Cómo organizar y Rastrear Clientes potenciales de Ventas en 7 Pasos
El seguimiento de clientes potenciales es una etapa en el proceso de gestión de clientes potenciales que implica monitorear la actividad de los clientes potenciales en todos los canales de marketing y realizar acciones para cerrar una venta. Incluye la identificación de fuentes de clientes potenciales, la elección de las herramientas adecuadas para el seguimiento de clientes potenciales, la distribución de clientes potenciales a los miembros del equipo y la crianza y priorización de clientes potenciales. Para tener éxito en esta fase, siga los siete pasos para organizar y rastrear sus clientes potenciales de ventas.
Freshsales es un ejemplo de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que ofrece un excelente sistema de gestión de clientes potenciales. Sus características incluyen seguimiento de actividad, captura de clientes potenciales, distribución de clientes potenciales, nutrición de clientes potenciales, puntuación de clientes potenciales, segmentación de clientes potenciales y seguimiento de fuentes. Freshsales tiene un plan freemium, y sus opciones de pago comienzan en $29 por usuario, por mes. Puedes probarlo gratis durante 21 días.
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El seguimiento y la organización de los clientes potenciales de ventas es la segunda etapa de todo el proceso de gestión de clientes potenciales.
A continuación se muestran siete pasos que puede seguir para organizar y rastrear clientes potenciales de ventas de manera efectiva.
Determine & Defina Sus Fuentes de Plomo
Las fuentes de clientes potenciales son canales desde donde su cliente escuchó hablar de usted por primera vez. Estos son algunos ejemplos comunes de fuentes de plomo:
- Redes sociales
- Boletines de correo electrónico
- Anuncios pagados
- Búsqueda orgánica
- Artículos de blog
- TV, radio y vallas publicitarias
- Eventos en línea y en persona
- Referencias de clientes anteriores
- Backlinks
- Correo directo
En la fase de seguimiento de clientes potenciales, los equipos de ventas supervisan de dónde provienen los clientes potenciales para maximizar el presupuesto de marketing. Determinan qué canales de marketing funcionan mejor para el negocio y cuáles no. También puede acortar su ciclo de ventas concentrándose en los clientes potenciales que están listos para realizar una compra.
Freshsales’ viene con la inteligencia artificial (AI)-powered llevar la puntuación y de acuerdo ideas que ayudan a identificar las mejores perspectivas para conectar con. (Fuente: Freshsales)
Para medir cuántos clientes potenciales provienen de una fuente correctamente y cuántos de ellos se convierten en clientes, necesita una herramienta de seguimiento de clientes potenciales. Estas herramientas a menudo se incorporan en CRM, software de marketing y software de ventas. Hacen un seguimiento de los datos de origen de clientes potenciales al monitorear las aperturas de correo electrónico, el compromiso social, las visitas a la página y las descargas de contenido de sus clientes potenciales.
Evaluar & Seleccionar opciones de Seguimiento de clientes potenciales
Al elegir una herramienta de seguimiento de clientes potenciales, tenga en cuenta varios factores, incluido su presupuesto, la cantidad de tiempo que su equipo puede dedicar a la entrada manual de datos y la curva de aprendizaje del software. También tienes que anticipar qué tan rápido puedes esperar que tus actividades de generación de leads se recuperen.
Si hay una afluencia de grandes volúmenes de datos de clientes, es posible que le resulte difícil administrar si está utilizando hojas de cálculo para rastrear sus clientes potenciales debido a su capacidad de almacenamiento limitada. Además, las hojas de cálculo no le proporcionan un medio para rastrear la comunicación con sus clientes potenciales, prospectos y clientes.
Estas son algunas de las opciones de seguimiento de clientes potenciales entre las que puede elegir.
CRM de seguimiento de clientes potenciales
Muchas soluciones de CRM ofrecen funciones de seguimiento de clientes potenciales y gestión de negocios a través del canal de ventas. Estos programas van más allá de la función básica de gestión de clientes potenciales al agregar la gestión del ciclo de vida del cliente, administrar clientes potenciales convertidos, ganar lealtad del cliente y aprovechar las oportunidades de ventas cruzadas y ventas adicionales.
