miten suunnitella palkintojenjakotilaisuus 12 askelta

miten suunnitella palkintojenjakotilaisuus 12 askelta

olitpa varainkeruu, tunnustat alan huippuosaamista tai yksinkertaisesti sanomalla ”kiitos” henkilökunnallesi, palkintojenjakotilaisuudet ovat loistava tapa tuoda kaikki yhteen hyvän olon iltaan.

Oscarin arvoisen palkintoshow ’ n vetäminen pois vaatii jonkin verran organisointia, mutta auttaaksemme sinua, olemme jakaneet prosessin 12: een helposti toteutettavaan vaiheeseen.

12 vaihetta ovat:

• oikean nimen valitseminen
• muistion kirjoittaminen
• budjetin asettaminen
• tuomareiden valinta
• paikan valinta
• teeman valinta
• palkintolaulujen valinta
• arvon antaminen
• vieraiden viihdyttäminen
• arvonnan juokseminen
• buukkausyhtyeen
• palkintoshow ’ n mainostaminen

näin rullaat punaisen maton ja järjestät Killer Awards-seremonian. Älä unohda tarkistaa palkintojenjakotilaisuuden suunnittelu tarkistuslista alareunassa tämän viestin liian!

nimeä palkintojenjakosi

ennen kuin aloitat tapahtuman järjestämisen, on aika keksiä palkintojenjakoideoita. Tämä varmistaa kaiken mitä teet on yksi kerronnan teema, ja pitää kaikki asiakirjat järjestyksessä. Miten keksit nimen palkintojenjakollesi? Joitakin ideoita voisi olla:

Tarkista kilpailijan palkintoseremoniat

ennen kuin voit määrittää nimen, sinun täytyy tarkistaa, ettei kenelläkään muulla ole sitä. Käytä muita alasi palkintoseremonioita tukeaksesi sinua mukaansatempaavan ja tehokkaan nimen luomisessa. Jos palkintoseremonia on esimerkiksi työntekijöiden sitouttamista varten, haku auttaa sinua näkemään, että on olemassa olemassa olevia palkintoja, kuten:

”UK Employee Engagement Awards”

”Engagement Excellence Awards”

”Engage Awards”

…. ja niin edelleen!

samankaltaisten hakusanojen käyttäminen tekee palkintojenjakosi helpommin löydettävissä-mutta et halua tulla sekoitetuksi toiseen tapahtumaan. Saatat valita mennä kierrepallo ja rakentaa tuotemerkin niin, että se tulee heti tunnistettavissa.

ideoi avainsanat, jotka liittyvät palkintoseremoniaasi

saadaksesi tasapainon, aloita aivoriihi avainsanoilla, jotka sopivat seremoniaasi. Nämä voivat olla avainsanoja, jotka liittyvät teollisuuteesi, aiheeseesi tai ihmisiin tai tuotteisiin, joita juhlit. ”The UK Startup Awards ”tekee mitä se sanoo purkissa; mutta nimi kuten” Rising SaaS Startup Awards ” on tarttuvampi ja vetoaa tiettyyn yleisöön.

testaa toiminimi

jos olet keksinyt 3-4 palkintojenjakoideaa, joista pidät, kokeile niitä koon mukaan. Logon pilkkaaminen, web-sivun luominen tai jopa sähköpostin kirjoittaminen jokaisen nimi-idean avulla voi auttaa sinua viimeistelemään sen, joka sopii.

kirjoita lyhyt

järjestitpä minkä tahansa tapahtuman tahansa, lyhytkertainen kirjoittaminen on hyvä paikka aloittaa. Tiedotustilaisuudessanne teidän pitäisi kertoa tarkalleen, miksi järjestätte tapahtuman. Mitkä ovat tärkeimmät tavoitteesi ja mitä toivot palkintojenjakotilaisuudessa saavutettavan? Onko tarkoitus lisätä tietoisuutta jonkin asian puolesta, lisätä työntekijöiden motivaatiota vai kerätä rahaa? Sinun pitäisi myös käyttää lyhyt suunnitella mittauksia menestys voit viitata takaisin jälkeen seremonia. Tämä voisi olla tavoite varainhankinta luku, tai enemmän laadullinen, kuten suuri palaute kaikilta, jotka osallistuivat.

kun olet tunnistanut tärkeimmät tavoitteesi, tämä auttaa sinua suunnittelemaan tapahtuman yksityiskohtia, kuten vieraiden määrää ja luonnetta, tapahtumapäivää ja-paikkaa sekä sisältöä ja sävyä.

