Guía para Construir Un Mejor Negocio a Través de la Externalización
La mayoría de los empresarios sienten que es importante tener el control total de sus negocios, desde las tareas más pequeñas hasta los proyectos más grandes. Esto es comprensible, dado que como emprendedor, construiste el negocio desde cero.
Un fuerte sentido de propiedad lo impulsa a vigilar de cerca todos los tratos de su negocio, o de lo contrario, las cosas pueden salir mal si no lo hace. Después de todo, si está allí para supervisar todo, ¿qué podría salir mal?
Desafortunadamente, este sistema de microgestión puede ser ineficiente e incluso destructivo para su negocio a largo plazo. Cuando no ves la importancia de delegar el trabajo, terminas atascado por tareas mundanas hasta un punto en el que ya no ves el panorama general.
Este problema es precisamente lo que la externalización pretende resolver. Piénselo: ¿Preferiría contratar a un equipo de TI completo para su negocio o elegir el camino menos costoso de contratar servicios de externalización de TI? ¿Cuál parece mejor y más rentable a largo plazo?
Si ha disfrutado de la posibilidad de obtener un proveedor de servicios de BPO, entonces no está solo. Hoy en día, más empresas están aprovechando los beneficios de la externalización no solo para reducir los costos de las operaciones, sino también para aumentar la productividad y la eficiencia.
La externalización ha pasado de ser una tendencia a convertirse en una necesidad en la mayoría de las operaciones comerciales actuales. La investigación y las estadísticas respaldan firmemente esta afirmación.
Según un estudio de 2015 realizado por el Instituto de Investigación del Cerebro Estadístico…
44% de las empresas estadounidenses se han pasado a la subcontratación para reducir o controlar las operaciones de costos. Mientras tanto, el 34% lo hizo para obtener acceso a recursos de TI que de otro modo no estarían disponibles dentro de su empresa.
De acuerdo con los hallazgos del Informe de Estadísticas de Outsourcing de TI 2015 de Computer Economics Inc, el servicio de asistencia y los servicios web o de comercio electrónico se encuentran entre las principales tareas que las empresas prefieren externalizar. Las empresas también están empezando a depender más de personal subcontratado para las operaciones comerciales diarias. En varias investigaciones, el 24% de los propietarios de negocios dijeron que trabajan con freelancers semanalmente. Un asombroso 82% de las pequeñas y medianas empresas consideró que su personal subcontratado es vital para el crecimiento de su negocio.
Por qué externalizar
Has leído las estadísticas; has escuchado la investigación. Todos dicen que la externalización le dará a su empresa la ventaja de producir más resultados de calidad a una fracción de un costo. Pero no es tan fácil comenzar a enviar tareas a un equipo offshore en un abrir y cerrar de ojos.
Como emprendedor, es posible que aún tengas dudas sobre entregar las riendas a personas que no conoces y que ni siquiera puedes conocer a diario. Sin embargo, tenga en cuenta que la externalización ofrece enormes beneficios para su empresa que superan con creces los riesgos en el proceso. De hecho, incluso puede minimizar esos riesgos, que abordaremos más adelante.
Por ahora, responderemos a la pregunta: ¿Por qué debería subcontratar? La respuesta más obvia es reducir los costos de operación. Sin embargo, hay muchas más razones que demuestran que la externalización es una acción comercial beneficiosa.
Hay tareas que no necesita un empleado de tiempo completo para realizar.
No sería rentable contratar a un desarrollador web a tiempo completo para que su empresa construya un sitio, e incluso permanecer en la nómina mientras revisa una página web ya terminada 8 horas al día, ¿verdad?
Al subcontratar, solo puede pagar por los servicios que necesita. También puede considerar contratar a un desarrollador web independiente para construir el sitio. Luego, cuando necesite actualizar el sitio u otros servicios web más adelante, puede subcontratar servicios de TI para hacer el trabajo, todo pagado en función del trabajo que han realizado.
Existe la idea errónea de que solo las grandes empresas necesitan subcontratar.
Las pequeñas y medianas empresas se beneficiarán enormemente de saber qué tareas deberían subcontratar desde el principio. Además, es posible que una empresa incipiente no tenga el espacio necesario para albergar a una gran fuerza de trabajo.
Al subcontratar tareas que no forman parte de sus operaciones principales, como nómina, recursos humanos o TI, puede operar a menor escala sin reducir necesariamente la plantilla.
Las tareas repetitivas y mundanas también se pueden externalizar mientras su equipo interno se centra en las operaciones principales.
Si diriges una empresa de diseño, seguramente querrás que el enfoque de tu equipo esté en eso. Es mejor que el inventario, la entrada de datos y las actualizaciones web rutinarias no se externalicen, por lo que no le llevará el tiempo que le conviene gastar en el servicio clave de su negocio en sí.
