El EA moderno: Lo que debe hacer para mantenerse relevante
El papel de un Asistente Ejecutivo (EA) ha sido tradicionalmente proporcionar apoyo de alto nivel a su ejecutivo para que se concentre en los principales objetivos y prioridades de la empresa. Avance rápido hasta 2021, y las responsabilidades de un asesor se han ampliado a la planificación estratégica, la gestión de proyectos e incluso la gestión de presupuesto, oficina, operaciones y recursos humanos.
Al final del día, los EA exitosos deben elevar a su ejecutivo.
Entonces, ¿en qué habilidades deben estar entrenando los grandes EAs hoy para asegurarse de que no solo sigan siendo relevantes sino que estén por delante del juego en los próximos años?
EAs: entonces y ahora
En nuestro mundo de negocios globalizado y en rápido movimiento, el papel de un EA ha tenido que evolucionar hasta convertirse en un guardián y gerente de proyectos para el CEO, a la vez que agrega valor estratégico al negocio.
Desde la gestión tradicional de diarios, la reserva de viajes, la realización de mandados, la organización de reuniones y citas, y la comunicación en nombre de los ejecutivos, la lista de responsabilidades de la EA se ha ampliado enormemente. Ahora se sabe que el rol implica llevar a cabo capacitación para otro personal administrativo, administrar eventos, apoyar a más ejecutivos o un equipo más grande e incluso tener una voz real en los asuntos de la empresa.
Según Jonathan McIlroy, Director Ejecutivo de Educación y Formación de la Red de Asistentes Ejecutivos, hay una gran diferencia entre los EA modernos y el papel tradicional de los EA del pasado, donde eran predominantemente reactivos y les decían qué hacer y cuándo hacerlo.
«Ahora se trata de trabajar de manera estratégica y proactiva, y enfatizo el punto de ser muy proactivo», dijo McIllroy.
» Hoy en día, la mayoría de los grandes EA no necesitan ser dirigidos a menudo, saben exactamente lo que su ejecutivo va a necesitar y cuándo, y al anticipar esas necesidades, también desarrollan otras áreas que el ejecutivo va a requerir para que puedan ser aún más productivos y más efectivos.»
Los asistentes ejecutivos tienen más valor que nunca
Para algunos, este nuevo empoderamiento puede parecer mucho que asumir, pero no se sientan abrumados: la mayoría de los asistentes ejecutivos ya tienen las habilidades y los conocimientos básicos que necesitan para ser efectivos en este papel ampliado. En última instancia, se trata de obtener una sólida comprensión de cómo utilizar y refinar esas habilidades.
Si bien las habilidades rudimentarias como estar orientado a los detalles, articularse e independiente son esenciales, un gran asesor hoy en día necesita ciertas habilidades para ir mucho más lejos. Esto significa ser:
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Un multitarea estratégico
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Altamente organizado
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Con recursos
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Digno de confianza
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Un priorizador despiadado
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Un delegado
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Cómodo con las últimas tecnologías de lugar de trabajo
Demostrarte a ti mismo en estas áreas clave te hará indispensable para tu CEO y el negocio, y también te ayudará a destacarte de otros EA.
Proporcionar un fuerte soporte
para EAs, es esencial aprender cómo puede ayudar a su jefe a ser altamente productivo y exitoso. Aprender las reglas y las corrientes subyacentes de la empresa, recordar las preferencias de su jefe y anticiparse a sus necesidades le ayudará a adaptarse rápidamente y fomentar una relación de trabajo más sólida entre los dos.
Con los avances actuales en tecnología, hay muchas plataformas y talleres en línea para mejorar su productividad, minimizar el riesgo de errores y hacer su vida más cómoda.
Un gran EA buscará actualizarse proactivamente con las habilidades necesarias y más actualizadas.
Cómo mejorar las habilidades como EA
Si decide tomar un curso, haga su debida diligencia, ya que hay muchos cursos que se ofrecen, como cursos cortos que solo costarán un par de cientos de dólares. Pero también hay muchas plataformas de aprendizaje en línea gratuitas y gratuitas disponibles. Coursera es un canal de aprendizaje en línea apoyado por las mejores universidades del mundo, incluidas Stanford y Duke University, que ofrece cursos gratuitos en muchas especialidades. También hay recursos en línea para EA que proporcionan recursos y artículos gratuitos, como PA Prácticamente perfecto, si actualmente no tiene tiempo para tomar un curso.
Asistir a conferencias de AP es otra buena manera de conocer a otros profesionales de EAs y administrativos y aprender de ellos cómo adaptarse mejor a este papel en constante evolución: es posible que ya tenga una red de contactos de los que pueda obtener consejos, especialmente cuando tiene escenarios únicos o difíciles que puede ejecutar. De lo contrario, las conferencias y los eventos son un excelente punto de partida para conectar y construir una red de EA a la que puede llamar.
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Nuevas oportunidades y responsabilidades de EA
McIlroy comparte las características de los EA que tendrán éxito en el cambiante entorno empresarial: «Estamos viendo que los grandes EA no solo deben tener una gran amplitud, sino también una profundidad real de conocimiento específicamente sobre lo que están haciendo sus ejecutivos, por qué lo están haciendo y cómo contribuyen al negocio en general.
» Hemos realizado cálculos internos sobre lo que puede significar para una organización la diferencia entre tener un EA promedio y un gran EA. Es astronómico, financieramente.
Dijo que hay ejemplos de EA que realmente están trabajando a un alto nivel y logrando resultados para su ejecutivo.
«Es genial cuando reciben un merecido reconocimiento, y también es genial que su ejecutivo y organización sean vistos como altamente progresistas. Es importante destacar que ayuda a levantar la barra.»
Normalmente, cuanto más capaz sea un asesor o asistente en su trabajo, más puertas se abrirán para ellos. Esto es algo que sucede en todos los ámbitos, con muchas empresas y ejecutivos que solicitan candidatos que puedan manejar más de un conjunto de responsabilidades.
Nuestro consejo para los asistentes es que cuantas más responsabilidades asuma, más aprenderá, más experiencia y exposición obtendrá, lo que eventualmente contribuirá al crecimiento de su carrera.
Sobre todo, un buen ajuste entre el ejecutivo y el asistente es primordial, y establecer una excelente relación de trabajo, como lo demuestra el conjunto de habilidades actualizadas de EA, contribuirá al éxito, la relevancia y la permanencia en la profesión de administración.
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