Consejos para Preparar una Presentación Oral para los Resultados del Modelo
Muchos analistas y modelistas estarían de acuerdo en que hablar en público no es su parte favorita del trabajo y, aunque podría ser divertido imaginar a su alta dirección en ropa interior, probablemente sea más útil prepararse siguiendo estos consejos básicos.
Extraído de Using Excel for Business Analysis, Capítulo 12
Como la persona que ha construido un modelo financiero, o realizado el análisis de una situación particular, conoce mejor el modelo, a menudo se solicita a los modeladores financieros que comuniquen los resultados del modelo financiero como una presentación formal a la junta directiva o a la alta dirección. Comprensiblemente, muchos analistas orientados a los detalles a menudo encuentran que es todo un desafío destilar su modelo financiero de 20 megabytes que ha tardado semanas en convertirse en una presentación de 10 minutos.
Aunque la mayoría de la alta dirección puede no estar interesada en ver el modelo en sí, es posible que les guste ver escenarios en vivo y cambiantes. Si el modelo se construye correctamente, podrá realizar un solo cambio en las suposiciones de entrada y la audiencia podrá ver los efectos de estos escenarios cambiantes en tiempo real. Asegúrese de probar todas las entradas posibles por adelantado, ¡nada parece menos profesional que un #REF! error durante un análisis de sensibilidad en vivo.
¿Debo usar diapositivas de PowerPoint?
No todas las presentaciones requieren que uses PowerPoint, y no siempre es apropiado, pero en este tipo de entorno, donde es necesario transmitir mucha información, tener las tablas de resumen o gráficos en una diapositiva detrás de ti, mientras hablas, ya sea en formato PowerPoint o en el modelo en sí, será útil. También puede ayudar a distraerte si estás un poco nervioso.
Siga estas reglas básicas de presentación:
- Solo muestra un mensaje clave por diapositiva. No se agolpe ni trate de transmitir demasiado a la vez.
- Déles un informe más detallado para que lo vean, pero lo que muestre en la pantalla debe ser un resumen muy conciso de este informe.
- Asegúrese de que la fuente sea lo suficientemente grande y clara en un proyector de datos. Pruébelo con anticipación si puede, a veces los colores se ven geniales en un monitor, pero se ven lavados cuando se proyectan en la pared.
- Si está mostrando el modelo en la pantalla, aumente el zoom en Excel para que su público pueda ver los números. Pruebe esto con anticipación y recuerde que solo podrá mostrar una pequeña parte de la pantalla de esta manera.
- Utilice gráficos y gráficos para mostrar su mensaje. Generalmente, la salida de un modelo será numérica, y los gráficos son una excelente manera de mostrar esto. La investigación también muestra que la atención de la audiencia y la retención de información aumentan significativamente cuando se utilizan gráficos en lugar de texto puro en las presentaciones.
Lo más importante es estar preparado para preguntas sobre la salida, las entradas, las suposiciones o el funcionamiento del modelo. Asegúrese de que puede defender las suposiciones que se han utilizado o la forma en que se ha calculado algo. Si no se siente cómodo con algunas de las suposiciones, dígalo por adelantado. La salida del modelo es tan buena como las suposiciones que se han incorporado, por lo que debe asegurarse de que la audiencia acepte las suposiciones clave antes de aceptar los resultados del modelo.
Si tiene la oportunidad, pase algún tiempo con los miembros clave de la audiencia por adelantado y guíelos a través de los supuestos y la metodología del modelo. Es posible que tengan algunas preguntas o comentarios que usted no ha anticipado, y le dará la oportunidad de hacer cambios o preparar sus respuestas a preguntas probables con anticipación.
¡Mi modelo es de 30 MB con 25 pestañas! ¿Por dónde empiezo?
Si tiene una ranura de 10 minutos durante la cual necesita transmitir la salida de alto nivel del modelo, probablemente necesite alrededor de cuatro diapositivas. Si hemos elaborado un caso de negocio para un nuevo producto, por ejemplo, los resultados de un modelo financiero típico, pueden incluir:
- Un resumen de los flujos de efectivo o la rentabilidad proyectados. No podrá caber más de cinco años en una diapositiva de PowerPoint, por lo que si necesita mostrar 20 años, solo muestre los años 1, 5, 10, 15 y 20, por ejemplo.
- supuestos Clave. Usa tu juicio aquí para elegir qué suposiciones son importantes. Seleccione los que más impacten al modelo o los que esté más seguro.
- Análisis de escenarios. En una diapositiva, es probable que pueda adaptarse cómodamente a 4 5 escenarios, así que elija sabiamente. Como mínimo, muestra el mejor de los casos, el caso base y el peor de los casos. Consulte «Escenarios y Análisis de sensibilidad en un Caso de negocio» en el Capítulo 11 para obtener más detalles sobre cómo crearlos.
- Resultados de las pruebas de sensibilidad. Muestra los resultados de ajustar una sola suposición. Por ejemplo, si nos equivocamos en un 1 por ciento en la cantidad de consumo de nuestros clientes, esto causará un cambio de NP 500,000 en el valor actual neto, ¡y esto es algo que la audiencia debe tener en cuenta!
Si tiene más de 10 minutos, es posible que pueda mostrar el modelo en sí si la presentación es más un taller que una presentación formal. En cualquier caso, debería poder dar a cada persona un informe resumido en papel de las primeras páginas del modelo con números más detallados de los que ha podido incluir en la presentación de PowerPoint. Si el modelo ha sido bien escrito, cada página formará los datos de respaldo y la información de origen del modelo, y puede imprimirse o distribuirse si el destinatario del resumen de resultados solicita más información.
En resumen, el resultado y la presentación de los resultados son tan importantes como el resto del proceso de construcción de modelos, porque no tiene sentido tener un modelo fantásticamente construido que ninguno de los tomadores de decisiones conozca. Una vez que se ha construido un modelo, necesitamos mostrar sus resultados de manera clara y concisa para transmitir su mensaje, ya sea a través de un informe escrito o una presentación oral. Esta etapa final del proceso de construcción de modelos a veces no se enfoca tanto por muchos modelistas, particularmente aquellos cuyas habilidades a menudo son más analíticas que visuales.