El aumento de la productividad es otra ventaja obvia de la externalización.
Imagine operar un personal interno con solo 10 personas, pero poder ofrecer más resultados a sus clientes porque también tiene un equipo de profesionales subcontratados para respaldar su negocio.
La externalización facilita el crecimiento de las empresas a un menor costo y tiempo en comparación con la contratación de empleados de tiempo completo para cada tarea que debe realizarse.
Si bien a algunos les preocupa que tener que trabajar con un pentagrama en una zona horaria diferente resulte difícil, la situación en realidad puede jugar a su favor.
Por ejemplo, puede delegar tareas a su equipo offshore antes de salir del trabajo.
Cuando llegue el momento de acostarse, solo será el comienzo del día de trabajo de su equipo offshore.
¿Qué tan genial será ir al trabajo al día siguiente y encontrar la tarea que ha asignado ya terminada y lista para su revisión?
Una crítica común contra la subcontratación es la posibilidad de recibir trabajo deficiente.
La verdad, sin embargo, es en realidad lo contrario. Si sabe cómo elegir con qué personas trabajar, puede tener personas altamente calificadas con conocimientos especializados que pueden trabajar para usted a un costo menor.
Muchos profesionales ahora prefieren trabajar de forma independiente, viendo cómo les permite elegir sus horas de trabajo.
Puede aprovechar esta oportunidad externalizando tareas que requerirán la experiencia de dicho profesional sin contratarlo a tiempo completo.
Por ejemplo, es posible que no pueda permitirse contratar a un analista financiero de tiempo completo al que solo tendrá que consultar mensualmente para su rendimiento de ventas. Sin embargo, puedes encontrar un freelancer que tenga las credenciales para hacer precisamente eso y pagarle solo por los momentos en que realmente necesites su servicio.
Cuándo externalizar
El tiempo lo es todo, según dicen. Esto es especialmente cierto en el mundo de los negocios, donde el mercado es impredecible y la tendencia actual puede perder rápidamente su encanto mañana.
Del mismo modo, debe elegir el momento y el motivo adecuados para la externalización. Antes de comenzar a subcontratar, defina primero las operaciones principales de su negocio: aquello que hace mejor y para lo que inició el negocio.
Aquí hay tres preguntas para determinar si finalmente es hora de subcontratar.
1. ¿Es esta tarea un servicio principal de mi negocio?
Si la respuesta es sí, entonces no subcontratar. Después de todo, es la oferta más importante de su negocio para sus clientes. Es lo que se supone que debes estar haciendo bien.
Las tareas que le impiden centrarse en las operaciones principales de su negocio son las que deben subcontratarse.
2. ¿Necesito este servicio a tiempo completo?
Si dirige un negocio de diseño, un diseñador gráfico es vital para sus operaciones. Sin embargo, un oficial de servicio de ayuda para responder preguntas sobre sus paquetes no lo es.
Externalice tareas que no necesita a tiempo completo en su oficina. Esto incluye tareas administrativas, consultas, servicios de TI y atención al cliente, entre otros.
3. Me costará inferior a subcontratar esta tarea en lugar de realizarlo en casa?
Al final del día, lo que está buscando cuando subcontrata es reducir los costos de operación. Si es una tarea que ya puede hacer su personal disponible, entonces todo está bien. Pero, si externalizar ti ofrece costos más bajos sin comprometer la calidad, entonces estás mejor en ese arreglo.
Las respuestas a estas preguntas determinan la necesidad de externalizar la configuración actual de su negocio. No empieces a subcontratar solo porque puedas, o todo el mundo lo está haciendo.
Al identificar primero qué configuración de trabajo le da a su equipo interno más tiempo para concentrarse en las operaciones principales de su negocio, podrá obtener mejores recompensas de la subcontratación.
Lo que puede Externalizar
Lo bueno de la externalización es la forma en que proporciona una gran cantidad de talentos disponibles a su disposición. Ya sea que necesite un desarrollador web, un representante de servicio al cliente, un asistente virtual, un diseñador gráfico o cualquier otra tarea especializada, seguramente habrá un freelancer ansioso por asumir el trabajo.
Estas son algunas de las tareas más comunes subcontratadas en la actualidad. Vea cuáles puede necesitar para su negocio.
Soporte de TI
A las empresas les resulta más rentable contratar servicios de externalización de TI para manejar diversos problemas relacionados con la tecnología en la empresa, como la protección de datos, la implementación de software, las configuraciones de sistemas de red y la solución de problemas.
