asiakirjojen hallintajärjestelmän rakentaminen Microsoft

asiakirjojen hallintajärjestelmän rakentaminen Microsoft

Asiakirjanhallintajärjestelmän rakentaminen Microsoft

dokumenttien hallintajärjestelmän rakentaminen on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan onnistumisen kannalta. Microsoftin asiakirjanhallintajärjestelmän käyttäminen voi auttaa ratkaisemaan tyypillisiä haasteita, joita yritykset kohtaavat yrittäessään luoda skaalautuvaa työnkulkua.

mikä on asiakirjojen hallintajärjestelmä?

asiakirjojen hallintajärjestelmä on digitaalisten tiedostojen, kuten Word -, Excel -, PowerPoint-ja muiden tiedostojen hallintaan. Tällä aikakaudella tarvitsemme turvallisen, vankan ja muokattavan ohjelmiston, joka antaa hyvän käyttökokemuksen. Siirtyminen vanhasta asiakirjanhallintajärjestelmästä uudempaan järjestelmään voi parantaa suorituskykyä ja vähentää kustannuksia.

tyypillisiä haasteita vanhojen asiakirjojen hallintajärjestelmien kanssa

onko Microsoftilla Asiakirjanhallintajärjestelmä?

Kyllä. Microsoft Office 365 tarjoaa erilaisia ohjelmistoratkaisuja, kuten SharePoint, Microsoft Dynamics ja OneDrive dokumenttien hallintaan. Mitä tahansa edellä mainituista voidaan käyttää kunkin organisaation tarpeista riippuen. Tämä järjestelmä auttaa meitä tallentamaan, tekemään yhteistyötä ja jakamaan asiakirjoja eri alustoille. On myös erilaisia tapoja analysoida järjestelmän suorituskykyä.

1. turvallisuus-ja käyttöoikeuksien hallinta
   monet asiakirjanhallintajärjestelmät eivät tarjoa käyttäjille mahdollisuutta asettaa rajoituksia sille, kuka voi nähdä tiettyjä asiakirjoja. Joitakin asiakirjoja pitäisi voida tarkastella vain tiettyjen käyttäjien. Yhden osaston jäsenet eivät välttämättä halua toisen osaston pääsevän heidän tietoihinsa. Tai yhdellä osastolla tai käyttäjäryhmällä pitäisi olla Lisää/Muokkaa-oikeus, kun taas toisella ryhmällä on vain luku-oikeus.
2. Etsi ja suodata
   kun kansioita ja dokumentteja on paljon, voi olla vaikea löytää etsimääsi dokumenttia. Monia asiakirjanhallinnan hakujärjestelmiä ei ole määritetty ratkaisemaan tätä ongelmaa.
3. ilmoitus ja hyväksyntä
   jotkut asiakirjat, kuten henkilöstöpolitiikka tai laskut, tarvitsevat hyväksynnän ennen kuin ne ovat kaikkien käyttäjien nähtävissä. Valitettavasti useimmat dokumenttien hallintajärjestelmät eivät tarjoa tätä ominaisuutta.
4. Asiakirjahistoria
   onko asiakirjaan koskaan tehty muutoksia, vain jotta viimeinen versio olisi palautettu, mutta eivät pystyneet? Monet käyttäjät mainitsevat kyvyttömyyden pitää asiakirjahistoria ja palauttaa aiemmat versiot kipupisteenä vanhojen asiakirjojen hallintajärjestelmien kanssa.
5. Tiimiyhteistyö
   tiimeillä ei yleensä ole keinoa ylläpitää projektikohtaisia dokumentteja. Projekteille pitäisi pystyä osoittamaan tiimi, joka pystyy hallinnoimaan dokumentteja tiimin jäsenten kesken.
6. säilytä kansiorakenne ja nimeäminen
   useimmissa asiakirjanhallintajärjestelmissä säilytetään sama kansiorakenne ja nimeämiskäytännöt koko avaruudessa. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät eivät voi järjestää tai nimetä kansioita tavalla, joka on järkevää heille, koska nämä muutokset heijastuvat kaikille muille käyttäjille.

