Plantilla de Factura para autónomos Reino Unido con Guía de configuración
Utilice esta plantilla de factura para autónomos gratuita y guía de configuración para crear facturas de marca que puede enviar a sus clientes y clientes. En esta guía, encontrarás una plantilla de factura simple para trabajadores por cuenta propia que puedes descargar, editar y usar, ya sea que seas un trabajador independiente, un comerciante individual o un estafador secundario. También hay una guía paso a paso sobre cómo personalizar su plantilla de factura del Reino Unido y consejos para enviarla a sus clientes.
Esta guía es para propietarios de negocios que trabajan por cuenta propia. Si tiene una sociedad limitada, necesitará una plantilla de factura diferente que puede encontrar en esta guía.
Actualizado el 5 de agosto de 2021
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento legal enviado por una empresa para solicitar el pago de sus clientes formando lo que los contables llaman parte de los registros de origen en contabilidad. Aunque las facturas de venta pueden tomar cualquier formato o diseño que elija una empresa, hay cierta información que las empresas deben incluir legalmente según su estado legal y fiscal:
- Nombre y dirección del comprador y vendedor
- Fecha de venta
- Número de factura
- Descripción del producto o servicio vendido
- Cantidad y precio unitario
- Importe total a pagar
- Importe y tasa de cualquier impuesto sobre las ventas aplicado
- Detalles de los descuentos aplicados o descuentos por pago anticipado disponibles
- Términos de crédito y fecha de vencimiento para el pago
- Detalles bancarios
- Números de registro de la empresa, si están disponibles
Plantilla de factura para trabajadores por cuenta propia
plantilla de factura a continuación. Elija la plantilla adecuada para usted, dependiendo de si está registrado con IVA en el Reino Unido o no. La plantilla de factura se abre en hojas de datos generales y tendrá que tomar una copia para guardarla para usted:
- Plantilla de Factura (no registrada con IVA)
- Plantilla de Factura (Registrada con IVA)
Solo debe cobrar el IVA y mostrar el IVA si está registrado con el IVA.
Personaliza la Plantilla de factura para trabajadores por cuenta propia
Ahora que tienes tu plantilla de factura, tendrás que personalizarla para que sea adecuada para tu marca y negocio.
3.1 Agregue sus datos
Comience a personalizar la plantilla de factura para trabajadores por cuenta propia agregando su:
- Logotipo
- Nombre comercial
- Dirección
- Sitio web (siga esta guía si desea configurar un sitio web pero no está seguro de por dónde comenzar)
- Dirección de correo electrónico
- Número de IVA (solo si está registrado a efectos de IVA)
- Datos bancarios
3.2 Agregue Sus Condiciones de pago
Las condiciones de pago significan el tiempo que le da a sus clientes para que le paguen. En efecto, les está dando crédito, especialmente si entrega su producto/servicio por adelantado y luego espera a que le paguen. Las condiciones de pago típicas son:
- Al recibir la factura
- 7 días
- 14 días
- 30 días
Lo que significan estas condiciones de pago es que acepta dar a su cliente un número adicional de días para pagarle después de la fecha de la factura. Elija el que sea adecuado para usted, aunque en realidad puede haber algunos estándares de la industria que solo necesita cumplir y que regirán cuál seleccione. También tenga en cuenta que algunas empresas, especialmente las más grandes, pueden no ser capaces de adaptarse a los términos de pago cortos a pesar de sus solicitudes por razones de administración o algunas incluso pueden dictar cuántos días de crédito reciben de sus proveedores.
3.3 Cambiar la marca de la Plantilla de Factura para Trabajadores por cuenta propia
He configurado la plantilla básica con los colores de mi marca, por lo que querrás cambiarlos para que coincidan con tu propia marca. De hecho, dependiendo de lo seguro que esté con las hojas de cálculo de Google, puede agregar casi cualquier parte de su marca que le guste. Resalte las celdas que desea cambiar y haga clic en el botón «rellenar» en la barra para seleccionar su color.
3.4 Agregue los detalles de sus clientes
Deberá hacer su factura a su cliente, para que sepa que es para ellos. Puede sobrescribir las líneas de Nombre y dirección del cliente en la plantilla.
3.5 Ingrese la fecha de factura
Generalmente esta es la fecha en que está elevando la factura. Si está utilizando la versión de la plantilla registrada con IVA, deberá ingresar el punto de impuestos o la fecha de factura, lo que sea aplicable a su transacción.
3.6 Ingrese su número de factura
Debe incluir algún tipo de referencia o número en sus facturas de venta. Es un requisito legal porque si HMRC alguna vez investiga su negocio, querrá revisar sus facturas en orden numérico. Esta es una comprobación fácil para confirmar que ha incluido todas sus facturas en sus registros contables.
No es necesario comenzar por el número uno, de hecho, muchas personas optan por no hacerlo porque oculta lo nuevo que es su negocio. Sin embargo, sea cual sea el número de factura con el que decida comenzar, sea coherente y no omita los números.
3.7 Ingrese los valores de la factura
¡Está listo para comenzar a ingresar los detalles del dinero que se le debe! Proporcione a su cliente la mayor cantidad de información posible para evitar preguntas y retrasos en el pago. La plantilla calculará automáticamente las cantidades individuales y los totales.
Si está utilizando la versión de IVA, deberá seleccionar la tasa de IVA adecuada de la lista desplegable (es un requisito legal mostrar la tasa de IVA que está utilizando en sus facturas).
3.8 Guarde una Copia de Su Factura de Trabajador por cuenta propia
Debe conservar una copia de todas las facturas que envíe como parte de sus registros contables y fiscales.
3.9 Envíelo a su cliente
¡El paso final es enviarlo! ¡Cuanto antes lo saques, antes te pagarán! Por lo general, puede enviar su factura a sus clientes por correo electrónico. Para que el proceso de pago sea más fluido, le ayudará a asegurarse de que envió su factura a la persona adecuada, así que consulte con su cliente a dónde debe ir su factura de trabajador autónomo.
¿Qué es una nota de crédito?
En el caso de que necesite reembolsar a su cliente o cliente, es posible que deba recaudar lo que se conoce como nota de crédito. Una nota de crédito es, en esencia, lo contrario de una factura. Puede descargar una plantilla de nota de crédito aquí.
Facturación automatizada
El uso de hojas de cálculo puede resultar oneroso, especialmente si está generando muchas facturas, ya sea diaria o mensualmente. Los sistemas de contabilidad automatizados le permiten hacer varias cosas que aceleran su facturación, como por ejemplo:
- Almacene los detalles del cliente para que su facturación sea más rápida,
- Agregue archivos que se pueden adjuntar a las facturas
- Envíe facturas por correo electrónico directamente a los clientes
- Agregue opciones a ‘Pagar ahora’, como con tarjeta de crédito o Paypal
- Vea si los clientes han visto las facturas que se les han enviado por correo electrónico (para que un cliente no pueda negar la recepción de la factura)
Automatizar su facturación y contabilidad con un paquete basado en la nube como Xero puede ahorrarle una inmensa cantidad de tiempo, así como prepararlo para los cambios que se avecinan con Making Tax Digital Explained.
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