Lista de Verificación Fácil de Reunión de Clase de 8 Pasos
Las reuniones escolares pueden ser una excelente manera de reconectarse con los compañeros de clase, recordar el pasado y compartir sobre su vida después de la escuela secundaria. Si se ha ofrecido voluntario o ha sido elegido para planificar una reunión de clase, pero no sabe por dónde empezar, ¡esta lista es para usted! Si sigue esta lista de verificación de reunión de clase utilizando solo 8 pasos
Lista de verificación de reunión de clase: 8 Pasos clave
Crear un Comité
Un comité es un ingrediente clave en la planificación de cualquier evento grande exitoso. Planear una reunión por su cuenta es posible, pero es una tarea enorme. Tendrá que buscar los lugares adecuados para el evento, el presupuesto, establecer una fecha, elegir decoraciones*, contratar a un DJ, fotógrafo, proveedor de catering y mucho más.
Si tienes a más de una persona haciendo todo esto, te parecerá mucho menos trabajo. Este comité debe ser gente que quiera ayudar. Los compañeros de clase son su mejor opción para los miembros del comité porque de todos modos formarán parte de la reunión de clase. Un comité no solo le ayudará a realizar todo su trabajo, sino que también hará que su trabajo sea mucho más agradable. Recuerde, usted tiene la autoridad para elegir a quién desea en este comité, asegúrese de elegir a personas que sabe que serán útiles.
Después de que se forme su comité, debe saber algunas cosas. En primer lugar, tendrá que decidir un lugar y hora para reunirse. Puede reunirse en persona o en línea. Puede reunirse en una casa, cafetería, biblioteca o simplemente en una videollamada. Cuando se trata de la hora de su reunión, esto simplemente dependerá de cuándo todos estén libres. Por lo general, apunta a las tardes o noches cuando otros están sin trabajo. También tendrá que ser considerado con las actividades familiares de los demás.
Una vez que haya establecido los horarios de reunión, es hora de decidir qué plataforma va a utilizar para comunicarse fuera de esas reuniones. Hay muchas maneras diferentes de hacer esto. Simplemente puede utilizar mensajes de texto o llamadas. Si lo prefieres, hay muchas plataformas de redes sociales que puedes usar. Facebook messenger es una forma, o simplemente puedes crear un grupo de Facebook. GroupMe es una aplicación muy popular para comunicarse con un grupo. Otra idea es usar Zoom o Skype, ambos tienen capacidades de chats y llamadas de conferencia. Esto depende en gran medida de su comité específico y de sus preferencias.
Presupuesto
Cuando se trata de presupuesto, puedes recaudar fondos para el evento de varias maneras diferentes. La forma más popular de recaudar dinero es a través de la venta de boletos. Si sigues este método, cuantos más invitados asistas, más dinero recaudarás. Otra forma común de recaudar fondos es vender publicidad. Si sus invitados lo desean, pueden comprar un espacio en un banner o folleto en la fiesta. La cantidad que recaude a través de sus esfuerzos de recaudación de fondos, además de cuánto está dispuesto a gastar, dictará la cantidad que tiene que gastar en su lugar, decoraciones, comida, etc.
También hay algunas maneras de ahorrar dinero cuando está presupuestando. En primer lugar, asegúrese de utilizar los recursos y contactos que tiene. Los compañeros de clase pueden tener conexiones con fotógrafos que ofrecerían una tarifa más baja, o pueden tener una empresa de catering que podría proporcionar alimentos con descuento. Contactar y preguntar podría ayudarte a ahorrar bastante.
Segundo, para encontrar las mejores ofertas, esté atento a ofertas especiales o ventas que estén sucediendo en ese momento. Mientras que el acontecimiento no puede ser llevado a cabo por un par de meses, no puede ser una venta de globos o serpentinas que no está sucediendo en el momento de la fiesta.
En tercer lugar, compare los precios de los artículos en diferentes lugares. Asegúrese de mirar la diferencia entre los precios en línea y en la tienda. Hay muchos sitios web en Internet que ofrecen códigos de cupón para estas tiendas, como Coupons.com.
Cuarto, compra a granel. En general, la decoración es más barata cuando se compra a granel. Sin embargo, tenga cuidado si no tiene un número final de invitados. Si no está seguro de cuántas personas vendrán, probablemente no valdrá la pena tener cientos de sobras, y podría costar más de lo necesario.
Finalmente, tenga en cuenta las tarifas ocultas. Si bien los diseños genéricos pueden anunciarse a bajo costo, los diseños personalizados pueden aumentar el costo. En su lugar, busque formas de reducir costos encontrando productos menos costosos, alterando el diseño o haciéndolo casero. Sin embargo, si bien un artículo puede ser más barato si es casero, puede que no sea más barato hacer una gran cantidad de ellos. A veces, hacer cosas caseras resulta ser mucho más caro que comprar una gran cantidad.
3. Investiga una fecha
Vas a querer planificar esta reunión con anticipación. No querrás tener que planear todo este evento a última hora o quedarte sin tiempo para recibir invitaciones y confirmar asistencia. Sin un número suficiente de asistentes, la reunión no se sentirá digna de capturar su experiencia de escuela secundaria. Para evitar esto, intenta enviar a tus compañeros de clase una encuesta con algunas fechas diferentes a unos seis meses de distancia. Esto permitirá a sus invitados tiempo para responder a la encuesta. A partir de esas respuestas, podrá averiguar la mejor fecha. Facebook y When2Meet son recursos gratuitos que se pueden usar para encuestar a sus invitados sobre fechas específicas.
