Cómo organizar una Conferencia Telefónica exitosa

Cómo organizar una Conferencia Telefónica exitosa

Las personas con todo tipo de funciones deben realizar conferencias y videollamadas en un momento u otro. A menudo, debe preguntarse: ¿Cómo puedo manejar a las personas que no veo? A veces, las llamadas en conferencia pueden ser frustrantes y sentirse como una pérdida de tiempo (como el video a continuación).

Administro el programa Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) que certifica a los Corredores de yates en todo el país. Dado que los miembros de la junta directiva de CPYB se encuentran en toda América del Norte, organizar conferencias telefónicas trimestrales es un esfuerzo de ahorro de dinero en lugar de las reuniones «cara a cara» que se celebran anualmente. He aprendido que la realización efectiva de conferencias y videollamadas es esencial para la colaboración en equipo y la toma de decisiones. Sin embargo, podría haber algunos problemas imprevisibles e incontrolables que ocurran durante estas llamadas. A continuación, encontrará algunos consejos para aumentar la eficacia de sus conferencias telefónicas.

Antes de la Llamada

• Prepare y comparta la agenda de la reunión antes de la convocatoria, que describa el propósito de la reunión, cuándo se llevará a cabo y cómo accederán los asistentes a la reunión. Incluya los objetivos de la convocatoria y cualquier punto de discusión específico. Informar a las personas antes de la llamada les ayuda a prepararse para la discusión y les da la oportunidad de pensar en cómo podrían contribuir a la conversación.

• Si está utilizando cualquier otro servicio que no sea un teléfono para llevar a cabo la reunión, asegúrese de informar a su grupo para que realice una prueba para que se puedan identificar o evitar dificultades técnicas. Los organizadores deben estar preparados con un respaldo en caso de que algo salga mal. Asegúrate de que todos entiendan cómo silenciar la voz y el ruido de fondo.

• Recluta a un tomador de notas designado. A nadie le gusta tomar actas de reuniones, pero es un mal necesario (especialmente para las personas que no pudieron unirse a la llamada).

Iniciar la llamada

• Si usted es el moderador de la llamada, únase a la llamada al menos cinco minutos antes de la hora de reunión programada. Una conversación ligera mientras esperas ayuda a las personas a sentirse más cómodas. Inicie oficialmente la llamada solo cuando las personas clave estén allí para que no tenga que repetir ninguna información.
• Preséntate siempre cuando inicies la llamada para asegurarte de que todos puedan identificarte como moderador. Antes del inicio de los asuntos oficiales, realice una llamada de rol para asegurarse de que todos los actores clave estén presentes y se rindan cuentas. Si es apropiado, tómese el tiempo para que todos hagan presentaciones (nombre, compañía, cargo), especialmente si son nuevos en el grupo. Este también es un buen momento para revisar los elementos administrativos (silenciar el teléfono, cómo hacer preguntas directamente o a través de la función de chat, poder ver la pantalla compartida, etc.).).

Realización de la Llamada

• Comience con un resumen del orden del día y el propósito de la reunión.
• Para evitar que la gente hable por encima de la otra, dirígete a las preguntas directamente por tu nombre si quieres que alguien responda. Como facilitador, lleve un registro de quién está hablando y pida contribuciones a aquellos que están callados. Las conferencias telefónicas deberían permitir el envío de una variedad de mensajes como: «Necesitamos las ideas de todos en esta organización. «Antes de cambiar de tema, tómese un respiro y pregunte si hay alguna pregunta o pensamiento adicional con respecto al tema. Mantenga sus ojos en su meta y la conversación en el punto. Si el tema se vuelve acalorado o largo, sugiera planear otra llamada para discutir el tema más a fondo después de que se pueda completar la preparación e investigación adicionales. Proporcione controles de tiempo regulares para que su agenda se mantenga en el buen camino. Comience y termine lo más cerca posible de los tiempos propuestos.

Finalización de la llamada

• Proporcione un resumen de la reunión al final de la llamada.
• Confirme que todos entienden los próximos pasos, responsabilidades, elementos de acción y plazos, incluso cuándo se llevará a cabo la próxima llamada programada.
• Siga con un correo electrónico que contenga los puntos principales y / o minutos de la llamada.

Instituir estos consejos mejorará el valor de todas sus próximas conferencias y videollamadas.