Su guía para reclamar la asignación de kilometraje
¿Está utilizando un vehículo privado para viajes de negocios? Siempre y cuando realice un viaje en su propio vehículo, y sea por negocios que estén fuera de su viaje habitual, puede reclamar una ‘asignación de kilometraje’ para reembolsarle el dinero que ha gastado en gasolina y viajes, etc. Suena como una buena noticia, pero ¿cómo reclamas esta asignación de kilometraje?
¿Cuál es el proceso? ¿Qué cuenta como ‘millaje comercial’? ¿Y cuánto puede reclamar para cubrir los gastos en los que ha incurrido en su viaje?
En esta publicación de blog, cubriremos:
- ¿Qué es el kilometraje permitido?
- ¿Qué viajes se clasifican como viajes de negocios?
- ¿Cuáles son las tarifas de pago de asignación de millas aprobadas (AMAP)?
- Automóviles de empresa y uso de la tarifa de combustible de asesoramiento
- Reglas específicas para considerar
- Reclamar más de la asignación «aprobada»
- Reclamar menos de la asignación «aprobada»
- Reclamar desgravaciones fiscales
- ¿Qué registros debe mantener?
- Eliminar las molestias de las reclamaciones de kilometraje
¿Qué es la asignación de kilometraje?
Como empleado, habrá ocasiones en las que tenga que viajar a algún lugar como parte de su trabajo. Es posible que esté conduciendo para ver a un nuevo cliente en sus oficinas o que vaya a una conferencia en un lugar diferente a su lugar de trabajo habitual. Esencialmente, estás haciendo un viaje que tiene un propósito comercial. Y si ese es el caso, puede reclamar la asignación de kilometraje para el viaje, siempre y cuando use su propio vehículo. Este podría ser su automóvil personal, camioneta, motocicleta o incluso su bicicleta; en breve hablaremos sobre el uso de un automóvil de empresa.
La asignación de kilometraje le devuelve una cierta cantidad de sus gastos, para cubrir costos como combustible, impuestos de circulación, MOTs, reparaciones e incluso el costo de la electricidad al conducir un vehículo eléctrico.
Para reclamar su asignación de millas, debe:
- Registre su kilometraje y los detalles del viaje
- Envíe una reclamación a su empleador
- Espere a que su empleador apruebe y pague su pago de asignación de kilometraje
¿Qué viajes se clasifican como viajes de negocios?
Por lo tanto, sabemos que puede reclamar la asignación de kilometraje para viajes de negocios, pero ¿qué cuenta realmente como «fines comerciales» según HMRC?
En pocas palabras, puedes reclamar cualquier viaje que esté fuera de tu viaje habitual al trabajo. La ruta del día a día desde su casa hasta su lugar de trabajo se clasifica como su viaje regular y no se considera un viaje de negocios.
Lo que PUEDE reclamar son viajes que tienen un propósito comercial, pero que requieren que viaje a un lugar que no es su lugar de trabajo u hogar habitual.
Así que, por ejemplo, esto puede significar conducir a:
- Una ubicación de oficina que no es su base habitual
- El lugar de trabajo de un cliente para una reunión
- Un evento, como una conferencia o seminario relacionado con el trabajo
- Un centro de capacitación para un curso de capacitación obligatorio
- Una oficina temporal si su lugar de trabajo habitual no funciona
¿Cuáles son las tarifas de pago de asignación de millas aprobadas (AMAP)?
Los pagos que recibe para cubrir sus costos de millaje se denominan Pagos Aprobados de Asignación de Millaje (AMAP) y se pagan a dos tarifas estándar: una tarifa por las primeras 10,000 millas recorridas y una segunda tarifa por cualquier millaje superior a 10,000 millas.
Las tarifas AMAP actuales son:
| Tipo de vehículo | Primeras 10.000 millas | Más de 10.000 millas |
|---|---|---|
| Coches y furgonetas | 45p | 25p |
| Motocicletas | 24p | 24p |
| Bicicletas | 20p | 20p |
Puede calcular rápidamente la cantidad aprobada para un viaje en automóvil dividiendo su kilometraje total en las primeras 10,000 millas y cualquier kilometraje por encima de este, luego multiplicando los dos números resultantes por la tasa de 45p y 25p.