miten Microsoftin Ydinsovellukset toimivat yhdessä asiakirjojen hallinnan tukena

SharePoint

SharePoint antaa tiimillesi yhteistyötilan, jossa on kojelautoja, kalentereita, tehtäviä, ilmoituksia ja päivityksiä. SharePoint-alusta säilyttää nämä keskitetyssä portaalissa, joka liittyy yrityksen sivustoihin. Voit perustaa SharePoint-sivuston, johon jokainen tiimisi pääsee, ja jossa on kojelautoja, jotka antavat tiimille ja yritykselle ilmoituksia. Voit myös perustaa yritysportaalin, jossa on haettavissa koko yrityksen laajuisia kirjastoja ja ilmoituksia. Määritä jokaiselle työntekijälle turvataso, jotta pääsy on mahdollista.

10 vuotta sitten yritykset käyttivät SharePointia asiakirjojen konsolidointiin, Skypeä pikaviestintään ja Outlookia viestittelyyn ja suunnitteluun. SharePoint on kehittynyt vahvaksi asiakirjojen jakamiskeskukseksi, jossa on yhteiset työtilat, tallennus ja esittely.

OneDrive

OneDrive on verkossa toimiva dokumenttien/tiedostojen tallennusalusta. Sitä käyttävät tyypillisesti yksityishenkilöt ja liiketoimintatiimit, jotka tarvitsevat keskeisen sijainnin tallentaakseen ja päästäkseen käsiksi tiedostoihin. OneDriven versiointi-ja jakamisominaisuudet helpottavat yhteistyötä, joten kyseessä on enemmän kuin pelkkä Online-arkistokaappi. Microsoft erottaa työkalun henkilökohtaiset ja yritysversiot toisistaan.

OneDrive (for Business) sisältää nyt kaikki alkuperäisen SharePoint-dokumenttitarjonnan, mukaan lukien työnkulut, auditoinnit, mallit ja versionhallinnan. Se ei sisällä markkinointiresurssejasi, kuten verkkosivuja ja sosiaalisen median yhteyksiä. Yritys omistaa tilin, ja jokaiselle käyttäjälle annetaan henkilökohtainen tili yrityksen tilin alla. Tällöin yksittäisiä asiakirjoja voidaan tuottaa ja tallentaa ennen kuin ne jaetaan laajemman yritysyleisön kanssa.

OneDrive ei tarjoa mahdollisuutta julkaista sisältöä verkossa. Vaikka voit lähettää linkkejä asiakirjoihin, et voi julkaista näitä asiakirjoja suoraan web-sivulle OneDrive-alustalta. Voit tehdä dokumentit löydettäviksi tiimillesi, mutta tarvitset Office 365: n tai muun CMS/website-Alustan julkaistaksesi työsi julkisesti.

Azure

Hyödynnä pilvessä täysin hallittuja tiedostojakoja, jotka ovat käytettävissä alan standard Server Message Block (SMB)-protokollan kautta. Asenna tiedostoja samanaikaisesti pilveen tai toimitiloihin Windowsissa, Linuxissa ja macOS: ssa. Plus, cache Azure tiedosto jakaa Windows-palvelimet Azure tiedoston synkronointi paikallisen käytön suorituskykyä. Käytä premium-osakkeita suorituskykyherkkiin, IO-intensiivisiin työkuormiin ja vakio-osakkeita luotettavaan, yleiskäyttöiseen tiedostojen tallennukseen

Dynamics 365

Dynamics 365 on pilvipohjainen ratkaisu, joka tarjoaa kaiken tarvittavan CRM: n ja ERP: n käyttöön yhdessä paketissa

katso liiketoiminta-ja asiakastiedot yhdessä paikassa—sadoissa lähteissä—yhden, 360 asteen näkymän organisaatiostasi.

