Noche de trivia corporativa grupo grande
La semana pasada, TrivWorks tuvo el honor de participar en una gran conferencia en Las Vegas, para proporcionar entretenimiento a una enorme audiencia de 1,400 asistentes. No somos ajenos a los grandes eventos, habiendo producido las noches de trivia más grandes en la ciudad de Nueva York varias veces al año desde 2011 (obtenga más información aquí). Sin embargo, yo mismo estuve en Las Vegas, y déjenme decirles: una audiencia de 1.400 personas es grande.
Como, GRANDE.
Al proporcionar entretenimiento de trivia corporativa para un público grande como este, el formato estándar de trivia de equipo que normalmente empleamos simplemente no va a funcionar. En The Bell House en Brooklyn, donde hemos producido los eventos a gran escala mencionados anteriormente durante los últimos seis años, hemos limitado cómodamente la asistencia a 300. Esto sirve para varios propósitos. Por un lado, tenemos que asegurarnos de que la experiencia sea agradable para todos los asistentes, y abarrotar a tantas personas como podamos en el espacio no servirá para ese objetivo. Pero desde un punto de vista más práctico, tenemos que asegurarnos de que nuestro sistema de clasificación sea eficaz y eficiente.
Una de las cosas buenas de nuestros eventos es que podemos gestionar grandes multitudes por una sencilla razón: al jugar a trivia de equipo, no es el número de asistentes lo que importa con la calificación, sino el número de equipos. Cuando oigas tocar «300 personas» a la vez, podrías pensar, » ¡Santo cielo!»Pero en realidad, esas 300 personas están jugando en equipos de 4 a 8 personas, lo que generalmente funciona para alrededor de 70 a 90 equipos, lo cual es absolutamente manejable, siempre que tengas un equipo dedicado de calificadores capacitados y un dispositivo con Microsoft Excel a mano.
Sin embargo, volvamos a este evento en Las Vegas. No estamos hablando de 300 personas, estamos hablando literalmente cinco veces más. ¿Qué hicimos?
El evento de trivia de esta noche @Cosmopolitan_LV será para 1.400 personas. Esta habitación es GRANDE! fotografía.Twitter.com / ze1HM9YpkT
Bueno, como mencioné, nuestra fórmula probada para fiestas de trivia corporativas no iba a funcionar aquí. Queríamos mantener este entretenimiento de conferencia «de la vieja escuela» (es decir, sin dispositivos de envío de respuestas digitales); para ayudar a fomentar la colaboración y la unión del equipo, queríamos que la gente dejara de lado sus teléfonos móviles y jugara trivia a la antigua usanza. Incluso con toda nuestra experiencia y conocimientos, realmente no hay una manera viable de recopilar, calificar y tabular de manera eficiente varias rondas de hojas de respuestas de casi 200 mesas/equipos. Incluso si pudiéramos, ¿cuántos equipos estarían empatados para el primer lugar en cada ronda, así como al final? Me estremezco al pensar
Trabajando en estrecha colaboración con el cliente, nos decidimos por un nuevo formato. En primer lugar, el cliente estaba dispuesto a usar esta experiencia como un medio para «mezclar a las personas.»El evento había reunido a profesionales de la compañía de todo el mundo en una sola sala durante un período de tiempo muy breve, y el cliente estaba decidido a aprovechar al máximo esta situación tan especial (un enfoque con el que no podría estar más de acuerdo!). Como tal, todas las mesas estaban numeradas, y los invitados se asignaban a mesas no en función de sus grupos de trabajo existentes o países de origen, sino al azar. Esto ayudaría a fomentar la socialización y las nuevas relaciones, que es el propósito declarado del evento y, de hecho, por qué TrivWorks existe para empezar. Me encantó!
