Cómo planificar una Ceremonia de Entrega de Premios en 12 Pasos

Cómo planificar una Ceremonia de Entrega de Premios en 12 Pasos

Ya sea que estés recaudando fondos, reconociendo la excelencia en tu industria o simplemente dando las gracias a tu personal, las ceremonias de entrega de premios son una forma brillante de reunir a todos para una noche de diversión agradable.

Llevar a cabo un espectáculo de premios digno de un Oscar requiere algo de organización, pero para ayudarte, hemos dividido el proceso en 12 pasos fácilmente procesables.

Los 12 pasos son:

• Elegir el nombre correcto
• Escribir un resumen
• Establecer un presupuesto
• Elegir jueces
• Elegir un lugar
• Elegir un tema
• Elegir canciones premiadas
• Proporcionar valor
• Entretener a tus invitados
• Organizar un sorteo
• Reservar una banda
• Promocionar tu espectáculo de premios

Aquí te mostramos cómo desplegar la alfombra roja y organizar una ceremonia de premios increíble. ¡No te olvides de echar un vistazo a nuestra lista de verificación de planificación de la ceremonia de entrega de premios en la parte inferior de esta publicación también!

Nombra tu ceremonia de premios

Antes de comenzar a organizar tu evento, es hora de idear algunas ideas para el nombre de la ceremonia de premios. Esto garantiza que todo lo que haga tenga un tema narrativo y mantenga todos sus documentos en orden. Entonces, ¿cómo se te ocurre un nombre para tu ceremonia de premiación? Algunas ideas podrían ser:

Echa un vistazo a las ceremonias de premios de los competidores

Antes de poder determinar un nombre, debes verificar que nadie más lo tenga. Use otras ceremonias de premios en su industria para ayudarlo a crear un nombre atractivo y efectivo. Por ejemplo, si su ceremonia de premios es para el compromiso de los empleados, buscar esto le ayudará a ver que hay premios existentes, como:

«Premios de Compromiso de los Empleados del Reino Unido»

«Premios de Excelencia en el Compromiso»

«Premios de compromiso»

…. y así sucesivamente!

Usar palabras clave similares hará que tu ceremonia de premiación sea más fácil de descubrir, pero no querrás que te confundan con otro evento. Puedes optar por una bola curva y construir tu marca para que sea reconocible al instante.

Haga una lluvia de ideas de palabras clave relacionadas con su ceremonia de premiación

Para obtener el equilibrio, comience a hacer una lluvia de ideas de palabras clave que se adapten a su ceremonia. Estas podrían ser palabras clave relacionadas con tu industria, tu tema o las personas o productos que celebrarás. «The UK Startup Awards» hace lo que dice en la lata; pero un nombre como «Rising SaaS Startup Awards» es más pegadizo y atraerá a un público específico.

Pruebe un nombre de trabajo

Si se le han ocurrido 3-4 ideas de nombres de ceremonia de premios que le gustan, pruébelas para determinar el tamaño. Burlarse de un logotipo, crear una página web o incluso escribir un correo electrónico con cada idea de nombre puede ayudarlo a finalizar la que se ajuste.

Escribe un brief

Sea cual sea el tipo de evento que estés organizando, escribir un brief es un gran lugar para comenzar. En su documento de información, debe establecer exactamente por qué está organizando el evento. ¿Cuáles son sus objetivos clave y qué espera que logre la ceremonia de entrega de premios? ¿Es para crear conciencia sobre una causa, para aumentar la motivación de los empleados o para recaudar dinero? También debe usar el resumen para idear las mediciones de éxito a las que puede consultar después de la ceremonia. Esta podría ser una cifra de recaudación de fondos objetivo, o más cualitativa, como una gran retroalimentación de todos los que asistieron.

Una vez que hayas identificado tus objetivos clave, esto te ayudará a planificar los detalles del evento, como el número y la naturaleza de los invitados, la fecha y el lugar del evento, así como el contenido y el tono.

Agregue todos estos aspectos a su informe (lista de verificación completa a continuación), y será mucho más fácil vender su idea a todos los involucrados.

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Establecer el presupuesto

También es importante pensar en el presupuesto desde el principio. Obviamente, no tiene sentido planificar champán y ostras si su presupuesto solo se extenderá a cava y patatas fritas. La cantidad que tengas que gastar dependerá del modelo que elijas para tu evento. ¿Será lucrativo con la venta de entradas? ¿Se patrocinarán los premios para ayudar a cubrir los costos o todo saldrá del presupuesto interno?

Los costos clave en los que tendrá que pensar incluyen F&B (alimentos y bebidas), lugar y decoración, entretenimiento y VIP: Si desea jueces, anfitriones, oradores o invitados especiales de alto perfil, esto puede consumir una parte considerable del presupuesto.

