Nunca a tiempo: Cómo Manejar a un Empleado con Retraso Perpetuo
A veces, parece que todo está funcionando en su contra con el único objetivo de garantizar que llegue tarde al trabajo.
O bien tus llaves desaparecen misteriosamente justo cuando quieres salir de la casa, de alguna manera pierdes la alarma a pesar de que suena al lado de tu oreja durante un minuto entero o tu auto decide que no arranca, lo que te obliga a tomar el autobús. No importa cuánto lo intentemos, a veces llegar tarde es inevitable.
Por lo tanto, como gerente, tiene sentido dejarlo pasar si nota que un empleado llega tarde al trabajo una o dos veces.
Llegar tarde al trabajo es tan común que, según este informe de CareeBuilder, el 29% de los trabajadores llegan tarde al trabajo al menos una vez al mes. Sin embargo, si el retraso de los empleados comienza a convertirse en un hábito, debe tomar medidas.
Un empleado que se retrasa constantemente puede causar efectos adversos a su negocio. Debido a su retraso, el empleado puede quedarse atrás en su trabajo, lo que interrumpe la productividad. Otros empleados terminan siendo forzados a hacer más trabajo para cubrir al empleado perpetuamente atrasado.
Esto resulta en el resentimiento de los colegas y rompe el espíritu de equipo del grupo. Los otros empleados sienten que están dando demasiado y comienzan a aflojar en su esfuerzo.
Más empleados empiezan a llegar tarde. Con el tiempo, la ética de trabajo general de los empleados cae en picada y la calidad general del trabajo disminuye, perjudicando su rentabilidad. Según una encuesta, el retraso de los empleados le cuesta a la economía del Reino Unido alrededor de £9 mil millones cada año.
Para evitar todos estos problemas, necesita que el empleado errante vuelva a la fila rápidamente antes de que las cosas se pongan mal. La pregunta es, ¿cómo se consigue que el empleado perpetuamente atrasado cambie sus costumbres?
A continuación se muestran algunas maneras de tratar con un empleado de este tipo.
TIENE UNA POLÍTICA DE TARDANZA ESTABLECIDA
A veces, los empleados eligen deliberadamente venir a trabajar hasta tarde porque su empresa no tiene ninguna política oficial de tardanza establecida. Si desea que los empleados sean más serios sobre la hora en que llegan al trabajo, documente algunas reglas relativas a la tardanza.
Como parte de la política de tardanza, aborde los detalles con las horas de trabajo, incluida la hora exacta en que se supone que debe comenzar y terminar el turno de un empleado, las consecuencias de llegar tarde al trabajo, el procedimiento de presentación de informes para los empleados cuando van a llegar tarde al trabajo, así como detalles sobre cómo la empresa rastreará y registrará el tiempo de trabajo de los empleados.
Además, puede incluir detalles de cómo los empleados que llegan tarde pueden recuperar el tiempo perdido, así como un comentario que diga que la demora habitual será castigada y debe evitarse.
Se debe informar a todos los empleados de la política de retraso, ya sea publicando la política en el tablón de anuncios de la oficina o enviándola al correo electrónico de cada empleado.
DEJE QUE EL EMPLEADO SEPA QUE USTED ES CONSCIENTE DE SU RETRASO
Los empleados están constantemente atentos a sus reacciones como gerente. Si un empleado llega tarde un día y cree que usted no se dio cuenta de su retraso, es más probable que llegue tarde una segunda vez.
Considere esto; si un empleado llega tarde los cinco días de la semana, pero solo lo nota un día, técnicamente se retrasó solo un día de la semana, ya que ese es el único día del que sabe.
Sin mostrar que usted es consciente de su retraso, los empleados también podrían asumir que no le importa el retraso o que no hay nada que pueda hacer al respecto, por lo tanto, es más probable que continúen con el hábito.
Para evitar esto, debe informar a un empleado que está tomando nota de su retraso. No tienes que decirles directamente que los viste llegar tarde. Usted podría hacer un hábito de decir buenos días a los empleados, para que sean conscientes de que notará si alguien aún no ha llegado.
Alternativamente, puede caminar por el escritorio de un empleado cuando se presentan tarde. Ni siquiera tienes que hablar con ellos. Este simple acto hará que se den cuenta de que son conscientes de que llegaron tarde.
