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Su diario de negocios puede ser una de las herramientas más útiles para su trabajo cuando se usa de la manera correcta.
Un diario en papel puede ser una herramienta organizativa eficaz cuando se utiliza de manera eficiente. Si lo valora como una herramienta de negocio vital y busca activamente sacar más provecho de su diario, puede afectar seriamente sus habilidades organizativas y su productividad.
Elija el diario adecuado para usted
Obtendrá más de un diario que realmente satisfaga sus necesidades, así que investigue un poco antes de comprar. Echa un vistazo a nuestra Guía de Compra del Planificador de Diarios para obtener ayuda para resolver lo que necesitas.
Tómese un tiempo para configurarlo
Una vez que tenga su diario de negocios perfecto, dedique algún tiempo a personalizarlo y prepararlo para ayudarlo durante el próximo año. Comience escribiendo su nombre y número de contacto, o insertando una tarjeta de visita, para que se la pueda devolver en el caso (con suerte improbable) de que esté separada de usted. A continuación, transfiera las fechas e información importantes de su diario actual al nuevo para que no se pierda ningún evento anual, como cumpleaños. Si tu diario tiene un planificador anual, también puedes anotar estos eventos para obtener una vista de alto nivel de los próximos eventos. Tal vez ya haya reservado algunas vacaciones o conozca otras fechas importantes, así que enciérrelas en su diario ahora antes de olvidarlas.
Dale un cambio de imagen
Si tu diario no es un estilo de moda magnífico, aún puedes personalizarlo para que se adapte a tu gusto. La cinta Washi es una forma barata y rápida de añadir un poco de color para darle un toque de color. Una vez cubierto el exterior, puedes hacer tu magia en el interior, añadiendo pestañas de mes o diseños coloridos para llamar la atención sobre tus fechas importantes. Cuando su diario es visualmente atractivo, es más probable que desee tenerlo con usted y usarlo.
Codificación por colores
El uso de un sistema de codificación por colores puede ayudarte a ver lo que tienes a continuación de un vistazo. Elabora un sistema basado en tu estilo de trabajo, asignando colores, incluidos los colores de los resaltadores, y crea una tecla en una página al frente o al reverso de tu diario.
Hágalo lo primero que mire cada día
Su diario de negocios es un punto de referencia para su día de trabajo. Antes de comenzar algo nuevo, ábrelo y evalúa tu día. Es posible que desee priorizar ciertas tareas o trasladar algo de hoy a mañana: ahora es el momento de resolverlo y encarrilar su día.
Llévelo con usted
Obtendrá más de su diario de negocios si siempre lo lleva consigo durante todo el día de trabajo. Esto puede limitar el tamaño que puede elegir, pero significará que no tiene que transferir información importante de Post-Its garabateados o de su calendario digital, lo que reduce las posibilidades de equivocarse, olvidar algo o perder la información. Su diario debe acompañarlo a las reuniones y a cualquier cita fuera del lugar también. Si te llevas el trabajo a casa, asegúrate de que también llegue el diario.
Mantenlo abierto
Ya sea que esté en su escritorio o en una reunión, mantenga su diario abierto y listo como referencia y para aceptar nuevas entradas.
Anótelo de inmediato
Tan pronto como haga una nueva cita o cree una nueva tarea, añádalo directamente a su diario. También es un lugar práctico para tomar notas durante las conversaciones telefónicas y cuando se te ocurren ideas. A continuación, puede retroceder para recordar lo que ha escrito. El acto físico de escribir ayudará a reforzarlo en su memoria, pero también actuará como una red de seguridad para su memoria para que no tenga que preocuparse si olvida. De esta manera, podrías reducir tu carga mental, solo necesitando recordar que la información está en tu diario y que necesitas llevar el diario contigo.
Lleve un bolígrafo con usted
No olvide llevar un bolígrafo con usted para que pueda anotar las cosas donde quiera que esté. Los bolígrafos multicolores, como el BIC 4 Colour, son geniales, ya que tienes tu sistema de codificación de colores en un solo bolígrafo. O puede preferir un bolígrafo borrable, como el Pilot Frixion, para que pueda hacer modificaciones fáciles.
Desglosa tus tareas
Algunas tareas se componen de trozos pequeños que se pueden dividir y abordar de forma individual. Al marcarlos por separado, puede indicarse a sí mismo que trabaje en ellos y se adelante a su fecha límite.
Establecer recordatorios para eventos importantes
Añadir una cuenta atrás o establecer recordatorios en el período previo a los eventos importantes para prepararse mentalmente para ellos. Al igual que un niño que cuenta regresiva hasta Navidad, puedes aumentar la emoción antes de tu evento con una cuenta regresiva visual en tu diario. Y si tiene tareas que realizar en preparación para su evento o reunión, puede programarlas a intervalos apropiados con anticipación para tener tiempo. También puede resultarle útil agregar una bandera adhesiva a estas fechas para que sean más fáciles de encontrar en su diario.
Prepárese para el mañana hoy
Comprometa los últimos 10 minutos de su día de trabajo trazando sus tareas para mañana y revisando sus citas.
Prepárese para la próxima semana esta semana
Al final de cada semana, deje tiempo para revisar el calendario, la carga de trabajo y los plazos de la próxima semana.
Prepárese para el próximo mes
Llevar un registro de las entradas a largo plazo y de alto rango en su agenda hará que sea más probable que cumpla con sus fechas límite, esté preparado para sus presentaciones, reuniones y citas, y se mantenga en el camino.
Use su diario a su manera
En última instancia, será más probable que use su diario de negocios de manera consistente y aproveche más cuando encuentre lo que funciona mejor para usted. Es posible que desee usar una página por mes para trazar las tareas o proyectos principales de cada mes. O puede que te guste usar la sección de direcciones para almacenar tus contactos importantes. Tal vez usted es responsable de la licencia del personal y desea un lugar para registrar los movimientos. O necesita una referencia confiable para conversiones métricas o vacaciones escolares. Sea lo que sea, con el tiempo encontrará lo que funciona para usted y cómo desea usar su diario.
Al mantener todo en un lugar conveniente, puede reducir el estrés de tener que recordarlo todo y tomar el control de su gestión del tiempo, con todos los aspectos clave de su trabajo registrados en su diario de negocios. Al instante obtendrá más de su diario cuando lo trate como un registro escrito de su vida laboral.