Vaihtoehdot sähköpostin arkistointiin Entourage tai Outlook / Sound Support
käytätkö Sähköpostisovelluksenasi joko Microsoft Outlookia tai Microsoft Entouragea? Tallennatko tuhansia ja tuhansia sähköpostiviestejä? Pääsetkö harvoin käsiksi moniin näistä viesteistä? Jos näin on, voisit harkita näiden viestien arkistointia. Kun viesti on arkistoitu voit poistaa ne Outlookista, joka poistaa ne Outlookin tai Entourage sähköpostitietokannasta. Tämä tekee tietokannasta pienemmän, nopeamman ja vähemmän alttiita ongelmille. Viestit ovat edelleen käytettävissä, tyypillisesti arkistointisovelluksen sisältä.
on kourallinen sovelluksia, joiden avulla voit arkistoida (kopioida) viestit pois Outlookista tai Outlookin edeltäjästä Entouragesta. Olen käyttänyt vain Eaglefileriä, mutta luettelen vaihtoehdot ja nopean arvioni jokaisesta.
Huomautus: Jos käytät edelleen Entourage, kehotan teitä harkitsemaan päivittämistä Outlook koska se mail tietokanta on osoittautunut vähemmän ongelmia kuin Entourage mail tietokanta.
Free Method – minun pitäisi aloittaa hahmottelemalla käsikirja, mutta ilmaisia tapoja arkistoida sähköpostia Outlookista. Voit valita kansion, joka sisältää viestejä ja vedä tämä kansio pois Outlookista ja joko työpöydälle tai johonkin muuhun kansioon Finderissa. Voit jopa yhdistää tämän menetelmän perustamalla sääntö Outlookissa, joka automaattisesti siirtyy viestejä, jotka ovat vanhempia kuin, esimerkiksi, 180 päivää, pois postilaatikostasi (tai kansio) ja toiseen kansioon. Sitten sinun tarvitsee vain vetää tämä toinen kansio työpöydälle. Intermedia kirjoitti artikkelin siitä, miten luoda sääntö automaattisesti siirtää sähköpostiviestejä, jos käytät Exchange sähköpostitiliä, mutta nämä ohjeet toimivat, jos sinulla on POP-tai IMAP-tili, samoin.
EagleFiler ($40, ilmainen demo) on arvostettu sovellus, jonka avulla voidaan järjestää sähköpostiviestejä, verkkosivuja, tiedostoja ja sekalaisia tietoja. Mainitsin sen edellisessä Tech Vihje arkistointi sähköpostiviestejä, jos käytät Applen Mail-sovellus. EagleFiler on hyvin tuettu ja päivitetään usein. Eaglefiler ei voi helposti ajoittaa arkistoida viestejä. Sen sijaan, arkistointi on manuaalinen prosessi, mutta EagleFiler tarjoaa helppokäyttöinen capture komento, jonka avulla voit valita yhden tai monta viestiä ja helposti kopioida ne Outlookista ja sen Kirjastotiedostoon. EagleFile tallentaa sähköpostiviestit joko postilaatikko (.mbox) tiedostoja tai sähköposti (.EML) tiedostoja, jotka ovat yleisiä tiedostotyyppejä, joita voidaan helposti tarkastella tai tuoda muihin sovelluksiin, jos koskaan haluat tehdä tämän. Suosittelen lämpimästi Eaglefileriä, koska se on niin monipuolinen sovellus. Käytän sitä manuaalisesti arkistoida minun sähköpostiviestejä Apple Mail. Olen yleensä viettää noin 15 minuuttia 3 kertaa vuodessa, arkistointi minun vanhempi lähetetään viestejä. Eaglefilerin nykyinen versio, 1.6.3, vaatii OS X 10.6.8: n tai uudemman. EagleFiler voidaan arkistoida viestejä pois useimmat suuret sähköpostiohjelmat.
Mail Archiver ($35, ilmainen demo) voidaan ajoittaa arkistoimaan automaattisesti viestit valituista kansioista Outlookissa. Arkistoviestit tallennetaan Mail Archiverin omaan tietokantaan. Tarvittaessa voit myöhemmin viedä postia tietokannastaan missä tahansa seuraavista tiedostomuodoista: pdf, text, rtf, MBOX, xml tai Evernote tai FileMaker. Lyhyesti vertaamalla MailArchiver eaglefiler, EagleFiler voit tallentaa monenlaisia tiedostotyyppejä, kun Mail Archiver vain voit tallentaa sähköpostiviestejä. Mail Archiverin verkkosivusto tarjoaa hyvän yleiskuvan sen käyttöliittymästä ja vaihtoehdoista. Mailarchiverin nykyinen versio, 3.2, vaatii OS X 10.7: n tai uudemman. Mailarchiveria voidaan käyttää arkistoimaan viestejä useimmista suurista sähköpostisovelluksista.
MailSteward ($25, $50, tai$100, ilmainen demo) aivan kuten Mail Archiver, MailSteward voit ajoittaa arkistointi ja tallentaa viestit omaan tietokantaan. Huomaa, että vain $50 ja $100 versiot tukevat aikataulutusta. Halvimmassa (25 dollaria) Lite-versiossa on myös rajalliset vienti-ja hakuominaisuudet. MailSteward käyttöliittymä on hyvin utilitaristinen, mielestäni ja oli hidas saada perustaa, kun ajoin testejä minun Outlook mail tietokanta. Mailstewardin nykyinen versio, 10, vaatii OS X 10.8: n tai uudemman. MailSteward voidaan arkistoida viestejä pois useimmat suuret sähköpostiohjelmat.
Outlook Email Archive X ($30, ilmainen demo) on yksinkertainen arkistointityökalu. Sitä ei ilmeisesti voi ajoittaa. Se ei tallenna viestejä omaan tietokantaansa. Sen sijaan se tallentaa viestit yksittäisinä tiedostoina tai postilaatikkoina (.MBOX) tiedostot sisällä kansioita Macissa. Tämä voi tehdä arkistoitujen viestien etsimisen ja katselun vaikeammaksi kuin jos käyttäisit jotakin muuta lueteltua sovellusta. Se toimii vain Outlookin kanssa-eli se ei toimi muiden suurten sähköpostisovellusten kanssa. Yritys myy erillistä versiota tuotteestaan, jos käyttää Entouragea. Jos sinulla on useita sähköpostitilejä perustettu Outlook (tai Entouage) tämä sovellus voi ilmeisesti vain arkistoida viestejä yhdeltä tililtä kerrallaan. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että sinun täytyy suorittaa arkistointiprosessi kerran kullekin tilille.
jos käytät Outlookia ja haluat arkistoida viestisi, toivottavasti jokin edellä kuvatuista vaihtoehdoista vastaa tarpeitasi.