Fasi del processo dell’ordine di acquisto

Fasi del processo dell’ordine di acquisto

Gli ordini di acquisto (POs) sono centrali nel processo di acquisto e svolgono un ruolo importante nel controllo degli acquisti aziendali. In questo post, definiremo cos’è un ordine di acquisto, descriveremo quali informazioni include, evidenzieremo i vantaggi principali dell’utilizzo del POs e spiegheremo i passaggi chiave nel processo dell’ordine di acquisto. Ma prima, rispondendo alla domanda ‘ che cosa è un ordine di acquisto? sarebbe un buon punto di partenza.

Che cos’è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è la conferma ufficiale di un ordine inviato da un acquirente a un venditore di beni o servizi. È un documento inviato da un acquirente a un fornitore che autorizza un acquisto.

Quali informazioni include un ordine di acquisto?

Sebbene alcune informazioni possano variare, gli ordini di acquisto includono generalmente il nome della società che acquista i beni o i servizi, la data dell’ordine, la data di consegna, la descrizione e la quantità dei beni o servizi, i prezzi, i numeri degli articoli del catalogo del fornitore, un indirizzo postale, i termini di pagamento, l’indirizzo della fattura e

Perché le aziende utilizzano gli ordini di acquisto?

Gli ordini di acquisto vengono utilizzati per diversi motivi:

1. Stabiliscono aspettative chiare: gli ordini di acquisto consentono agli acquirenti di chiarire le loro esigenze esatte ai fornitori. Non solo questo aiuta a garantire che si ottiene con il piede giusto, ma entrambe le parti possono usarlo come un controllo formale nel caso in cui gli ordini non vengono consegnati come previsto.
2. Aiutano a gestire gli ordini: molte aziende designano determinati individui per gestire l’inventario, che in genere include l’elaborazione degli ordini in arrivo. Questi individui sono in genere in appalti, finanza o operazioni. Gli ordini di acquisto forniscono a queste persone la documentazione ufficiale delle consegne in entrata o in attesa, consentendo loro di monitorare e gestire gli ordini in modo più efficace.
3. Aiutano con il budget aziendale: una volta creato un ordine di acquisto, gli acquirenti possono immediatamente calcolare questi costi nei budget aziendali. Le aziende beneficiano di avere registrazioni chiare di esattamente quanti soldi vengono spesi e dove sta andando.
4. Sono legalmente vincolanti – Ci viene spesso chiesto se un ordine di acquisto è un contratto legalmente vincolante. La risposta è ora ufficialmente sì, gli ordini di acquisto sono documenti legali, per il caso giudiziario 2014, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Vetro piano Nord America Inc. In questo caso, un tribunale federale ha stabilito che gli ordini di acquisto sono un contratto esecutivo tra due parti. In assenza di un contratto formale, un ordine di acquisto può fungere da documento legalmente vincolante solo dopo che è stato accettato dal venditore.
5. Sono una parte fondamentale degli audit trail: i revisori sono alla ricerca di discrepanze finanziarie. Saranno particolarmente interessati a beni e servizi in arrivo e pagamenti in uscita. Emettere, elaborare e registrare gli ordini di acquisto è un ottimo modo per mantenere felici gli auditor.

I vantaggi di cui sopra sono orientati verso gli acquirenti, ma i POS sono documenti importanti anche per i venditori. I fornitori li utilizzano per l’evasione degli ordini e l’elaborazione dei pagamenti.

Le aziende hanno sempre bisogno di ordini di acquisto?

Se le aziende hanno bisogno di ordini di acquisto dipende da diversi fattori, ma in generale, è una buona pratica aziendale mantenere le cose in ordine nei conti da pagare.

Nel mondo di oggi, la comunicazione avviene alla velocità della luce. Gli ordini sono fatti di passaggio per telefono, via e-mail, e anche attraverso SMS. Rinunciare alla conferma formale di un ordine significa che tu o il tuo fornitore potete dimenticare i dettagli importanti dell’ordine.

