miten kurinpitokäsittely suoritetaan – mukaan lukien ilmainen kirjallinen varoitusmalli
jos pyörität pienyritystä ja sinulla on ongelmia tiimisi jäsenen kanssa, ensimmäisen puheluporttisi tulee aina olla rento keskustelu. Paljon aikaa, se on kaikki mitä tarvitaan tasoittaa ongelma. Mutta silloin tällöin, sinun täytyy ryhtyä virallisempiin toimiin – silloin kurinpitomenettely tulee. Tässä viestissä, aiomme viedä sinut läpi askel askeleelta opas koko kurinpitoprosessin, sekä tarjota joitakin käteviä ’kirjallinen varoitus’ malleja.
mikä on kurinpitokäsittely?
kurinpitomenettely on yksi osa laajempaa kurinpitomenettelyä, jota yrityksesi tulee noudattaa, jos joudut joskus puuttumaan sopimattomaan käytökseen työpaikalla.
”sopimaton käytös” voi tarkoittaa tässä yhteydessä paria asiaa – joko työntekijän käyttäytymistä työpaikalla tai hänen kykyään tehtävässään.
”käytös” tarkoittaisi sopimatonta tai sopimatonta käytöstä.
”kyvykkyys” taas kertoo enemmän työsuorituksesta. Vaikka jotkut yritykset päättävät käsitellä suorituskykyyn liittyviä kysymyksiä kurinpitomenettelyn kautta, on yleensä paljon tehokkaampaa (puhumattakaan oikeudenmukaisemmasta ja sivistyneemmästä) mennä sen sijaan Tulosparannussuunnitelman tielle.
muista – kun ihmiset sanovat ”kurinpitokokous”, he viittaavat yleensä itse kurinpitokokoukseen, mutta tarkkaan ottaen tämä kokous on vain yksi osa täydellistä kurinpitomenettelyä.
eritellään, mitä se tarkoittaa.
kurinpitomenettely
yrityksesi kurinpitomenettely on ilmoitettava selkeästi joko työsopimuksissasi tai yrityksen käsikirjassa.
hyvin määritelty kurinpitomenettely on todella tärkeä pienyrityksille. Jos joudut joskus irtisanomaan jonkun kurinpitokysymyksen takia, mutta prosessi on hoidettu huonosti tai tiedotettu huonosti, sinut jätetään avoimeksi työsuhdetuomioistuimeen, jossa työntekijä voisi perusteettomasta irtisanomisesta.
asianmukaisen kurinpitokäytännön määrittäminen yrityksen käsikirjassa (ja siitä kiinni pitäminen) auttaa pitämään sinut Yhdistyneen kuningaskunnan työlainsäädännön oikealla puolella.
ennen kuin laadimme täydellisen kurinpitomenettelyn, on syytä huomata, että monet asiat voidaan selvittää epävirallisesti jo kauan ennen kuin täydellistä kurinpitomenettelyä tarvitaan. Se saattaa tarvita vain pikaista keskustelua selvittääkseen väärinkäsityksen tai väärinkäsityksen – joten pidä tämä mielessä ennen kuin käyt läpi täydellisen kurinpitoprosessin.
asianmukaisessa kurinpitomenettelyssä tulisi olla muutamia keskeisiä vaiheita:
- kurinpitotutkinta
- ensimmäinen kurinpitokirje, jossa esitetään käsiteltävät asiat
- kokous, jossa keskustellaan asiasta (kurinpitokäsittely)
- kurinpitopäätös
- mahdollisuus valittaa kurinpitopäätöksestä
jotkut näistä vaiheista vaikuttavat todennäköisesti riittävän yksinkertaisilta, mutta toiset vaativat hieman enemmän selitystä.
Katsotaanpa.
kurinpitotutkinnan suorittaminen
aina kun se on mahdollista, on hyvä käytäntö antaa tutkimuksen suorittaa joku muu kuin suoraan asiaan liittyvä henkilö – esim.esimies tai henkilöstöosaston jäsen (jos yritykselläsi on sellainen). Kyseinen henkilö toimii ”kurinpitoesimiehenä”.
työntekijän on myös ilmoitettava, että häntä vastaan on aloitettu tutkinta.
hyvällä kurinpitotutkinnalla pitäisi saavuttaa muutama asia:
- selvitä, onko aihetta vastata
- noudata oikeudenmukaista menettelyä, joka varmistaa, että jokaisen puoli tarinasta kuullaan
- kerää syytösten yksityiskohdat ja todisteet kurinpitomenettelyn loppuosaa varten
- auta työnantajaa päättämään, ryhtyykö hän kurinpitotoimiin
tutkimusta tehtäessä on tärkeää kerätä mahdollisimman paljon tietoa asiasta niin kuin voit. Se voisi tarkoittaa kirjaa asiaankuuluvia sähköposteja tai lausuntoja muilta työntekijöiltä.
jos – kun kurinpitoesimies on kerännyt kaikki todisteet-he katsovat, ettei tutkinnan jatkaminen ole perusteltua, he voivat lopettaa sen.
mutta jos he uskovat, että on olemassa kurinpitoasia, johon pitää vastata, heidän pitäisi siirtyä kurinpitokäsittelyn aikatauluttamiseen. Kutsu työntekijä kuulemiseen kirjeitse.
