Cómo VLOOKUP desde otra hoja en Hojas de cálculo de Google
Puede desbloquear todo el potencial de Vlookup (búsqueda vertical) en Hojas de cálculo de Google usándolo para llamar a datos en diferentes hojas de cálculo y libros de trabajo.
La función Vlookup es una característica increíblemente potente que puede convertir horas de trabajo en meros segundos. Si bien la función es útil para el análisis de datos en una sola hoja, puede mejorar aún más la usabilidad de Vlookup llamando a datos a través de diferentes hojas de cálculo.
Con esta función, puede buscar y recuperar valores específicos de grandes cantidades de datos de forma rápida y eficiente.
Poder usarlo en varias hojas de cálculo facilita mantener sus datos limpios y se actualiza automáticamente cuando hay cambios entre hojas.
Este Artículo Cubre:
La fórmula de VLOOKUP
La sintaxis de Vlookup es bastante sencilla, pero se puede usar en un grado altamente complejo.
Como lo indica el» vertical » en su nombre, Vlookup busca en la columna más a la izquierda en el rango establecido una coincidencia de fila y devuelve el valor en la celda identificada por el índice.
Busca en una columna y devuelve un valor de la fila correspondiente, generalmente de una columna diferente.
Una de las mayores debilidades de Vlookup es que no puede buscar una coincidencia en una columna a la derecha y devolver un resultado de una columna a su izquierda. En otras palabras, Vlookup solo puede mirar o girar a la derecha.
Así es como se ve la fórmula cuando se desglosa por partes:
=Vlookup(search_key,range,index,is_sorted)
Veamos cada componente individualmente:
- =Vlookup (): Esta es la función en sí sin ningún parámetro. Es lo que le dice a Google Sheets que actúe.
- search_key: Este parámetro define la información que buscamos que coincida. Puede ser un nombre, un número, un valor booleano o algo diferente. Podría ser un valor estático que hemos definido o puede ser un valor relativo almacenado en una celda. Si establecemos esto como «A2″, buscará el valor en la celda»A2». Si lo configuramos como «verdadero», coincidirá con la cadena de texto » verdadero.rango »
- : Esto le indica a la función Vlookup dónde buscar una coincidencia y el rango en el que se encuentra el valor que se supone que debe devolver. Si estamos buscando una coincidencia de valor en la columna B y queremos devolver un valor en las columnas C o D, establecemos el rango como B:D.
- índice: Este parámetro le indica a Vlookup qué valor de columna devolver. El índice es relativo al rango, no a la hoja. Por lo tanto, es un número en lugar de una letra, como se definen generalmente las columnas. Si nuestra búsqueda coincide en la columna B y devuelve un valor de la columna C, el valor del índice es 2. Si devolvemos la columna D de una coincidencia de columna B, el valor del índice es 3.
- is_sorted: El nombre de este parámetro no es tan claro, ya que devuelve coincidencias exactas cuando se establece en «false» y la coincidencia más cercana cuando se establece en «true».»True se establece de forma predeterminada, pero se recomienda false en la mayoría de los usos.
Ahora echemos un vistazo a todo junto:
=Vlookup(A2,A2:B5,2,false)
Usando VLOOKUP en el Mismo Libro de trabajo y en un Libro de trabajo diferente
Aunque la mayoría de las veces, usamos la fórmula VLOOKUP en Hojas de Google en la misma hoja, muchas veces es posible que tenga que usarla para VLOOKUP entre dos hojas en el mismo libro de trabajo o incluso en el libro de trabajo diferente.
Por ejemplo, es posible que desee obtener los datos de elementos específicos de una hoja de trabajo, mientras que los datos de búsqueda están en una hoja o libro de trabajo diferente.
La forma en que utiliza la función Vlookup para incorporar datos de otra hoja es algo diferente cuando trabaja en el mismo libro de trabajo o en un libro de trabajo diferente.
La fórmula para el mismo libro de trabajo Vlookup se ve como:
=vlookup(search_key,{sheet name}!{cell range},index,is_sorted)
Noten que hay un»!»entre el nombre de la hoja y el rango de celdas. Además, no hay comillas alrededor del rango en una misma búsqueda de libro de trabajo.
En nuestra prueba, queremos establecer el rango A3:B6 en nuestra hoja denominada «Llamado.»Estamos buscando una coincidencia en la columna A y devolviendo el valor en la columna B.