Si no se dan cuenta incluso después de hacer esto, haga un comentario informal para hacerles saber que los ha visto llegar tarde varias veces.
En la mayoría de los casos, hacer que un empleado sea consciente del hecho de que está tomando nota de su tardanza es todo lo que necesita para que cambie sus hábitos.
¿ES IMPORTANTE SU RETRASO?
A veces, algún tipo de retraso no es gran cosa. Por ejemplo, si las reglas dicen que los empleados tienen que estar en la oficina a las 8:00, pero un empleado viene habitualmente alrededor de las 8: 10, ¿realmente tiene un gran impacto?
En tal caso, el retraso no es gran cosa, y puede dejarlo pasar siempre que el empleado no se ponga más audaz.
Sin embargo, si el empleado está en una posición que requiere que trate con los clientes a partir de las 8.00 en punto, no se puede permitir que dicho empleado llegue tarde por unos minutos.
Si es un trabajo de oficina, ¿realmente importa si un empleado llegó una hora tarde si continúa trabajando una hora después de las horas de trabajo normales?
La clave aquí es mirar la tardanza objetivamente. No te concentres demasiado en la tardanza en sí. En su lugar, trate de pensar en las consecuencias de la tardanza. Por ejemplo, si un empleado llega una hora tarde y trabaja una hora extra más allá de las horas de trabajo normales, no hay mucha diferencia, ya que el empleado ha cronometrado el número de horas requerido.
Sin embargo, si el empleado está trabajando como parte de un equipo y su retraso está afectando la capacidad del equipo para desempeñarse de manera efectiva, no importa si dedican la hora extra por la noche, porque están comprometiendo la productividad general.
El punto es que su decisión de lidiar con la tardanza o ignorarla debe basarse en el impacto de la tardanza en el bienestar general de la empresa.
HACER UN REGISTRO DE LA TARDANZA DEL EMPLEADO
Mantener registros del comportamiento del empleado en el trabajo, incluidas cosas como la tardanza, es una buena práctica. Los registros serán útiles una vez que decida confrontar al empleado por su comportamiento errante.
Si mencionas su retraso y el empleado lo niega, tienes algo en lo que recurrir en lugar de tener que hacer un caso de su palabra contra la tuya.
A veces, es posible que incluso se vea obligado a tomar medidas drásticas contra el retraso del empleado, como tener que dejarlo ir.
Si despide a un empleado y éste decide emprender acciones legales contra su empresa alegando despido improcedente, los registros también pueden actuar como evidencia del retraso perpetuo del empleado.
TENGA UNA CONVERSACIÓN PERSONAL CON ELLOS
A veces, un empleado continuará llegando tarde al trabajo incluso cuando haya dejado en claro que conoce su retraso y no lo aprueba.
Si esto sucede, debe tomar algunas medidas más definitivas para evitar que el problema se salga de control. Necesita tener una conversación personal con el empleado errante, ya sea llamando al empleado a su oficina o invitándolo a tomar un café o almorzar.
Pedir café al empleado es mi método preferido. Sacarlos del entorno de la oficina elimina la formalidad de la conversación y le permite hablar sobre el problema de una manera más amigable, relajada y personal.
Haga una pequeña charla para evitar que la conversación sea incómoda. Pregúntele al empleado cómo van las cosas en casa y luego mencione el problema de una manera que no busque echarle la culpa a él. Lo que quieres aquí es entender la razón detrás de la tardanza del empleado.
El ambiente relajado hará que sea más fácil para el empleado informarle en caso de que tenga un problema personal que lo obligue a llegar tarde al trabajo. Tal vez un miembro de su familia acaba de enfermar y el empleado tiene que cuidarlo antes de irse a trabajar.
Tal vez el empleado se acaba de divorciar y tiene que hacer cosas como dejar a los hijos en la escuela antes del trabajo, algo que anteriormente hizo el cónyuge. O podría ser que están trabajando en un proyecto que les obliga a dejar el trabajo hasta tarde, lo que les hace quedarse dormidos por la mañana.
A veces, incluso puede resultar que el empleado simplemente no es lo suficientemente responsable. Sin embargo, la única manera de saber exactamente qué está pasando con ellos es tener una conversación individual con el empleado. Hablar de las cosas te ayudará a entender la causa raíz del problema y hará que sea más fácil para ambos encontrar una solución.