Microsoft Teams

Microsoft Teams on suunniteltu lujittamaan kaikkia yhteistyön osa — alueita-ei vain asiakirjojen hallintaa ja jakamista. Microsoft tiimien kautta työntekijät voivat seurata pikaviestintä, sähköposti, kalenterit, projektit ja paljon muuta.

Microsoft Planner

Microsoft Planner on Office 365: n mukana tuleva tehtäväsovellus. Sitä käytetään henkilökohtaiseen ja tiimityön suunnitteluun, jossa on yksinkertainen korttipohjainen käyttöliittymä.

Microsoft Planner tarjoaa Hubin, jonka avulla tiimin jäsenet voivat luoda suunnitelmia, järjestää ja antaa tehtäviä eri käyttäjille sekä tarkistaa edistymispäivityksiä näyttötaulujen kautta. Se tarjoaa myös keskitetyn paikan, jossa tiedostot voidaan jakaa ja nähdä koko tiimille. Office 365-sovelluksena löydät Plannerin Office 365-kodistasi.

Planner integroituu natiivisti kaikkiin muihin Office 365-sovelluksiin, ja työkalun käyttäminen Microsoftin ”ekosysteemissä” on erittäin tehokasta. Microsoft on luonut joukon sovelluksia, jotka täydentävät toisiaan ja toimivat kauniisti yhdessä. Plannerin avulla voit helposti integroida tehtävät Outlookiin, liittää ja tarkastella tehtäväasiakirjoja linkittämällä SharePointiin, keskustella projektista tiimeissä Plannerin ollessa auki, hypätä videopuheluun (tiimien kanssa, aiemmin Skype for Business) ja paljon muuta

Microsoft-ohjelmiston käytön edut asiakirjojen hallintaan

tehokas asiakirjanhallintaratkaisu määrittelee seuraavat:

1. minkälaisia asiakirjoja ja muuta sisältöä organisaatiossa voidaan luoda
2. mitä mallia käytetään kunkin asiakirjalajin osalta
3. mitä metatietoja kunkin asiakirjalajin osalta
4. mihin asiakirja tallennetaan sen elinkaaren kussakin vaiheessa
5. miten asiakirjaan tutustumista valvotaan sen elinkaaren kussakin vaiheessa
6. miten asiakirjaan tutustumista valvotaan sen elinkaaren kussakin vaiheessa
8. miten siirtää asiakirjoja organisaation sisällä tiimin jäsenten osallistuessa asiakirjojen luomiseen, tarkasteluun, hyväksymiseen, julkaisemiseen ja luovutukseen

Microsoft tarjoaa parhaat ratkaisut kaikille yllä. Seuraavat ovat ominaisuuksia ja etuja käyttämällä Microsoft DMS kumppani. Se on tarjonnut näitä ratkaisuja jo vuosia ja on yksi johtavista yrityksistä tällä alalla. Cloud, on-premise, tai hybridi, minkä tahansa rakenteen valitset, Microsoft tarjoaa paremman ratkaisun.

näitä ratkaisuja ja hyötyjä ovat:

• kyky helposti löytää / etsiä tarvitsemaasi tietoa
• mobiiliystävällinen: Luo / muokkaa / tee yhteistyötä milloin tahansa, missä tahansa
• kokonaisturvallisuus: turvallisempi kuin toimitilapalvelin
• kansio – ja tiedostotason tietoturva: Anna käyttöoikeus vain niille ihmisille, jotka sitä tarvitsevat
• Compliance-ystävällinen
• versionhallinta, jotta ei ole olemassa erilaisia iteraatioita tiedostosta, joka leijuu
• Tiedostohistoria, jotta voit nähdä kuka teki mitäkin muutosta, kun
• helppo yhteistyö työtovereiden, urakoitsijoiden ja asiakkaiden kanssa
• nopea ja turvallinen jakaminen organisaation sisällä tai ulkopuolella
• integraatio & yhteensopivuus: Microsoftin ratkaisut integroituvat helposti moniin muihin järjestelmiin
• Document imaging/scanning avulla voit säästää fyysistä tilaa tallentamalla tiedostosi verkossa
• skaalautuva: se kasvaa helposti organisaatiosi mukana. Asiakirjanhallintaratkaisuna
• pilvipohjainen: sinun ei tarvitse huolehtia palvelinten fyysisestä turvallisuudesta tai menettää kaikkia tietojasi, kun kaikki on pilvessä. Käytä tiedostoja, joita tarvitset milloin tahansa, missä tahansa sinulla on internet-yhteys
• Offline-muokkaus: jos olet menossa jonnekin ilman internet-yhteyttä, voit helposti ottaa tiedostot mukaasi
• säästää henkilöstöresursseissa: et tarvitse niin paljon IT-henkilöstöä kuin legacy, on-site server

Plus, siirtyminen legacy-palvelimilta tai muista ratkaisuista on helppoa.

miten Hingepoint auttaa asiakkaitamme hyödyntämään Microsoftin ratkaisuja dokumenttien hallinnan tarpeisiin

voimme auttaa Sinua toteuttamaan SharePoint-ratkaisun dokumenttien tallennusratkaisuna. Suunnittelemme information Architecture (IA) perustuu ainutlaatuinen liiketoiminnan vaatimukset. Informaatioarkkitehtuuri kattaa tarvittavat sivustokokoelmat, osajoukot, dokumenttikirjaston, metatiedot, kentät ja paljon muuta.

Järjestä tiedostosi loogisiin luokkiin, jotta pysyt järjestyksessä

huolehdimme kirjastojen luomisesta ennalta määritetyillä metatiedoilla varmistaaksemme, että löydät etsimäsi sisällön joka kerta, kun haet ja suodatat.

voimme toteuttaa työnkulun, joka mahdollistaa hyväksymisten ja ilmoitusten asettamisen tietyille dokumenteille. Jos tarvitset tiimisivuston yhteistyötä varten, voimme luoda sen. Voimme myös muuttaa sivuston malliksi, jonka avulla voit helposti luoda erillisiä tiloja jokaiselle asiakkaalle tai projektille, jotka säilyttävät saman perusrakenteen.

jos haluat viedä tiimiyhteistyön toiselle tasolle, voimme auttaa sinua integroimaan Microsoft-tiimit. Tiimisi voivat helposti hallita kaikkia keskusteluun liittyviä asiakirjoja yhdessä paikassa ja löytää ne helposti tulevaisuudessa.

projektitehtäviin liittyvien dokumenttien hallinta? Voimme auttaa sinua lisäämään Microsoft Planner yhtälöön seurata edistymistä tehtäviä. Voit helposti liittää SharePoint-dokumentteja tehtäviisi ja liittää ne Microsoft-tiimien kanssa käytyihin keskusteluihin.

Käytä mukautettuja lomakkeita ryhmäpyyntöjen käsittelyyn ja luo välilehtiä mukautetuilla raporteilla seurataksesi edistymistä.

kuten näet, on olemassa monia tapoja, joilla voit virtaviivaistaa asiakirjahallintaprosessejasi Microsoftin työkaluilla.

voit jopa käyttää SharePointia hallinnoidaksesi asiakirjoja, joita käytät sisällön julkaisemiseen verkkosivustollasi.

What Would a Better Document Management System Look like you?

käyttääkö organisaatiosi edelleen vanhentunutta asiakirjahallintajärjestelmää arkistojesi hallintaan? Ota yhteyttä hingepointiin tänään ja näe, että kokeneet konsulttimme voivat helpottaa työtäsi käyttäjiesi rakastaman järjestelmän avulla!