaines informations puissent varier, les bons de commande incluent généralement le nom de la société qui achète les biens ou services, la date de commande, la date de livraison, la description et la quantité des biens ou services, les prix, les numéros d’article du catalogue du fournisseur, une adresse postale, les conditions de paiement, l’adresse de facture et un numéro de bon de commande (ou numéro de bon de commande).

Pourquoi les entreprises utilisent-elles les bons de commande ?

Les bons de commande sont utilisés pour plusieurs raisons:

1. Ils définissent des attentes claires – les bons de commande permettent aux acheteurs de clarifier leurs besoins exacts aux fournisseurs. Non seulement cela permet de vous assurer que vous partez du bon pied, mais les deux parties peuvent l’utiliser comme contrôle formel au cas où les commandes ne seraient pas livrées comme prévu.
2. Ils aident à gérer les commandes – De nombreuses entreprises désignent certaines personnes pour gérer les stocks, ce qui comprend généralement le traitement des commandes entrantes. Ces personnes travaillent généralement dans les domaines de l’approvisionnement, des finances ou des opérations. Les bons de commande fournissent à ces personnes la documentation officielle des livraisons entrantes ou en attente, ce qui leur permet de suivre et de gérer les commandes plus efficacement.
3. Ils aident à la budgétisation de l’entreprise – Une fois qu’un bon de commande est créé, les acheteurs peuvent immédiatement intégrer ces coûts dans les budgets de l’entreprise. Les entreprises bénéficient d’un enregistrement clair de la quantité exacte d’argent dépensé et de l’endroit où il va.
4. Ils sont juridiquement contraignants – On nous demande souvent si un bon de commande est un contrat juridiquement contraignant. La réponse est maintenant officiellement oui, les bons de commande sont des documents légaux, selon l’affaire judiciaire de 2014, MidAtlantic International Inc. c. AGC Verre Plat Amérique du Nord Inc. Dans cette affaire, une cour fédérale a déterminé que les bons de commande constituent un contrat exécutoire entre deux parties. En l’absence de contrat formel, un bon de commande ne peut servir de document juridiquement contraignant qu’après son acceptation par le vendeur.
5. Ils sont un élément clé des pistes d’audit – les auditeurs sont à l’affût des écarts financiers. Ils seront particulièrement intéressés par les biens et services entrant et les paiements sortant. L’émission, le traitement et l’enregistrement des bons de commande sont un excellent moyen de satisfaire les auditeurs.

Les avantages ci-dessus sont orientés vers les acheteurs, mais les PDV sont également des documents importants pour les vendeurs. Les fournisseurs les utilisent pour l’exécution des commandes et le traitement des paiements.

Les entreprises ont-elles toujours besoin de bons de commande?

La question de savoir si les entreprises ont besoin de bons de commande dépend de plusieurs facteurs, mais en général, c’est une bonne pratique commerciale de garder les choses en ordre dans les comptes fournisseurs.

Dans le monde d’aujourd’hui, la communication se fait à la vitesse de la lumière. Les commandes sont passées par téléphone, par e-mail et même par SMS. La non-confirmation formelle d’une commande signifie que vous ou votre fournisseur pouvez oublier des détails importants de la commande.

Certaines institutions n’exigent pas de bon de commande pour certains articles. Nous illustrerons en utilisant les exigences d’une petite université privée répertoriées sur son site Web. Les PDV ne sont pas requis pour les dépenses suivantes:

• Charges interministérielles (librairie, salle d’impression, etc.). Ces frais sont facturés mensuellement à la place.
• Le remboursement des frais de déplacement. Un formulaire de demande de chèque est utilisé à la place.
• Le renouvellement des adhésions et abonnements annuels. Une demande de remboursement des dépenses est requise à la place.
• Commander des fournitures de bureau en ligne auprès du fournisseur désigné de l’université.

Dans tous les autres cas, l’université déclare clairement qu’elle peut refuser le paiement sans bons de commande autorisés.