Alcune istituzioni non richiedono un ordine di acquisto per determinati articoli. Illustreremo utilizzando i requisiti di una piccola università privata che sono elencati sul suo sito web. POs non sono necessari per le seguenti spese:

• Spese interdipartimentali (libreria, sala stampa, ecc.). Queste spese sono fatturate mensilmente invece.
• Il rimborso delle spese di viaggio. Viene invece utilizzato un modulo di richiesta di controllo.
• Il rinnovo di abbonamenti e abbonamenti annuali. È invece richiesta una richiesta di rimborso spese.
• Ordinare forniture per ufficio online dal fornitore designato dell’università.

In tutti gli altri casi, l’università afferma chiaramente che possono rifiutare il pagamento senza ordini di acquisto autorizzati.

Qual è il processo di ordine di acquisto?

Di seguito sono riportati i passaggi del processo di ordine di acquisto. Si noti che il processo di ordine di acquisto è una parte di un processo di approvvigionamento più ampio che include tutto, dall’identificazione della necessità di un bene o di un servizio al pagamento. Leggi il nostro post sul blog sull’intero processo di approvvigionamento qui. Molte aziende implementeranno un sistema di ordini di acquisto.

• Fase 1: L’acquirente crea la richiesta di acquisto: il processo dell’ordine di acquisto inizia con una richiesta di acquisto, un documento creato dall’acquirente e inviato al reparto che controlla le finanze per l’approvazione dell’ordine di acquisto. Considera questa la parte del processo in cui ottieni i pollici in su per acquistare i beni e i servizi che desideri. In realtà non stai ordinando nulla, stai ottenendo l’approvazione per farlo. Gli approvatori possono scegliere di approvare, rifiutare o contrassegnare la richiesta per ulteriori discussioni. La differenza principale tra le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto è che una richiesta di acquisto riguarda l’autorizzazione e gli ordini di acquisto riguardano l’acquisto. Leggi il nostro post sul blog su richieste di acquisto vs. ordini di acquisto per una descrizione dettagliata di questi due documenti.
• Fase 2: L’acquirente emette l’ordine di acquisto – Una volta che il reparto acquisti o acquisti ha approvato la richiesta di acquisto, emette un ordine di acquisto al fornitore. In sostanza, POs posto l’ordine. Gli ordini di acquisto vengono in genere creati utilizzando ” > software di ordine di acquisto come PLANERGY, che consentono alle aziende di tracciare i POs e inviarli elettronicamente.
• Passaggio 3: il venditore approva, rifiuta o invia l’ordine di acquisto per la discussione: il venditore esaminerà accuratamente l’ordine di acquisto, prestando molta attenzione a quantità, prezzi, importo totale dovuto e termini e condizioni. Una volta che il venditore approva l’ordine di acquisto (di solito via e-mail o utilizzando un software di e-procurement), prepara i beni o i servizi da consegnare. Se non hanno un articolo che viene acquistato o se ci sono altri problemi con l’ordine, viene contrassegnato e rispedito all’acquirente per ulteriori discussioni.
• Fase 4: L’acquirente registra l’ordine di acquisto – La fase finale del processo dell’ordine di acquisto consiste nella registrazione dell’ordine di acquisto da parte dell’acquirente. Come accennato in precedenza, il deposito degli ordini di acquisto è una buona abitudine in caso di audit.

Una volta completati questi passaggi nel processo dell’ordine di acquisto, i beni o i servizi vengono consegnati e ispezionati. Successivamente, il fornitore emette una fattura al team finanziario dell’acquirente, se, seguendo le migliori pratiche, la corrispondenza a tre vie della fattura con l’PO e i documenti di consegna, viene effettuato il pagamento e la transazione è completa. Ciò completerebbe il processo completo Procure-to-Pay.

In che modo un ordine di acquisto è diverso da una fattura?

Sebbene possano sembrare simili, gli ordini di acquisto e le fatture sono molto diversi. Una fattura richiede il pagamento di un acquisto e viene inviata dal venditore all’acquirente. Includono le stesse informazioni dell’ordine di acquisto, nonché un numero di fattura, le informazioni di contatto del fornitore, eventuali crediti o sconti per i pagamenti anticipati, il programma di pagamento e l’importo totale dovuto al fornitore.

Le principali differenze tra i due documenti sono che un ordine di acquisto richiede la creazione di una fattura. Un ordine di acquisto viene inviato dall’acquirente al venditore, mentre una fattura viene inviata dal venditore all’acquirente. Inoltre, l’ordine di acquisto “ordina” ufficialmente beni o servizi da un fornitore mentre la fattura richiede il pagamento per l’ordine.