Determinamos que iniciaríamos el evento con solo una ronda de preguntas de equipo de sala completa. Las aproximadamente 200 mesas estarían preestablecidas con una hoja de respuestas con la marca y un bolígrafo; una vez que se abrieran las puertas, los asistentes localizarían sus mesas y se sentarían para una cena combinada con una noche de preguntas y respuestas. Anunciaríamos las preguntas de trivia, luego recopilaríamos y calificaríamos esta hoja de respuestas con un escuadrón de calificaciones dedicado, estratégicamente ubicado en todo el enorme salón de baile. Luego tendríamos toda la cena para calificar esta ronda de trivia, que a través de mi experiencia en The Bell House y otros eventos grandes sabía que sería perfectamente manejable. Completaríamos el evento con una serie de combates de trivia cara a cara en el escenario, así como una gran final de «enfrentamiento» al estilo de un concurso para determinar el ganador general.
Con un plan firmemente establecido sobre cómo ejecutar una noche de preguntas de equipo personalizada para una gran audiencia corporativa, todo lo que quedaba era tener al maestro de ceremonias adecuado. En TrivWorks, solo trabajamos con profesionales de alojamiento capacitados que tienen una gran experiencia en el escenario frente a audiencias diversas, ya sean empleados, ejecutivos o clientes. Sin embargo, un evento como este requiere algo más: necesitábamos un maestro de ceremonias experimentado para eventos corporativos, con décadas de experiencia trabajando frente a «salas grandes» como esta.
Jeff Rogers era el hombre perfecto para el trabajo. Presentador profesional, moderador y presentador de concursos con más de 25 años de experiencia frente a audiencias corporativas, Jeff ha trabajado con algunas de las marcas más prestigiosas del mundo. En cualquier noche, puede encontrarse en cualquier lugar de los Estados Unidos entrevistando a altos ejecutivos en el escenario o como parte de una transmisión interna, o manteniendo a una audiencia de 10,000 asistentes a la sesión general comprometidos y animados entre oradores principales. También es un presentador profesional de concursos, lo que significa que sabe exactamente lo que está haciendo cuando se trata de facilitar concursos de trivia. ¡Es perfecto! (para obtener más información sobre Jeff, haga clic aquí).
El evento no podría haber sido más fluido. El público entró en el salón de baile y se sentó, después de lo cual Jeff subió al escenario, ordenó a todos que pusieran sus teléfonos celulares en el centro de sus mesas, luego acompañó al público a través de una orientación divertida y llena de risas. Cuando llegó el momento de anunciar las preguntas de trivia, aparecieron una a la vez en las gigantescas pantallas de proyección ubicadas en toda la sala, lo que, combinado con la voz de Jeff, permitió que los 1.500 asistentes pudieran ver y escuchar las preguntas. Una vez que se anunció la última pregunta, nuestro equipo de calificación, ubicado estratégicamente en la sala entre las mesas, recopiló rápidamente las 200 hojas de respuestas y las llevó a una sala contigua para la calificación y la tabulación.
La clasificación fue aún más rápida de lo que había imaginado, diría que terminamos por completo después de no más de diez minutos. Tomamos a todos los equipos que habían anotado un diez perfecto de diez, y pusimos sus hojas de respuestas en un tazón de rifa. Mientras esto sucedía, Jeff estaba organizando un encuentro de preguntas y respuestas cara a cara en el escenario entre dos grupos de altos ejecutivos, entre los cursos de la cena. Como medio de culminar el evento, trajimos el tazón de la rifa de puntuaciones perfectas en el escenario, y Jeff atrajo a dos equipos para competir en un desafío final de «enfrentamiento» en el escenario, para determinar el ganador general.
He estado organizando y produciendo eventos de trivia durante más de diez años, y tengo que decir que este evento fue tan fácil y exitoso como cualquier otro en el que haya participado. Las preguntas personalizadas y la competencia amistosa fueron extremadamente bien recibidas por el público, y la recopilación de hojas de respuestas y la calificación fueron perfectamente fluidas. Sin embargo, tener un maestro de ceremonias profesional altamente experimentado en el escenario dirigiendo el espectáculo realmente unió todo maravillosamente, asegurando que el público tuviera una experiencia divertida y festiva que se sintiera profesional de principio a fin. Fue un gran éxito para el cliente y una gran victoria para TrivWorks, ¡estoy deseando trabajar con Jeff para producir más eventos de gran tamaño en el futuro!
Para otro artículo útil sobre eventos de trivia de equipos para grandes audiencias corporativas, visite https://trivworks.com/2011/06/taking-the-terror-out-of-running-huge-trivia-events/