Emplear un equipo de TI independiente también significa que tendrás acceso a los recursos de TI que actualmente no tienes en la empresa.
Atención al cliente
Los clientes son la fuerza vital de cualquier negocio y, como tal, requieren la máxima atención. Externalizar su servicio de atención al cliente significa que, incluso cuando no esté en la oficina, sus clientes no tendrán que esperar demasiado para obtener respuestas a sus consultas.
Servicios de consulta
Cuando se necesite la ayuda de un experto para una consulta en particular, considere subcontratar a alguien con las credenciales. No solo tendrá acceso a su experiencia, la tarifa probablemente será más baja en comparación con contratarlos a tiempo completo.
Contabilidad de nómina
La nómina puede llevar mucho tiempo y es mejor dejarla en manos de un equipo de subcontratación. Su personal de nómina externo también puede manejar los impuestos, la compensación al trabajador y el seguro social mientras usted se enfoca en operar su negocio.
Servicios legales
La mayoría de las empresas no pueden permitirse contratar a un abogado de empresa a tiempo completo. Es más fácil y más barato, a largo plazo, externalizar un equipo legal cuando la situación lo requiere.
Marketing en redes sociales
Dado que está enfocado en dirigir su negocio, probablemente ya no haya tiempo para monitorear sus páginas de redes sociales. Contrata a un freelancer para que lo haga, para que tus páginas de redes sociales se mantengan actualizadas y activas.
Servicios creativos
¿Necesita un logotipo para un nuevo producto o un jingle pegadizo para un anuncio? La externalización de sus necesidades de servicios creativos puede ayudarlo a ahorrar dinero y, al mismo tiempo, lograr la calidad que busca en la producción.
Entrada de datos
Las tareas repetitivas, como el inventario y la catalogación, son mejor delegadas a un equipo de subcontratación. Esto ahorra tiempo, dinero y esfuerzo de su equipo, y aún así hace el trabajo con precisión.
Estas son solo algunas de las tareas ideales para la externalización. Navegar en línea revela listas más completas sobre los servicios que la externalización puede aportar a su empresa.
Cómo encontrar el Mejor Socio de externalización
Los riesgos de la externalización a menudo se pueden eliminar si solo uno se toma el tiempo para elegir la empresa de externalización adecuada para trabajar. Después de todo, no querrá quedarse atascado con un equipo de subcontratación que es más problemático de lo que vale.
Estos son algunos pasos, así como consejos para tener en cuenta que lo llevarán al mejor socio de externalización.
- No se trata solo de encontrar la mano de obra más barata que existe. Esa tasa baja no le hará ningún bien a su negocio si el equipo que contrató no puede producir una producción a la altura de sus estándares.
- Busque en varios sitios de externalización para ver la tarifa para la tarea que desea externalizar. No se trata de quién paga menos. Se trata de encontrar a los mejores trabajadores que puedan ayudar a que su negocio crezca.
- La comunicación es esencial para trabajar en armonía con su empresa de outsourcing. Transmita claramente las tareas que desea delegar, sus objetivos y sus expectativas al equipo de subcontratación.
- Tómese el tiempo para proporcionarles contexto en el proyecto, para que su visión se alinee con su resultado. Es tentador repartir tareas como si hubieras recogido a un genio en una botella: «¡diseña un sitio web hermoso!»o «vender este producto a mis clientes!»
Si no le proporcionas a tu equipo un contexto relevante, esos comandos siguen siendo vagos y no producirán los resultados que deseas. Sea claro con respecto a los plazos y la carga de trabajo antes de comenzar a delegar tareas para un proceso de trabajo simplificado.
- Considere la posibilidad de configurar un sistema de gestión de trabajo para usted y su equipo offshore. Puede ser tan simple como una hoja de cálculo o una lista de verificación que contenga todos sus entregables.
- no microgestión de ellos. Dado que ya has delegado la tarea a un equipo de subcontratación, será contraproducente que, a partir de ese momento, aún los administres en forma microeconómica.
Un vistazo rápido a la lista de verificación puede darle una idea del estado de sus proyectos sin tener que solicitar actualizaciones cada vez.
Hacer crecer Su negocio
En un momento en que se espera que las empresas ofrezcan más a sus clientes, la industria de la externalización ofrece un recurso invaluable de una fuerza de trabajo de calidad.
Al delegar tareas a un equipo subcontratado, puede centrarse más en lo que su negocio hace mejor. Sin embargo, es un enfoque que tiene que pensar y planificar primero. No te unas al carro. Establezca objetivos claros primero y vea si la subcontratación realmente puede ayudarlo a alcanzarlos. Después de todo, cuando se hace bien, la subcontratación puede ser el paso que debe tomar para que su negocio crezca.
