miten hallita Tilivelkoja tehokkaasti

miten hallita Tilivelkoja tehokkaasti

miten hallita Tilivelkoja tehokkaasti

nykyisessä taloudellisessa tilanteessa yritysten on tehtävä enemmän vähemmällä toimialasta riippumatta. Järjestöillä ei ole varaa hukata mahdollisuuksia lisätä käyttöpääomaa. Onnistuakseen, sinun täytyy kehittää strategia, joka antaa sinulle enemmän joustavuutta käteistä-rahapulassa tase. Tämä auttaa kehittämään ylimääräistä likviditeettiä, jota tarvitset prosessien virtaviivaistamiseen, kustannusten alentamiseen, kasvun rahoittamiseen, palvelun parantamiseen ja uusien sijoitusmahdollisuuksien hyödyntämiseen. Tämä kaikki alkaa tehokkaasta maksuliikenteen hallinnasta.

mitä on tilisiirtojen hallinta?

tilisiirtojen hallinnalla tarkoitetaan menettelyjä, käytäntöjä ja käytäntöjä, joita yritys käyttää kauppaluottojen ostojen hallinnointiin. Näitä tehtäviä ovat:

• hakevat kauppaluottolimiittejä
• ostojen ajoituksen ja kulun hallinta
• edullisten ostoehtojen hankkiminen

kaikki, Jos tämä tehdään yrityksen käyttöpääoman hallitsemiseksi. Velat tulisi sisällyttää taseen lyhytaikaiset velat-jaksoon. Se koostuu enimmäkseen lyhytaikaisesta rahoituksesta, kuten varastojen ostoista, kertyneistä kuluista ja muista arvokkaista lyhytaikaisista operaatioista.

maksun lykkääminen

kun kyse on tilivelkojen suorittamisesta, on ehdottomasti oikea ja väärä tapa. Koska kyseessä on taustahallintajärjestelmä, se on harvoin edessä ja keskellä. Tämä on erityisesti silloin, kun yritys etsii kasvaa, koska se usein saa laittaa taka-poltin hyväksi kilpailevien painopisteiden. Kuitenkin, jos haluat optimoida käyttöpääoman, yksi prioriteetit on kehittää maksuvelvoitteet strategia.

monet yritykset lähtivät optimointitarpeen vuoksi lykkäämään maksuja. Ne laajentavat maksuvelvoitteitaan niin kauan kuin mahdollista maksimoidakseen vapaan kassavirran. Yleisesti ottaen tämä lähestymistapa ei ole oikea tapa käsitellä sitä. Maksun viivästyminen voi tuhota toimittajan moraalin ja liikearvon, mikä johtaa hitaampiin toimituksiin, vähemmän halukkuuteen korjata ongelmia, viivästyneisiin vastauksiin kyselyihin ja tiukempiin maksuehtoihin.

toisaalta aikainen maksaminen voi tarjota yritykselle Stancil-etuja, kuten varhaismaksualennuksia ja-hyvityksiä. Kyse on hyvästä bisneksestä. Toisen yrityksen rahat eivät näytä hyvältä.

etuudet

organisaatiomuutos on ratkaisevaa käyttöpääomakulttuurin edistämisessä. Pienyritykselle se voi tuottaa merkittäviä etuja. Jalostaminen maksut prosessi parantaa kassavirran ennustus tarkkuus, jonka avulla maksettava osasto asettaa paremman budjetoinnin. Viime kädessä tämä asettaa yrityksen parantamaan maksuvalmiutta ja auttaa lieventämään rahoitusvajeita ja tekemään suurempia voittoja.

tehokas Maksuliikenteen hallinta voi tarjota lukuisia tietoja, jotka vahvistavat neuvotteluasemaasi ja auttavat sinua toimimaan yhteistyössä parempien toimittajien kanssa. Yrityksen rahojen hyödyntäminen oikealla tavalla tarkoittaa pidennettyjä maksuehtoja, erityisiä varastotiloja ja pidennettyjä takuuaikoja.

automaatio ei ainoastaan poista aikaa vieviä tehtäviä, vaan helpottaa myös laskujen maksamista ja myyjien maksujen seuraamista, jolloin voit paremmin hallita kassavirtaa.

riskit

tehokkaan AP-prosessin puuttuminen vaikeuttaa yrityksesi kykyä käsitellä laskuja oikea-aikaisesti, hyödyntää saatavilla olevia alennuksia ja asettaa tarvittaessa pidempiä tai lyhyempiä maksuehtoja toimittajien kanssa riippuen siitä, mitkä ovat edullisimpia.

