Entomology Today

Entomology Today

Por Amanda Skidmore, Ph. D.

¿Alguna vez ha querido organizar un simposio para una conferencia de la Sociedad Entomológica de América o en otro lugar, pero se ha sentido un poco intimidado?

Cuando era un joven científico en la escuela de posgrado, la idea de organizar y moderar un simposio era desalentadora. Tuve una idea para un simposio innovador sobre un tema que nunca se había tratado en una reunión nacional. Tenía miedo de que pudiera ser rechazado, pero un sabio mentor me animó a desarrollar mi tema y enviarlo para su revisión.

Trabajé en el proceso de presentación, esperé con expectación para ver si sería aceptado, investigué con dedicación y contacté con los oradores, y anticipé ansiosamente el evento. Fue aceptado, y una vez que el simposio se completó con éxito, me di cuenta de que mis preocupaciones habían sido completamente infundadas. El simposio tuvo un impacto positivo en otros científicos, creó un zumbido de entusiasmo entre los participantes y me animó a considerar nuevas formas de ver los temas presentados. ¡Estaba listo para hacerlo de nuevo! Desde entonces, he tenido el placer de organizar varios simposios para reuniones de la ESA, tanto nacionales como regionales.

Quiero compartir con ustedes algunas ideas y consejos para crear, organizar y moderar un simposio exitoso, y, lo que es más importante, uno que fomente la diversidad y la inclusión dentro de nuestra ciencia. ¡Esperamos que encuentre estas ideas útiles a medida que desarrolla su propio simposio!

Crear: ¿Cómo Se Me Ocurre una Buena Idea para un Simposio?

Cualquier persona puede organizar simposios para las Reuniones de la Subdivisión de la ESA o la Reunión Anual nacional. Cada año, el comité del programa de la conferencia lee las ideas de las propuestas y selecciona los simposios finales. Aquí hay algunas ideas para desarrollar un simposio que destaque:

Elegir un tema: Si no tienes un tema en mente, elegir un tema para un simposio innovador puede ser difícil. Si tiene dificultades, aquí hay algunas preguntas que podrían ayudarlo a idear un tema: Piense en las reuniones pasadas de la ESA a las que asistió: ¿Qué simposios fueron increíbles? ¿Qué simposio realmente te hizo pensar en tu ciencia? ¿Sentiste que faltaba un tema de años anteriores? ¿Hay un nuevo tema en su campo que le gustaría ver cubierto? ¿Qué temas podrían alentar a aquellos que históricamente no participan en la reunión? ¿Qué temas animarán a un grupo diverso de oradores?

No lo hagas solo: Encuentra colegas que estén bien informados o interesados en tu tema. Sus colegas podrán darle retroalimentación y juntos podrán idear ideas que beneficiarán a toda la comunidad entomológica.

Altavoces: Una vez que tenga un tema, será importante comunicarse con los oradores potenciales y preguntarles si estarían interesados en participar, en caso de que su simposio sea aceptado para la reunión. Tener oradores potenciales interesados en hablar en su simposio ayudará a respaldar por qué su simposio es importante. Algunos consejos para invitar a oradores:

• ¡Disparen a las estrellas! ¿Hay un líder en su campo que sea un orador ideal? No tenga miedo de comunicarse con ellos e invitarlos a participar. ¡La mayoría de las personas se sienten halagadas de ser invitadas a hablar sobre su trabajo!
• Aspira a tener un grupo diverso de presentadores en tu simposio. ¿Hay individuos de grupos típicamente subrepresentados que pueden haber sido ignorados a los que usted podría invitar a ser parte de su simposio? Hablantes con diversos orígenes (género, etnia, etapa profesional, etc.).) puede aportar perspectivas únicas y profundizar el impacto de su simposio.
• No tenga miedo de invitar a los no entomólogos a compartir su trabajo. Muchas ramas de la ciencia estudian los insectos en relación con su disciplina. Tener oradores con conocimientos científicos variados puede ayudar a proporcionar una mejor comprensión de su tema.

