Pasos del proceso de Órdenes de compra

Pasos del proceso de Órdenes de compra

Las órdenes de compra (POS) son fundamentales para el proceso de compra y desempeñan un papel importante en el control de las compras comerciales. En esta publicación, definiremos qué es una orden de compra, describiremos qué información incluye, resaltaremos los beneficios clave del uso de POs y explicaremos los pasos clave en el proceso de la orden de compra. Pero primero, responder a la pregunta » ¿qué es una orden de compra? sería un buen lugar para empezar.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es la confirmación oficial de un pedido enviado por un comprador a un vendedor de bienes o servicios. Es un documento enviado por un comprador a un vendedor que autoriza una compra.

¿Qué información incluye una orden de compra?

Si bien cierta información puede variar, las órdenes de compra generalmente incluyen el nombre de la empresa que compra los bienes o servicios, la fecha del pedido, la fecha de entrega, la descripción y cantidad de los bienes o servicios, el precio, los números de artículo del catálogo del proveedor, una dirección postal, las condiciones de pago, la dirección de factura y un número de orden de compra (o número de orden de compra).

¿Por qué las empresas utilizan órdenes de compra?

Las órdenes de compra se utilizan por varias razones:

1. Establecen expectativas claras: las órdenes de compra permiten a los compradores aclarar sus necesidades exactas a los proveedores. Esto no solo ayuda a garantizar que comience con el pie derecho, sino que ambas partes pueden usarlo como un cheque formal en caso de que los pedidos no se entreguen como se esperaba.
2. Ayudan a administrar pedidos: muchas empresas designan a ciertas personas para administrar el inventario, lo que generalmente incluye el procesamiento de pedidos entrantes. Estas personas suelen estar en adquisiciones, finanzas u operaciones. Las órdenes de compra proporcionan a estas personas documentación oficial de las entregas entrantes o pendientes, lo que les permite rastrear y administrar los pedidos de manera más eficaz.
3. Ayudan con el presupuesto del negocio: una vez que se crea una orden de compra, los compradores pueden incluir inmediatamente estos costos en los presupuestos de la empresa. Las empresas se benefician de tener registros claros de cuánto dinero se gasta exactamente y hacia dónde se dirige.
4. Son legalmente vinculantes-a menudo se nos pregunta si una orden de compra es un contrato legalmente vinculante. La respuesta ahora es oficialmente sí, las órdenes de compra son documentos legales, según el caso judicial de 2014, MidAtlantic International Inc. vs AGC Flat Glass North America Inc. En este caso, un tribunal federal determinó que las órdenes de compra son un contrato ejecutable entre dos partes. En ausencia de un contrato formal, una orden de compra solo puede servir como documento jurídicamente vinculante después de que sea aceptada por el proveedor.
5. Son una parte clave de los registros de auditoría: los auditores están atentos a las discrepancias financieras. Estarán particularmente interesados en la entrada de bienes y servicios y en la salida de pagos. Emitir, procesar y registrar órdenes de compra es una excelente manera de mantener contentos a los auditores.

Los beneficios anteriores están orientados a los compradores, pero los puntos de venta también son documentos importantes para los proveedores. Los proveedores los utilizan para el cumplimiento de pedidos y el procesamiento de pagos.

¿Las empresas siempre necesitan órdenes de compra?

Si las empresas necesitan órdenes de compra depende de varios factores, pero en general, es una buena práctica comercial mantener las cosas en orden en las cuentas por pagar.

En el mundo de hoy, la comunicación ocurre a la velocidad de la luz. Los pedidos se hacen de pasada por teléfono, por correo electrónico e incluso a través de mensajes de texto. Si no se confirma formalmente un pedido, es posible que usted o su proveedor olviden detalles importantes del pedido.