Vältä näitä virheitä:

• tukeutuu vahvasti manuaalisiin prosesseihin, koska ne ovat vahvasti virhealtistuneita. Näin on erityisesti silloin, kun on kyse pakkolunastusten hyväksymisestä
• ei voida vahvistaa, että toimitukset vastaavat sopimusehtoja
• liian pitkä palkkasykli, jolloin menetettiin mahdollisuus saada ennakkomaksualennuksia
• ostotilausten antamatta jättäminen jokaista tilausta varten
• laiminlyönti hyödyntää volyymialennusten tai kaupan käyttöaloitteiden kautta saatuja säästöjä
• alennusten hyväksyminen ennen laskemista pääomakustannukset
• kantatiedostojen toimittaja-tai sopimustietojen syöttövirheet
• järjestelmien tai prosessien kehittämisen epäonnistuminen jotka estävät epätarkat, päällekkäiset, myöhästyneet tai myöhästyneet maksut

tavoitteena on tehdä mahdollisimman vähän virheitä. Jos sinulla ei ole työvoimaa käytettävissä, monet kirjanpidon ohjelmistovaihtoehdot voivat auttaa pitämään silmällä kaikkea.

Strategic Accounts management

yritysten on omaksuttava strategisempi lähestymistapa tilien hallintaan. Tilipääomatiimin ja hankintaosaston on tehtävä yhteistyötä ylimmän johdon kanssa, jotta koko yritykseen saadaan käyttöpääomakulttuuri.

suuri osa tästä jää laskujen käsittelyyn. Vastaanotetaanko ja käsitelläänkö laskut ajoissa? Organisaatioiden on hyväksyttävä johtamisstrategia, jossa priorisoidaan käyttöpääoman vapauttamisen tärkeyttä maksuvelvoitteiden optimoinnin avulla. Vaikka monet yritykset voivat valita omaksua mukautetun lähestymistavan, jotkut strategiat toimivat kautta linjan.

vahvojen hallintokäytäntöjen toteuttaminen

tämä ei ainoastaan vahvista sisäistä valvontaa, vaan myös vähentää käsivirheitä koko tilisiirtoprosessissa ja sopimusten tarkistamisessa.

keskitetyt Tilivelat

käyttämällä yhteistä palveluympäristöä käsittelyn ja raportoinnin osalta kaikki työntekijät noudattavat yhteisiä standardeja ja käytäntöjä. Se myös helpottaa kaikkien suorituskyvyn mittaamista vakiintuneiden mittareiden avulla, jotta yritys voi suorittaa enemmän tehtäviä lyhyemmässä ajassa käyttäen vähemmän resursseja. Tämä lähestymistapa on viime kädessä se, mikä vähentää kustannuksia.

paperittomana

harkitse maksuvelvoitteiden hallinnan automatisointia sähköisellä tiedonsiirrolla. Vaikka se ei ole ratkaisu kaikille, yritys, joka harkitsee sähköistä viestintää myyjien kanssa virtaviivaistaa niiden hyväksymisprosessia ja luo enemmän oikea-aikaisia maksuja. Näin voit hyödyntää saatavilla alennuksia ja hyvityksiä ajoissa tai maksaa ajoissa.

sähköisen järjestelmän käyttö varmistaa, että yrityksesi pystyy hoitamaan erilaisia tehtäviä ja säästämään paljon aikaa prosessissa, mukaan lukien:

• Pakkolunastushyväksyntä
• ostotilausten automaattinen tuottaminen
• laskujen validointi ja hyväksyminen
• tavaroiden vastaanottaminen
• laskujen maksaminen oikeina eräpäivinä

automaatioasteesta riippuen voi olla jopa mahdollista skannata laskut sähköisesti, seurata toimituskuitteja, ja ratkaista riitoja.