Ejemplo:
Hassan es un empleado. Utiliza regularmente su propio automóvil para fines comerciales y en el año fiscal 2020/21, acumula 16,427 millas comerciales. La cantidad aprobada por Hassan es de £6,106.75, calculada de la siguiente manera:
(10,000 millas a 45 peniques por milla) + (6,427 millas a 25 peniques por milla)
Automóviles de empresa y uso de la tarifa de combustible recomendada
Para ser elegible para la asignación de millas según las reglas AMAP, debe usar su propio vehículo personal; por ejemplo, un automóvil, camioneta, bicicleta o motocicleta. Pero, ¿qué sucede si conduce un automóvil de empresa para su kilometraje comercial?
Como conductor de automóvil de empresa, puede usar las Tarifas de combustible de asesoramiento de HMRC, a veces también llamadas «tarifas de kilometraje de automóvil de empresa de HMRC». Las Tarifas de combustible Recomendadas son el equivalente del automóvil de la empresa a las tarifas AMAP para vehículos privados y son las tarifas de reembolso recomendadas si desea recuperar los gastos de viaje de negocios al conducir un vehículo de la empresa.
Puede encontrar detalles de las tarifas específicas, basadas en el tamaño del motor y el tipo de combustible, en el resumen de tarifas de combustible de Asesoramiento de Tripcatcher
Reglas específicas a tener en cuenta
Las reglas se vuelven más complejas, por lo que es importante tener en cuenta algunas regulaciones específicas para hacer una o varias reclamaciones válidas. Por ejemplo:
- Reclamar más de un trabajo: la regla de las 10,000 millas (y también el total de 10,000 millas) se aplican a cada trabajo. Por lo tanto, si tiene más de un trabajo y ambos empleadores NO están conectados, por ejemplo, no controlan los mismos negocios, puede aplicar la regla de las 10,000 millas para ambos empleos. Sin embargo, si ambos empleadores están conectados, su kilometraje se calcula en su totalidad y solo hay un límite de 10,000 millas.
- Reclamar para los pasajeros: como propietario del automóvil, también puede reclamar para cualquier pasajero que sea compañero de trabajo. Se le permite reclamar 5 peniques por milla por cada pasajero, siempre y cuando todos estén empleados por la misma compañía que usted, y también que la compañía haya acordado pagar por los pasajeros.
- Reclamar estacionamiento: al conducir a una nueva ubicación, es posible que termine pagando por estacionar en su destino. Sin embargo, los AMAP no cubren el costo del estacionamiento o los peajes, por lo que se pueden reclamar por separado cuando son gastos genuinos de viaje de negocios.
Reclamar más de la asignación «aprobada»
Es posible que su empresa le pague MÁS de la asignación «aprobada». Si los pagos totales de millas que recibe son mayores que la «cantidad aprobada», HM Revenue & Aduanas (HMRC) considerará esto como una ganancia de millas, y el elemento de «ganancia» está sujeto a impuestos.
La sección E del formulario P11D de su empleado se usa para reportar este beneficio a HMRC y el impuesto que se debe normalmente se cobrará de su pago bajo PAYE a través de un ajuste a su código tributario, en lugar de que usted pague dinero directamente a HMRC.
Ejemplo:
Sara es una empleada. Usa su propio auto para trabajar y conduce 3,750 millas en un año fiscal. El empleador de Sara le paga una asignación de kilometraje de 50 peniques por milla (en lugar de los 45 peniques aprobados). Recibe pagos de millas de £1,875 (3,750 millas a 50 peniques) en el año fiscal.
La cantidad aprobada es de £1,687.50 (3,750 millas a 45p por milla).
Como Sara recibe un pago superior a la cantidad aprobada, el «beneficio» de £187.50 (£1,875 – £1,687.50) está sujeto a impuestos y tendrá que ser reportado por su empleador en el formulario P11D.
La hoja de trabajo P11D 6 le ayuda a calcular el impuesto que debe reportar, si necesita ayuda con esto.