Si decide llamar al empleado a su oficina para una conversación individual, puede mantener la formalidad del lugar de trabajo. Sin embargo, la formalidad de este entorno hará que sea más difícil para el empleado abrirse si llega tarde debido a un problema personal. En la oficina, no tienes que comenzar la conversación con una charla informal.
Simplemente llame al comportamiento del empleado, mencione cómo está afectando negativamente a su negocio y hágales saber que el comportamiento es inaceptable.
Utilice sus registros para señalar casos específicos de retraso y hacer referencia a la política de retraso. Pregúntales si tienen algún problema que los obligue a llegar tarde al trabajo y si hay algo que puedas hacer para ayudarlos a mejorar su comportamiento.
La clave aquí es tener la discusión en privado. No los confronte frente a los otros empleados, ya que esto solo conducirá a la vergüenza, la humillación y la actitud defensiva.
También debe mantener la calma cuando mencione el problema con el empleado. No te enfades con el empleado.
Tenga en cuenta que no tiene ningún problema con el empleado o su personalidad, solo desea llegar a la causa raíz del problema y ver cómo puede resolverlo.
Dar al empleado la oportunidad de explicarse demuestra que te preocupas por él y que estás dispuesto a ayudarlo a corregir su comportamiento.
También apreciarán el hecho de que hayas optado por hablar con ellos en lugar de tomar medidas disciplinarias.
> VIENEN CON UN PLAN DE ACCIÓN
Después de tener una conversación con la tardanza de los empleados, usted podrá llegar a comprender el problema detrás de su tardanza. Sin embargo, comprender la causa del problema no ayuda si el problema persiste.
Por lo tanto, debe idear un plan de acción que ayude a evitar que la tardanza del empleado afecte a la empresa. Si el empleado tiene una razón legítima detrás de su retraso, puede idear una solución flexible pero temporal para ayudarlo a mantener sus niveles de productividad mientras trabaja en el problema que causa la tardanza.
Por ejemplo, si un empleado llega tarde al trabajo porque tiene que dejar a los niños a la escuela, puede trabajar en un horario flexible que les permita llegar al trabajo más tarde y salir de la oficina más tarde.
Si un empleado está cuidando a un niño enfermo, puede pensar en una alternativa que le permita trabajar desde casa mientras cuida al niño, siempre que el empleado pueda cumplir con sus requisitos de trabajo mientras trabaja desde casa.
Cuando vienen con diferentes acuerdos de trabajo para dar cabida a cualquier asunto que el empleado se enfrenta, que se agradece su apoyo y no tendrá ningún problema en volver a su horario regular y darle su todo una vez que el problema está ordenada.
Sin embargo, si no hay una razón legítima detrás de la tardanza del empleado, debe ser firme y hacerles saber que no se tolerará su tardanza.
TOMAR MEDIDAS DISCIPLINARIAS
A veces, un empleado suele llegar tarde no porque haya una razón legítima, sino porque no es lo suficientemente responsable como para planificar su tiempo de tal manera que llegue temprano al trabajo.
Tal vez les encanta dormir, y no importa lo que hagas, no puedes lograr que cambien su comportamiento. Has hablado con ellos, pero nada parece funcionar.
Si llega a este punto, no tenga miedo de tomar medidas disciplinarias contra el empleado errante. Llame al empleado a su oficina y hágale saber que la próxima vez que llegue tarde, no tendrá otra opción que escribirle.
Con suerte, esta advertencia verbal final estimulará al empleado a cambiar su comportamiento. Si todavía no prestan atención a su advertencia, ahora puede seguir adelante y escribirlas.
Escribir a un Empleado Por Tardanza
Después de que todas sus advertencias verbales caigan en oídos sordos, su siguiente curso de acción es darle al empleado perpetuamente atrasado una advertencia por escrito para hacerle saber que está violando la política de tardanza de la compañía.
Antes de escribir la advertencia, revise la política de tardanza de la compañía para asegurarse de que el empleado está violando el documento.
Hay una serie de cosas que debe incluir en su advertencia por escrito. En primer lugar, debe incluir los incidentes específicos de retraso sobre los que está advirtiendo al empleado.
Mencione cada día que el empleado llegó tarde y la cantidad de tiempo que tardó. Por eso es importante llevar un registro de la tardanza de los empleados. Si ya le ha dado al empleado una o dos advertencias verbales, menciónelas también en el escrito.