Adopting Supplier Portals

supplier porter portal tulisi perustaa, jotta toimittajat voivat seurata, mitä yrityksesi tekee. Tähän voi sisältyä esimerkiksi:

• Tilaustilanne
• mahdolliset tuotepulat
• Vastaanotetut maksut
• aikataulutetut toimitukset

toimittajaportaalin käyttöönotto vähentää käsivirheitä ja luo samalla mukavuutta myyjille. Se auttaa myös parantamaan tilaustarkkuutta.

johdon työnkulut

hallinnon työnkulun luominen auttaa tunnistamaan ongelmat nopeasti ja parantaa maksulaskuprosessin tehokkuutta. Se auttaa ratkaisemaan prosessin pullonkauloja ja virtaviivaistaa kaikkea parantaakseen likviditeetin hallintaa tehokkaasti.

ostohyväksynnässä on välttämätöntä määritellä aina eri ostoihin vaadittava auktoriteettitaso. Tämä voi vaihdella hinnan tai määrän perusteella.

prosessin optimointi

AP: n osastolla on kuusi ydintoimintoa, joiden pitää optimoida. Oikein optimoituna niiden pitäisi vahvistaa käyttöpääomaasi huomattavasti.

toimittajan valintaprosessi

Setup a preferred supplier list to prevent Maverick buying. Tämä lähestymistapa myös kannat organisaatiosi neuvotella edullisin ehdoin optimoida käyttöpääoman. Sinä:

• määritetään myyntineuvotteluprosessin prioriteetit ja varmistetaan, että Keskeiset päätöksentekijät, mukaan lukien talousjohtaja ja hankintajohtaja, ovat mukana.
• pyrkivät säännöllisesti neuvottelemaan paremmista hinnoittelu-ja maksuehdoista, mukaan lukien alennetut myöhästymismaksut.
• kehitä strategisimmille toimittajillesi toimittajasuorituskäyriä, jotta he voivat hyödyntää niitä neuvottelujen aikana, jotta tuotteiden ja palvelujen laatu, hinnoittelu tai asiakaspalvelu paranisivat.

Supplier Master Data Setup process

kun olet neuvotellut ehdot toimittajien kanssa, sinun täytyy kaapata ja ylläpitää tiedot. Epätarkka tiedonsyöttö voi aiheuttaa muutakin kuin maksuvirheitä. Se voi johtaa tilien laiminlyönteihin, jotka estävät sinua saamasta saatavilla olevia alennuksia, ja se voi johtaa jopa toimitushäiriöihin. Välttää näitä asioita:

• Pidä kaikki palvelutasosopimuksesi tarkasti kirjanpitojärjestelmässäsi. Toimittajan master data on yksityiskohtaisesti tuotteen / palvelun yksityiskohdat, toimitusaikataulut, sovellettavat säännösten noudattamista toimeksiannot, toimittajan vastuut, laatustandardit, jne.
• Päivitä maksuehdot ja volyymialennusten saatavuus säännöllisesti sekä mahdolliset muut säännölliset Alennukset. Jos sopimusehdot muuttuvat, varmista, että kantatietoja muutetaan vastaavasti.
• säilytä sopimuksesi asianmukaisesti asiakirjahallintajärjestelmällä.

Sopimustarkistusprosessi

virheellisten tai vilpillisten myyjän laskutuskäytäntöjen estämiseksi, jotka voivat aiheuttaa liian suuria maksuja tai päällekkäisiä maksuja, myyjäsopimusten säännöllinen tarkistaminen vie aikaa. Tee näin:

• tietojen luovuttaminen keskitetylle master data-tiimille, joka voi tarkistaa kattavuuden, tarkkuuden ja standardiehtojen noudattamisen. Tiimin on myös tarkasteltava myyjän suorituskykyä varmistaakseen, että he noudattavat sopimusehtojaan.
• mukaan luettuina tavarantoimittajasopimuslausekkeet, jotka antavat myyjille vastuun sakoista ja seuraamuksista, jos niiden havaitaan olevan jossain suhteessa alisuorittavia.
• täysin oikea-aikaiset ja jaksottaiset tavarantoimittajasopimusten tarkastelut, sopimusten tarkistaminen alan standardiehtojen mukaisesti.
• keskustellessasi lakitiimisi kanssa myyjien valtuutusrajoista, sopimusehtojen asianmukaisuudesta ja säännösten noudattamisen varmistamisesta

hankintaprosessi

pienyrittäjänä voisit työskennellä kourallisen tavarantoimittajia tai voit työskennellä satojen tai jopa tuhansien toimittajien kanssa. Vaikka olet virtaviivaistanut ympäristöäsi, saatat silti kamppailla kaikkien myyjälaskujen seuraamisesta ja niiden sovittamisesta saatuihin tavaroihin ja ostotilauksiin. Jos velkoja ei hallita tarkasti, on vaikeampaa ennustaa ja hallita kassavirtaa ja ennakoida lyhyen aikavälin likviditeettitarpeita.

