5 vaihetta projektin hallinnoimiseksi alusta loppuun
teoriassa hanke onnistuu, kun se toteutetaan ajallaan ja budjetissa osallistuvien sidosryhmien sopimin ehdoin. Käytännössä sinun on kuitenkin suunniteltava ja osoitettava resursseja, kohdattava viivästyksiä ja mukautettava kuluja varmistaen samalla, että kaikki ovat samassa tahdissa.
mutta mitä teet, kun sinulla on vähän tai ei lainkaan kokemusta projektin johtamisesta alusta loppuun? Jos näin on sinun tapauksessasi, seuraavat 5 vaihetta toimivat oppaana projektin käynnistämiseksi ja käynnistämiseksi. Katsomme jokaisen yksityiskohdan ja näemme, miten paymon kaltainen projektinhallintasovellus voi auttaa.
sovi sidosryhmien kanssa hankesuunnitelmasta
hankesuunnitelma on onnistuneen hankkeen keskeinen osa, ja se toimii etenemissuunnitelmana hankkeen johtajalle ja sidosryhmille. Se sisältää kolme muuttujaa, joiden perusteella hankkeen edistymistä mitataan: soveltamisala, aikataulu ja budjetti. Siinä todetaan myös, missä olosuhteissa muutoksia voi tapahtua, jos alkuperäisestä suunnitelmasta poiketaan.
sen valmistuttua sidosryhmät tarkastelevat ja hyväksyvät sen hankkeen käynnistämiseksi. Näin ollen on erittäin tärkeää saada kaikki osapuolet samalle viivalle sovittujen parametrien ja omien velvollisuuksiensa suhteen. Voit tehdä tämän luomalla muistilapun Paymoon ja kirjoittamalla niin monta asiaa mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Liitä se sitten projektiin, kun kaikki ovat hyväksyneet sen.
Luo lista tehtävistä ja ryhmittele ne
tässä vaiheessa on tunnistettava kaikki tarvittavat tehtävät, jotka johtavat laajuuden täyttymiseen. Tämä saattaa osoittautua helpoksi, jos olet aiemmin onnistunut vastaavassa projektissa. Mutta jos olet joutumassa kartoittamattomille vesille, on parasta tehdä koko prosessi uusiksi. Mieti lopputulosta ja sitä, mitä sen eteen pitää tehdä.
kirjoita ylös kaikki vaaditut tehtävät missään tietyssä järjestyksessä ja ryhmittele ne tehtäväluetteloihin niiden kaltaisuuden mukaan. Jos projekti on tiheämpi, voi mennä rakeisemmaksi ja asettaa kolmannen tason tehtäviä alatehtävien muodossa. Ole kuitenkin tarkkana, sillä tämä lisää monimutkaisuutta ja tekee projektista vaikeasti seurattavan.
arvio talousarviosta & kunkin tehtävän kustannukset
kun tehtävät on kartoitettu, on tehtävä se, mitä useimmat projektipäälliköt pelkäävät: arviot, eli kuinka paljon aikaa tehtävän suorittamiseen menee. Miksi? Koska alustavat arviot ovat usein vääriä. Älä huoli kuitenkin, olet tarkempi, kun saat kokemusta.
on kuitenkin olemassa kolmenlaisia tehtäviä: tehtäviä, jotka olet tehnyt ennen, tehtäviä, joita et ole tehnyt ennen, mutta sinulla on käsitys siitä, miten käsitellä niitä, ja tehtäviä, joita et ole tehnyt ennen eikä sinulla ole aavistustakaan niiden logistiikasta. Ensimmäistä tyyppiä varten tiedät jo aikabudjetin ja voit laskea keskimääräisestä tuntitaksasta johtuvat kustannukset. Toiselle tyypille arvioit intuitiosi perusteella ja kerrot budjetin 1,5-2: lla, ja kolmannelle tyypille kerrot budjetin 3: lla. Jos tämä kuulostaa liikaa, muista: on aina parasta luvata paljon ja ylitarjontaa.
seuraa ja mittaa hankkeen edistymistä
olet jo päättänyt hankkeen laajuudesta, arvioiduista tehtäväbudjeteista ja määrittänyt projektin aikajanan. Mitä nyt? Projektia on seurattava päivittäin, jotta kaikki sovitut parametrit täyttyvät. Voit tehdä tämän, sinun täytyy määritellä joukko mittareita, riippuen siitä, mitä menestys merkitsee sinulle. Esimerkiksi, jos olet huolissaan naulaaminen deadline koska erityisiä projektin rajoitteita, voit mitata aikataulu variantti metriikka. Tämä näyttää, miten projekti vaihtelee alkuperäiseen aikatauluun verrattuna ja mitkä tehtävät ovat myöhässä. Jos sidosryhmien tyytyväisyys on sinulle tärkeämpää, teet tyytyväisyyskyselyn ja mittaat tuotoksen.
kun ne on asetettu, ne on yksinkertaisesti mitattava säännöllisesti. Haluat ehkä käyttää muokattavaa kojelautaa projektinhallintajärjestelmässä, joka tarjoaa tietoja reaaliajassa. Etuna on, että voit nähdä koko projektin etenemisen yhdestä näkymästä, ilman että sinun tarvitsee vaihtaa eri sovellusten välillä.
Track time and get paid
älä unohda seurata kunkin tehtävän aikaa osittain ja luokitella se laskutettaviin tunteihin. Näin voit määrittää, oletko johdonmukainen kohti projektin laajuus. Käytäntö auttaa myös laskuttamaan asiakkaitasi ja saamaan palkkaa varsinaisesta työstä, poistaen arvailut yhtälöstä. Näin vältytään kiusallisilta lopullisilta hintakiistoilta, samalla kun joutuu vastuuseen.