Opciones Para Archivar el correo electrónico De Entourage O Soporte de Outlook | Sonido
¿Utiliza Microsoft Outlook o Microsoft Entourage como aplicación de correo electrónico? ¿Almacena miles y miles de mensajes de correo electrónico? ¿Accedes con poca frecuencia a muchos de estos mensajes? Si es así, podría considerar archivar estos mensajes. Una vez que el mensaje se haya archivado, puede eliminarlos de Outlook, lo que los eliminará de la base de datos de correo de Outlook o Entourage. Esto hace que la base de datos sea más pequeña, más rápida y menos propensa a tener problemas. Aún se puede acceder a los mensajes, por lo general desde la aplicación de archivo.
Hay un puñado de aplicaciones que le permiten archivar (copiar) mensajes de Outlook o del predecesor de Outlook, Entourage. Solo he usado EagleFiler, pero enumeraré las alternativas y mi evaluación rápida de cada una de ellas.
Nota: Si todavía está utilizando Entourage, le recomiendo encarecidamente que considere actualizar a Outlook, ya que su base de datos de correo ha demostrado tener menos problemas que la base de datos de correo de Entourage.
Método gratuito: Debería comenzar esbozando un manual, pero formas gratuitas de archivar el correo electrónico desde Outlook. Puede seleccionar una carpeta que contenga mensajes y arrastrar esta carpeta fuera de Outlook a su Escritorio o a alguna otra carpeta de su Finder. Incluso puede combinar este método con la configuración de una Regla en Outlook que mueva automáticamente los mensajes que tengan más de, por ejemplo, 180 días, de su bandeja de entrada (o de cualquier carpeta) a otra carpeta. Entonces solo tienes que arrastrar esta otra carpeta a tu escritorio. Intermedia escribió un artículo sobre cómo configurar una Regla para mover automáticamente los mensajes de correo electrónico si usas una cuenta de correo electrónico de Exchange, pero estas instrucciones también funcionan si tienes una cuenta POP o IMAP.
EagleFiler (demo 40, demo gratuita) es una aplicación muy respetada que se puede usar para organizar mensajes de correo electrónico, páginas web, archivos e información diversa. Lo mencioné en un consejo técnico anterior sobre archivar mensajes de correo electrónico si usas la aplicación de correo de Apple. EagleFiler está bien soportado y actualizado a menudo. EagleFiler no se puede programar fácilmente para archivar mensajes. En cambio, el archivado es un proceso manual, pero EagleFiler ofrece un comando de captura fácil de usar que le permite seleccionar uno o varios mensajes y copiarlos fácilmente desde Outlook y en su archivo de biblioteca. EagleFile almacena los mensajes de correo electrónico como buzón de correo (.mbox) archivos o correo electrónico (.eml) archivos que son tipos de archivos comunes que se pueden ver fácilmente o importar a otras aplicaciones, si alguna vez desea hacer esto. Recomiendo encarecidamente EagleFiler ya que es una aplicación tan versátil. Lo uso para archivar manualmente mis mensajes de correo desde Apple Mail. Normalmente paso unos 15 minutos 3 veces al año, archivando mis mensajes enviados más antiguos. La versión actual de EagleFiler, 1.6.3, requiere OS X 10.6.8 o superior. EagleFiler se puede usar para archivar mensajes de la mayoría de las principales aplicaciones de correo electrónico.
El archivador de correo (demo 35, demostración gratuita) se puede programar para archivar automáticamente los mensajes de las carpetas seleccionadas dentro de Outlook. Los mensajes de los archivos se almacenan en la propia base de datos del archivador de correo. Si es necesario, puede exportar correo desde su base de datos en cualquiera de los siguientes formatos de archivo: pdf, text, rtf, mbox, xml o en Evernote o FileMaker. Comparando brevemente MailArchiver con EagleFiler, EagleFiler le permite almacenar una amplia variedad de tipos de archivos, mientras que Mail Archiver solo le permite almacenar mensajes de correo electrónico. El sitio web de Mail Archiver ofrece una buena visión general de su interfaz y opciones. La versión actual de MailArchiver, 3.2, requiere OS X 10.7 o superior. MailArchiver se puede usar para archivar mensajes de la mayoría de las principales aplicaciones de correo electrónico.
MailSteward (demo 25, 5 50 o demo 100, demostración gratuita) Al igual que Mail Archiver, MailSteward le permite programar su archivo y almacena los mensajes en su propia base de datos. Nota: solo las versiones de $50 y 1 100 admiten programación. La versión Lite más barata ($25) también tiene capacidades limitadas de exportación y búsqueda. La interfaz de MailSteward es muy utilitaria, en mi opinión y tardó en configurarse cuando ejecuté pruebas en mi base de datos de correo de Outlook. La versión actual de MailSteward, 10, requiere OS X 10.8 o superior. MailSteward se puede usar para archivar mensajes de la mayoría de las principales aplicaciones de correo electrónico.
Archivo de correo electrónico de Outlook X (demo 30, demostración gratuita) es una herramienta de archivado simple. Aparentemente no se puede programar. No almacena mensajes en su propia base de datos. En su lugar, almacena mensajes como archivos individuales o como buzones de correo (.mbox) archivos dentro de carpetas en su Mac. Esto podría hacer que la búsqueda y visualización de mensajes archivados sea más difícil de hacer que si estuviera utilizando cualquiera de las otras aplicaciones enumeradas. Solo funciona con Outlook, es decir, no funciona con ninguna otra aplicación de correo electrónico importante. La compañía vende una versión separada de su producto si usa Entourage. Si tiene varias cuentas de correo electrónico configuradas en Outlook (o Entouage), esta aplicación aparentemente solo puede archivar mensajes de una cuenta a la vez. Esto simplemente significaría que necesita ejecutar el proceso de archivo una vez para cada cuenta.
Si utiliza Outlook y desea archivar sus mensajes, esperamos que una de las opciones descritas anteriormente satisfaga sus necesidades.