Quel est le processus de commande?

Voici les étapes du processus de commande. Notez que le processus de commande d’achat fait partie d’un processus d’approvisionnement plus large qui comprend tout, de l’identification du besoin d’un bien ou d’un service au paiement. Lisez notre article de blog sur l’ensemble du processus d’approvisionnement ici. De nombreuses entreprises mettront en œuvre un système de bon de commande.

• Étape 1: L’acheteur crée une demande d’achat – Le processus de commande d’achat commence par une demande d’achat, un document créé par l’acheteur et soumis au ministère qui contrôle les finances pour approbation de la commande d’achat. Considérez ceci comme la partie du processus où vous avez le pouce levé pour acheter les biens et services que vous souhaitez. Vous ne commandez rien, vous obtenez l’approbation pour le faire. Les approbateurs peuvent choisir d’approuver, de rejeter ou de signaler votre demande pour une discussion plus approfondie. La principale différence entre les demandes d’achat et les bons de commande est qu’une demande d’achat concerne l’autorisation et que les bons de commande concernent l’achat. Lisez notre article de blog sur les demandes d’achat par rapport aux bons de commande pour une description détaillée de ces deux documents.
• Étape 2: L’acheteur émet un bon de commande – Une fois que le service des achats ou des achats a approuvé la demande d’achat, il émet un bon de commande au vendeur. En substance, les points de vente passent la commande. Les bons de commande sont généralement créés à l’aide d’un logiciel de bons de commande « > comme PLANERGY, qui permet aux entreprises de suivre les points de vente et de les soumettre électroniquement.
• Étape 3: Le fournisseur approuve, rejette ou soumet le bon de commande pour discussion – Le fournisseur examinera soigneusement le bon de commande, en prêtant une attention particulière aux quantités, aux prix, au montant total dû et aux conditions générales. Une fois que le vendeur a approuvé le bon de commande (généralement par courrier électronique ou à l’aide d’un logiciel d’achat électronique), il prépare les biens ou les services à livrer. S’ils n’ont pas d’article en cours d’achat ou s’il y a d’autres problèmes avec la commande, elle est signalée et renvoyée à l’acheteur pour discussion ultérieure.
• Étape 4: L’acheteur enregistre le bon de commande – La dernière étape du processus de bon de commande consiste à ce que l’acheteur enregistre le bon de commande. Comme mentionné précédemment, le dépôt de bons de commande est une bonne habitude en cas d’audit.

Une fois ces étapes du processus de commande terminées, les biens ou services sont livrés et inspectés. Par la suite, le vendeur émet une facture à l’équipe financière de l’acheteur, si, selon les meilleures pratiques, la correspondance tripartite de la facture avec le bon de commande et les documents de livraison est effectuée, le paiement est effectué et la transaction est terminée. Cela compléterait le processus complet d’approvisionnement à payer.

En quoi un bon de commande est-il différent d’une facture?

Bien qu’ils puissent sembler similaires, les bons de commande et les factures sont très différents. Une facture demande le paiement d’un achat et est envoyée du vendeur à l’acheteur. Ils comprennent les mêmes informations que dans le bon de commande, ainsi qu’un numéro de facture, les coordonnées du fournisseur, les crédits ou remises éventuels pour les paiements anticipés, le calendrier de paiement et le montant total dû au fournisseur.

Les principales différences entre les deux documents sont qu’un bon de commande invite à la création d’une facture. Un bon de commande est envoyé par l’acheteur au vendeur, tandis qu’une facture est envoyée par le vendeur à l’acheteur. De plus, le bon de commande « commande » officiellement des biens ou des services auprès d’un fournisseur tandis que la facture demande le paiement de la commande.

Pourquoi devriez-vous automatiser le processus de commande?