También tendrá que pensar en el costo de promocionar su evento y alentar a los candidatos a participar, ¿tendrá que pagar por anuncios en medios de la industria o el desarrollo de una plataforma web especializada para que los asistentes se registren y/o voten?

Una vez que tenga una idea aproximada de cuánto va a costar todo, puede calcular los precios de las entradas o los paquetes de patrocinio para asegurarse de que al menos cubrirá los costos.

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Elija a sus jueces

Quienes elijan como jueces tendrán un impacto en la integridad percibida de sus premios, así que seleccione cuidadosamente. ¿Qué califica a estas personas para juzgar en este campo? Son conocidos y respetados en su industria? ¿Cuáles son sus logros?

Además de esto, es importante que puedan juzgar de manera independiente y justa y no se vean sesgados hacia ningún candidato o empresa. También tendrá que implementar un sistema de votación en caso de que los jueces no puedan llegar a una decisión unánime y un criterio claro sobre cómo se elegirá al ganador.

También es posible que desee implementar un premio o categoría» Elección del público » donde los asistentes al evento puedan elegir a su ganador. Esto da a los asistentes un elemento de control y garantiza que inviertan en la noche.

Use este paso para pensar también en el tipo de asistentes que querrá registrar, ya que esto hará que su marketing sea mucho más fácil más adelante.

Elija un lugar

Su presupuesto y el número de invitados serán el principal factor de influencia a la hora de seleccionar un lugar, pero además de esto, debe buscar un lugar con un grado de «factor sorpresa». Por su propia naturaleza, se supone que los espectáculos de premios son emocionantes y glamurosos y generan anticipación previa al evento. Elegir un lugar único puede ayudar a despertar el interés, así que no descartes lugares poco probables: la iluminación creativa y los decorados pueden transformar por completo un espacio.

Solo asegúrese de verificar con su proveedor de AV que el espacio funcionará desde un punto de vista práctico con respecto a la acústica, etc. y que ningún invitado tendrá una vista obstruida del escenario. Por supuesto, es tranquilizador si el lugar ha recibido premios antes y puedes pedir ver fotos o hablar con el organizador para ver cómo funcionó todo.

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Elija un tema

Tener un tema para su ceremonia de premios es otra forma de diferenciarlo y emocionar a la gente. Asegúrate de elegir algo inspirador. Tal vez podría ser el glamour de la vieja escuela de Hollywood, el espíritu olímpico o el futuro fantástico.

Además de la decoración, las invitaciones y el entretenimiento, su tema puede ayudar a inspirar a sus invitados especiales. Por ejemplo, si tiene un evento temático de Olimpiadas, podría invitar a un deportista famoso a hablar, o para un tema futurista, ¿tal vez un inventor inspirador?

Elige tus canciones premiadas

Las canciones que elijas para una ceremonia de premiación tendrán un gran impacto en el ambiente. La música se puede utilizar para presentar oradores, anunciar ganadores y celebrar una categoría o empresa que recoja su premio. Aquí hay algunas ideas geniales para las ceremonias de entrega de premios:

Canciones alegres para la ceremonia de entrega de premios:

• Katy Perry – Fuegos artificiales
• Florence – Tienes el Amor
• Survivor – Eye of the Tiger
• Jon Bon Jovi – Viviendo en una oración
• Macklemore & Ryan Lewis – Can’t Hold Us

Canciones inspiradoras para la ceremonia de entrega de premios:

• Eminem-Not Afraid
• Kanye West-Stronger
• Journey-Don’t Stop Believin ‘
• Jay Z-Encore
• Christina Aguilera-Luchador

Canciones de ceremonia de premios emocionales:

• Israel Kamakawiwo’ole – En algún lugar sobre el Arco iris
• Eva Cassidy – Pájaro Cantor
• Natasha Bedingfield – No escrita
• Demi Lovato – Guerrero
• El Salón de la Fama de la Escritura

Añadir valor

Además de la entrega de premios, su evento debe ofrecer atracciones adicionales. No todos se irán con un gong,pero deberían irse sintiendo que el precio de la entrada valió la pena.

Facilitar el networking es una buena manera de añadir valor a tu evento. La oportunidad de conocer lo bueno y lo bueno de su sector industrial sin duda será una gran atracción para los huéspedes, así que planifique descansos donde puedan mezclarse y mezclarse.

Además de una recepción de bebidas antes de la cena, considere un buffet de postres de pie para después de la ceremonia para que todos hablen.

También podría considerar regalar bolsas de regalos a todos los asistentes. Si tus invitados son de una industria específica, o de una edad o un grupo demográfico específicos, este es un excelente método para conseguir patrocinadores para tus bolsas de botín. Esto también significa que, ganador o no, sus invitados se van a casa con algo (¡y algo increíblemente instagrameable también!).

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Entretener

Sus invitados han venido para un espectáculo, ¡así que asegúrese de darles uno! Simplemente leer una larga lista de nombres de ganadores de premios y ver cómo se toman sus fotos puede ser un poco tedioso para los no ganadores, así que piense en cómo puede animar los procedimientos con creative AV y un compère atractivo.

