Cinco Maneras Fáciles de Administrar Virtualmente las Finanzas de Su Iglesia
Por Tim Vaughn
La pandemia de COVID-19 crea muchas capas de incertidumbre en nuestras vidas. Para los pastores y líderes laicos, parte de esa incertidumbre existe en la conducción de las operaciones comerciales normales de la vida de la iglesia. Las órdenes para quedarse en casa con cancelaciones de reuniones de culto y reuniones administrativas nos dejan físicamente desconectados de aquellos que normalmente ayudan a hacer que las finanzas de nuestra iglesia funcionen como un reloj. Con la duración del distanciamiento físico desconocida, se puede usar tecnología fácilmente implementable para administrar virtualmente las finanzas de su iglesia. Tengo cinco consejos que aliviarán esta carga. Como beneficio adicional, estos cambios le ahorrarán tiempo y le dejarán con procesos financieros más eficientes en cualquier situación, no solo para una crisis.
1) Use Software de Contabilidad en Línea
Si sus libros están ubicados en una computadora en la oficina de la iglesia, es necesario que realice un viaje especial para ingresar nuevas transacciones o acceder a registros. ¿Y si, por ejemplo, la directora del ministerio de la infancia necesita saber cuánto queda en su presupuesto? O, ¿qué pasa si otro líder necesita hacer una distribución rápida del fondo de beneficencia? Al alojar sus libros en la nube, puede acceder a sus registros desde cualquier ubicación y dar respuestas rápidas y en tiempo real. La mayoría de las empresas de software de contabilidad en línea tienen herramientas que puede usar para transferir algunos de sus datos históricos a la nueva aplicación.
Herramientas Recomendadas: Quickbooks Online, Xero o Aplos
2) Use una Aplicación de Administración para Gastos y Reembolsos de Tarjetas de Crédito
Como pastor administrativo, recuerdo el tedioso proceso de recolectar recibos de las transacciones en la factura mensual de la tarjeta de crédito de nuestra iglesia. Necesitaba el código de cuenta para cada gasto y el recibo de un rastro de papel. Ahora hay tecnología que elimina por completo este proceso. Los titulares de tarjetas cargan el recibo en la aplicación, lo comparan con la transacción descargada de la compañía de la tarjeta de crédito y lo envían con otras transacciones en un informe. El informe se sincroniza con su software de contabilidad. La misma aplicación se puede usar para recopilar los documentos necesarios para los reembolsos.
Recomendado: Expensify, Tallie, Concur, o Banco de Recibos
3) No utilice papel con Sus Registros financieros
Simplemente eliminando el rastro de papel de los registros financieros, podría ahorrar montones de tiempo y energía. Si tiene montones de papeles en su escritorio, metidos en cajones o incluso en algún tipo de archivador, es probable que todavía esté luchando para localizar cosas cuando las necesite. Cargar todos sus registros financieros en su computadora significa que puede acceder y compartir información importante rápidamente cuando sea necesario. Si pasar a la tecnología digital te parece abrumador, empieza de a poco escaneando una pequeña cantidad de objetos hasta que te sientas más cómodo.
Recomendado: La aplicación Adobe Scanner o Fujitsu Scanner
4) Maneja la nómina y los recursos Humanos de manera eficiente
Cada empresa necesita un departamento de recursos humanos, pero la mayoría de las organizaciones pequeñas no tienen el ancho de banda para albergar uno internamente. Con potentes herramientas en línea, puede hacer todo lo que un departamento de recursos humanos real y en vivo haría. Pagar a su equipo a tiempo con depósito directo, incorporar nuevos empleados, proporcionar formularios de impuestos sobre la renta y todo lo necesario para apoyar a sus empleados se puede hacer sin esfuerzo en línea.
Recomendado: Gusto
5) Haga que el Proceso de Aprobación de cheques Sea Menos Engorroso
Si se preocupa por los pagos de facturas, recibir pagos o hacerlos, no se preocupe más. Con el software en línea adecuado, puede administrar rápida y fácilmente el proceso de aprobación y enviar pagos electrónicamente. Maneje de manera eficiente sus cuentas por cobrar y por pagar en un solo lugar mientras lo integra para trabajar con el software de contabilidad elegido.
Recomendado: Bill.com
Sobre el Autor Tim Vaughn es el propietario de BeMissional Finance LLC, una firma de contabilidad virtual dedicada a ayudar a las iglesias con sus necesidades de contabilidad y nómina. Vive en Durham, Carolina del Norte, con su esposa y sus tres hijos.Los enlaces
se proporcionan con fines informativos y no constituyen una afiliación o respaldo.
Foto por bongkarn thanyakij