Le processus de commande est important, mais en l’absence d’un système d’approvisionnement électronique, il est sans aucun doute manuel et prend beaucoup de temps. Les entreprises mettent souvent en œuvre un système de bon de commande manuel pour gérer cela au départ – un formulaire de bon de commande avec approbation signée souvent par téléphone ou par e-mail, souvent couplé à une feuille de calcul de suivi des bons de commande Excel. Un processus d’approvisionnement manuel pose de nombreux problèmes, notamment le fait d’être sujet à des erreurs humaines. Avec un système comme PLANERGY, grâce à l’automatisation, l’ensemble du processus devient plus efficace. Voici pourquoi vous devriez automatiser ce processus:

• Tous les documents d’achat sont centralisés en un seul endroit, accessibles de n’importe où – Le référencement des demandes d’achat et des points de vente est beaucoup moins pénible avec une solution d’achat électronique. Vous pouvez accéder à tous les détails dont vous avez besoin, chaque fois que vous en avez besoin – en un seul endroit.
• Les catalogues de fournisseurs automatisés facilitent les demandes d’achat – Vous pouvez créer des demandes d’achat à l’aide d’un formulaire standardisé en ligne à l’aide de nos catalogues de fournisseurs automatisés. Il n’est pas nécessaire de feuilleter des catalogues de fournisseurs de papier obsolètes pour des biens ou des services. Les catalogues en ligne permettent de trouver facilement l’article que vous recherchez au bon prix auprès de fournisseurs privilégiés tout en réduisant la saisie manuelle des données. Vous pouvez également stocker des articles pour de plus grandes économies et rendre l’achat plus pratique.
• Les approbations se font plus rapidement – l’approbation des demandes d’achat est plus rapide et plus facile avec un système automatisé. Vous pouvez les envoyer directement à la personne en charge de les approuver via le système réduisant les goulots d’étranglement. La configuration d’un flux de travail d’approbation est aussi simple que de cliquer sur un bouton. Une fois que cette personne est désignée comme approbateur, elle commencera instantanément à recevoir des demandes d’approbation automatisées, ce qui déclenchera la création d’un bon de commande. Les approbations peuvent être gérées en déplacement – plus besoin de retarder les commandes.
• Les bons de commande sont faciles à créer et à partager – Comme les demandes d’achat, les bons de commande sont également facilement gérés via un logiciel d’achat électronique. Vous n’avez plus à vous soucier du format des bons de commande, car tout est pré-rempli. En plus de cela, vous pouvez les envoyer aux fournisseurs dans n’importe quel format.
• Plus de visibilité sur les dépenses – Avec les systèmes d’approvisionnement en ligne, vous pouvez gérer l’intégralité du cycle de vie de l’approvisionnement à la paie et avoir accès à des informations et à des analyses qui peuvent vous aider à gérer les dépenses de l’entreprise plus efficacement. Les membres de l’équipe concernés voient l’impact des demandes d’achat avant que vous ne les approuviez, et les budgets sont automatiquement mis à jour une fois qu’un bon de commande est envoyé.
• Voir l’état des commandes en un coup d’œil – Pouvoir voir l’état de toutes vos commandes au même endroit est un avantage énorme pour automatiser le processus de commande. Vous pouvez facilement voir les moments importants du processus de commande, comme les demandes d’achat qui ont été approuvées ou rejetées et les bons de commande qui ont été envoyés.
• Réduisez les temps de cycle d’approbation des factures – Le service financier peut passer moins de temps à rechercher la confirmation qu’une facture doit être payée et rationaliser la facturation en la comparant aux PDV approuvés avec une visibilité complète sur la piste d’audit. Pas besoin de parcourir une piste papier lorsque la gestion des bons de commande est numérique!

Le processus de commande est important pour les entreprises. Développer et maintenir un processus de PO professionnel est idéal pour établir des relations optimales avec les fournisseurs, garder une piste d’audit et respecter les budgets, entre autres avantages précieux. L’automatisation de l’informatique peut aider à rationaliser les communications et à minimiser les risques financiers.