8 vinkkiä tehokkaiden tapaamisten järjestämiseen ja pyörittämiseen
tapaamiset ovat usein tarpeellinen osa työelämää. Valitettavasti kaikki tapaamiset eivät ole tasa-arvoisia. Jotkut päätyvät täydellisiksi ajan tuhlaajiksi, jotka eivät saavuta mitään. Mutta sen ei tarvitse olla niin. On olemassa tapoja järjestää ja hoitaa tehokkaita ja tuottavia kokouksia. Tässä muutamia vinkkejä.
miten toimiva kokous pidetään
päätä, tarvitaanko kokousta todella
ensimmäinen päätös on, tarvitaanko kokousta ylipäätään. Harkitse kokouksen tavoitteita ja sitä, pystyykö tiimisi saavuttamaan ne eri tavalla, kuten puhelun, ryhmäkeskustelun tai sähköpostin välityksellä. Jos vastaus on kyllä, et tarvitse kokousta. Säästä kaikkien aikaa oikeisiin töihin.
milloin saatat tarvita tapaamista? Kun tarvitset ryhmän panosta tehdäksesi päätöksen reaaliajassa tai tehdäksesi yhteistyötä tiettyjen ongelmien ratkaisemiseksi. Jos jokin asia voidaan parhaiten ratkaista kasvotusten ryhmän kanssa, silloin tapaaminen on todennäköisesti paikallaan.
Alt-teksti: Ylhäältä alas näkymä joukko ihmisiä, joilla on kannettavat tietokoneet pöydän ympärillä kokouksessa
ovat oikeat ihmiset läsnä
aivan kuten ei jokaisen kokouksen tarvitse tapahtua, ei kaikkien tarvitse olla kokouksessa. Ennen kuin kutsut ketään, mieti, miksi heitä tarvitaan ja mitä heidän panoksensa tulee olemaan. Jos heillä ei ole mitään mielekästä panosta, heidän ei tarvitse olla siellä.
yhtä tärkeää on varmistaa, että paikalle ehdottomasti vaadittavat ihmiset, kuten päättäjät, pääsevät paikalle. Muuten ei ole mitään järkeä pitää kokousta, ja sinun pitäisi siirtää sitä toiseen aikaan, jolloin he voivat olla läsnä.
Valitse oikea yritystapahtumapaikka
kokouksen pitäminen paikan päällä on kätevää, mutta miksi et ravistelisi asioita paikan ulkopuolisella tapaamisella? Paikan ulkopuolella oleminen ei välttämättä tarkoita sitä, että sinulla on vain kokoustilavuokraus. Löydät tonnia kokoustilat lähelläsi jännittäviä ja odottamattomia tiloja, kuten museot, akvaariot ja jopa Huvipuistot. Tapahtumapaikkoja vertailtaessa kannattaa miettiä, miten ilmapiiri voi lisätä tuottavuutta ja nostaa moraalia.
Aseta esityslista
on tärkeää, että kokouksella on esityslista, jotta osallistujat ovat tietoisia kokouksen koko sisällöstä ja keskustelunaiheista. Esityslista kannattaa laatia hyvissä ajoin etukäteen ja lähettää se kokouskutsun mukana. Näin osallistujat voivat valmistautua rooleihinsa ja tehdä kokouksesta tuottavamman. He voivat myös lisätä tarvittavat lisäasiat esityslistalle ennen kokousta.
asialista auttaa myös pitämään kokouksen raiteillaan. Jos keskustelu menee tangentille, voit helposti jättää keskustelun pöydälle eikä suistaa kokousta sivuraiteille. Jos haluat todella pitää asiat raiteillaan, harkitse aikajanan lisäämistä esityslistan kohtiin, joissa on kullekin kohdalle varattu aikataulu.
Alt text: Lähikuva käsistä ihmisryhmältä, joka käy läpi joitakin kaavioita ja kaavioita kokouksessa
anna tietoa etukäteen
kokous on tuottavampi, jos ihmisillä on mahdollisuus käydä läpi mitä tahansa materiaalia, erityisesti pitkiä, ennen kokousta. Ei ole realistista odottaa, että ihmiset pystyisivät omaksumaan ja allekirjoittamaan 100-sivuisen raportin kokouksen aikana. Se ei myöskään ole hyvä käyttää kokousajan yksinkertaisesti lukea ulos tai on osallistujia lukea yli, mitä olisi voitu tarkistaa etukäteen.
alku ja loppu ajallaan
on tärkeää arvostaa jokaisen aikaa aloittamalla kokous ajoissa. Kokouksen aloittaminen myöhään asettaa myös väärän sävyn, ja osallistujien huomio kiinnittyy todennäköisemmin muihin asioihin.
kokouksen alkaminen myöhässä voi johtaa kokouksen loppumiseen myöhässä, mikä voi myös aiheuttaa häiriöitä kaikkien aikatauluihin loppupäivän ajaksi. Jos näyttää siltä, että kokouksen pitää venyä pidemmäksi, on parempi ajoittaa jatkokokous kuin yrittää kiirehtiä tärkeiden asioiden läpi rajallisella ajalla.
summaa ja viimeistele toimintasuunnitelma
ennen kokouksen päättymistä, tee yhteenveto kokouksesta ja toista sovitut asiat, jotta kaikki ovat samalla sivulla. On myös tärkeää keskustella seuraavista toimista, jotka johtivat kokouksen, mukaan lukien kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä ja milloin ne on suoritettava.
kaikkien tulisi lähteä kokouksesta selvin mielin sopimuksista ja tehtävistä. Lähetä noin minuuttia kokouksesta kaikille, jotka osallistuivat, sekä muut tiimin jäsenet, jotka eivät voineet osallistua, mutta jotka voisivat hyötyä. Sisällytä seuraavat vaiheet pöytäkirjaan, niin tiimin jäsenet voivat helposti tarkistaa, mistä he ovat vastuussa.
pyydä palautetta
heti kokouksen jälkeen pyydä osallistujilta palautetta, jotta voit arvioida, kuinka tehokas kokous oli. Näin voit tehdä tarvittavia muutoksia tulevia kokouksia varten. Palautteen ei tarvitse olla monimutkaista ja se voi olla sitä, oliko Tapaaminen hyvä tai tarvitaanko parannuksia, hyödyllistä vai ei.
sisällöllisempää palautetta varten voi myös kysyä osallistujien ajatuksia tietyistä seikoista, kuten kokouksen pituudesta, esityslistasta ja siitä, onko kokous saavuttanut tavoitteensa. Jos negatiivista palautetta tulee paljon, kannattaa seurata, miten voi parantaa tulevia tapaamisia varten.
paketointi: suurten kokousten pitäminen
pienellä suunnittelulla ja organisoinnilla on mahdollista pitää tuottavia ja tehokkaita kokouksia, kuten yllä olevat vinkit osoittavat. Nyt kun tiedät, mitä on tehtävä, alkaa etsiä täydellinen yritystapahtuma paikka isännöidä kokouksesi.
lisätiedot tehokkaan kokouksen järjestämisestä voit katsoa täältä.