A continuación se muestran algunas de las soluciones de CRM que puede usar para el seguimiento de clientes potenciales:
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Lo mejor para: Empresas que desean un CRM con un conjunto de funciones integral para respaldar la canalización de ventas
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Lo mejor para: Equipos que utilizan sus informes de canalización de ventas para la toma de decisiones estratégicas
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Lo mejor para: Organizaciones que desean un CRM con herramientas visuales de canalización de ventas
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Precio inicial: $19 por usuario, por mes
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Precio inicial: Gratis o 9 9.99 por usuario, por mes
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Precio inicial: $12.50 por usuario, por mes
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Leer la Reseña de Zendesk Sell
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Leer Revisión de CRM Ágil
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Leer Revisión de Pipedrive
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Para obtener una visión en profundidad de las mejores opciones de software de gestión de clientes potenciales, consulte nuestro artículo sobre los seis principales CRM de gestión de clientes potenciales.
La pestaña de leads de Zoho CRM tiene una columna que muestra la fuente de cada lead.
Agile CRM le permite realizar un seguimiento de las fuentes de clientes potenciales mediante la adición de etiquetas y notas a un contacto. (Fuente: Agile CRM)
El sistema de seguimiento de clientes potenciales de Freshsales asigna automáticamente los clientes potenciales para ayudar a los representantes de ventas a hacer un seguimiento de los clientes potenciales tan pronto como se capturan. (Fuente: Freshsales)
Pipedrive almacena clientes potenciales precalificados en una bandeja de entrada de clientes potenciales separada antes de que se conviertan en ofertas. (Fuente: Pipedrive)
El panel de leads de Bitrix24 le muestra el estado y el origen de sus leads. (Fuente: Bitrix24)
Hojas de cálculo
Use hojas de cálculo de Google para rastrear y organizar leads.
Las hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets pueden proporcionar a las pequeñas empresas una solución sin lujos para el seguimiento de clientes potenciales y la organización de clientes potenciales. Puede usarlos temporalmente antes de implementar un CRM. Sin embargo, no son las mejores opciones para rastrear clientes potenciales porque implican la entrada manual de datos, lo que requiere mucho tiempo y esfuerzo. También existe un mayor riesgo de errores al introducir y manipular datos.
Nuestra guía sobre cómo usar hojas de cálculo de Google como CRM lo guía a través de este método y le proporciona una plantilla gratuita.
Herramientas de campaña de correo electrónico
Si el correo electrónico es una parte importante de tu proceso de fomento de leads, puedes elegir un software de campaña de correo electrónico como Mailchimp para tus necesidades de seguimiento de leads. Estas herramientas generalmente cuentan con una base de datos de contactos y capacidades de correo electrónico masivo, así como seguimiento de tasas de apertura y clics de correo electrónico. Sin embargo, no suelen rastrear llamadas o visitas a sitios web. Si su herramienta de campaña de correo electrónico se integra bien con su CRM existente, puede abordar este problema sin cambiar de aplicación.
La función de etiquetado y etiquetas personalizadas de Mailchimp te ayuda a organizar tus contactos y leads. (Fuente: Mailchimp)
Configure Su Sistema & Pruébelo
Herramientas clave para configurar y probar su nuevo sistema de seguimiento de clientes potenciales:
- Tutoriales y base de conocimiento
- Sesión de incorporación
- Prueba gratuita
- Funciones adicionales
Después de elegir el software para el seguimiento de clientes potenciales y la organización, los siguientes pasos son crear una estrategia de CRM y probarla. La mayoría de estas herramientas vienen con tutoriales, videos explicativos u otros recursos en línea que lo guían sobre cómo comenzar. Algunos proveedores ofrecen capacitación y soporte en vivo por teléfono, correo electrónico y chat en vivo. Los equipos de ventas generalmente realizan sesiones de incorporación de CRM, lo que ayuda al equipo a comprender cómo planean organizar y rastrear clientes potenciales utilizando la plataforma.
Una vez que su estrategia de CRM esté completa, pruebe su sistema de seguimiento de clientes potenciales antes de comprarlo o dejar que todo su equipo lo use. Aproveche las pruebas gratuitas y explore la interfaz, la facilidad de uso y las funciones de la herramienta para averiguar si es la adecuada para su negocio.
Si hay algo que cree que no funciona para sus procesos actuales, no tenga miedo de hacer cambios en su estrategia o configuración de CRM. También puede optar por funciones adicionales, como un marcador integrado o flujos de trabajo, según sea necesario.
Despliegue Su Sistema de Seguimiento de Clientes Potenciales
Consejos para implementar con éxito su sistema de seguimiento de clientes potenciales:
- Comprometerse con un paquete de software
- Demostrar cómo ayudará a aumentar sus ventas y productividad
- Capacitar a su equipo sobre cómo usarlo
- Hacerlo obligatorio
Una vez que haya probado su nuevo sistema de seguimiento de clientes potenciales, estará listo para implementarlo al resto de su equipo. Comience comprometiéndose a un paquete gratuito o de pago si se ha registrado para la prueba gratuita.