Envíe su simposio: La ESA tiene un sistema muy fácil de usar para enviar su simposio y una excelente página de preguntas frecuentes para ayudar a responder preguntas. Estos son algunos consejos y consideraciones adicionales para ayudarlo a fortalecer su envío:

• Ten un título creativo. Busca un título que destaque pero que también describa tu tema.
• Proporcione un objetivo u objetivos claros para su simposio. Esta es su oportunidad para resumir sus ideas y abogar por por qué su simposio debe incluirse en el programa.
• ¿Su presentación al simposio representa la diversidad del trabajo que se está realizando sobre el tema?
• Considere seleccionar la opción «invitado y contribuido» al seleccionar un tipo de simposio. Un orador potencial puede enviar su charla a su simposio si siente que su tema está estrechamente relacionado. Esto le permitirá decidir si su charla es adecuada y ayuda a incluir a los investigadores que puede haber pasado por alto en su búsqueda inicial de oradores.

Preste atención a las fechas de presentación: Los simposios se planifican con muchos meses de antelación. Anote los plazos importantes para que no se pierda la oportunidad de compartir sus ideas.

Organizar: Mi Simposio Ha Sido Aceptado, ¿Ahora Qué?

Descubrir que su simposio ha sido aceptado siempre es emocionante. Ahora es el momento de ponerse en contacto con sus oradores y comenzar a pensar en la historia que desea que cuente su simposio.

Oradores: Vuelva a conectarse con sus oradores para confirmar su participación. Si tienen un conflicto con la fecha del simposio o han tenido un cambio en su situación, pregunte si conocen a un posible orador sustituto.

• Será su responsabilidad ponerse en contacto con sus ponentes para que proporcionen títulos y resúmenes para sus charlas.
• Tómese el tiempo para buscar altavoces adicionales. A veces, entre el momento en que comienza a investigar a los oradores y el momento en que se acepta su simposio, es posible que haya surgido una nueva investigación sobre su tema. Tómese su tiempo, mire a los científicos en su campo y asegúrese de no haber pasado por alto a alguien que sería un activo valioso para su simposio. Una vez más, considere la diversidad de sus oradores y sus antecedentes. La diversidad en los oradores puede traer nuevas ideas y nuevas formas de ver la investigación y los problemas que encuentre.
• Considere a cualquier orador que haya enviado charlas a su simposio. Está bien rechazar a alguien si su tema no encaja bien con el objetivo general del simposio, pero también recuerde que incluir una amplia gama de oradores e investigaciones puede mejorar en gran medida el impacto de su simposio y sacar a la luz nuevas investigaciones.

Plan: Tómese el tiempo para leer los resúmenes de sus oradores y pensar en un orden lógico para las presentaciones. Algunas ideas a tener en cuenta al planificar el orden de las presentaciones:

• ¿Qué quieres que aprenda tu audiencia? ¿Un cierto orden proporcionaría una historia clara? ¿Tiene sentido agrupar ciertas conversaciones?
• Conflictos de hablantes mentales. Sea considerado si un orador necesita estar libre en un momento específico debido a otro evento al que necesita asistir.
• Comparta su plan y orden de presentación con sus presentadores. Me gusta preparar un documento para mis oradores que proporcione los tiempos de conversación, los títulos y los resúmenes de todos. Si los oradores ven un resumen del contenido presentado por sus compañeros, ayuda a reducir la repetición o la superposición en las charlas y permite a los investigadores centrarse en sus puntos principales.
• Si tienes un orador que necesita enviar una charla pregrabada, considera programar esa charla inmediatamente después del descanso. Esto le dará tiempo para resolver cualquier problema técnico que pueda tener (tiempo de retraso, volumen de los altavoces, etc.).) durante el descanso y no en medio de su simposio!

Corre la voz: Promociona tu simposio en diferentes plataformas de redes sociales. Comparta la información sobre los objetivos, la fecha y la hora de su simposio con grupos que puedan considerar que su simposio es beneficioso para su trabajo.

Moderado: ¡Es hora de Rockear!

Su simposio ha sido aceptado, sus oradores están en fila, sus planes de viaje están hechos—¿qué queda por hacer? Hay varias responsabilidades importantes que hacen que un buen moderador y un simposio exitoso sean:

Plan: Como moderador, usted es responsable de presentar el simposio y los oradores. Tómese un tiempo antes de la reunión para escribir cómo planea presentar su sesión. Recuerde dar la bienvenida a los participantes por venir, agradecer a sus oradores y presentar con entusiasmo su tema. Ahora es un buen momento para comunicarse con sus oradores y preguntarles cómo les gustaría ser presentados y la pronunciación correcta de sus nombres.

