toiminnan keston estimointi projektinhallinnassa
toiminnan keston estimointi on tärkeä projektinhallintaprosessi, joka auttaa sinua kehittämään projektin aikataulua.
useat työkalut auttavat määrittämään aktiivisuuden keston. Työkalun valinta riippuu etsimästäsi tarkkuudesta ja saatavilla olevista tiedoista.
kullakin toiminnalla on kolme ominaisuutta: tarvittavat resurssit, vaadittava ponnistus ja kesto.
toiminnan kestoarvioiden laskeminen edellyttää näiden ominaisuuksien ymmärtämistä.
nämä ominaisuudet riippuvat toisistaan. Mitä enemmän resursseja, sitä nopeammin toiminta saadaan päätökseen. Lisäksi asiantuntijaryhmän jäsen vie vähemmän aikaa tehtävän suorittamiseen kuin aloitteleva tiimin jäsen. Siksi ensin tunnistaa resursseja ja vaivaa, sitten arvioida toiminnan kesto.
estimating Activity Duration
you have four techniques to calculate activity duration in project management:
- analoginen estimointi
- parametrinen estimointi
- kolmen pisteen estimointi
- alhaalta ylös estimointi
alla on kuvaus kustakin tekniikasta ja siitä, milloin sitä tulisi käyttää aktiivisuuden keston määrittämiseksi.
analoginen estimointi
voit käyttää tätä tekniikkaa joko projekti-tai toimintotasolla nopean tuloksen saamiseksi.
vastaavissa estimaateissa käytetään vertailuja aiemmista vastaavista projekteista.
esimerkiksi:
sinun täytyy arvioida projektin kesto, joten tutkit organisaatioprosessin voimavaroja (OPA) vastaavassa valmiissa projektissa ja löydät sen, joka muistuttaa eniten omaasi. Asiantuntija-arviosi avulla lasket nykyisen projektisi kestoarvion.
tästä tekniikasta on hyötyä, kun projektista on niukasti tietoa ja johto tarvitsee nopeita vastauksia. Tämän arvion tarkkuus riippuu projektisi ja sen projektin yhtäläisyyksistä, johon vertaat sitä.
kun sinun tulee käyttää tätä tekniikkaa arvioidaksesi aktiivisuuden keston.
voit käyttää tätä tekniikkaa aktiivisuuden keston selvittämiseen, kun tarvitset nopean tuloksen eikä tarkkuutta vaadita.
tämä tekniikka on hyödyllinen, kun sinulla on rajoitetut tiedot toiminnasta.
parametrinen estimointi
parametrinen estimointimenetelmä käyttää historiatietoja laskettaessa toiminnan kestoa. Parametrinen estimointi vaikuttaa samanlaiselta kuin analoginen estimointi, mutta siinä on hyvin erilainen lähestymistapa.
tässä käytetään historiallisia tilastotietoja keston selvittämiseen.
esimerkiksi, jos kymmenen jalan muurin rakentaminen kesti yhden päivän, kuinka kauan kestää rakentaa sadan jalan muuri? Kerro kymmenen metrin muurin rakentamiseen kuluva aika kymmenellä.
tai jos yhden huoneen maalaamiseen meni kolme päivää aiemmassa projektissa, kuinka paljon aikaa kuluu kahdenkymmenen huoneen maalaamiseen nykyisessä projektissasi? Kerrotte yhden huoneen maalaamiseen käytetyn ajan vanhalle projektille kahdellakymmenellä, jotta saatte uuden projektinne keston.
tämä tekniikka on tarkempi kuin analoginen estimointi.
kun sinun tulee käyttää tätä tekniikkaa arvioidaksesi aktiivisuuden keston.
tällä tekniikalla saadaan tarkempi kestoarvio kuin vastaavalla tekniikalla. Käytät tätä tekniikkaa, kun sinulla on äskettäin samanlainen projekti.
kolmen pisteen estimaatit
vinoumaa voi vähentää käyttämällä kolmen pisteen estimaattien tekniikkaa, joka käyttää matemaattista kaavaa aktiivisuuden kestojen laskemiseen.
kolmiodraama-ja beetajakaumakaavat ovat suosituimpia kolmen pisteen estimaatteja.
kolmen pisteen estimaateissa käytetään kolmea parametria:
- todennäköisin (Tm): tämä on aktiivisuuden kesto useimmissa tapauksissa.
- optimistinen (To): tämä on aktiivisuusaika suotuisimmassa tapauksessa.
- pessimistinen (Tp): tämä on toiminnan kesto pahimmassa tapauksessa.
kolmioarviokaava on:
Te = (To + Tm + Tp) / 3
PERT (Program Evaluation and Review Technique) on yleisimmin käytetty kolmen pisteen estimaattitekniikka.
se on painotettu keskiarvo. Pertin estimaattikaava on:
Te = (To + 4TM + Tp) / 6
käyttämällä kolmen pisteen estimaattia vähennetään riskiä, puolueellista harkintaa ja epävarmuutta.
kun sinun tulee käyttää tätä tekniikkaa arvioidaksesi aktiivisuuden keston.
tämä tekniikka antaa paremman aktiivisuuden kestoarvion kuin analoginen tai parametrinen. Se vähentää kestolaskennan vinoumia, riskejä ja epävarmuustekijöitä.
tätä tekniikkaa käytetään, kun aktiviteetin kestoarvio on kolme.
alhaalta ylös-estimointi
alhaalta ylös-estimointi-tekniikka laskee toiminnan keston mahdollisimman tarkasti ja laskee ne yhteen saadaksesi projektisi keston.
tämä on tarkin, aikaa vievä ja kallein tekniikka. Se tunnetaan myös nimellä ” lopullinen arvio.”
kun sinun tulisi käyttää tätä tekniikkaa aktiivisuuden keston arvioimiseen.
voit käyttää tätä aktiviteetin kestotekniikkaa, kun sinulla on täysi käsitys kaikista käytettävissä olevista aktiviteettitiedoista. Tämä on tarkin tekniikka ja tarjoaa luotettavia tuloksia.
tämä on kuitenkin aikaa vievin tekniikka ja vaatii laajoja resursseja.
Yhteenveto
arvio toiminnan kestosta on tärkeä prosessi, jota käytetään sen jälkeen, kun olet tunnistanut toiminnot ja löytänyt tehtävän suorittamiseen tarvittavat resurssit. Tarkan toiminnan kestojen tunteminen auttaa luomaan realistisen aikataulun ja välttämään yllätyksiä. Toiminnan kesto on iteratiivinen prosessi, eli toistat tätä prosessia koko projektin elinkaaren ajan tarpeen mukaan.
tämä on tärkeä aihe PMP-kokeen kannalta. Näet muutamia kysymyksiä tästä aiheesta PMP tentti.