Perché automatizzare il processo di ordine di acquisto?

Il processo di ordine di acquisto è importante, ma in assenza di un sistema di e-procurement, è senza dubbio manuale e richiede tempo. Le aziende spesso implementano un sistema di ordine di acquisto manuale per gestire questo inizialmente-un modulo d’ordine di acquisto con approvazione firmare fuori spesso per telefono o e-mail, questo è spesso accoppiato con un foglio di calcolo di monitoraggio ordine di acquisto di Excel. Ci sono molti problemi con un processo di approvvigionamento manuale, incluso l’essere inclini all’errore umano. Con un sistema come PLANERGY, attraverso l’automazione l’intero processo diventa più efficiente. Ecco perché dovresti automatizzare questo processo:

• Tutti i documenti di acquisto sono centralizzati in un’unica posizione, accessibili da qualsiasi luogo – Fare riferimento alle richieste di acquisto e ai POs è molto meno doloroso con una soluzione di e-procurement. È possibile accedere a tutti i dettagli necessari, ogni volta che ne avete bisogno – in un unico luogo.
• I cataloghi automatizzati dei fornitori semplificano le richieste di acquisto – È possibile creare richieste di acquisto utilizzando un modulo standardizzato online utilizzando i nostri cataloghi automatizzati dei fornitori. Non è necessario sfogliare i libri obsoleti del catalogo dei fornitori di carta per beni o servizi. I cataloghi online rendono facile trovare l’articolo che stai cercando al giusto prezzo dai fornitori preferiti, riducendo l’inserimento manuale dei dati. È inoltre possibile memorizzare gli elementi per un maggiore risparmio e rendere l’acquisto più conveniente.
• Le approvazioni avvengono più velocemente-Ottenere richieste di acquisto approvate è più veloce e più facile con un sistema automatizzato. È possibile inviarli direttamente alla persona incaricata di approvarli attraverso il sistema riducendo i colli di bottiglia. Impostare un flusso di lavoro di approvazione è semplice come fare clic su un pulsante. Una volta che quella persona è designata come approvatore, inizierà immediatamente a ricevere richieste di approvazione automatizzate, che attivano la creazione di un ordine di acquisto. Le approvazioni possono essere gestite in movimento-non più in possesso di ordini.
• Gli ordini di acquisto sono facili da creare e condividere – Come le richieste di acquisto, gli ordini di acquisto sono anche facilmente gestiti tramite software di e-procurement. Non devi più preoccuparti del formato per gli ordini di acquisto perché è tutto pre-popolato. In cima a quello, è possibile inviarli ai fornitori in qualsiasi formato.
• Maggiore visibilità sulla spesa – Con i sistemi di e-procurement, è possibile gestire l’intero ciclo di vita Procure-to-Pay e avere accesso a insight e analisi che possono aiutare a gestire la spesa aziendale in modo più efficace. I membri del team interessati vedono l’impatto delle richieste di acquisto prima di approvarle e i budget vengono aggiornati automaticamente una volta inviato un ordine di acquisto.
• Visualizza lo stato degli ordini a colpo d’occhio – Essere in grado di vedere lo stato di tutti i vostri ordini in un unico luogo è un enorme vantaggio per automatizzare il processo di ordine di acquisto. Puoi facilmente vedere i momenti importanti nel processo PO, come quali richieste di acquisto sono state approvate o rifiutate e quali ordini di acquisto sono stati inviati.
• Ridurre i tempi di ciclo di approvazione della fattura – Il dipartimento finanziario può dedicare meno tempo alla ricerca della conferma una fattura deve essere pagata e semplificare la fatturazione confrontando i POS approvati con la piena visibilità sulla pista di controllo. Non c’è bisogno di pesca a strascico attraverso una traccia cartacea quando la gestione degli ordini di acquisto è digitale!

Il processo di ordine di acquisto è importante per le aziende. Lo sviluppo e il mantenimento di un processo PO professionale è ottimo per costruire relazioni ottimali con i fornitori, mantenere una traccia di controllo e attenersi ai budget, tra gli altri vantaggi preziosi. L’automazione dell’it può aiutare a semplificare le comunicazioni e ridurre al minimo i rischi finanziari.