• Use un lenguaje inclusivo en su introducción. En lugar de «damas y caballeros», pruebe con «colegas» o «compañeros científicos». Esto ayudará a que todos en tu audiencia se sientan cómodos.
• Asegúrate de tratar a todos tus altavoces por igual. Formule declaraciones introductorias similares para cada orador.

Formación de moderadores: La ESA requiere que todos los moderadores asistan a la formación de moderadores. Esto se ofrece en varios días durante la conferencia, así que marque su programa y asegúrese de asistir. Obtendrá instrucciones sobre cómo ejecutar el equipo audiovisual de su habitación, cómo administrar el tiempo de sus altavoces y cómo realizar una transición fluida entre los altavoces.

Hora de salida: Llegue a su habitación temprano. Esto le dará la oportunidad de orientarse hacia el equipo y asegurarse de que todo funciona correctamente.

• Mantenga el programa en ejecución según lo previsto. Esto es respetuoso con el público y los presentadores.
• Para que su simposio destaque y parezca acogedor para su público, muestre una imagen de apertura en sus presentaciones que represente su simposio. Se ve mucho más limpio que un escritorio desordenado o una pantalla en blanco. A menudo muestro la imagen antes de que comience el simposio, durante el descanso y al final mientras la gente se mezcla. También puede incluir una diapositiva con su nombre e información de contacto al final.

Conclusión: Una vez que su simposio haya finalizado con éxito, no olvide agradecer a todos sus oradores. Los correos electrónicos de seguimiento para agradecer a sus oradores por su contribución son una excelente manera de conectarse personalmente con sus oradores y crear futuras oportunidades de networking.

Avance: Comparta Su Experiencia y Lleve el Impulso hacia adelante

¿Su simposio lo entusiasmó? A menudo he estado súper energizado y lleno de ideas después de un gran simposio. Estas son algunas cosas que puedes hacer con esa energía:

Post: Usa las redes sociales para hablar sobre tu simposio. Publica fotos o comparte artículos geniales de tus altavoces. Anime a otros a considerar la diversidad en sus oradores y simposios también.

Escribir: Hay muchas oportunidades para resumir su simposio y compartirlo con la comunidad entomológica más grande. Escribe una entrada de blog para Entomología Hoy o una breve nota para Entomólogo estadounidense sobre cosas interesantes que aprendiste o temas interesantes que se discutieron.

Crear un grupo de trabajo: Una de las grandes cosas de tener reuniones nacionales y regionales es la oportunidad de interactuar con otros científicos en su campo. Comuníquese con sus oradores y participantes y vea si alguien estaría interesado en tener una discusión de seguimiento a través de videoconferencia. ¡Y sea inclusivo, no exclusivo! Asegúrese de que todos tengan las mismas oportunidades de participar. Puede configurar una encuesta de Garabatos para determinar la mejor hora de reunión y grabar reuniones (o proporcionar resúmenes) para aquellos que no pueden asistir.

Organizar un seminario web: Las conferencias son resúmenes cortos de proyectos de investigación, pero organizar una serie de seminarios web permitiría presentaciones más largas. Póngase en contacto con los representantes de su sucursal de la ESA y analice las oportunidades de organizar un seminario web.

Plan: ¡Comience a planificar para el próximo año! ¿Sería beneficioso tener otro simposio sobre su tema para reunir a otros investigadores de nuevo? ¿Surgió una nueva idea de su simposio que sería un buen tema de seguimiento para el nuevo simposio? ¡Nunca es demasiado pronto para empezar a pensar en la próxima rama o reunión nacional!

¡Por último, recuerda que planificar un simposio debe ser divertido! Es tu oportunidad de comunicarte con otros entomólogos y compartir tu trabajo sobre un tema que te apasiona. No te dejes intimidar, ¡lo tienes!

Amanda Skidmore, Ph. D., es investigadora asociada postdoctoral y gerente de proyectos en la Universidad Purdue en West Lafayette, Indiana. Actualmente es la presidenta del Comité de Asuntos Estudiantiles de la Sucursal Central Norte de la ESA y la Representante de NCB en el Comité de Diversidad e Inclusión de la ESA. Instagram: @Dr_Skidmore. Twitter: @ Dr_Skidmore. Correo electrónico: [email protected]