Haga que su equipo de ventas sea el propietario del sistema mostrándoles cómo puede facilitar su trabajo. Lleve a cabo sesiones de capacitación sobre cómo usar sus funciones de seguimiento de clientes potenciales y organización. Hacerlo obligatorio y proporcionar incentivos para la rápida adopción de la nueva herramienta también son útiles para implementar con éxito el sistema de seguimiento de clientes potenciales.
Entrada & Asignar clientes potenciales
Puede introducir datos en su sistema de seguimiento de clientes potenciales de forma manual o importándolos desde otra herramienta, como una hoja de cálculo o un CRM existente. Después de que los clientes potenciales estén dentro, asígnelos a los miembros del equipo de ventas adecuado que puedan nutrirlos y cerrar tratos.
Si está utilizando un sistema de seguimiento de clientes potenciales o un CRM, puede crear campañas de correo electrónico dirigidas basadas en las características de los clientes potenciales. A diferencia de las hojas de cálculo, los CRM pueden realizar un seguimiento de estas campañas para hacerle saber qué clientes potenciales tienen más probabilidades de responder positivamente.
Creación de una regla de asignación de clientes potenciales en el panel de configuración de automatización de Zoho CRM. (Fuente: Zoho CRM)
Hojas de cálculo vs Software de seguimiento de clientes potenciales
Al usar hojas de cálculo para la entrada y asignación de clientes potenciales, recuerde que ingresar y asignar clientes potenciales manualmente puede ser tedioso y llevar mucho tiempo, especialmente si se trata de grandes volúmenes de datos. Por el contrario, el uso de software de seguimiento de clientes potenciales le permite automatizar la entrada de datos y la asignación de clientes potenciales, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo para que pueda concentrarse más en vender sus productos y servicios.
Nutre a sus clientes potenciales & Actividades de seguimiento
Nutrir a sus clientes potenciales es el proceso de construir relaciones con sus clientes potenciales en cada etapa del embudo de ventas. Abarca actividades, como el seguimiento de clientes potenciales de acuerdo con el tamaño del negocio y la grabación de llamadas y conversaciones para ayudar a su equipo a hacer un seguimiento de los clientes potenciales. Los objetivos de lead nurturing incluyen convertir a los leads en clientes y fomentar la lealtad a la marca.
Los CRM ofrecen funciones como la grabación de llamadas, el seguimiento de correos electrónicos y la interacción con el sitio web para ayudarlo a rastrear sus actividades de fomento de clientes potenciales. Si está utilizando hojas de cálculo, formatee sus columnas para que tengan opciones desplegables, lo que facilita la entrada del estado del seguimiento de clientes potenciales.
Menú desplegable de nutrición de clientes potenciales en Google Sheets.
Prioriza tus Leads
La priorización de leads es el proceso de separar a los leads de calidad de aquellos que tienen menos probabilidades de comprar para que tu equipo pueda concentrar sus esfuerzos en aquellos que tienen más probabilidades de comprar primero. Esto se hace a través de la puntuación de clientes potenciales, un sistema basado en puntos para clasificar a los clientes potenciales en función de varios factores, como sus características, comportamiento, ubicación y compromiso con su negocio.
Sistema de puntuación de clientes potenciales de Freshsales (Fuente: Freshsales)
Hay herramientas de calificación de clientes potenciales independientes, pero algunos CRM tienen un sistema integrado basado en IA que clasifica automáticamente a sus clientes potenciales en función de los datos de clientes potenciales disponibles. El asistente con ia de Freshsales, Freddy AI, te permite personalizar tu sistema de puntuación de clientes potenciales para que se ajuste a las necesidades de tu negocio. También le proporciona información sobre el nivel de interés de sus clientes potenciales y los factores que contribuyeron a sus puntuaciones.
La IA Freddy de Freshsales te ofrece las mejores recomendaciones de acción, información práctica y conversaciones automatizadas. (Fuente: Freshsales)
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Bottom Line
No importa el tamaño de su negocio, un sólido sistema de seguimiento y organización de clientes potenciales es clave para administrar ciclos de ventas largos y mantenerse al día con sus competidores. Puede usar hojas de cálculo para rastrear sus clientes potenciales de ventas, pero aprovechar el poder de automatización del software CRM es más eficiente. El software de seguimiento de clientes potenciales o CRM le proporciona información que le indica qué clientes potenciales y actividades de ventas vale la pena perseguir para que sea más eficiente y rentable.