Awesome Meetings: How to moderate a meeting discussion?
keskustelut ovat jokaisen kokouksen ydin. Kun sitä moderoidaan, siitä voi tulla hyvä työkalu pitää kaikki mukana ja vaihtaa ajatuksia hyvässä järjestyksessä. Kuitenkin, jätetty muokkaamaton voi aiheuttaa kaaosta, konflikteja, ja motivoida osallistujia, jotka voivat tuntea kuulematon, väärinymmärretty tai ulkopuolelle. Haluamme näyttää joitakin periaatteita ja tekniikoita, jotka tekevät keskusteluista tuottavan työkalun.
mikä on keskustelu? Yksinkertaisuuden vuoksi oletetaan, että kaikki toimet kokouksen aikana, johon osallistuu kaksi tai useampia puhujia, on keskustelua. Et törmännyt siihen päivityskokouksessa, mutta päätös-tai ideointikokoukset koostuvat enemmistönä keskusteluista ja ideoiden vaihdosta.
milloin keskustelun pitäisi olla tervetullutta? Kun ottaa huomioon keskustelun luovan ja rakentavan luonteen toimintana, se on näkyvästi hyvää toimintaa missä tahansa luovassa ja päätöksentekoon perustuvassa kontekstissa. Jokainen osallistuja tuo mukanaan ainutlaatuisen kokemuksensa ja näkökulmansa, joka puolestaan voidaan tuoda esiin keskustelun kautta. Kun haluat laajentaa mielen näköaloja, testata erilaisia ideoita, sisällyttää mukaan asioita, joita et itse ajattelisi, perustaa kokouskeskustelun. Se on myös tapa ottaa jokainen osallistuja mukaan ja antaa heidän ilmaista omia mielipiteitään, jolloin he tuntevat olevansa tunnustettuja ja suoraan mukana prosessissa ja lopullisessa ratkaisussa. Se on erittäin tärkeä asia kaikille joukkueiden johtajille ja heidän motivaatiotasolleen: on paljon helpompi mennä ylimääräistä mailia, kun tuntuu tarpeelliselta, tunnustettu, ja mukana!
milloin keskustelua tulisi välttää? On tilanteita, jotka eivät hyödy erilaisista mielipiteistä tai ratkaisuista. Ilmeisin paikka, jossa keskustelut eivät tule helposti syleilemään, ovat päivitystapaamiset: vaikka joihinkin kysymyksiin voi vastata, ei lopputuloksen muuttamiseksi ole jo mitään tehtävissä. Tällaisessa tilanteessa keskustelu on turhaa ja tuottamatonta. Yksi iso syy välttää keskustelua on kyvyttömyys maltillistaa sitä: pienikin keskustelu voi muuttua sekasortoiseksi kohinaksi, kun sitä ei säädetä.
miten keskustelu järjestetään? Nyrkkisääntö, joka kannattaa muistaa, on: ellei erikseen mainita, kohtuutta ei oleteta — tapaamisen helpottaminen kannattaa aloittaa laatimalla selkeät ja ymmärrettävät säännöt. ”Tänään keskustelemme kevään uusista Kampanjaideoistamme, yrittäkää rajoittaa puheaikanne 5 minuuttiin, jotta jokainen voi ilmaista ajatuksensa. Keskustelemme niistä ideoista, kun kaikki ideat on esitetty ” on ystävällinen ja rakentava keskustelun avaaja. Tietäen etukäteen esityslistan avulla osallistujat voidaan valmistella, joten se pitäisi sisältää keskustelun säännöt, liian. Osallistujista riippuen kannattaa valmistella selkeästi näkyvä ajastin: jotkut puhujat pitävät puhumisesta ja palautteen antaminen ajasta varmistaa, että he pääsevät asiaan ilman riskiä siitä, että heille varattu aika venyy liikaa.
miten keskusteluprosessia kohtuullistetaan? Fasilitaattorin tulee järjestää puhujia, antaa heille ääni ja tarkkailla keskusteluprosessia. Tarkkailtavia asioita ovat:
- osallistujilla yli sallitun: käytä vain ajastinta ja ilmoita heille, että heidän aikansa on päättymässä tai jo päättynyt, joten heidän pitäisi lopettaa,
- osallistujat leikkaavat: jos olet jo määrittänyt keskustelun säännöt, muistuta rogue-osallistujaa siitä, että heidän mielipiteensä ja argumenttinsa kuullaan esityksen jälkeen,
- keskustelu siirtyy sykliin, eli yksi argumentti johtaa toiseen, johtaa toiseen (huuhtele ja toista), joka palaa ensimmäiseen: sinun on puututtava tilanteeseen ja puututtava siihen tilanteeseen, kerättävä kaikki argumentit ja analysoitava ne yksitellen löytääksesi tavan ratkaista konflikti,
- ratkaisua, yksimielisyyttä tai kompromissia ei saavuteta: sinun on toimittava puolueettomana neuvonantajana (ei tuomarina!), muotoile jokainen ratkaisu eri tavalla muuttaaksesi näkökulmaa ja muuttaaksesi asian ymmärtämistä, yksinkertaistaen sitä.
vaikka kaksi edellistä yhteistä asiaa on helppo ratkaista ja ne vaativat lempeää ja ystävällistä tönäisyä tai ystävällistä muistutusta, kaksi jälkimmäistä ovat merkki konfliktista ja strategioista niiden käsittelemiseksi ja ratkaisemiseksi keskustellaan joskus toiste!
miten pitää osallistujat mukana ja mukana? Voit varmaan arvata, mutta kokousfasilitaattorin suuri etu on se, että hän osaa lukea huonetta. Fasilitaattori ei ole vain joku, joka tekee muistiinpanoja ja järjestää kokouksen. Lukemalla osallistujien kasvoja ja taustalla olevia tunteita heidän pitäisi pystyä huomaamaan ihmiset, jotka ovat irti: käyttävät kännyköitä, negatiivista kehonkieltä, ankaria tai huolestuneita ilmeitä ja koukuttavat heidät takaisin keskusteluun. Fasilitaattorin tehtävä on antaa ääni moderoidussa keskustelussa, ja joskus he joutuvat muuttamaan puhujien järjestystä tai jopa esittämään omia kysymyksiään! Hyvä fasilitaattori puuttuu rakentamattomaan kritiikkiin ja ratkaisee sen aiheuttaman huonon tunnelman.
keskustelumalttius ei ole helppo tehtävä ja vaatii paljon tunneälyä, ihmissuhdetaitoja ja ennen kaikkea kärsivällisyyttä. Muista, että jokainen konflikti voidaan ratkaista rakentavalla ja käytännönläheisellä viestinnällä ja suurella ystävällisyydellä!
Cubitoo tarjoaa personoitua valmennusta startupeille ja pienille yrityksille keskittyen tehokkaiden kokousten pyörittämiseen ja muihin viestintään liittyviin seikkoihin menestyvän yrityksen pyörittämisessä. Ota yhteyttä tänään