Algunas instituciones no requieren una orden de compra para ciertos artículos. Ilustraremos utilizando los requisitos de una pequeña universidad privada que se enumeran en su sitio web. No se requieren puntos de venta para los siguientes gastos:

• Cargos interdepartamentales(librería, sala de impresión, etc.). En su lugar, estos cargos se facturan mensualmente.
• El reembolso de los gastos de viaje. En su lugar, se utiliza un formulario de solicitud de cheque.
• La renovación de membresías y suscripciones anuales. En su lugar, se requiere una solicitud de reembolso de gastos.
• Solicitar suministros de oficina en línea al proveedor designado de la universidad.

En todos los demás casos, la universidad declara claramente que puede rechazar el pago sin órdenes de compra autorizadas.

¿Qué es el proceso de pedido de compra?

Los siguientes son los pasos del proceso de pedido de compra. Tenga en cuenta que el proceso de pedido de compra es una parte de un proceso de adquisición más amplio que incluye todo, desde la identificación de la necesidad de un bien o servicio hasta el pago. Lea nuestra publicación de blog sobre todo el proceso de adquisición aquí. Muchas empresas implementarán un sistema de órdenes de compra.

• Paso 1: El comprador crea la solicitud de compra: El proceso de la orden de compra comienza con una solicitud de compra, un documento que el comprador crea y envía al departamento que controla las finanzas para la aprobación de la orden de compra. Considere esto la parte del proceso en la que obtiene los pulgares para comprar los bienes y servicios que desea. En realidad no estás pidiendo nada, estás obteniendo la aprobación para hacerlo. Los aprobadores pueden optar por aprobar, rechazar o marcar su solicitud para una discusión adicional. La diferencia clave entre las solicitudes de compra y las órdenes de compra es que una solicitud de compra tiene que ver con el permiso y las órdenes de compra con la compra. Lea nuestra publicación de blog sobre solicitudes de compra vs. órdenes de compra para obtener una descripción detallada de estos dos documentos.
• Paso 2: El comprador emite una orden de compra: Una vez que el departamento de compras o compras ha aprobado la solicitud de compra, emite una orden de compra al proveedor. En esencia, el punto de venta realiza el pedido. Las órdenes de compra generalmente se crean utilizando un software de órdenes de compra «> » como PLANERGY, que permite a las empresas rastrear los puntos de venta y enviarlos electrónicamente.
• Paso 3: El proveedor aprueba, rechaza o envía una orden de compra para su discusión: el proveedor revisará la orden de compra a fondo, prestando mucha atención a las cantidades, los precios, el monto total adeudado y los términos y condiciones. Una vez que el proveedor aprueba la orden de compra (generalmente por correo electrónico o mediante un software de adquisición electrónica), prepara los bienes o servicios que se entregarán. Si no tienen un artículo que se está comprando o si hay otras preocupaciones con el pedido, se marca y se envía al comprador para que lo discuta.
• Paso 4: El comprador registra la orden de compra: El paso final en el proceso de la orden de compra consiste en que el comprador registre la orden de compra. Como se mencionó anteriormente, presentar órdenes de compra es un buen hábito en caso de una auditoría.

Una vez completados estos pasos en el proceso de pedido de compra, los bienes o servicios se entregan e inspeccionan. A partir de entonces, el proveedor emite una factura al equipo de finanzas del comprador, si, siguiendo las mejores prácticas, se compara la factura a tres bandas con el orden de compra y los documentos de entrega, se realiza el pago y se completa la transacción. Esto completaría todo el proceso de compra a pago.

¿En qué se diferencia una orden de compra de una factura?

Si bien pueden parecer similares, las órdenes de compra y las facturas son bastante diferentes. Una factura solicita el pago de una compra y se envía del vendedor al comprador. Incluyen la misma información que en la orden de compra, así como un número de factura, información de contacto del proveedor, cualquier crédito o descuento por pagos anticipados, calendario de pagos y el monto total adeudado al proveedor.

Las principales diferencias entre los dos documentos son que una orden de compra solicita la creación de una factura. El comprador envía una orden de compra al vendedor, mientras que el vendedor envía una factura al comprador. Además, la orden de compra «ordena» oficialmente bienes o servicios de un proveedor, mientras que la factura solicita el pago de la orden.

