Reuniones increíbles: ¿Cómo moderar una discusión en una reunión?
Las discusiones son la característica principal de cualquier reunión. Cuando está moderado, puede convertirse en una gran herramienta para mantener a todos involucrados e intercambiar ideas de manera ordenada. Sin embargo, si no se moderan, pueden introducir caos, conflicto y desmotivar a los participantes que pueden sentirse ignorados, incomprendidos o excluidos. Queremos mostrarle algunos principios y técnicas que harán de las discusiones una herramienta productiva.
¿Qué es una discusión? En aras de la simplicidad, asumamos que cualquier actividad durante una reunión en la que intervengan dos o más oradores, es una discusión. No lo encontrará en una reunión de actualización, pero las reuniones de decisión o de lluvia de ideas consistirán en su mayoría en discusiones e intercambio de ideas.
¿Cuándo debería ser bienvenida la discusión? Simplemente considerando el carácter creativo y constructivo de la discusión como una actividad, es visiblemente una buena actividad en cualquier contexto creativo y basado en decisiones. Cada participante aporta su experiencia y perspectiva únicas, que a su vez pueden sacarse a la luz a través de la discusión. Cuando quieras expandir tus horizontes mentales, probar diferentes ideas, incluir cosas que no pensarías por tu cuenta, organizar una reunión de discusión. También es una forma de involucrar a cada participante y permitirles expresar sus propias opiniones, haciéndolos sentir reconocidos e involucrados directamente en el proceso y la solución final. Es un punto muy importante para cualquier persona que gestione equipos y sus niveles de motivación: ¡es mucho más fácil hacer un esfuerzo adicional cuando uno se siente necesario, reconocido e involucrado!
¿Cuándo se debe evitar la discusión? Hay situaciones que no se benefician de diferentes opiniones o soluciones. El lugar más obvio donde las discusiones no se aceptarán fácilmente son las reuniones de actualización: aunque algunas preguntas se pueden responder, ya no hay nada que se pueda hacer para cambiar el resultado. En tal situación, la discusión no tiene sentido y será improductiva. Una gran razón para evitar la discusión es la incapacidad para moderarlo: incluso una pequeña discusión puede convertirse en un ruido caótico cuando no está moderado.
Cómo configurar una discusión? Una regla general que vale la pena recordar es: a menos que se indique explícitamente, no se asume moderación; al facilitar una reunión, debe comenzar estableciendo reglas claras y comprensibles. «Hoy vamos a discutir nuestras nuevas ideas para la Campaña de primavera, por favor, intente limitar su tiempo de intervención a 5 minutos para permitir que todos expresen sus ideas. Discutiremos sus ideas después de que se presenten todas las ideas » es una apertura de discusión amistosa y constructiva. Conocer de antemano la agenda permitirá a los participantes estar preparados, por lo que también debe incluir las reglas de discusión. Dependiendo de los participantes, es posible que desee preparar un temporizador claramente visible: a algunos oradores les gusta hablar y darles retroalimentación sobre el tiempo se asegurará de que lleguen al punto sin el riesgo de extender demasiado el tiempo asignado.
Cómo moderar el proceso de discusión? El facilitador debe organizar a los oradores, darles voz y observar el proceso de debate. Las cosas a tener en cuenta son:
- participantes que tardan más de lo permitido: simplemente use un temporizador e infórmeles que su tiempo está terminando o ya terminó, por lo que deben terminar,
- los participantes cortan: si ya estableció las reglas de discusión, recuerde al participante deshonesto que su opinión y argumento se escucharán después de la parte de presentación,
- la discusión entra en un ciclo, es decir, un argumento conduce a otro, conduce a otro (enjuagar y repetir), que regresa al primero: tendrá que intervenir y abordar esa situación, recopilar todos los argumentos y diseccionarlos uno por uno para encontrar una manera de resolver el conflicto,
- no se puede llegar a una solución, consenso o compromiso: tendrá que actuar como un consejero imparcial (¡no un juez!), reformular cada solución de una manera diferente para cambiar la perspectiva y transformar la comprensión de la materia, simplificarla.
Mientras que los dos primeros problemas comunes son fáciles de resolver y requieren un empujón suave y amable o un recordatorio amistoso, los dos últimos son un signo de conflicto y las estrategias para abordarlos y resolverlos se discutirán en otro momento.
¿Cómo mantener a los participantes comprometidos e involucrados? Probablemente lo puedas adivinar, pero el gran beneficio de un facilitador de reuniones es su capacidad para leer la sala. El facilitador no es solo alguien para tomar notas y organizar la reunión. Al leer las caras y las emociones subyacentes de los participantes, deben ser capaces de notar a las personas que están desconectadas: usando teléfonos celulares, lenguaje corporal negativo, expresiones faciales severas o preocupadas, y engancharlas de nuevo a la discusión. El papel del facilitador es dar voz en la discusión moderada, y a veces tendrá que cambiar el orden de los oradores o incluso hacer sus propias preguntas. Un buen facilitador abordará la crítica no constructiva y resolverá el mal humor que causó.
Moderar la discusión no es una tarea fácil y requiere mucha inteligencia emocional, habilidades interpersonales y, sobre todo, paciencia. Recuerde que cada conflicto se puede resolver mediante una comunicación constructiva y pragmática y mucha amabilidad.
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