También es importante elegir las fechas ideales de inicio y finalización. Estas fechas pueden ser para encontrar un lugar, contratar un servicio de catering y cualquier otra decisión que necesite tomar. Esto ayudará a su comité a saber cuán urgentes son sus tareas específicas. Asegúrese de llevar un registro de a quién se le asigna qué tarea y cuándo necesitan completarla. Esto le ayudará a evitar gran parte de la confusión que conlleva la planificación de un evento.
Encuentra un lugar
Una vez que haya recibido los resultados de la encuesta y haya elegido una fecha, ahora es el momento de elegir su lugar. Comunícate con personas que conozcas que puedan tener conexiones o que puedan dar una referencia. Al utilizar sus conexiones, puede estar seguro de elegir un lugar maravilloso y, potencialmente, recibir un descuento. Conseguir que el lugar se solidifique es un paso importante para hacer que la reunión sea una realidad.
Cuando se trata de elegir el lugar específico, un área de consideración es el número de asistentes que planea tener. Si ya recibió confirmaciones de asistencia, puede basar su juicio en ese número. Si aún no ha recibido confirmaciones de asistencia, puede estimar en función de cuántas personas respondieron a la encuesta sobre las posibles fechas.
Después de tener un lugar en mente, necesitará obtener más información básica sobre él. ¿Puede realizar una reserva para la fecha en que desea que se organice el evento? ¿Hay que hacer un depósito para mantener la reserva? ¿Cuál es el número máximo de personas que puede albergar el lugar? ¿Hay un proveedor de catering o de entretenimiento que el lugar requiera que use? Hay muchos detalles que entran en la elección de un lugar. Utilice su comité cuando elija un lugar, lo hará mucho menos desafiante.
Anunciarlo
Una vez que se establece la fecha y se reserva el lugar, es hora de correr la voz sobre los detalles de la reunión. Puede utilizar muchos métodos diferentes para anunciar la reunión. Esta es una buena manera de asegurar que la información llegue al mayor número posible de compañeros de clase. Las redes sociales, las listas de correo electrónico de la escuela secundaria y la creación de un sitio web que se pueda compartir son formas de garantizar que los detalles se publiquen. Asegúrese de incluir la fecha, la hora y el lugar. Una breve descripción de para quién es el evento también puede ser útil, solo para garantizar que se invite a las personas correctas. Además, incluya su nombre y correo electrónico en caso de que la gente tenga preguntas.
Toma de decisiones
Al planificar una reunión de clase, hay muchas decisiones que deben tomarse. ¿Le gustaría un fotógrafo / fotomatón? ¿Necesitas un DJ? Se espera comida, pero ¿está usted cocinando o está contratando a un proveedor de catering? ¿Cuántas decoraciones necesita y está siguiendo un tema? ¿Necesita cintas*, manteles*, bolsas de regalos o invitaciones*? Estas decisiones, y tantas otras, pueden ser tomadas por el comité y luego divididas en tareas específicas para cada miembro.
Hay muchos detalles que son fáciles de olvidar. Cuando se trata de alimentos, algunas personas son intolerantes a la lactosa, tienen alergias, no tienen gluten o son vegetarianas. Es muy importante tenerlo en cuenta a la hora de elegir un menú. Otro detalle a recordar es que la gente puede estar viajando para venir a esta reunión. Proporcionarles ideas para la vivienda o lograr un descuento para ellos podría ser una opción que elija.
Elegir un Proveedor
Una vez que haya decidido todos los diferentes aspectos que desea incluir en la reunión, ahora es el momento de elegir un proveedor para proporcionarlos. Tenga en cuenta que encontrar proveedores a través de personas que conoce puede conducir potencialmente a descuentos. Si no está seguro de por dónde comenzar cuando está buscando un proveedor, consulte easyeventplanning.com. Allí encontrará una lista de todos los vendedores y minoristas locales de fiestas en su área. Siempre que programe algo con un proveedor, asegúrese de obtener todos los acuerdos por escrito. Tener esa confirmación por escrito puede ahorrarle mucha confusión o problemas en el futuro.
Finalice sus Decisiones
El último paso es finalizar todas tus decisiones. Finalice quién en su comité vendrá temprano para la configuración y quién derribará el evento después de que suceda. El proveedor que contrate puede desempeñar un papel en este proceso, pero alguien debe estar allí para supervisar en todo momento. A continuación, finalice todo con sus contactos y proveedores. Asegúrate de que todos los aspectos del evento estén pagados y revisa cualquier detalle que te hayas perdido. Si todo parece perfecto, ¡ya está listo!
Termine su experiencia de planificación de reuniones diciéndole a su comité cuánto aprecia su tiempo y esfuerzo. Sería muy amable darles una tarjeta de Agradecimiento o un regalo.
Si bien planificar una reunión de escuela secundaria puede parecer una tarea desalentadora, estos pasos se crearon para disminuir su nivel de estrés y organizar su proceso de planificación para las tareas principales. En última instancia, el objetivo es organizar una reunión que permita a sus antiguos compañeros de clase reunirse de nuevo y recordar el pasado. Mientras puedan reunirse de nuevo y disfrutar de la compañía del otro, será una reunión exitosa.
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Escrito por Caitlin Connell, Anni Xie y Anna Wertman; Colaboradores: Isabel Tenney, Kerri Sullivan