Purchase Order Process

Purchase Order Process

Purchase orders (POs) on keskeinen ostoprosessissa ja sillä on tärkeä rooli liiketoiminnan ostojen ohjaamisessa. Tässä viestissä, me määritellä, mitä ostotilaus on, kuvata, mitä tietoja se sisältää, korostaa keskeisiä etuja käyttämällä POs, ja selittää keskeiset vaiheet ostotilausprosessin. Mutta ensin vastataan kysymykseen ’ Mikä on ostotilaus? se olisi hyvä paikka aloittaa.

mikä on ostotilaus?

ostotilaus on ostajan tavaroiden tai palvelujen myyjälle lähettämän tilauksen virallinen vahvistus. Se on asiakirja, jonka ostaja lähettää myyjälle, joka valtuuttaa oston.

mitä tietoja ostotilaus sisältää?

vaikka jotkin tiedot voivat vaihdella, ostotilaukset sisältävät yleensä tavaran tai palvelun ostavan yrityksen nimen, tilauspäivän, toimituspäivän, tavaran tai palvelun kuvauksen ja määrän, hinnoittelun, myyjäluettelon tuotenumerot, postiosoitteen, maksuehdot, laskuosoitteen ja ostotilausnumeron (Tai PO-numeron).

miksi yritykset käyttävät ostotilauksia?

ostotilauksia käytetään useista syistä:

1. ne asettavat selkeät odotukset – ostotilaukset antavat ostajille mahdollisuuden selvittää tarkat tarpeensa myyjille. Ei vain tämä auttaa varmistamaan, että saat pois oikealla jalalla, mutta molemmat osapuolet voivat käyttää sitä muodollisena tarkastuksena, jos tilauksia ei toimiteta odotetulla tavalla.
2. ne auttavat tilausten hallinnassa – monet yritykset nimeävät tiettyjä henkilöitä hoitamaan inventaariota, johon tyypillisesti kuuluu saapuvien tilausten käsittely. Nämä henkilöt ovat tyypillisesti hankinnoissa, rahoituksessa tai operaatioissa. Ostotilaukset antavat näille henkilöille virallisen dokumentaation saapuvista tai vireillä olevista toimituksista, jolloin he voivat seurata ja hallita tilauksia tehokkaammin.
3. ne auttavat liiketoiminnan budjetoinnissa – kun ostotilaus on luotu, ostajat voivat välittömästi laskea nämä kustannukset yrityksen budjettiin. Yritykset hyötyvät siitä, että niillä on selkeät tiedot siitä, kuinka paljon rahaa käytetään ja mihin se on menossa.
4. ne ovat oikeudellisesti sitovia – meiltä kysytään usein, onko ostotilaus oikeudellisesti sitova sopimus. Vastaus on nyt virallisesti Kyllä, ostotilaukset ovat oikeudellisia asiakirjoja, per 2014 oikeusjuttu, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Flat Glass North America Inc. Tässä tapauksessa liittovaltion tuomioistuin totesi, että ostomääräykset ovat täytäntöönpanokelpoinen sopimus kahden osapuolen välillä. Virallisen sopimuksen puuttuessa ostotilaus voi toimia oikeudellisesti sitovana asiakirjana vasta, kun myyjä on hyväksynyt sen.
5. ne ovat keskeinen osa kirjausketjuja-tilintarkastajat etsivät taloudellisia eroja. He ovat erityisen kiinnostuneita tavaroista ja palveluista ja maksuista. Tilausten antaminen, käsittely ja kirjaaminen on erinomainen tapa pitää tilintarkastajat tyytyväisinä.

edellä mainitut edut on suunnattu ostajille, mutta myyntipisteet ovat tärkeitä asiakirjoja myös myyjille. Myyjät käyttävät niitä tilausten täyttämiseen ja maksujen käsittelyyn.

tarvitsevatko yritykset aina ostotilauksia?

se, tarvitaanko yrityksiltä ostotilauksia, riippuu monesta tekijästä, mutta yleisesti ottaen on hyvä liiketapa pitää asiat tileillä järjestyksessä.

nykymaailmassa kommunikointi tapahtuu valonnopeudella. Tilaukset tehdään ohimennen puhelimitse, sähköpostitse ja jopa tekstiviestitse. Tilauksen virallisen vahvistuksen poistaminen tarkoittaa, että sinä tai myyjäsi saatat unohtaa tärkeät tilaustiedot.

jotkin laitokset eivät vaadi ostotoimeksiantoa tietyistä eristä. Havainnollistamme pienen yksityisen yliopiston vaatimuksia, jotka on listattu sen verkkosivuilla. Myyntipisteitä ei vaadita seuraaviin menoihin:

• osastojen väliset maksut (Kirjakauppa, kirjapaino jne.). Nämä maksut laskutetaan kuukausittain sen sijaan.
• matkakulujen korvaaminen. Sen sijaan käytetään tarkistuspyyntölomaketta.
• vuosittaisten jäsenyyksien ja liittymisten uusiminen. Sen sijaan vaaditaan kulukorvauspyyntö.
• toimistotarvikkeiden tilaaminen verkosta yliopiston nimetyltä toimittajalta.

kaikissa muissa tapauksissa yliopisto ilmoittaa selvästi, että se voi kieltäytyä maksamasta ilman valtuutettua ostotilausta.

mikä on ostotilausprosessi?

seuraavat ovat ostotilausprosessin vaiheet. Huomaa, että ostotilausprosessi on yksi osa laajempaa hankintaprosessia, joka sisältää kaiken tavaran tai palvelun tarpeen tunnistamisesta maksamiseen. Lue blogikirjoituksemme koko hankintaprosessista täältä. Monet yritykset ottavat käyttöön ostotilausjärjestelmän.

• Vaihe 1: Ostaja luo osto requisition-ostotilaus prosessi alkaa osto requisition, asiakirja, joka on luotu ostajan ja toimitetaan osasto, joka valvoo talouden ostotilauksen hyväksymistä. Harkitse tämä osa prosessia, jossa saat peukut pystyyn ostaa tavaroita ja palveluja haluat. Et oikeasti tilaa mitään, saat luvan tehdä niin. Hyväksyjät voivat halutessaan hyväksyä, hylätä tai liputtaa pyyntösi jatkokäsittelystä. Ostoanomusten ja ostotilausten keskeinen ero on, että ostoanomuksessa on kyse luvasta ja ostotilauksissa on kyse ostamisesta. Lue blogikirjoitus osto pakkolunastukset vs. ostotilaukset yksityiskohtainen kuvaus näistä kahdesta asiakirjasta.
• Vaihe 2: ostaja antaa ostotilauksen – kun Osto-tai hankintaosasto on hyväksynyt ostotilauksen, se antaa ostotilauksen myyjälle. Pohjimmiltaan, POs tilauksen. Ostotilaukset syntyvät tyypillisesti ” >PLANERGYN kaltaisilla ostotilausohjelmistoilla, joiden avulla yritykset voivat seurata myyntipisteitä ja lähettää ne sähköisesti.
• Vaihe 3: myyjä hyväksyy, hylkää tai lähettää PO: n keskusteltavaksi – myyjä tarkistaa ostotilauksen perusteellisesti kiinnittäen erityistä huomiota määriin, hintoihin, erääntyvään kokonaissummaan ja ehtoihin. Kun myyjä on hyväksynyt ostotilauksen (yleensä sähköpostitse tai sähköisen hankintaohjelmiston avulla), hän valmistelee toimitettavat tavarat tai palvelut. Jos heillä ei ole ostettavaa tuotetta tai jos tilaukseen liittyy muita huolenaiheita, se merkitään ja lähetetään takaisin ostajalle jatkokäsittelyä varten.
• Step 4: Purchaser records purchase order – ostotilausprosessin viimeinen vaihe koostuu siitä, että ostaja kirjaa TUOTTOARVON. Kuten aiemmin mainittiin, arkistointi ostotilaukset on hyvä tapa, jos tarkastus.

kun nämä ostotilausprosessin vaiheet on saatu päätökseen, tavarat tai palvelut toimitetaan ja tarkastetaan. Tämän jälkeen myyjä antaa laskun ostajan rahoitusryhmälle, jos laskun sovittaminen tuottajaorganisaatioon ja toimitusasiakirjoihin on parhaiden käytäntöjen mukaisesti kolmiosaista ja maksu suoritetaan ja kauppa on suoritettu. Tämä päättäisi koko hankinnasta maksuun-prosessin.

miten ostotilaus eroaa laskusta?

vaikka ne voivat vaikuttaa samanlaisilta, ostotilaukset ja laskut ovat aivan erilaisia. Laskussa pyydetään maksua ostoksesta ja se lähetetään myyjältä ostajalle. Ne sisältävät samat tiedot kuin ostotilauksessa, sekä laskun numeron, myyjän yhteystiedot, mahdolliset hyvitykset tai alennukset ennakkomaksuista, maksuaikataulun ja myyjälle kuuluvan kokonaissumman.

keskeiset erot näiden kahden asiakirjan välillä ovat siinä, että ostotilaus aiheuttaa laskun laatimisen. Ostajalta lähetetään ostotilaus myyjälle, kun taas myyjältä lähetetään lasku ostajalle. Lisäksi ostotilaus virallisesti ”tilaa” tavaraa tai palveluita myyjältä laskun pyytäessä maksua tilauksesta.