¿Por qué debería automatizar el proceso de pedido de compra?

El proceso de pedido de compra es importante, pero en ausencia de un sistema de compras electrónicas, es sin duda manual y requiere mucho tiempo. Las empresas a menudo implementan un sistema manual de órdenes de compra para administrar esto inicialmente: un formulario de orden de compra con aprobación, a menudo por teléfono o correo electrónico, esto a menudo se combina con una hoja de cálculo de seguimiento de órdenes de compra de excel. Hay muchos problemas con un proceso de adquisición manual, incluido el hecho de ser propenso a errores humanos. Con un sistema como PLANERGY, a través de la automatización, todo el proceso se vuelve más eficiente. He aquí por qué debe automatizar este proceso:

• Todos los documentos de compra están centralizados en un solo lugar, accesibles desde cualquier lugar: hacer referencia a las solicitudes de compra y al punto de venta es mucho menos doloroso con una solución de adquisición electrónica. Puede acceder a cualquiera de los detalles que necesita, siempre que los necesite, en un solo lugar.
• Los catálogos automatizados de proveedores facilitan las solicitudes de compra: puede crear solicitudes de compra mediante un formulario estandarizado en línea utilizando nuestros catálogos automatizados de proveedores. No hay necesidad de hojear libros de catálogo de proveedores de papel obsoletos para productos o servicios. Los catálogos en línea facilitan la búsqueda del artículo que está buscando al precio correcto de los proveedores preferidos, al tiempo que reducen la entrada manual de datos. También puede almacenar artículos para obtener mayores ahorros y hacer que la compra sea más conveniente.
• Las aprobaciones se producen más rápido: la aprobación de las solicitudes de compra es más rápida y sencilla con un sistema automatizado. Puedes enviarlos directamente a la persona encargada de aprobarlos a través del sistema reduciendo los cuellos de botella. Configurar un flujo de trabajo de aprobación es tan fácil como hacer clic en un botón. Una vez que se designe a esa persona como aprobadora, comenzará a recibir instantáneamente solicitudes de aprobación automatizadas, que activarán la creación de una orden de compra. Las aprobaciones se pueden gestionar sobre la marcha, sin más demoras en los pedidos.
• Las órdenes de compra son fáciles de crear y compartir, como las solicitudes de compra, las órdenes de compra también se gestionan fácilmente a través del software de adquisición electrónica. Ya no tiene que preocuparse por el formato de las órdenes de compra porque todo está rellenado previamente. Además de eso, puede enviarlos a proveedores en cualquier formato.
• Más visibilidad de los gastos: con los sistemas de compras electrónicas, puede gestionar todo el ciclo de vida de la compra al pago y tener acceso a información y análisis que pueden ayudarlo a gestionar los gastos empresariales de manera más eficaz. Los miembros relevantes del equipo ven el impacto de las solicitudes de compra antes de aprobarlas, y los presupuestos se actualizan automáticamente una vez que se envía una orden de compra.
• Ver el estado del pedido de un vistazo: poder ver el estado de todos sus pedidos en un solo lugar es una gran ventaja para automatizar el proceso de pedido de compra. Puede ver fácilmente momentos importantes en el proceso de solicitud de compra, como qué solicitudes de compra se han aprobado o rechazado y qué órdenes de compra se han enviado.
• Reduzca los tiempos de ciclo de aprobación de facturas: el departamento de finanzas puede dedicar menos tiempo a buscar la confirmación de que una factura debe pagarse y agilizar la facturación al compararla con el punto de venta aprobado con visibilidad completa en la pista de auditoría. ¡No es necesario rastrear un rastro de papel cuando la gestión de órdenes de compra es digital!

El proceso de pedido de compra es importante para las empresas. Desarrollar y mantener un proceso de PO profesional es excelente para establecer relaciones óptimas con los proveedores, mantener un registro de auditoría y ajustarse a los presupuestos, entre otros beneficios valiosos. La automatización de ti puede ayudar a agilizar las comunicaciones y minimizar el riesgo financiero.