A continuación se muestra la fórmula que hará esto:
=Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false)
La fórmula anterior obtiene el valor de la segunda columna de la hoja llamada «Llamada» en la hoja actual.
Ahora, veamos un ejemplo en el que necesitamos obtener el valor de un libro de trabajo de hojas de cálculo de Google diferente
=vlookup(search_key,importrange("{sheetsURL}","{sheet name}!{cell range}"),index,is_sorted)
Esta versión utiliza un nuevo comando llamado «importrange()».
La sintaxis de este comando le pide que defina la URL del libro de trabajo desde el que está importando datos, defina la hoja específica y establezca el rango.
La fórmula se desglosa así:
Importrange("{sheetsURL}","{sheet name}!{cel range}")
- {sheetsURL}: Entre comillas, agregue la URL del archivo de hojas de cálculo de Google al que desea acceder. Ejemplo: «https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AJcuVkYvdiW0NAlfuI»
- {nombre de la hoja}!{rango cel}: Establezca esto de la misma manera que lo configuró en el mismo método de libro de trabajo. Sin embargo, tenga en cuenta que esta vez hay comillas alrededor del nombre de la hoja y el rango de celdas.
Ahora mire con un valor añadido y todos los valores añadidos :
=Vlookup(A2,importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/18nsDPJ","Called!A2:B5"),2,false)
Para reiterar, hay tres valores importantes que debe establecer en una referencia de Vlookup de hoja cruzada:
- URL del libro de trabajo {sheetsURL}
- Página de la hoja {nombre de la hoja}
- Rango de celdas {rango de celdas}:
Corriendo a través del proceso de Vlookup
Entendamos el proceso de cómo funciona VLOOKUP al hacer referencia a otras hojas o libros de trabajo.
VLOOKUP de Otra Hoja de trabajo en el Mismo Libro
Usemos un caso simple de inventario de productos para mostrar cómo funciona la Vlookup.
Tenemos una línea de cuatro productos en este ejemplo: Gadgets, Artilugios, Thingamabobs y Widgets. Actualmente, no tenemos ningún aparato en stock. Nuestra primera hoja, «Active», nos da una lista de todos nuestros productos y nos dice si un producto está en stock:
También tenemos una segunda hoja que hemos llamado «Llamado» que enumera cuántos de cada producto tenemos en stock.
Ahora digamos que queremos que la pestaña «Activo» muestre cuántos productos hay en stock, pero solo queremos preocuparnos por actualizar una página de hoja de cálculo.
- Ingrese nuestra fórmula de Vlookup en la celda superior — en nuestro caso, estamos usando
=Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false)in cell C2.
- Arrastre el indicador inferior derecho hacia abajo para aplicarlo a cada producto (flecha azul).
Ahora nuestra página » Activa «está extrayendo los valores de la página» Llamada». Uno de los beneficios de usar Vlookup es que los productos seguirán coincidiendo si ambas hojas de cálculo los enumeran en un orden diferente.
Tampoco se eliminará si falta un producto en la hoja de cálculo a la que se hace referencia.
VLOOKUP de Otra hoja de trabajo en un Libro de trabajo diferente
El proceso de hacer referencia a los datos de un libro de trabajo diferente es un poco más complicado.
Usaremos la misma línea de productos de Gadgets, Artilugios, Thingamabobs y Widgets del ejemplo anterior.
Esta vez, queremos traer la misma información a una hoja llamada «Afuera» en un libro de trabajo diferente.
Queremos traer la información de la hoja «Llamada» en el otro libro de trabajo:
Ahora digamos que queremos que la pestaña «Fuera» muestre cuántos productos hay en stock, pero solo queremos preocuparnos por actualizar la página de hoja de cálculo «Llamada» en el libro de trabajo original.
Ingrese nuestra fórmula Vlookup en la celda superior — en nuestro caso, estamos usando
=Vlookup(A2,importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/18nsDPJ-","Called!A2:B5"),2,false)in cell C2.
Ahora nuestro segundo libro de trabajo hace referencia al recuento de inventario del primer libro de trabajo:
Esto puede ser extremadamente útil para alguien que analiza la información en la primera hoja de trabajo sin ningún riesgo de error en los datos originales.