Lisää kaikki nämä näkökohdat briiffiisi (täydellinen tarkistuslista alla), niin on paljon helpompaa myydä ideasi kaikille mukana oleville.

sukua: Yhden sivun tapahtumasuunnitelma

Aseta budjetti

on tärkeää miettiä budjettia myös heti alkuun. Samppanjaa ja ostereita ei tietenkään kannata suunnitella, jos budjetti venyy vain cavaan ja sipseihin! Summa sinun täytyy viettää riippuu mallin valitset oman tapahtuman. Tuottaako se voittoa, kun lippuja myydään? Sponsoroidaanko palkintoja kustannusten kattamiseksi vai tuleeko kaikki sisäisestä budjetista?

keskeisiä kustannuksia, joita sinun tulee miettiä, ovat F&B (ruoka ja juomat), paikka ja sisustus, viihde ja VIP – asiakkaat-jos haluat korkean profiilin tuomareita, juontajia, puhujia tai erikoisvieraita, tämä voi syödä melkoisen siivun budjettia.

sinun on myös pohdittava tapahtumasi edistämisen ja ehdokkaiden kannustamisen kustannuksia-pitääkö sinun maksaa mainoksista alan tiedotusvälineissä tai kehittää erityinen verkkoalusta osallistujille rekisteröitymistä ja / tai äänestämistä varten?

kun olet saanut likimääräisen käsityksen siitä, kuinka paljon se kaikki tulee maksamaan, voit selvittää lippujen hinnat tai sponsoripaketit varmistaaksesi, että maksat ainakin kustannukset.

aiheeseen liittyvää: Lataa oma tapahtumabudjettisi templat

valitse tuomarisi

se, kenet valitset tuomareiksi, vaikuttaa palkintojen koettuun rehellisyyteen, joten valitse huolellisesti. Mikä tekee nämä yksilöt päteviksi tuomitsemaan tällä alalla? Tunnetaanko ja kunnioitetaanko heitä alallaan? Mitkä ovat heidän saavutuksensa?

tämän lisäksi on tärkeää, että he voivat arvioida itsenäisesti ja oikeudenmukaisesti, eikä heidän katsota olevan puolueellisia mitään ehdokasta tai YRITYSTÄ kohtaan. Sinun on myös otettava käyttöön äänestysjärjestelmä, jos tuomarit eivät voi tehdä yksimielistä päätöstä ja selkeät kriteerit, miten voittaja valitaan.

voit myös toteuttaa ”People’ s choice” – palkinnon tai kategorian, jossa tapahtumaan osallistuvat voivat valita voittajansa. Tämä antaa osallistujille kontrollin elementin ja varmistaa, että he panostavat yöhön.

käytä tätä vaihetta myös miettiäksesi, millaisia osallistujia haluat rekisteröityä, sillä tämä helpottaa markkinointiasi paljon myöhemmin.

valitse paikka

budjetti ja vieraiden määrä vaikuttavat eniten paikan valintaan, mutta tämän lisäksi kannattaa etsiä jostain, jossa on ”Vau-tekijä”. Luonteeltaan palkintoesitysten on tarkoitus olla jännittäviä ja hohdokkaita ja synnyttää ennakointia ennen tapahtumaa. Valitsemalla ainutlaatuinen paikka voi auttaa nostamaan kiinnostusta, joten älä hylkää epätodennäköistä paikat-luova valaistus ja asettaa pukeutuminen voi täysin muuttaa tilaa.

tarkista AV-toimittajaltasi, että tila toimii akustiikan ym. käytännön kannalta. ja että yhdelläkään vieraalla ei ole estettyä näkymää näyttämölle. On tietysti rauhoittavaa, jos paikka on isännöinyt palkintoja aiemminkin ja voisi pyytää katsomaan kuvia tai keskustella Järjestäjän kanssa, miten kaikki toimi.

sukua: 8 kysymystä, jotka sinun täytyy kysyä tapahtumapaikalta ennen allekirjoittamista