miksi ostotilausprosessi kannattaa automatisoida?

ostotilausprosessi on tärkeä, mutta sähköisen hankintajärjestelmän puuttuessa se on epäilemättä manuaalinen ja aikaa vievä. Yritykset toteuttavat usein manuaalisen ostotilausjärjestelmän tämän hallitsemiseksi aluksi-ostotilauslomake, jossa on hyväksymiskirje, usein puhelimitse tai sähköpostitse, Tämä on usein yhdistetty excel-ostotilauksen seurantataulukkoon. Manuaalisessa hankintaprosessissa on monia ongelmia, kuten inhimillisille virheille alttius. PLANERGYN kaltaisella järjestelmällä automatisoinnin kautta koko prosessi tehostuu. Tässä miksi sinun pitäisi automatisoida tämä prosessi:

• kaikki ostoasiakirjat on keskitetty yhteen paikkaan, saatavilla mistä tahansa-osto-pakkolunastukset ja POs on paljon vähemmän tuskallista sähköisen hankintaratkaisun. Voit käyttää mitä tahansa tarvitsemasi tiedot, aina kun tarvitset niitä-yhdessä paikassa.
• automaattiset myyjäluettelot helpottavat ostopyyntöjä – voit luoda ostopyyntöjä standardoidulla lomakkeella verkossa automaattisten myyjäluetteloiden avulla. Vanhentuneita paperimyyjien luettelokirjoja tavaroille tai palveluille ei tarvitse käydä läpi. Online-luetteloiden avulla on helppo löytää etsimäsi tuote oikeaan hintaan ensisijaisilta toimittajilta ja vähentää manuaalista tiedonsyöttöä. Voit myös tallentaa kohteita enemmän säästöjä ja tehdä ostamisesta helpompaa.
• hyväksynnät tapahtuvat nopeammin – ostoanomusten hyväksyminen on nopeampaa ja helpompaa automatisoidulla järjestelmällä. Voit lähettää ne suoraan hyväksymisestä vastaavalle henkilölle pullonkauloja vähentävän järjestelmän kautta. Hyväksymisen työnkulun määrittäminen on yhtä helppoa kuin napin painallus. Kun kyseinen henkilö on nimetty hyväksyjäksi, hän alkaa välittömästi vastaanottaa automaattisia hyväksymispyyntöjä, jotka käynnistävät ostotilauksen luomisen. Hyväksynnät voidaan hoitaa liikkeellä-enää ei pidä tilauksia.
• ostotilaukset ovat helposti luotavia ja osakemaisia ostoanomuksia, ostotilaukset ovat myös helposti hallittavissa sähköisen hankintaohjelmiston avulla. Sinun ei enää tarvitse huolehtia muodossa ostaa tilauksia, koska se on kaikki valmiiksi asuttu. Sen lisäksi, voit lähettää ne myyjille missä tahansa muodossa.
• enemmän näkyvyyttä sähköisillä hankintajärjestelmillä voit hallita koko hankinnasta maksuun – elinkaarta ja saat käyttöösi oivalluksia ja analytiikkaa, joiden avulla voit hallita liiketoiminnan kulutusta tehokkaammin. Asiaankuuluvat tiimin jäsenet näkevät ostoehdotusten vaikutuksen ennen kuin hyväksyt ne, ja budjetit päivittyvät automaattisesti ostotilauksen lähettämisen jälkeen.
• Katso tilauksen tila yhdellä silmäyksellä – kaikkien tilausten tilan näkeminen yhdessä paikassa on valtava etu ostotilausprosessin automatisoinnille. PO-prosessissa näkee helposti tärkeitä hetkiä, kuten mitkä ostoehdotukset on hyväksytty tai hylätty ja mitkä ostotilaukset on lähetetty.
• vähennä laskujen hyväksymissyklin aikoja – talousosasto voi käyttää vähemmän aikaa laskun maksamisen varmistamiseen ja virtaviivaistaa laskutusta sovittamalla yhteen hyväksyttyjen maksupalveluntarjoajien kanssa, joilla on täysi näkyvyys kirjausketjussa. Ei tarvitse troolata paperijäljen läpi, kun tilausten hallinta on digitaalista!

ostotilausprosessi on yrityksille tärkeä. Ammattimaisen PO-prosessin kehittäminen ja ylläpitäminen on hienoa optimaalisten toimittajasuhteiden rakentamisessa, kirjausketjun pitämisessä ja budjeteissa pysymisessä muiden arvokkaiden hyötyjen joukossa. Sen automatisointi voi auttaa sujuvoittamaan viestintää ja minimoimaan taloudelliset riskit.