harkitse näitä strategioita:

• tee ostotoimeksianto jokaisesta uudesta tilauksesta, jotta voit vahvistaa vastaanotetut tilaukset, lukita maksuehdot etukäteen, seurata laskuja olemassa olevista myyntipisteistä varmistaaksesi, että toimittajat laskuttavat sopimusehtojen mukaisesti
• tutki saatavilla olevien alennusten elinkelpoisuutta. Jos sinulla ei ole rahaa käsillä, tai pääomamenot ylittävät edun, se ei ehkä ole järkevää maksaa aikaisin.
• myyjän ja maksuehtojen mukaan maksamatta olevat velat.
• kun ostat riskialttiimman tai uuden tuotteen, neuvottele pidemmistä maksuehdoista, jotta voit lisätä käyttöpääomaasi. Vaihtoehtoisesti pyydä lisäämään tuote lähetysvarastoon varastojen sijaan, jotta voit maksimoida likviditeetin ja vähentää riskejä.
• määritä selkeästi AP-mittarit, kuten ostotilauksia vastaavien laskujen tiheys, maksettujen laskujen prosenttiosuus ehdoissa jne., ja noudattaa niitä koko organisaation.

laskutusprosessi

laskutusprosessin asianmukainen hallinta on ratkaisevan tärkeää maksuvalmiuden parantamiseksi. Harkitse:

• virheellisten laskujen maksamisesta kieltäytyminen – mahdolliset virheet aiheuttavat sen, että lasku lähetetään takaisin toimittajalle.
• laskujen ennenaikaisen maksamisen välttäminen vaarantamatta keskeisiä toimittajasuhteita
• asianmukaisten kanavien ja prosessien kehittäminen poikkeusten käsittelyä varten ja raportointi
• Edi-järjestelmän käyttöönotto, jonka avulla voit vastaanottaa laskuja sähköisesti
• käyttämällä kolmiosaista kuittausta, joka vastaa laskun numeroa PO: lle, tavaroiden vastaanottoon
• käsitellä laskut ajoissa SLAs: n mukaisesti ja liittää niihin päiväysleiman.

kirjanpito-ja raportointiprosessi

ennen kuin voit aktiivisesti hallita AP: tä, sinun on varmistettava, että raporttisi ovat tarkkoja ja ajantasaisia. Ilman tätä tietoa monilla yrityksillä ei ole selvää kuvaa siitä, kuinka paljon ne kuluttavat, kuinka usein ne maksavat ja milloin ne maksavat myyjilleen. Tämä voi vaikeuttaa parhaiden maksuehtojen saamista tai oikeiden maksuaikojen valitsemista.

prosessin parantamiseksi sinun on:

• validoi ostotilauksia ja sopimusehtoja koskevat laskut
• sijoita reaaliaikaiseen raportointivalmiuteen ja automaatiotoiminnallisuuteen sovinnon hoitamiseksi.
• selvitä sovittamattomat erät säännöllisesti
• samojen ihmisten on valmisteltava ja tarkistettava kaikki täsmäytykset vähentääkseen päällekkäisen tai liian suuren maksun todennäköisyyttä
• Suorita maksut jokaiseen laskuun sinä päivänä, jona ne on suoritettu pitääkseen järjestelmän täsmällisenä
• seuraa kaikkia suoritettuja maksuja, ei vain myyjän maksuja.

menestyneet AP-osastot eivät ainoastaan työskentele automaation parissa, vaan ymmärtävät, kuinka tärkeitä vahvat liikesuhteet ovat. Pelkkä maksaminen myyjälle ei riitä – heidän kanssaan on työskenneltävä. Mitä paremmin kohtelet heitä, sitä paremman sopimuksen saat.

sieltä löydät yrityksellesi parhaiten sopivan kirjanpito-ohjelmiston ja tutkit eri tapoja, joilla voit optimoida AP-prosessin. Tarkkaile sitten käyttöpääoman kasvua.