Valitse teema

kun sinulla on teema palkintojenjakotilaisuudessa, on toinen tapa erottaa se ja saada ihmiset innostumaan. Muista valita jotain inspiroivaa. Ehkä se voisi olla vanhan koulukunnan Hollywood-glamouria, olympiahenkeä tai tulevaisuuden fantastista?

sisustuksen, kutsujen ja viihteen lisäksi teemasi voi auttaa inspiroimaan erikoisvieraitasi. Esimerkiksi, jos sinulla on olympialaiset teemalla tapahtuma voisit kutsua Julkkis urheiluhenkilö puhua, tai futuristinen teema, ehkä inspiroiva keksijä?

valitse palkintokappaleesi

palkintoseremoniaan valitsemillasi kappaleilla on suuri vaikutus tunnelmaan. Musiikilla voi esitellä kaiuttimia, julistaa voittajia ja juhlistaa palkintoa keräävää kategoriaa tai yritystä. Tässä hienoja biisi-ideoita palkintoseremonioihin:

nousujohteiset palkintoseremonialaulut:

• Katy Perry – Firework
• Florence – You’ ve Got the Love
• Survivor – Eye of The Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin ’On A Prayer
• Macklemore & Ryan Lewis – Can’ t Hold Us

inspiroivat palkintogaalalaulut:

• Eminem-not Afraid
• Kanye West-Stronger
• Journey-Don ’t Stop Believin’
• Jay Z-Encore
• Christina Aguilera-Fighter

Emotional award ceremony songs:

• Israel Kamakawiwo ’ ole – Somewhere Over the Rainbow
• Eva Cassidy – laululintu
• Natasha Bedingfield – kirjoittamaton
• Demi Lovato – soturi
• The Script – Hall of Fame

lisäarvo

palkintojenjaon lisäksi tapahtumasi tulisi tarjota Lisänähtävyyksiä. Kaikki eivät kävele pois kumistimen kanssa, mutta heidän pitäisi tulla pois tuntien, että lipun hinta oli sen arvoinen siitä huolimatta.

verkostoitumisen helpottaminen on hyvä tapa tuoda lisäarvoa tapahtumallesi. Mahdollisuus tavata suuri ja hyvä teollisuuden alalla epäilemättä suuri vetovoima vieraille, joten suunnitella taukoja, joissa he voivat sekoittaa ja seurustella.

illallista edeltävän drinkkivastaanoton lisäksi kannattaa harkita stand up-jälkiruokabuffettia seremonian jälkeen, jotta kaikki pääsevät juttelemaan.

voisi myös harkita herkkupussien jakamista kaikille osallistujille. Jos vieraat ovat tietyn alan, tai tietyn iän tai demografinen, tämä on hyvä tapa hankkia sponsoreita teidän swag pussit. Tämä tarkoittaa myös sitä, että, voittaja tai ei, vieraasi menevät kotiin jotain (ja jotain uskomattoman instagrammable liian!).

aiheeseen liittyvää: asiantuntijaopas parempaan verkostoitumiseen tapahtumissa

viihdytä

vieraasi ovat tulleet keikalle, joten muista antaa heille sellainen! Pelkkä pitkä lista palkinnonsaajien nimiä ja katsella, kun he ovat valokuva otettu voi olla hieman ikävä ei-voittajat, joten mieti, miten voit elävöittää menettelyn creative AV ja mukaansatempaava compère.

musiikin, videon ja valon pitäisi kaikki yhdessä luoda spektaakkeli, ja jos voit sisällyttää vaikuttava tekniikka, kuten projektio kartoitus tai jopa hologrammeja (budjetti sallii!), yleisö on penkkiensä reunalla.

Järjestä arpajaiset

vaikka tapahtumasi ensisijainen tavoite ei olisikaan kerätä rahaa hyväntekeväisyyteen, älä jätä käyttämättä tilaisuutta tehdä jotain hyvää yhteisöllesi. Voit järjestää arpajaiset tai huutokauppa lahjoitettuja palkintoja. Tämä tarjoaa sponsoreille mahdollisuuden huutoon ja samalla kerätä rahaa arvokkaaseen tarkoitukseen.

ilmoita illalla, kuinka paljon on nostettu hyvän olon vauhdittamiseksi, tai säästä hyvät uutiset jatkoviestintään.

