Mikä on valiokunnan puheenjohtajan rooli?
valiokunnan puheenjohtaja on johtotehtävä, joka vaatii erityisosaamista sekä diplomatian ja demokratian tajua. Valiokunnan puheenjohtajan tehtävä voi olla aikaa vievä hanke, joka vaatii puheenjohtajalta ylimääräistä aikaa kokousten suunnitteluun ja valmisteluun. Valiokuntien puheenjohtajat vastaavat valiokuntien kokousten helpottamisesta ja valiokunnan tuloksista raportoinnista hallitukselle. Hallituksen puheenjohtajan asemassa toimivilla on oltava selkeä ääni ja hyvät esitystaidot. Hyvät fasilitointitaidot ovat valiokuntien puheenjohtajille tärkeitä, jotta kaikki valiokunnan jäsenet osallistuvat ja kokoukset sujuvat.
valiokunnan puheenjohtajan tehtävä
tärkeä taito valiokunnan puheenjohtajan roolissa toimiville on tehokas suunnittelu. Vaikka hallitus antaa valiokunnalle peruskirjan ja erityistehtävät, valiokunnan puheenjohtajan on pidettävä mielessä organisaation tarkoitus, missio ja strateginen johto valiokunnan pyrkiessä etenemään. Valiokunnan puheenjohtajan on huolellisesti suunniteltava esityslista ja lähetettävä se valiokunnan jäsenille niin ajoissa, että valiokunnan jäsenet voivat osallistua kokoukseen ja osallistua siihen harkitusti. Valiokunnan puheenjohtajan huolellinen valmistelu sujuvoittaa valiokunnan työtä, kun valiokunta tekee tutkimuksia ja tekee tutkimusta niistä asioista, joihin sen on puututtava.
valiokunnan puheenjohtajan tehtävä edellyttää erinomaisia Fasilitointitaitoja
valiokunnan puheenjohtajan tehtävä edellyttää erinomaisia fasilitointitaitoja. Joillekin ihmisille fasilitointi tulee luonnostaan. Toisille kokousten helpottamiskoulutuksesta voi olla paljon apua.
valiokuntien puheenjohtajien on tärkeää muistaa, että he ovat hallitukselle vastuussa ryhmästä ja ryhmän tekemästä työstä. Tämä on tärkeä näkökohta pyrittäessä helpottamaan valiokuntaa, jossa on yksi tai useampi jäsen, joka on määräilevä tai joka esittää jatkuvasti vahvoja mielipiteitä. On myös tärkeää, että valiokuntien puheenjohtajat ovat valmiita puhumaan valiokunnan jäsenelle, joka ei suojele luottamuksellisuutta tai jolla on tiedossa eturistiriita.
tämän vuoksi valiokunnan puheenjohtajan ei pitäisi pelätä puhua valiokunnan jäsenelle, joka ottaa ryhmän pois aiheesta tai vain toistaa toisen jäsenen mielipiteen. Valiokunnan puheenjohtajan on oltava johdossa. On tärkeää puuttua tällaisiin asioihin varhaisessa vaiheessa ja olla johdonmukainen sen kanssa, miten niitä käsitellään. Esimerkiksi, hyvä vastaus käyttää, kun joku on pois aiheesta on, ” miten se koskee meidän agenda?”Jos asia on todellakin aiheeton, mutta tärkeä keskustella, puheenjohtaja voi haluta jättää sen myöhemmin kokoukseen.
hyvä fasilitaattori käyttää fraaseja ja työkaluja auttaakseen ryhmää eteenpäin. Valiokunnan puheenjohtajan ei tulisi koskaan tehdä päätöksiä ryhmän puolesta tai ohjata ryhmää puheenjohtajan henkilökohtaisten mielipiteiden suuntaan.
ryhmäkeskustelujen tarkoituksena on tehdä päätöksiä tai suosituksia, jotka on perusteellisesti tutkittu ja monipuolisesti. Näin käy vain silloin, kun porukka antaa kaikkien osallistua niin, että keskusteluun tulee vaihtelevia näkökulmia. Tehokas fasilitaattori ei anna yhden henkilön monopolisoida keskustelua ja voi rohkaista hiljaisempia komitean jäseniä jakamaan mielipiteitään ja näkökulmiaan.