También es muy útil para incorporar una fracción de la información en una hoja de cálculo para facilitar el análisis en otra. El comando Vlookup hace que sea más fácil traerle solo la información que desee.
Algunos consejos al usar VLOOKUP para hacer referencia a otra hoja / Libro de trabajo
Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta al hacer referencia a otra hoja o libros de trabajo en la fórmula:
Sea específico sobre el rango
La función Vlookup puede ser muy exigente en rendimiento y hacer que el rendimiento de un libro de trabajo se rastree.
Puede evitar un rendimiento lento siendo específico con los rangos a los que hace referencia.
- En lugar de llamar a columnas enteras como » A:B «haga referencia a las celdas iniciales y finales específicas como «A1: B1000». Esto reduce la cantidad de trabajo que Google Sheets necesita para obtener la misma cantidad de información.
- Si busca información en la columna A y devuelve el resultado en la columna D, use una referencia como «A1:D1000» en lugar de «A1:F1000». No es necesario hacer referencia a las columnas E y F si están en el rango si no se están utilizando.
Esto es especialmente importante cuando llamas a información entre diferentes libros de trabajo. Cuando realiza una búsqueda múltiple de libros de trabajo, requiere ancho de banda de Internet para transferir datos entre los dos.
Usar instrucciones condicionales para evitar llamadas innecesarias
Otra forma de evitar la ralentización con la búsqueda múltiple entre hojas es usar una instrucción condicional para determinar si Google Sheets debe ejecutar la búsqueda múltiple.
Por ejemplo, si hay información en la hoja que está utilizando la llamada Vlookup que le indica que no es necesario ejecutarla, utilícela para su beneficio.
En nuestro ejemplo de producto, la hoja «Activa» indica si un producto está en stock o no. Dado que sabemos que un producto está agotado, no necesitamos usar Vlookup para definir el recuento de existencias.
Para esto, usaremos la función » = if ()». Esta función pregunta si una condición dada es verdadera o falsa, luego hace algo diferente para cada caso. La sintaxis se ve así:
=if(logical_expression, value_if_true, value_if_false)
En un caso de uso simple, podemos usarlo para determinar si el valor en la celda A1 es mayor que el valor en la celda B1. Así que la expresión A1> B1 se vería así:
=if(A1>B1, "A1 is greater", "B1 is greater")
La fórmula devolverá el texto «A1 es mayor» si A1 es el número más grande y «B1 es mayor» si B1 es el número más grande.
En el caso de nuestra hoja de trabajo de producto, si el valor «En stock» es «No», no queremos ejecutar Vlookup. Así que configuramos nuestra declaración if como esta:
- logical_expression: B2= » YES «- Esto ejecutará el» valor si es verdadero «si los datos en la celda B2 son»YES».
- Value_if_true: Vlookup (A2, Called!A2: B5, 2, false) – Esto ejecutará la Vlookup si la expresión lógica devuelve true.
- Valor_si_falso: «agotado» – Esto devolverá el texto» agotado «si el valor en la celda B2 es cualquier otra cosa que no sea «SÍ».»
Si lo juntamos todo, se verá así.:
=IF(B2="YES",Vlookup(A2,Called!A2:B5,2,false),"out of stock")
Observe cómo la celda C3 ahora dice «agotado» en lugar de devolver el valor «0». En este caso, evitamos ejecutar una Vlookup porque no necesitábamos recuperar datos.
Mientras ingresa más información en las hojas de cálculo de Google para calcular los resultados, está creando menos trabajo para el programa.
Es mucho menos trabajo ejecutar muchas comprobaciones «if» que una sola Vlookup. El uso de esta técnica le ayudará a acelerar las hojas de cálculo de Google y mejorar el rendimiento.
Asegúrese de tener permiso
Por razones de seguridad obvias, Google Sheets no le permitirá extraer datos de otro libro de trabajo a menos que tenga la autorización para hacerlo.
Para hacer referencia a un libro de trabajo desde otro con Vlookup, debe ser el creador de ambos o tener permiso para usar ambos. Se puede agregar como usuario autorizado, ya sea por cuenta o a través de una URL para compartir.
El uso de Vlookup para hacer referencia a información en diferentes hojas y libros de trabajo es una herramienta increíblemente poderosa para tener a su disposición.
El comando es particularmente útil con el uso de hojas cruzadas porque reflejará cualquier cambio realizado en la hoja original en todas las hojas referenciadas.