miten hävittää vanhat yritystiedot turvallisesti
yrityksellesi kertyy paperityöt nopeasti. Työntekijätiedot, veropaperit, tilinpäätökset, yritystiedot, ja paljon muuta täyttää arkistointijärjestelmän nopeasti. Nykyään monet yritykset päättivät skannata tiettyjä papereita,mutta sähköistäkin tietoa kertyy. Jotta tietosi pysyvät turvassa, on tärkeää tietää sekä kuinka kauan liiketoimintatietoja säilytetään, että miten ne hävitetään tarvittaessa.
tietosuojaan liittyvät huolenaiheet vanhoilla yritystiedoilla
aina kun sinulla on arkaluonteisia tietoja, on tietosuojaan liittyviä huolenaiheita. Jos sinulla on taloudellisia tai muita liiketoiminnan tietoja arkistokaapissa tai kiintolevyllä, on olemassa riski, että se voi vaarantua. Kiintolevyt voivat epäonnistua, paperikopiot voivat joutua tulipalon tai vesivahingon uhriksi, ja varkausriski on aina olemassa. Koska vanhojen tietueiden tallentamisessa on tietosuojaan liittyviä huolenaiheita, on tärkeää säilyttää vain se, mitä tarvitset.
kuinka kauan säilyttää vanhoja yritystietoja
olivatpa yritystiedot paperikopioita tai sähköisiä tiedostoja, on harkittava, kuinka kauan niitä pitää säilyttää. Konsultointi asianajajan tai vero ammattilainen on hyvä tapa tietää, mitä sinun pitäisi säilyttää ja mitä voit hävittää.
yritysten veroilmoitukset ja tositteet
yleisesti ottaen verovirasto suosittelee säilyttämään nämä asiakirjat 7 vuoden ajan. Tämä johtuu siitä, että on olemassa ”aika rajoituksia”, jonka aikana veroilmoitus voidaan muuttaa sinulle tai riitauttaa IRS, ja tämä aika on yleensä kuusi vuotta arkistointi. Kuitenkin, vaikka saatat pystyä hävittämään tositteet jälkeen 7 vuotta, se voi olla järkevää pitää lopullinen kopio yrityksesi veroilmoitukset ja kirjeenvaihto IRS auttaa valmistelemaan tulevia palautuksia.
Työverotiedot
verovirasto ehdottaa, että pidät kaikki työntekijöiden veroihin liittyvät tiedot vähintään 4 vuoden ajan siitä päivästä, jona nämä verot erääntyivät tai maksettiin. Näitä ovat EIN, palkat, eläkemaksut, työntekijöiden henkilökohtaiset tiedot ja kaikki muu, joka liittyy työn verotukseen.
Liikekiinteistö
jos et enää omista omaisuuserää, sinun tulee pitää kirjaa rajoitusajan päättymiseen asti. Kaikki kauppakirjat ja arvonimet on säilytettävä, kunnes myyt tai luovutat omaisuuden.
liikekirjanpito
CPA neuvoo, kuinka kauan voit säilyttää tuloslaskelmia, tilinpäätöksiä, tarkistusrekistereitä, vuosikertomuksia, hallituksen tietoja, vuosikokouspöytäkirjoja, yrityksen perustamisasiakirjoja, laskuja ja kuluraportteja sekä yhtiön sääntöjä. Vähintään 7 vuotta on konservatiivinen suositus.
pankkitiedot
jos tietoja käytetään verotuksessa, 7 vuoden suositus on järkevä. Mutta jos tiliotteilla ei ole verovaikutuksia, kuukausittaiset tiliotteet voidaan hävittää vuoden kuluttua.
miten hävittää vanhat yritystiedot
kun on aika hävittää vanhat yritystiedot, halutaan varmistaa, että ne tuhoutuvat eikä niitä voida hakea ja varastaa. On hyvämaineisia yrityksiä, jotka voivat auttaa paperikopioiden murskaamisessa paljon tehokkaammin ja turvallisemmin kuin toimistosi silppuri voi, ja jotkut pystyvät myös tuhoamaan itse laitteiston, kun sinun on hävitettävä sähköisiä tietoja.
et halua ottaa riskiä, kun kyse on ratkaisevista tiedoista yrityksestäsi. Puhuminen Rahoitus-ja lakiasiantuntijoiden kanssa voi auttaa sinua päättämään, mitä säilyttää ja mitä tuhota, ja Silppuyritykset, kuten AccuShred, voivat varmistaa, että kun olet valmis hävittämään vanhat tiedot tietosuojan nimissä, työ tehdään oikein. Ota yhteyttä jo tänään lisätietoja.