Reclamar menos de la asignación «aprobada»
También es posible que su empresa pague una asignación de millas INFERIOR a la tarifa estándar aprobada.
En este escenario, no tendrá ningún impuesto que pagar, ya que no está obteniendo ganancias por kilometraje, de hecho, experimentará un déficit, y la buena noticia es que puede solicitar una desgravación fiscal por el déficit.
El alivio reclamado se trata como un gasto, lo que reduce la cantidad por la que paga impuestos.
Ejemplo:
Oscar usa su propio coche para trabajar. En un año fiscal conduce 2,000 millas de negocios y la compañía le paga una asignación de 30 peniques por milla.
La cantidad aprobada es de £900 (2,000 millas a 45 peniques por milla), pero como Oscar ha recibido pagos por millaje de £600 (2,000 millas a 30 peniques por milla), esta cantidad cae por debajo de la cantidad aprobada. Oscar puede reclamar desgravación fiscal por el déficit de £300 (£900 – £600).
Pero, ¿cómo reclama la desgravación fiscal?
La responsabilidad de reclamar el alivio recae en usted (el empleado), pero la mayoría de nosotros estaremos acostumbrados a que nuestro empleador se ocupe de nuestros asuntos tributarios y de pagos. Hable con su empleador y pídale que informe el déficit a HMRC bajo el Esquema de Informes Opcionales de Alivio de Asignación de Millas. En su defecto, haga una reclamación usted mismo usando un formulario P87 o a través de su propia declaración de impuestos de autoevaluación.
Reclamar desgravación fiscal
Si paga sus gastos de viaje de su propio bolsillo, por ejemplo, su empresa no le reembolsa los viajes de negocios o trabaja por cuenta propia, puede reclamar la desgravación fiscal por millas atrasadas. En lugar de reclamar la devolución de sus costos de millaje a su empleador, simplemente reclama el alivio y paga menos impuestos a HMRC.
Veremos el procedimiento completo para las reclamaciones de desgravación fiscal por kilometraje en un blog futuro (ahora publicado aquí), pero hay un breve resumen aquí en el sitio de HMRC.
¿Qué registros necesita mantener?
Para realizar una reclamación de cualquier tipo, ya sea a través de AMAP o AFR, necesitará toda la información y los datos relevantes relacionados con sus viajes/kilometraje, y eso significa mantener registros claros.
Para viajes en automóvil (furgoneta, moto y bicicleta), esto generalmente significará registrar el:
- fecha del viaje
- lugares de inicio y destino
- motivo del viaje
- y cuántas millas de negocios recorrió.
Cuando se trata de otros gastos de viaje de negocios, por ejemplo, peajes, estacionamiento, también es importante mantener una copia de los recibos, así como anotar las fechas y otra información sobre el viaje.
Mantenerse al tanto de este mantenimiento de registros puede ser complicado, especialmente si está mucho en la carretera e intenta realizar un seguimiento del kilometraje, los recibos de gasolina, los boletos de tren, etc. Aquí es donde las aplicaciones de kilometraje, como Tripcatcher y las aplicaciones de gastos, como Expensify y Banco de recibos, pueden ahorrar tiempo real. Tener las aplicaciones adecuadas en su teléfono inteligente lo ayuda a realizar un seguimiento de sus viajes y guardar toda la información necesaria para una reclamación de kilometraje o una reclamación de gastos comerciales.
Eliminar las molestias de las reclamaciones de kilometraje
Como puede ver, las reglas sobre las reclamaciones de asignación de kilometraje no son abrumadoramente difíciles. El problema real es mantenerse al tanto del administrador de millas y asegurarse de registrar cada viaje correctamente, con la información correcta sobre las fechas, el kilometraje y el propósito comercial del viaje.
Para obtener más ayuda, consulte el manual de ingresos laborales de HMRC, que trata sobre los empleados que usan sus propios vehículos para trabajar.
Tripcatcher puede ayudarlo a registrar su kilometraje de negocios y hay una prueba gratuita de 14 días, así que ¿por qué no probar Tripcatcher hoy mismo?