La música, el video y la luz deben unirse para crear un espectáculo, y si puede incluir tecnología impresionante, como mapping de proyección o incluso hologramas (¡si el presupuesto lo permite!), tendrás al público al borde de sus asientos.

Realiza un sorteo

Incluso si el objetivo principal de tu evento no es recaudar dinero para caridad, no pierdas la oportunidad de hacer algo bueno para tu comunidad. Puede realizar un sorteo o subasta con premios donados. Esto ofrecerá a los patrocinadores la oportunidad de un reconocimiento, mientras que al mismo tiempo recaudará dinero para una causa digna.

Anuncie en la noche cuánto se ha recaudado para acelerar el factor de sentirse bien, o guarde las buenas noticias para la comunicación de seguimiento.

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Organizar la Fiesta

Una vez que el asunto oficial esté fuera del camino, es hora de que todos se suelten el pelo y se lancen a la pista de baile. Es esencial reservar una gran banda que esté garantizada para hacer vibrar a la multitud, así que pregunte por recomendaciones.

Además de una banda, si su presupuesto se lo permite, organice entretenimiento visual, como un grupo de baile de alta energía, artistas aéreos o un mago de primer plano. Esto ayuda a mantener la atención entre las rondas de evaluación y hace que su ceremonia sea un evento por derecho propio, incluso fuera de la entrega de premios.

Cómo promocionar tu ceremonia de premios

Las redes sociales ofrecen la plataforma perfecta para crear emoción sobre tu ceremonia y compartir todos los titulares de la noche. Asegúrate de haber preparado una lista de todos los usuarios de Twitter de tus ganadores y dale a un miembro del equipo el trabajo de anunciar a cada ganador del premio en línea en tiempo real, a medida que sucede. Esto ofrecerá a los ganadores más gloria y ayudará a elevar el perfil de su evento.

No olvide configurar un hashtag dedicado a sus premios para que sus invitados puedan unirse a la conversación y compartir fotos y noticias de la noche. Este tipo de «prueba social» demostrará que tus premios son un evento que no debes perderte y creará expectación para el próximo año.

Si aún no lo has hecho, configura una página de destino de captura de clientes potenciales o un formulario de registro donde tus asistentes, invitados y jueces puedan formar parte de una lista de marketing por correo electrónico. Este es un gran canal para generar anticipación al evento y recordar a todos los participantes los plazos de entrega de premios.

También querrá considerar el viaje en línea, tanto para los asistentes al evento como para los que participan en la ceremonia de entrega de premios. ¿Es fácil enviar una entrada? ¿Cómo pueden los huéspedes inscribirse para obtener un boleto e invitar a sus amigos también? Cree un viaje y pruébelo usted mismo para asegurarse de que sea lo más fácil posible para los asistentes asistir al espectáculo.

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Conclusión & lista de verificación para la planificación de premios

Hay mucho en qué pensar al planificar una ceremonia de premios estelar, pero es uno de los tipos de eventos más efectivos y gratificantes, que puede ayudar a lograr todo tipo de objetivos comerciales.

Desde extender el alcance y la influencia de su organización hasta motivar e inspirar a los empleados, o generar ingresos significativos, los premios bien merecen el esfuerzo.

Para que tu trabajo sea lo más sencillo posible, Eventbrite ofrece un conjunto de herramientas de organización. Abarcando las invitaciones hasta las encuestas posteriores al evento, lo que lo ayuda a administrar el proceso de principio a fin, ¡sin importar cuán ambiciosos sean sus planes! Echa un vistazo a nuestra lista de verificación de planificación de la ceremonia de premios a continuación para ayudarte a comenzar:

Lista de verificación para la planificación de la ceremonia de entrega de premios

Escriba un resumen del evento que incluya:

• Nombre del evento
• Objetivos clave
• Mediciones de éxito
• Número de asistentes
• Tipo de asistentes
• Fecha y lugar del evento
• Tono del evento
• Tema de la ceremonia

Conjunto el presupuesto o los ingresos deseados para:

• Alimentos y bebidas
• Lugar
• Decoración
• Entretenimiento
• VIPs/jueces
• Promoción
• precios
• paquetes de Patrocinio

Elija los asistentes, tales como:

• La ceremonia de los jueces
• Invitados de honor
• Tipos de asistentes

Encontrar un lugar y conducta:

• AV el scouting
• Reunión con el propietario del lugar

Diseño de la noche con:

• Canciones de ceremonia de premios
• Redes
• Bolsas de regalos
• Entretenimiento
• Rifa

Promocione su ceremonia utilizando:

• Una estrategia de redes sociales
• Hashtag dedicado
• Actualizaciones por correo electrónico
• Contenido de blog
• Página de inicio de sesión