komitean jäsenet voivat olla halukkaampia osallistumaan, kun puheenjohtaja kutsuu heitä nimeltä. Jos olet yksi niistä ihmisistä, joilla on vaikeuksia muistaa ihmisten nimiä, älä tunne syyllisyyttä työkalun, kuten nimilappujen tai istumajärjestyksen käytöstä. Se on parempi kuin saada nimi väärin tai ohittaa joku, koska et muista hänen nimeään.
useimmissa tapauksissa valiokunnan jäsenet arvostavat järjestystä yhtä paljon kuin valiokunnan puheenjohtaja. Hyvä kokousfasilitaattori tekee muistiinpanoja siitä, missä järjestyksessä jäsenet nostavat kätensä. Kirjoita vielä nimet ylös, jos sinulla on vaikeuksia muistaa käsien järjestystä ilmassa. Tunnustakaa puhujien järjestys verbalisoimalla se. Kuunnellaan ensin Johnia, sitten Nancya ja Charlesia.”
ota katsekontakti valiokunnan jäseniin, kun pyydät jokaista henkilöä puhumaan, koska se luo välillenne suhteen. Kun otat katsekontaktin, voit myös poimia jäsenen ilmeet ja kehon kieli. Pankaa merkille jäsenet, jotka vaikuttavat hämmentyneiltä, ärsyyntyneiltä tai innokkailta puhumaan. Usein katsekontakti viestittää komitean jäsenille, että olet valppaana ja virittynyt kokoukseen.
kun keskustelu laantuu eikä valiokunnan jäsenillä ole enää mitään annettavaa, on valiokunnan puheenjohtajan aika ohjata ryhmää kohti päätöksentekoa. Paras tapa lähestyä tätä on, että puheenjohtaja tekee yhteenvedon siitä, mitä on sanottu, ja joko ehdottaa ehdotusta tai pyytää valiokunnan jäsentä laatimaan ehdotuksen. Esimerkiksi, tarjota jopa lausuma, kuten, ’ ryhmä näyttää sanovan…”
tällaisen lausunnon pitäisi avata keskustelu ehdotuksen sanamuodon muuttamiseksi, kunnes kaikki valiokunnan jäsenet ovat samaa mieltä ja tyytyväisiä siihen.
muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta komiteoilla on vain vähän tai ei lainkaan valtaa tai valtaa. Valiokunnan puheenjohtajan roolissa on tärkeää, että valiokunnat eivät ylitä valtuuksiaan. Jos ilmenee, että asia ei kuulu valiokunnan vastuulle, on valiokunnan puheenjohtajan vastuulla viedä se takaisin hallitukselle ja pyytää heitä siirtämään asia asianmukaisempaan valiokuntaan tai elimeen.
on tullut yleiseksi käytännöksi, että hallitukset hyödyntävät hallitusportaaliohjelmiston etuja varmistaakseen hyvän hallintotavan hallitus-ja valiokuntatasolla. Hallitusportaali tarjoaa turvallisen alustan viestintään, suunnitteluun ja dokumentointiin.
havaintojen ja suositusten esittäminen hallitukselle
valiokunnan puheenjohtajan tehtävä edellyttää komitean havaintojen raportointia hallitukselle. Lautakunnan mieltymyksestä riippuen puheenjohtajat voivat esittää raporttinsa suullisesti tai kirjallisesti. Puheenjohtajan vastuulla on varmistaa, että valiokunnan mietintö on selkeä ja yksiselitteinen ja että valiokunta antaa tarkat suositukset seuraavista vaiheista ja toteutuksesta. Loppuraportin on heijastettava valiokunnan yhteisiä näkemyksiä, joita enemmistön näkökulma edustaa. Puheenjohtajien pitäisi myös panna merkille, jos valiokunta ei päässyt yhteisymmärrykseen.
lopuksi valiokunnan puheenjohtaja voi kutsua koolle ylimääräisen kokouksen kiireellisten asioiden käsittelemiseksi tarpeen mukaan. Koko komitean työskentelyn ajan puheenjohtajan tulee tarkastella komitean toimintaa ja kehittämistä sen varmistamiseksi, että työtä tarvitaan edelleen ja että se on linjassa organisaation mission ja suunnan kanssa. Kun valiokunnan puheenjohtaja astuu alas tai kääntyy pois puheenjohtajan paikalta, on järkevää, että väistyvä puheenjohtaja tukee tulevaa puheenjohtajaa selonteolla uudelle puheenjohtajalle ja tarjoamalla neuvoja.