Mitä sisäinen valvonta on ja miten se toteutetaan?
on selvää, että yritykset ovat viime vuosina kiinnittäneet yhä enemmän huomiota sisäiseen valvontaansa estääkseen petoksia ja väärinkäytöksiä prosesseissaan, joten mitä sisäinen valvonta on?
on syytä huomata, että organisaatioille sisäisen valvonnan merkitys ei ole ainoastaan sen ennaltaehkäisevässä luonteessa vaan myös siinä, että se tukee tehokkaasti liikkeenjohtoa sen eri tasoilla: strategisessa suunnittelussa, toteutuksessa ja prosessien valvonnassa sekä kriittisten päätösten tekemisessä.
mutta mitä sisäinen valvonta oikein on ja mitä tarkoitusta se palvelee?
teoreettinen määritelmä sille, mitä on sisäinen valvonta organisaatioissa
asiantuntija Francisco José de Araújo määritteli teoksessaan ”sisäisen valvonnan rakenne ja sisäisen tarkastuksen riippumattomuus”:
”sisäinen valvonta vastaa organisaatiosuunnitelmia ja tiettyä yritystä varten hyväksyttyjä koordinoituja menetelmiä ja toimenpiteitä, joilla turvataan yrityksen varat, tarkistetaan kirjanpitotietojen oikeellisuus ja luotettavuus, edistetään toiminnan tehokkuutta ja kannustetaan noudattamaan johdon antamia ohjeita.”
sisäinen valvonta on tärkeä ja olennainen tietolähde, jolla tarjotaan tietoa ja tukea johtajien kriittisimmistä päätöksistä ja autetaan heitä harjoittamaan liiketoimintaa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
huomaa, että sekä liiketoiminnan johtamistapa että sisäisen viestinnän johtamistapa ovat tekijöitä, jotka voivat yhtiöltä toiselle aiheuttaa vaihtelua sisäisen valvonnan tarkoituksesta ja hyödyllisyydestä.
mutta yleensä organisaatioilla, jotka investoivat voimakkaasti tietotekniikkaan ja joilla on siksi pitkälle tietokoneistetut järjestelmät, on etulyöntiasema kilpailuun nähden, koska niiden sisäinen valvonta mahdollistaa niiden erilaisten prosessien puutteiden ja epätasapainojen nopean havaitsemisen ja korjaamisen, mikä merkitsee valtavaa kilpailuetua.
Tutustu SWOT-analyysiin, joka on hyödyllinen työkalu liiketoimintaprosessien parantamiseen!
KS.myös vaiheittainen opas Swot-analyysin tekemisestä.
sisäisen valvonnan päätavoitteet
teoreettisen käsitteen perusteella voidaan sanoa, että jäsennellyn sisäisen valvonnan järjestelmän pääalueet ovat:
- edistää luotettavuutta ja puolueettomuutta tilinpäätösten laatimisessa.
- tarjota oikea-aikaista ja helposti saatavilla olevaa tietoa, joka mahdollistaa liiketoimintaprosessien tehokkaan ja tuloksellisen toteuttamisen.
- varmistaa, että sisäisissä prosesseissa ja toimissa yleisesti noudatetaan strategisen suunnittelun tavoitteita välttäen poikkeamia ohjeista.
- yhtiön omaisuuden turvaamiseksi, riskienhallinnan tukemiseksi ja väärinkäytöksistä johtuvien taloudellisten tappioiden minimoimiseksi.
Katso: mitä on kokonaislaadun valvonta?
sisäisen valvonnan täytäntöönpanon perusoletukset
- kunkin yrityksen työntekijän velvoitteiden kohdentaminen ja selkeä dokumentointi siten, että mahdollisen sääntöjenvastaisuuden sattuessa asianomainen vastuuhenkilö voidaan asettaa syytteeseen.
- standardien, menettelyjen ja sisäisten rutiinien standardointi ja dokumentointi.
- kriittisten prosessien toteuttamiseen liittyvät roolit ja vastuut on kohdennettava ja hallittava hyvin tiiminä, joten mikään ylikuormitus ei vaaranna tehokkuutta.
- kustannus-hyötyanalyysi ja tiettyjen sisäisten tarkastusten priorisointi siten, että niiden pyörittämiseen kuluvat resurssit eivät ole suurempia kuin voitot.
kun olet löytänyt vastauksen sisäiseen valvontaan, tarkista, miten BPM-ohjelmiston käyttäminen voi parantaa merkittävästi liiketoimintaprosessejasi.