Mencione las fechas en que les dio las advertencias verbales, así como lo que discutió con ellos. Hágales saber que su tardanza viola la política de tardanza de la compañía.
También debe mencionar cómo el retraso del empleado afecta negativamente al negocio. Por ejemplo, puede escribir «Como resultado de su llegada al trabajo tarde, los clientes se han visto obligados a esperar un tiempo antes de recibir la entrega, lo cual es inaceptable.»
Escriba en términos claros y directos el efecto del comportamiento del empleado en el bienestar del negocio. Incluya las horas de inicio y finalización del turno del empleado, y hágales saber que la empresa espera que estén en el trabajo dentro de ese período.
Para que la advertencia por escrito sea efectiva, también debe describir las consecuencias para el empleado si no cambia su comportamiento. Dígales el tipo de acción disciplinaria que se tomará si continúan violando la política de retraso. Algunas de las acciones disciplinarias que se podrían tomar incluyen:
- Requerir que el empleado recupere el tiempo perdido
- Disminuir sus bonos
- Reducir su paga
- Ser enviado con suspensión no pagada
- Si el comportamiento persiste, incluso podría terminar su empleo.
Entregue legalmente al empleado una copia de la advertencia por escrito y guarde el original en el archivo personal del empleado. También debe hacerle saber al empleado que revisará su comportamiento dentro de un período de tiempo determinado, por ejemplo, los próximos 90 días, para verificar si han corregido o no su comportamiento.
También hágales saber que si muestran mejoras, actualizará la advertencia para mostrar que efectivamente cambiaron su comportamiento después de la advertencia.
Hay un par de otras consideraciones a tener en cuenta al escribir a un empleado por su tardanza. Por ejemplo, debe abstenerse de usar palabras o lenguaje que puedan considerarse acusatorios o amenazantes. Por ejemplo, no escriba «Si no cambia su comportamiento, la empresa no tendrá otra opción que rescindir su empleo» si la política de demora de la empresa no especifica la terminación del empleo como una de las consecuencias de la demora.
Además, asegúrese de seguir todas las estipulaciones de la política de tardanza. Si la política de retraso establece que cualquier advertencia se eliminará del archivo de un empleado después de un período específico, no presente casos de retraso que se remonten a más del período especificado.
Por ejemplo, si la política de la empresa especifica que este período es de un año, no mencione las infracciones de retraso que ocurrieron hace más de un año.
MEJORAS DE RECOMPENSA
Lo bueno es que, cuando sigas las recomendaciones establecidas en este artículo, es de esperar que el empleado errante tome nota de tus preocupaciones y arregle sus formas.
Una vez que note que un empleado está haciendo un cambio para mejor, refuerce este cambio reconociendo y recompensando las mejoras.
Puede hacer esto fácilmente haciéndole saber al empleado que ha notado el cambio y diciéndole que aprecia el esfuerzo que ha realizado para convertirse en un mejor empleado.
Reconocer y elogiar el cambio muestra al empleado que realmente te importa, y lo hará aún más motivado para dar lo mejor de sí.
TERMINAR
Es inevitable que los empleados lleguen tarde a trabajar una o dos veces, y cualquier gerente debe estar listo y dispuesto a excusar tal comportamiento.
Sin embargo, si un empleado hace de la tardanza un hábito, el comportamiento puede causar impactos negativos en el negocio.
Por lo tanto, es importante tomar medidas para cortar el hábito de raíz. Puede hacer esto haciéndole saber al empleado que es consciente de su retraso y documentando el comportamiento.
Si no hacen mejoras, debe llamar al empleado para una conversación individual con el objetivo de averiguar la causa raíz del comportamiento y encontrar una solución para garantizar que el empleado trabaje las horas requeridas.
Si esto tampoco funciona, es posible que tenga que escribir al empleado y hacerle saber que otra violación llevará a consecuencias más graves, como suspensión no pagada, retención de sueldo o incluso despido, si la política de la empresa lo dicta.
También es bueno tener en cuenta que las reglas no se deben establecer solo por el bien de tener reglas.
Si, por ejemplo, el trabajo permite cierto grado de flexibilidad, ¿por qué no idear arreglos de trabajo alternativos que permitan a los empleados realizar la cantidad de trabajo requerida sin tener que entrar y salir de la oficina en ciertos horarios estrictos?