Kuinka kirjoittaa kurinpitokirje (mukaan lukien kurinpitokirjeen malli)
kurinpitotutkinnan valmistuttua on aika lähettää kurinpitokirje työntekijälle. Tämän kirjeen tarkoituksena on ilmoittaa heille asioista, joista haluat keskustella kurinpitokäsittelyssä, auttaa heitä ymmärtämään, mitä kokouksessa tapahtuu, ja antaa heille kohtuullista aikaa valmistautua. Suosittelemme, että työntekijälle annetaan vähintään muutaman työpäivän irtisanomisaika.
siinä pitäisi myös ilmoittaa, milloin ja missä se pidetään, keitä muita siellä on ja mitkä kokouksen mahdolliset tulokset voisivat olla.
työntekijällä on oikeus tuoda kurinpitokokoukseen seuralainen – joka voi olla työtoveri tai ammattiliiton edustaja. Tämä kirje on hyvä aika kertoa heille, jotta he voivat järjestää sen.
kurinpitokäsittelyssä on kuitenkin syytä muistaa, että heidän seuralaisensa ei voi vastata kysymyksiin työntekijän puolesta. He voivat tukea heitä ja neuvotella heidän kanssaan, mutta eivät voi vastata heidän kysymyksiinsä.
Tarvitsetko apua kurinpitokirjeesi kirjoittamisessa? Klikkaa alla ladata ilmainen kurinpitokirje malli.
miten kurinpitokuulustelu
tärkeimmät asiat ensin-jos aiot tehdä kurinpitokuulustelun, yritä tehdä se jossain yksityisessä paikassa ja muualla seurassa. Jos mahdollista, se voisi olla jopa ajatus tehdä se ulkopuolella normaalin virka-ajan hieman ylimääräistä yksityisyyttä.
kyse ei ole kurinpitomenettelyn salaamisesta, vaan siitä, ettei se ole työntekijälle tarpeettoman stressaava tai nolo kokemus. Muista, että parhaassa tapauksessa voitte jatkaa yhteistyötä tämän jälkeen.
kurinpitokäsittelyn aikana:
- selitä kantelu, joka sinulla on työntekijän käyttäytymisestä
- käy läpi tästä käyttäytymisestä keräämäsi todisteet
- anna heille mahdollisuus kertoa oma puolensa tarinasta
- päätä seuraavista toimista-ja mihin kurinpitotoimiin aiot ryhtyä seuraavaksi.
kurinpito voi tarkoittaa jotain seuraavista:
- ei toimia
- kirjallinen varoitus
- lopullinen varoitus
- irtisanominen tai irtisanominen
tämän viran seuraavassa osassa käydään läpi nämä vaihtoehdot ja eritellään tarkasti, mitä ne tarkoittavat. Annamme sinulle myös pääsyn joihinkin ilmaisiin kirjallisiin varoitusmalleihin, jotka auttavat pitämään kurinpitoprosessisi vakaalla pohjalla alusta alkaen.
kun olet päättämässä, mihin toimenpiteisiin ryhdyt, kannattaa ottaa huomioon myös työntekijän esiin tuomat lieventävät asianhaarat.
ei toimenpiteitä
jos olet tyytyväinen työntekijäsi kurinpitokäsittelyssä antamaan selitykseen, saatat hyvinkin päättää, ettei sinun tarvitse ryhtyä jatkotoimenpiteisiin. Tässä tapauksessa, yksinkertaisesti kertoa työntekijälle, että heillä ei ole mitään muuta huolta.
kirjallinen varoitus (mukaan lukien kirjallinen varoitusmalli)
kirjallinen varoitus toimii virallisena ilmoituksena työntekijälle siitä, että hänen käyttäytymisensä on muututtava. Kirjallisessa varoituksessa on oltava seuraavat tiedot::
- tiedot menettelystä, jota ei voida hyväksyä
- mitä muutoksia tarvitaan, sekä parannusten aikataulu
- mitä voi tapahtua, jos näitä muutoksia ei tehdä
jos tarvitset apua oman kirjallisen varoituksen kokoamisessa, löydät ilmaisen kirjallisen varoitusmallimme alta.
Loppuvaroitus (mukaan lukien loppuvaroitusmalli)
jos olet jo antanut työntekijälle kirjallisen varoituksen eikä hänen käytöksensä ole parantunut, niin näin kärjistät kurinpitoprosessia. Se kertoo työntekijälle, että hänen käytöksensä on muututtava tai ryhdytään vakavampiin toimiin.
jos haluat käyttää ilmaista loppuvaroitusmallia, löydät sen täältä.
alentaminen tai irtisanominen
jos työntekijän todetaan syyllistyneen törkeään rikkomukseen tai hänen käytöksensä ei ole parantunut sekä kirjallisten että lopullisten varoitusten jälkeen, työnantajalla on oikeus irtisanoa työntekijän työsopimus.
työntekijän muutoksenhakuoikeus
jokaisella työntekijällä on oikeus valittaa kurinpitokäsittelynsä päätöksestä, jos hän kokee päätöksen epäoikeudenmukaiseksi tai lopputuloksen liian ankaraksi.
jos he päättävät valittaa päätöksestä, sinun on suoritettava uusi tutkimus ja käsiteltävä asiaa toisen kerran – mieluiten eri henkilön toimiessa ”kurinpitoesimiehenä”.
tarvitaanko kurinpitomenettelyä eikä ole varma, mistä aloittaa? HR-neuvontapalvelumme voi auttaa.
ammatilliset neuvonantajamme ovat päteviä ja erikoistuneet auttamaan pienyrityksiä voittamaan HR-haasteensa. Jos haluat selvittää, onko HR neuvonta sopii yrityksesi, vain ajoittaa puhelun.