aiheeseen liittyvää: 5 tapaa tehdä varainhankinta hauskaksi leikeillä

järjestää juhlat

kun virallinen asia on hoidettu, on kaikkien aika päästää hiuksensa alas ja painua tanssilattialle. On tärkeää varata hyvä bändi, joka saa taatusti yleisön kuhisemaan, joten kysy ympäriltä suosituksia.

järjestää bändin lisäksi – jos budjetti siihen venyy – visuaalista viihdettä, kuten korkeaenerginen tanssiryhmä, antenniesiintyjiä tai lähitaikuri. Tämä auttaa pitämään huomiota tuomarointikierrosten välillä ja tekee seremoniasta Oman tapahtumansa myös palkintojenjaon ulkopuolella.

kuinka promotoida palkintoseremoniaa

Sosiaalinen media tarjoaa täydellisen alustan sekä rakentaa jännitystä seremoniaan että jakaa kaikki illan otsikot. Varmista, että olet laatinut listan kaikista voittajiesi Twitter-käsittelyistä ja anna tiimin jäsenelle tehtäväksi ilmoittaa jokainen palkinnon saaja verkossa reaaliajassa, kun ne tapahtuvat. Tämä tarjoaa voittajille ylimääräistä kunniaa ja auttaa nostamaan tapahtumasi profiilia.

älä unohda perustaa palkinnoille omaa hashtagia, jotta vieraasi voivat osallistua keskusteluun ja jakaa kuvia ja uutisia illalta. Tällainen ’sosiaalinen todiste’ näyttää palkinnot ovat EI-to-be-missed tapahtuma ja luoda buzz ensi vuonna.

jos et jo tee sitä, määritä lead capture-aloitussivu tai rekisteröitymislomake, jossa osallistujat, vieraat ja tuomarit voivat liittyä sähköpostimarkkinointilistalle. Tämä on hyvä kanava rakentaa ennakointi jopa tapahtuman ja muistuttaa kaikkia palkintoja määräajat.

kannattaa huomioida myös verkkomatka, sekä tapahtuman osallistujille että palkintojenjakoon osallistuville. Onko ilmoittautuminen helppoa? Miten vieraat voivat tilata lipun ja kutsua myös ystäviään? Luo matka ja testaa se itse, jotta se on mahdollisimman helppoa osallistujille olla näyttelyssä.

Related: 5 Ways to create social media buzz during and after your event

Conclusion & awards planning checklist

there ’s a lot to think about when planning a stellar awards ceremony, but it’ s one of the most effective and palkitseva types of events, which can help achieve all sort of business goals.

organisaatiosi ulottuvuuden ja vaikutusvallan laajentamisesta motivoiviin ja innostaviin työntekijöihin tai merkittävän liikevaihdon tuottamiseen asti palkinnot ovat vaivan arvoisia.

jotta työsi olisi mahdollisimman helppoa, Eventbrite tarjoaa joukon organisatorisia työkaluja. Kattavat kutsut tapahtuman jälkeisiin kyselyihin, jotka auttavat sinua hallitsemaan prosessia alusta loppuun-riippumatta siitä, kuinka kunnianhimoisia suunnitelmasi ovat! Tutustu palkintojenjakotilaisuuden suunnittelun tarkistuslista alla auttaa sinua pääsemään alkuun:

palkintojenjakotilaisuuden suunnittelun tarkistuslista

Kirjoita tapahtumamuistio sisältäen:

• tapahtuman nimi
• Avaintavoitteet
• menestyksen mittaukset
• osallistujien lukumäärä
• Osallistujatyyppi
• tapahtuman päivämäärä ja paikka
• Tapahtuman sävy
• Seremoniateema

Set talousarvio tai toivotut tulot:

• Ruoka ja juomat
• paikka
• Décor
• Viihde
• VIPs/tuomarit
• promootio
• lippujen hinnoittelu
• Sponsoripaketit

valitse osallistujat kuten:

• Seremoniatuomarit
• Kunniavieraat
• Osallistujatyypit

Etsi paikka ja käytös:

• av recce
• Tapaaminen paikan omistajan kanssa

Suunnittele yö:

• Palkintoseremonialaulut
• verkottuminen
• Goody bags
• Viihde
• arpajaiset

markkinoi seremoniaasi käyttäen:

• Somestrategia
• oma hashtag
• sähköpostipäivitykset
• Blogisisältö
• Rekisteröityminen aloitussivu
• oliko tämä kirjoitus aikasi arvoinen?
• YesNo